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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateOffice-2007-培训教材(图文全解)Word 2007 技巧指南3.2 公式创建公式是由用户自定设计并结合常量数据、单元格引用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式。用户使用公式是为了有目的地计算结果，因此Excel的公式必须（且只能）返回值。下面的表达式就是一个简单的公式实例。=（C2+D3）*5从公式的结构来看，构成公式的元素通常包括等号、常量、引用和运算
2、符等元素。其中，等号是不可或缺的。但在实际应用中，公式还可以使用数组、Excel函数或名称（命名公式）来进行运算。如果在某个区域使用相同的计算方法，用户不必逐个编辑函数公式，这是因为公式具有可复制性。如果希望在连续的区域中使用相同算法的公式，可以通过“双击”或“拖动”单元格右下角的填充柄进行公式的复制。如果公式所在单元格区域并不连续，还可以借助“复制”和“粘贴”功能来实现公式的复制。下面我们就通过具体实例来了解公式。数据表中展示了某公司4月所有产品的销售情况，现在我们就可以通过使用公式计算总销售额。在E21单元格中输入“=D21*C21”回车即可得到总销售额金额。然后使用填充的方式将其他产品计
3、算出来。如下图：这是我们在平时使用到最简单的公式应用。如果我们想要计算数据表中的利润金额。我们通常的办法是在H21单元格中输入公式：“=G21*F21* 0.2”。这样我们就可以计算出利润金额。如下图。但如果我们在计算利润时忘记了利润率的话，计算也就无法实现。但我们可以通过定义单元格名称来帮我们实现。将利润率写在单元格中，选中此单元格，此时我们可以看到在名称框中显示的行号列表，我们可以自己定义名称，在地址栏中输入“利润率”，然后回车。如下图：定义好名称后，我们在输入公式的时候就可以直接输入中文名称，这样，也可以进行计算了。例如在H21单元格中输入：“=G21*F21* 利润率”，此时我们可以看
4、到已经计算出来的结果。如下图：在这里我们还可以使用快捷键在连续区域中填充公式：当选择H21:H25区域后，再按下“Ctrl+D”组合键可以实现公式的快速复制。3.3 函数使用Excel的工作表函数通常被简称为Excel函数，它是由Excel内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的功能模块。因此，Excel函数也常被人们称为“特殊公式”。与公式一样，Excel函数的最终返回结果为值。Excel函数只有唯一的名称且不区分大小写，它决定了函数的功能和用途。Excel函数通常是由函数名称、左括号、参数、半角逗号和右括号构成。如SUM（A1:A10,B1:B10）。另外有一些函
5、数比较特殊，它仅由函数名和成对的括号构成，因为这类函数没有参数，如NOW函数、RAND函数。在Excel 2007中我们可以找到公式标签，看到其中有很多函数的类型，当我们进行函数输入的时候，可以从中进行查找。下面我们就通过具体的实例来看一下函数的应用。例如这张工资表，现在我们需要计算出所有办公室人员的基本工资总和。如下图：此时我们就可以使用SUMIF函数进行计算。我们在单元格中输入：“=SUMIF(A2:A17,”办公室”,C2:C17)”，回车我们即可得到所有办公室基本工资的总和。在函数公式中，A2:A17是我们要计算的单元格区域，“办公室”是定义的条件，C2:C17是用于求和计算的实际单元
6、格区域。如下图：-Excel第四章 高级技巧4.1 编辑技巧1 编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在单元格内填入“*”或“”等符号，
7、然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，右键单击“单元格格式”按钮，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮，如下图：（5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的
8、其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （8） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的
9、内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；在开始标签中单击清楚按钮，在下拉菜单中选择“全部清除”，这些单元格就恢复了本来面目。4.2 单元格内容的合并根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成“”后，按住鼠标
10、拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。 下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&，&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并。 合并不同单元格的
11、内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（本次河流生态调查结果：，B2，B3，为，B7，条/公里。）”计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。4.3 条件显示我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效
12、果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A260，“不及格”，“及格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 例如，如果输入： =if（A260，“不及格”，if（A2=90，“及格”，“优秀） 就把成绩分成了三个等级。如果输入=if（A260，“差，if（A2=70，“中”，if（A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。4.4 自定义
13、格式Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。 （1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色
