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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-dateok-TK-PM-31-02H-文件管制管理程序德昌電子科技(揚州)有限公司德昌電子科技(揚州)有限公司QMS:4.2.3文件控制文件管制管理程序文件編號版本TK-PM-31-02H管理課制訂制訂日期2007.12.30修改日期2012.08.21文件修改記錄版次段落修改原因修改內容（修改前修改後）A初版發行電子檔案格式發行日期為2008.03.01B組織整合電子檔案
2、格式發行日期為2008.08.01C組織整合依據新組織修改組織編號與工作內容電子檔案格式發行日期為2009.01.07D組織整合依據新組織修改組織編號與工作內容電子檔案格式發行日期為2009.08.10E編號變更編號變更,增加5.9簽名的方式電子檔案格式發行日期為2010.04.27F組織整合依據新組織修改組織編號與工作內容電子檔案格式發行日期為2011.01.10G5.3.9修訂資料編碼修改 5.3.9 資料類別編碼 N：客提材料異常回饋表（原變更申請書）電子檔案格式發行日期為2012.05.09G5.3.9修訂資料編碼修改 5.3.9 資料類別編碼 BB3技術指令書等相關資料編碼電子檔案格
3、式發行日期為2012.08.21會簽與發行單位：總經理室管理課財務組管理組資材部生管組倉管組採購組研銷課業務員工程員生產部塑膠課成型組生產技術P組噴印線電子課製造組生產技術E組SMT COB模具課工務設備品管課品管組品檢組核准審核會簽單位制定沈蓉陳聰琳王意仁陳奕穎劉慧勇劉學根徐彪劉愛偉楊穎州高夢總經理管理代表 資材部研銷課生產部塑膠課電子課模具課品管課管理課1. 目 的：1.1. 確保本公司管理上有關之文件其製作方式有一致性、合理性、傳承性。1.2. 使各單位之相關文件可供依循，保持最新、明確、整潔。1.3. 使各文件有專責人員保存，且制訂、變更、廢止有據，施行上貫徹一致。2. 適用範圍：凡本
4、公司與質量管理體系和產品有關的文件(含外來文件)皆屬之。3. 定義： 3.1. 外來文件：屬於三階文件 3.2. 合同：空白合同屬於四階文件表單類別；經過核准生效之後即屬於三階文件4. 權責單位： 4.1 文管中心統籌公司各單位受控文件，並負有對各單位受控文件的監督權，各單位之受控文件必須遵循此文件管制程序之要求。 4.2 根據文件分類並結合公司實際運作需求，對所有的文件管理與維護做下列分配4.2.1 公司體系文件：由文管中心統一管理發行與維護。4.2.2 產品技術性文件：由研銷課負責管理發行與維護，(如：製造流程圖、作業指導書(SOP)、確認書、承認書、BOM、工程變更處理書、工程圖面等文件
5、)。4.2.3 產品檢驗標準：由品管課負責管理發行與維護，(如：檢驗標準書(SIP) 、QC工程圖等文件)。4.2.4 外來文件 A 涉及到產品質量方面的外來文件(如客提標準、相關法律法規和其他要求等)，由品管課收集管理、發行與維護。B 涉及到產品技術方面的外來文件(如客提圖紙、產品規格書、工程變更資訊等)，由研銷課收集管理、發行與維護。C 涉及到原材料、化學品方面的外來文件(如：MSDS、RoHS相關資料等)，由資材部採購組收集送交品管課品檢組進行確認與編號再由文管中心統一管理、發行與維護。D 採購交易合約書(對外簽訂的合約書) 、技術合同、委托合同、銷售合同等由各業務單位做管理與維護。4.
6、2.5 保密文件 A 涉及到智慧財產權方面的文件(如客戶提供技術資料、廠內技術資料等)，由相關單位收集送交文管中心統一管理、發行與維護，相關接觸資料的人員必須簽訂，嚴禁將資料外洩。5. 管理重點： 5.1 體系文件架設：共分質量手冊、管理程序、指導書/說明書/管理規定、記錄/表單 四階文件。5.1.1 質量手冊：敘述本公司質量方針、質量目標及質量管理體系的管理文件，屬第一階文件。 5.1.2 管理程序：依ISO 9001：2008相關要求及規定格式所編寫的管理程序，屬第二階文件。5.1.3 指導書/說明書/檢驗標準書/管理規定：輔佐管理程序的支援性文件，如：作業指導書(SOP、SIP)、QC工
7、程圖、管理規章制度類等文件，併入第三階文件。5.1.4 記錄/表單：用於闡明管理體系所取得的結果或提供所完成活動的證據文件，屬第四階文件5.1.5 外來文件：與產品有關的法律、法規和其他要求；客戶產品標準、檢驗標準、客戶技術資料(如：圖面等)；ISO系列標準及相關資料；原材料、化學品供應商提供的MSDS、RoHS報告。5.1.6文件制訂之時機：A由於經營政策上之需要，奉上級指示擬訂。B由於單位運作上之需要建立之管理程序、作業說明等。C由於單位間協調之需要建立之管理程序、作業說明等。D週期之管理審查結果，提議需要之文件。5.1.7 文件編寫規定格式：A 質量手冊、作業說明書、作業指導書(SOP)
8、及檢驗標準書(SIP)、QC工程圖及表單，書寫方式不限定，由各單位主管指定制/修/廢作業擔當者。僅二階管理程序書寫格式需依現行公司之標準格式書寫，依照(4.2根據文件分類並結合公司實際運作需求進行管理與維護)。B 標題規定與說明：a)管理程序標題規定與說明：以組織架構就其職掌所需之機能作業，分別訂定管理程序。其編寫標題規定與說明如下：i) 目的：敘述該項管理程序所欲達成之目標。ii) 適用範圍：界定該管理程序所欲涵蓋之人、事、時、地、物。iii) 定義：於管理內容所敘述及之單字或名詞，需特別加以解釋其所代表之意義者，如無則可省略。iV) 權責單位：明定該作業或事項之主辦和協辦單位或人員，或敘述
9、於作業(管理)內容中。iV) 管理重點：敘述該管理程序之管理流程或管理重點以及管理流程中每一作業或管理重點中之每一事項之權責單位、作業管理流程（圖表）簡要說明和相關表單。V) 相關文件：該管理程序之次級文件(作業說明)與相關管理程序。Vi) 相關表單：列出該管理程序中所列之表單。C 作業說明標題與說明（建議參考使用）：就管理程序之管理內容中，具獨立性之作業或事項，或於內容(簡要)說明欄內無法充份說明之作業或事項；另詳訂其作業說明，其編寫標題與說明建議如下：i) 目 的：敘述該作業或事項所欲達成之目標。ii) 適用範圍：界定該作業或事項所欲涵蓋之人、事、時、地、物。iii) 依 據：指出該作業或
10、事項所據以訂定之管理程序或法令政策。iV) 權責單位：明定該作業或事項之主辦和協辦單位或人員，或敘述於作業(管理)內容中。V) 定 義：敘述該作業或事項之作業內容中須另特別提示之用詞，如無則可省略。Vi) 作業(管理)內容：敘述該作業或事項之作業內容，以能清楚交代。Vii) 相關文件：列出該作業或事項之執行時，可據以引用之參考資料或執行時必須再另延伸之輔助資料等補充文件。Viii) 相關表單：列出該作業或事項之執行所必須之表單名稱。D 相關表單標題規定與說明：(管理程序、作業說明書所提及之表單可不必隨後附上，表單可集中陳列。)E 外來文件標題規定與說明外來文件由單位主管審核後，若需發行至相關單
11、位，得由單位主管交文管中心發行。登錄於文件總覽表。5.1.8 文件標題序號引用之規定：各項文件編寫時，除標題依前項之規定與說明外，其各章節段落之序號依下列順序引用：1.1.11.1.1Aa)1)5.1.9 文件幾何圖形之引用規定與說明：各項文件編寫時，如有引用幾何圖形時，其圖形與說明如下：圖形意義說明操作或作業指流程中之一個操作或作業輸送或傳遞表示流程之輸送或傳遞路徑，箭頭即表示其方向，箭頭所指即為下一程序貯存或存檔表示物品在此被貯存或文件在此被存檔判定或核准表示物或事被判定或核准5.1.10. 文件標準紙格式規定：A 文件標準紙一律採用A4規格，並分別為首頁與次頁。B 文件首頁標準紙格式必須