14、名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Excel也识别按颜色X指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色。如下图： （2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：文本内容；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：文本内容。符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。 （3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：（大于）、=（大于等于）、（小于）、=（小于等于）、=（等于）、（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“”或“=”号来表示。 由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能
15、在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。 自定义格式的通用模型相当于下式：；0正数格式；50000 $#,#0.00_);红色999999#,#0,_m吨;999#,_k_m千克;#_k克”可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式；0只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，
16、也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。4.5 自定义函数虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先找到开发工具标签，单击“
17、Visual Basic”，进入Visual Basic编辑环境，在“插入用户窗体”中的下拉菜单中选择“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = 上班 Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = 加班 Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = 休息日 Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function。如下图：这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F2，B2)，那么打完折后的金额就算出来了。 4.6 自动切换输入法在一张工作表
18、中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：选中要输入英文的列，选择数据标签，点击数据有效性，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。如下图：4.7 批量删除空行有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入
19、新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，找到数据标签，点击筛选按钮。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止。在所有数据都被选中的情况下，点击鼠标右键，选择“删除”命令。这时所有的空行都已被删去，再单击数据标签中选取筛选项中的自动筛选命令，工作表中的数据就全恢复了。如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。4.8 如何避免错误信息在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并
20、在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。 1）错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。 2）错误值：DIV/0! 含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用
21、，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 3）错误值：VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值VALUE!。 4）错误值：REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。 5）错误值：N/A 含义：无信
22、息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。 6）错误值：NAME? 含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意将公式中的文本括在双引号中
23、。 7）错误值：NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-110307和110307之间。 9）错误值：NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。 l 解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)” l 将单元格设置成一种有自己风格的形式； l 每次打印都固定的页面设置； l 频繁地或是
24、重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等； l 创建格式化表格； l 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要格外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range(A1).select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。4.9 图表的应用技巧Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有