12、包含下列各項： 公司名稱l 文件名稱l 文件編號 版次 制定單位 制定日期 修改日期 頁碼 文件修改記錄 核准 會簽 制訂l C 文件次頁標準紙格式必須包含下列各項： 公司名稱l 文件名稱l 文件編號 制定單位 版次 頁碼 l5.1.11 文件編寫方式：A 中文採橫式由左而右，由上而下，正楷書寫。B 英文採橫式由左而右，由上而下。C 質量手冊、作業說明書及作業指導書，書寫方式不限定，但管理程序格式需依現行公 司之標準格式書寫5.1.12 頁次：如-4/8-表示，本文及附件均需要。5.2文件編寫與審批之權責：文件種類申請制/修/廢會簽審核核准一階文件質量手冊內審組長品質推行委員會全體委員管理代表
13、總經理二階文件管理程序課級主管品質推行委員會全體委員管理代表總經理三階文件指導書/說明書/管理規定作業擔當者相關單位主管與責任人管理代表部門主管四階文件記錄/表單作業擔當者相關單位主管與責任人管理代表部門主管5.3 文件編號：5.3.1 一階及二階文件編碼共分8碼，各碼其表示意義如下： 文件流水碼(0199)部門代碼文件類別碼 5.3.2 三階文件(SOP、SIP)編碼共分10碼，各碼其表示意義如下： 文件流水碼(001999)部門代碼文件類別碼 三階文件流水碼(001999)不夠使用時，依序將第一碼自9改為（AZ），以此類推!5.3.3 二階文件表單編碼共分11碼，各碼其表示意義如下：表單版
14、本(AZ)表單流水碼(0199)文件編碼 5.3.4 三階文件表單編碼共分13碼，各碼其表示意義如下： 表單版本(AZ)表單流水碼(0199)文件編碼 5.3.5 外來文件編碼共分10碼，各碼其表示意義如下： 文件流水碼(0199)日期編碼(2011/01/01:110101) 5.3.6 資料編碼共分8碼，各碼其表示意義如下： 文件流水碼2碼(0199)月份1碼(1、2、9、A、B、C)年碼2碼(2011年:以11填寫)資料類別碼部門代碼 5.3.7 文件類別編碼：文件階層類別碼文件名稱一階文件QM質量手冊二階文件PM管理程序三階文件SOPSIP作業指導書、作業標準書、操作說明書、管理規定性
15、文件檢驗標準書、QC工程圖四階文件無二階文件與三階文件的各項記錄/表單5.3.8 檔案夾與卷宗重要級別代碼及顏色：代碼重要別卷宗顏色顏色代表人員借閱機密機密文件黃色部門主管(含)以上人員緊急緊急文件紅色單位主管(含)以上人員普通普通文件綠色一般事務&技術人員5.3.9 資料類別編碼資料類別資料名稱資料類別資料類別資料名稱A簽呈J設備保養卡T供應商基本資料表B會議記錄K客戶滿意度調查表U合約書內部聯絡單M規格書W出差報告D品質異常連絡單N客提材料異常回饋表X供應商季評分標準表E培訓申請單P進修、培訓確認書Y驗收報告F請購單Q品質通告Z標準工時G請修單R出差申請單BB1工程變更處理書H確認書S客戶
16、來訪通知BB3技術指令書PS：將來有新增單據編碼需求時，請依照5.2文件編寫與審批之權責提出申請，納入ISO體系管控 5.3.10 部門代碼：代碼003140414251606162636471單位總經理室管理課資材部生管組採購組研銷課生產部塑膠課電子課模具课工務設備品管課財務組倉管組業務員成型組製造組品保電子組管理組工程員噴印線SMT / COB品保塑膠組生產技術P組生產技術E組品檢組5.4 文件製、修、廢流程：5.4.1 文件制訂：由職責單位填寫文件申請表並附文件書面初稿，依5.2文件審批權責核准後轉交文管中心向申請單位獲取電子檔案完成文件制訂，制訂後的文件依據5.6作業程序進行發行。5.
17、4.2 文件修訂：A文件修訂時機：a) 文件於部份不切實際或滯礙難行時。b) 經專家診斷，建議作必要之變更時。c) 配合公司制度變更之需要，作適當之修訂。B已發行文件若有不符合現狀需修訂內容時由需求單位(不一定要經由原單位)提出並填寫文件申請表，說明修訂之目的及內容並依照5.2送會簽與審核，經核准後由文管中心統一作電腦修改。C對於特殊的修改(如：SOP、SIP、技術參數等)，須附有充分的證據依照5.2送會簽與審核，經核准後由擔當單位負責修改與發行並收回舊版文件作廢。D需要修改電腦表單格式時，由職責單位填寫文件申請表附上新電腦表單格式初稿，依照5.2送會簽與審核，經核准後由職責單位作電腦修改。D
18、文件修改時，需由申請單位填寫文件修改記錄表說明文件的修訂詳細內容並保存在文管中心，修訂後的文件依據5.6作業程序由文管中心進行發行並收回舊版文件作廢。5.4.3 文件廢除：核准過的現行文件及記錄表單若有不符合現狀需合併、刪除時，由職責單位提出並填寫文件申請表說明合併或刪除的原因後，依5.2呈送簽核通過後，由文管中心統一回收與廢除，並由申請單位於文件修改記錄表上註明廢除詳細內容。5.5 文件管制：5.5.1文件版次：A文件可以視實際狀況進行修改，任一份文件內容被修改，均必須進行換版；若文件同一版本內容出現出入時，則以文管中心原始版本內容為準。B一、二、三階文件版本原則上均顯示在該份文件的第一頁右
19、上角方框中，活動記錄版本標識在該份記錄編號的後面，以英文字母表示(如A、B、C、)。C 當遇重大變更則更換版本：a) 與質量管理體系有關的法律、法規或其他要求發生重大變更影響操作時需進行換版；b) 體系標準條文換版；c) 所有體系文件格式修改。d) 組織變更體系覆蓋範圍發生變化e) 流程重組時 以上文件更換版本可用一份文件申請表詳細說明其修訂內容，依5.2呈送簽核並留下記錄。D文件頁次位於文件的下端中間部位，且一律採用數學分數式寫法，分母為總頁次，分子為該頁頁次。(如：34表示為總頁數4頁中的第3頁)5.5.2 管制原則：A若發現體系文件有破損、缺頁、字跡模糊、遺失或未被列入分發對象時，由使用
20、單位填寫內部連絡單呈送管理代表核准後由文管中心補發，同時回收被取代之文件。B任何人均不得於正式文件上標記或書寫任何文字符號，若因文件內容或文字錯誤，則由發現者通知責任單位主管糾正，依5.4.2 文件修訂作業進行處理。C各類文件之”發行” 章為原始蓋章(紅色印章)，未蓋有發行印章將視同無效文件。D因業務或實際需要，客戶或廠商需求正式文件參考用時，由需求單位提出內部連絡單呈送管理代表核准後由文管中心補發，並於文件每一頁上面加蓋“參考用” 章，供客戶或廠商參考使用，此類文件不用回收。E文件管理單位在文件保管過程中應保證文件不受損壞，且文件須分類及分區域放置，以方便文件之索取及防止文件混淆。F書面文件
21、的發行章日期為文件的生效日期(除非特別說明或補發的文件除外)，以電子形式發行的文件上面必須註明電子檔案格式發行日期為.（代替紅色發行章）。G文件借閱時依5.3.7文件重要級別之原則進行借閱，由借閱人填寫借閱登記表，寫明文件編號、文件名稱，呈送管理代表核准，借閱者必須在指定日期內歸還，到期不還者由借出單位直接收回。5.6 文件發行、回收：5.6.1體系文件發行範圍：A 質量手冊、管理程序：採用PDF電子文件檔案公開發行（設限管制不可變更電子文件內容）。B 指導書(SOP、SIP)/說明書、QC工程圖、外來文件：依單位需求數量在首頁加蓋發行章發行。C 表單：由文管中心編號列管的不作發行。使用量較少
22、的，各單位使用時去文管中心複印使用； 使用量較大的，由總務統一發外印刷，各單位向總務領取使用；電腦表單必需管制格式不作編號列管，各使用單位依實際所需或以TIPTOP系統自動產生。5.6.2文件的發行要求：A 受控文件發行時，均須由文管中心在被發行文件首頁上加蓋紅色 “發行” 章(即：蓋紅色“發行” 章之日期即為文件發行日期，屬於有效文件，也叫受控文件)。B 文件發放時，接收單位須於文件申請表（收發記錄簽收欄）中簽名認可，文管中心並將發行結果記錄在文件收發記錄表（電腦檔案）中。接收單位需將文件登錄於目錄表中歸檔保存；由文管中心將新版文件資料記錄於文件總覽表（電腦檔案）中，並將文件原稿登錄於目錄表