25、多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择主要同数据的形式有关，其次才考虑感觉效果和美观性。下面给出了一些常见的规则。 面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。 条形图：由一系列水平条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时
26、可以互换使用。 柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。 折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段时间内处于下降趋势，我们可以通过折线图，对将来作出预测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等，都可以利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据有几种情况，折线图里就有几条不
27、同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就有五条折线，可以互相对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。 股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等，当然对股价进行描述是最拿手的了。 饼形图：在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼
28、形图虽然只能表达一个数据列的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。 雷达图：显示数据如何按中心点或其他数据变动。每个类别的坐标值从中心点辐射。来源于同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出可视的对比。比如：你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。 XY散点图：展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点
29、图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速准确地绘制出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。 还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要说明的是：以上只是图表的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。PowerPoint 2007 技巧指南此指南简要介绍 PowerPoint 2007中的部分
30、操作技巧PowerPoint第一章 演示文稿的创建1.1演示文稿的快速创建1.1.1应用已有模板创建PPT当需要创建一个新的演示文稿时，可以点选Office按钮，在下拉菜单下选择“新建”命令，可以看到以下对话框（图 11）：图 01选择“模板”选项卡中的“已安装的模板”、“已安装的主题”、“我的模板”可以应用电脑里已有的模板。此时，我们开始编辑的演示文稿就会按照事先模板里设定好的背景、字体等规则进行显示。1.2保存“我的模板”当我们遇到优秀的演示文稿时，希望将其模板保存下来以备下次使用，可以利用“另存为”命令，调用存储文件的对话框，在“保存类型”处选择“PowerPoint 2007模板”类型
31、（后缀名为.potx），并存在电脑的默认路径下。今后就可以在新建演示文稿时在“我的模板”里找到该模板。图 021.2.1从Office Online上下载模板如果暂时没有合适的模板可以使用，我们可以在新建的对话框中选择“Microsoft Office Online，在对话框中的预览图中选择自己想要的样式进行下载（图 13）。图 0313利用主题设置样式除了在创建演示文稿的时候可以利用现有模板进行创建，我们还可以利用“设计”选项卡中的“主题”功能快速对现有演示文稿进行背景、字体等的设置（图 14）。图 041.3.1快速套用主题在“设计”选项卡中“主题”功能区中，可以单击预览图右侧的下拉按钮，
32、在所有预览图中选择想要的主题，单击选中应用在幻灯片中（图 15）。图 051.3.2主题的保存对于现有的主题，想要保存并留在以后使用的时候，选择上图中最下方的“保存当前主题”，保存在默认的路径中，下次可以在主题的预览界面中看到该主题。1.4利用母版进行模板、主题DIY1.4.1母板的概念当需要对已有模板或者主题进行调整或设计新的模板时，就会使用到“幻灯片母版”命令。在“视图”选项卡下找到“幻灯片母版”按钮，点击进入“幻灯片母版”界面（图 16）。图 06在该界面下，我们可以看到左侧有这个模板的缩略图，其中第一张缩略图略大于其他图，如图 17所示：对第一张缩略图进行背景图片、字体、字号、颜色等设
33、置会统一应用在下面所有的缩略图中，下面的不同缩略图对应代表幻灯片制作时可选择的不同版式（即版式可以选择分单栏、双栏、仅标题等，版式在编辑幻灯片时可在左侧缩略图上右键弹出的下拉菜单中选择更改版式）。由于实际使用时不同版式也会有设计上的差异，所以也可以在此处针对母版视图下的各版式进行单独的设置，以使版式各有不同，满足使用的具体需要。图 071.4.2利用母版设计模板当需要自己设计一个新的模板时，从“视图”选项卡进入“幻灯片母版”界面，在下图所示的界面背景上点击右键，选择下拉菜单中的“设置背景格式”命令，（图 18）图 08在弹出的对话框中选择“填充”，并选择自己想要的图片或文件进行填充。（图 19
34、）图 09设置好背景以后，在虚线占位符中选中字体，对不同级别文字进行字体、字号、字体颜色等内容的设置，并对标题进行同样类型的设置。如果需要为演示文稿添加公司的标志，则需要利用“插入”选项卡内的“插入图片”命令将图片插入到母版视图的不同版式中，也可利用插入母版第一张幻灯片的方式对所有版式进行统一的图片插入。设置完所有的内容后，在“幻灯片母版”选项卡内点击“关闭母版视图”，回到普通的幻灯片编辑界面，发现现有的幻灯片已经按照刚才母跋设置的样式进行了更改。如需保存该母版的设置，请使用模板或主题的保存方式。PowerPoint第二章 文字信息的编辑技巧2.1编辑幻灯片内容在演示文稿所使用的模板或主题确定