23、中歸檔保存。C 修訂後的新版受控文件發行時，同樣依A、B要求進行。5.6.3文件的回收要求：A 現場若有不適用的受控文件，得由現場使用單位以目錄表清單方式整理好後，向文管中 心提出回收要求並由文管中心將回收結果記錄在文件收發記錄表（電腦檔案）中。B 受控文件修訂後的新版本，在文件發行的同時回收舊版本不適用文件，回收時並注意對應舊版文件的數量及內容之完整性作確認並由文管中心將回收結果記錄在文件收發記錄表（電腦檔案）中。C 因該文件有追溯價值需要保留舊版文件時，由文管中心於舊版文件上加蓋“作廢保留”印章，以示區分。D 任何單位均不得使用舊版本不適用之文件(有加蓋“作廢保留”印章者除外)。5.7文件
24、保存、銷毀：5.7.1文件的保存要求：A 需發行的文件原稿或電子檔案，統一保存在文管中心；不需發行的文件原稿，統一保存在該文件的制訂單位。B 文件的保存：於一般狀況下保存至改版為止，記錄表單的保存期限依照質量記錄保存期限進行規範，若客戶有特別要求，則依客戶要求保存。C 保存區域及設施必須確保保存文件不可受損，所有保存文件均應有目錄表，以利搜尋5.7.2 文件銷毀要求：A 銷毀方式可採用再生、粉碎、焚燒三種。a) 再生：對文件重要性不高、機密性不強並在公司內部流通無影響之文件，為節約資源，可以採用再生利用的方式銷毀原有文件，但所有作為再生利用的文件均不可對公司外進行發行。b) 粉碎：對文件重要性
25、較高(和)或機密性較強、也不便在公司內部流通之作廢文件，非例行性或在少量的情況下，必須採用粉碎的方式銷毀原有文件。c) 焚燒：對文件重要性較高或機密性較強且屬例行性累計成大量、或到達保存期的大量過期文件，又不便在公司內部流通之作廢文件，必須採用焚燒的方式銷毀原有文件。B 原則上：作廢文件或到達保存期的過期文件，統一由文管中心具體實施銷毀行為，銷毀方式 有再生、粉碎、焚燒三種，根據不同性質的資料選擇不同的銷毀方式。C 體系文件的銷毀，由文管中心進行銷毀，質量手冊只可以焚燒；第二、三階文件以粉碎的方 式銷毀；記錄表單依【質量記錄管理程序】進行相應的處理。D 產品技術性的文件銷毀，由文管中心進行銷毀
26、，文件所屬單位需共同參與並確認銷毀效果。E 所有作為再生紙回收利用的文件，均必須用圓珠筆或水性筆將作廢內容面畫” ”，以示文件 內容作廢。5.8 檔案卷宗管理： 5.8.1 檔案格式：A 檔案夾側面格式： 重要級別 (依5.3.7以紅色、黃色、綠色圓點標籤取代) 檔案名稱 (以簡明扼要為前提) 檔案編號 (依5.8.2 編碼原則)B 所有檔案均須建立檔案目錄表並歸檔於檔案頁首，檔案內容之重要級別以檔案側面所貼圓點標籤之顏色區分，顏色代表如5.3.3所示。C 檔案櫃外均需用A、B、Z、a、b、z作代號。5.8.2 檔案編號： 流水碼 檔案櫃之櫃別碼/層別碼 單位別(電腦代碼) 例如：品管課(單位
27、代碼71)，檔案編號方式為5.8.3 文件夾分類原則： 各單位檔案櫃中第一份文件案夾編號(-01)必須作為總目錄文件夾，列管本單位所有文件夾。5.9簽名的方式與所有管理行為有關的製表、審核、會簽、核准或修改的簽名，需採取以下的方式：日期(如:1月19日，表述為0119) 年份最後2位(如2010年，表述為10)下劃線時間點(如10點18分，表述為1018)1010110110簽 名如:某人2011年01月10日10點10分的簽名，其表述就為 6. 相關文件：6.1 質量記錄管理程序(TK-PM-31-03)7. 相關表單：7.1 文件申請表7.2 文件修改記錄表7.3 內部聯絡單7.4 借閱登記表7.5 文件收發記錄表7.6 目錄表7.7 質量記錄保存期限7.8 文件總覽表-