35、后，就要向演示文稿里输入大量文字。2.1.1占位符的应用“标题及正文”式的版式中，有一个含有项目符号的虚线框（内写“单击此处添加文本）供我们输入文字，将正文文字内容按照标题级别输入进去。同样可以将标题部分的文字填写进去。（图 21）图 012.1.2项目符号和编号在填写正文内容的时候，所有输入的文本都是默认为一级标题的，需要使用2、3级标题，请选中对应的标题，使用“开始”选项卡中的按钮进行缩进量的调整。同样方式可以应用在编号上2.1.3利用智能标记让文本编辑更轻松在编辑正文内容的时候，如果文本长度超过了占位符的长度，那么文本字体会被缩小。此时在占位符的左下角会出现标记点击标记的下来按钮，会出现
36、以下菜单：（图 22）图 02选择“停止根据占位符自动调整文本”可以将文本还原回原大小，超出可视区域的部分可以利用下反给的“将文本拆分到两个幻灯片”等命令放到多页幻灯片上。2.1.4文字格式的快速更改当需要对全文档的字体等进行重新调整时，进入“幻灯片母版”界面进行对母版的调整为最方便的办法。需要注意的是：母版的调整只对写在占位符里的文本起作用，写在插入的文本框里的文本不受其控制。PowerPoint第三章 利用多媒体元素美化演示文稿3.1插入多媒体元素在完成文本的编辑后，通常会插入多媒体元素以协助说明演示文稿的内容或用来丰富表现效果。3.1.1图片的插入和调整在“插入”选项卡中选择“图片”命令
37、，可以插入来自外部文件的图片。插入图片之后，点击图片，会在选项卡的最后面出现“图片工具”的上下文选项卡。如图 31所示：图 01在该选项卡中，我们可以利用“亮度”、“对比度”功能对图片进行简单处理，使图片的显示效果更好。还可以进行图片样式的设置，为图片添加特殊的效果。同时，还有很多Office中常见的命令在此处出现，如图层顺序，图片大小等。可根据自己的实际需求进行设置。3.1.2图形的插入和美化当演示文稿中需要图形的时候，可以使用“插入”选项卡中的“图形”命令插入特定的图形。点击图形对象，可以出现“绘图工具”的上下文选项卡，我们同样可以对图形的颜色，边框，效果以及图形上文字的样式进行设计。（图
38、 32）图 023.1.3Smart Art的使用Smart Art是用来表示多个文本逻辑关系的图例，其中包括列表、流程、循环、关系等多中逻辑关系。在“插入”选项卡中点击Smart Art按钮，会出现以下对话框：（图 33）图 03选定某一种类的Smart Art后，我们可以对其内部文字进行编辑。点击图片左侧的箭头，会弹出文本编辑栏，在其内部编辑的文本会显示在Smart Art图示的对应位置。（图 34）图 04选中Smart Art后，会出现“Smart Art工具”选项卡，我们可以在其中更改Smart Art的颜色，效果等属性。如下图：（图 35）图 053.1.4插入表格或图表在“插入”
39、选项卡中，使用“表格”命令可以插入表格，使用“图表”命令，选定想要生成的图表类型，就可以调用Excel程序，在Excel中输入数据，就可在演示文稿中生成对应的图形，过程中请参考图 36：图 06在上图中的Excel中输入数据，就可在演示文稿中生成对应的图表。3.2插入音频或视频通过“插入”选项卡中的“声音”或“影片”功能，可以对演示文稿插入来自文件的影音文件。在插入声音或影片后，会弹出对话框请用户选择该文件在何情况下开始播放。如图 37：图 07在播放声音文件的时候，屏幕中会出现小喇叭的图片，可以在编辑界面下点选喇叭图标，在“声音工具”选项卡中选择项目，并勾选其选框，这样可以在播放时隐藏喇叭图
40、标。3.3音频与视频文件的打包发送当我们制作的演示文稿要发给别人时，演示文稿里所插入的音频或视频文件路径就会丢失，不能正常播放。在编辑完成后，我们进行一次打包操作，就可以解决这个问题。在Office按钮中选择“发布”命令，选择其中的“CD数据包”命令。（图 38）图 08弹出对话框中选择左下角的“复制到文件夹“按钮，选择保存路径并命名文件夹后点击确定，演示文稿与音频视频文件将被打包在一个文件夹内，传送文件夹给别人后可以照常播放，不会再丢失链接。（图 39）图 09PowerPoint第四章 动画效果的应用4.1幻灯片切换设置在幻灯片播放的时候，需要根据不同的需求设置切换效果，此时使用到了“动画
41、”选项卡中的命令。（图 41Error! Reference source not found.）图 014.1.1幻灯片切换效果在“动画“选项卡中，有”切换到此幻灯片“的功能区，在该处可对幻灯片的切换效果进行设置。点击幻灯片切换效果缩略图右侧的下拉按钮，可在选单中选择想要的效果。（图 42，图 43）图 02图 034.1.2幻灯片切换声音在切换效果的右侧可以找到选择切换声音的按钮（），从其下拉菜单里可以选择所需要的幻灯片切换声音。4.1.3幻灯片切换速度在切换声音的下方可以找到选择切换速度的按钮（），从其下拉菜单里可以选择合适的切换速度。通常在演示正常文字时选择较快的速度。4.2使用自定义
42、动画当简单的幻灯片切换不能满足我们的演示需求时，会使用到自定义动画，根据实际的需要设置动画效果。自定义动画的按钮在动画选项卡左边偏下的位置。（图 44）图 04点击该按钮，屏幕右侧会出现“自定义动画“任务栏，如图 45所示图 054.2.1自定义动画的种类当我们选中演示文稿中的某一对象（文本、图片、形状等）时，可以通过点击“自定义动画“任务栏的的”添加效果“按钮对该对象进行动画动作的设置。自定义动画分为：进入、强调、退出和自定义四大类，每一类中又分为若干种不同的效果，我们可以根据自己的实际需求选择想要的效果。如果感觉菜单里列出的效果不能满足需求，还可以点击“其他效果进入效果库里进行选择（图 4
43、6）图 064.2.2动画计时的设定当我们选定了某一动作后，发现该动作出现在“自定义动画”的任务栏中，且带有一鼠标图案，这说明该动作需要鼠标单击才能被激活。（图 47）图 07在图 07所示的动作上点击鼠标右键，在下拉菜单里选择“计时”命令，可进入计时设置对话框（图 48）。在此处，我们可以在“开始”菜单处设置该动作是由鼠标单击激活或者是在幻灯片开始时自动播放等效果，也可以设置延迟时间和播放速度等。图 084.2.3动画效果的设置在图 07所示的动作上点击鼠标右键，在下拉菜单里选择“效果”命令，可进入计时设置对话框（Error! Reference source not found.）。在“效果”选项卡中，我们可以对动画的出现方向、声音等效果进行分别设置。图 094.2.4设置文本动画如果动画的对象是占位符中的文本信息，有的时候我们希望文本可以根据鼠标点击的控制分批次分级别出现，此时所使用的命令是“正文文本动画”，改命令与计时、效果在同一个对话框的不同选项卡内（见图 09）。在“正文文本动画”选项卡内，我们可以通过选择下拉菜单里的文本级别来设置文本如何分批出现。（图 410）图 010PowerPoint第五章 演示技巧与现场控制5.1排练技巧在正式使用演示文稿进行演讲前，最好进行排练。PowerPoint 2007中为我们