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1、财务部岗位工作流程一、采购工作流程政 策：建立政策程序来确保酒店营业所产生的一切物品采购处理正当；保障酒店资源能发挥最大效益，避免浪费及采购必须经过报价及审批程序。此政策包括采购申请、报价、审批、执行及验收等之程序。程 序：（一）、填写采购申请单；对于新采购项目所需的资金花费必须事前作出预算，如没有采购预算，一定要提所采购项目的采购标准，并要有供充足采购理由，必须经部门批示、财务部门审核、总经理批示后方可执行。1、对于补充采购，当仓库中的物品即将用完时，仓库管理员必须开一张采购申请单并注明每个月的平均用量、现有库存量及申购物料量的用量时间。2、如果部门经理要更新已有的用具，在提出更新要求前必须
2、向财务经理提交一份关于货物遗失、破坏的报告，阐清更新理由。3、请购单填写的规定：请购单共一式三联，在物品及要求一栏中详细填写，如尺寸、直径、体积、型号等规格。4、采购单上要写明上次的采购情况，包括日期、数量、单价和供应商名。仓库开出的采购单必须由部门经理开出并签字。5、采购单由部门主管签字后才生效6、核实采购要求：核实采购是否有效，核实采购的填写正确无误及是否经过部门主管签字认可。核实数量：核查手头的库存及月消耗量，以确定采购货物的准确数量。（二）、采购申请单审批；1、填好的采购申请单经请购部门主管签字后需交财务部仓库核签。财务部仓库主要核查仓库里有无该种物品或有无可代用的物品，把好采购关。如
3、果有可以直接在仓库领取的，就不需再申报采购，申报程序就此结束。2、请购单经财务部核签后，需要申购，按照酒店规定的审批程序报财务经理、总经理审批。（三）、采购执行；采购员发展供应商应考虑的以下因素：1、选择供应商的标准：为了确保酒店的正常操作，货物的供应必须从多方面考虑，例如质量、数量、送货时间。其它供应商和来源的信息也是需要的，因为有时固定的供应商也有可能发生货物不全，或价格偏高的现象。2、供应商的地域；从数量和质量方面来考虑，尽可能的选择本地的供应商，以降低各种税收、运输费、保险费等其它有关费用。3、供应商的报价；依据质量，运货条件和其它情况符合操作要求，质量相同报价不同的情况下，应选择质量
4、好价格底的物品。对需要购买的各种物品要从不同的供应商处得到至少三个以上供应商的报价。4、供应商所能提供的保养技术；5、在购买需提供维修保养的设备时，要严格检验供应商售后服务及维修保养的能力。（四）、样品评估；评估过程中仔细考虑所有的报价，选择最好的产品。在此过程中，使用部门的建议应于以考虑，以确保得到最好的采购效果。样品测试应遵循以下规定：1、采购供应部应要求供应商提供测试所用的样品。2、收集起来的样品应交给使用部门进行测试（比如酒和食品的测试，洗衣房台布，床单的测试，清洁用具的测试等。）3、为公平起见，使用部门不能知道不同产品的供应商的名字。4、测试时，采购供应部应有一名员工在场，证实效果。
5、5、使用部门要把测试结果的报告送至采购供应部作决定。6、样品一般要交还给供应商，除今后仍需保留的物品除外。(五)、订单的确认；订单的确认需经采购供应部经理、财务经理及总经理的签字认可才正真生效。采购订单一式三联，正本（白色） - 计划财务部；第二联（绿色）- 收货部；第三联（粉红）- 采购供应部。(六)、记录和归档；1、为加强采购的作用，全面和有效的记录保存是有必要的采购情况。2、价格记录；价格记录必须一直保存，以显示此项目的最新价格，应该包括定单上的一些情况，例如价格，购买日期、供应商、数量、折扣等。这些记录能反映价格的变化，帮助采购供应部员工预测价格的趋势，又能避免重复购买。3、库存和消耗
6、记录；库存和消耗的记录由计划财务部提供，以显示月消耗量和每样物品手头的余量。这个情况能帮助采购供应部预测将来的购买量，以例与供应商协商。最重要的是，这能帮助采购供应部按价格的变化建议仓库所需物品的数量，以免造成浪费。举例来说，当采购供应部预测某项物品的价格有上涨时，可以通过和部门的协商调整所需的数量，使价格变动和库存费用相抵销。4、供应商记录：保存供应商的记录是确保酒店得到满意的服务及合适的价格的保证。供应商的情况记录包括价格，提供的服务，运货时间等。这些价格情况对于判断卖方的等级和评估很有用，选供应商主要也取决于此。仓库管理员工作程序一、验收政策：须建立政策程序来确保所收取的一切物料达到酒店
7、要求及标准；保证酒店资源运用正确及发挥最高效益，防止不良现象的发生。此政策包括验收规定、验收操作，接收授权及财务记录等之程序。所有用于酒店方面的，以酒店名义采购的物品都必须交仓库验收。没有签收支持文件或合法批文任何采购物品都不可验收。二、验收程序：1、审验所购的物料是否具有完整的审批文件及其合法性。核查采购单上请购部门的签字，仓管核查、财务经理及总经理的签署是否有效齐全;并根据其提供的信息，及时的安排仓位和验收人员。对没有支持文件验收的操作程序; 查询采购供应部。 查询申购部门 通报上级查证 暂不开正式的验收记录作结算凭证2、根据用货部门的具体要求，逐一检验物品的品牌、产地、规格、生产日期与实
8、用期限及包装这五大要素是否与申购一致。3、对物料的数量及质量进行检验，首先对物料的质量进行全面或抽样核查，对不符合规定的物料做及时的退回,并通过过称和数数精确的记录物料的数量。4、核对定价及进货商核对该物料的申购价、历史价及进货商，对价格偏高的物料进行跟踪调查并及时的报告。5、.开具验收凭证。验收凭证一式三联，第一联正本送计划财务部应付帐，第二联送使用部门，第三联做供应商结算凭证。6、及时通知有关部门将合格的商品送抵相应的仓库或用货部门。三、验收规定：1.所有进入酒店的一切物料必须执行物料验收程序，验收合格后才能分发至各部门使用。2.所有进入酒店之物品必须先送往财务部仓库；财务部仓库将负责执行
9、及控制有关之程序。3、验收部开放时间为：周一至周六（08:00至18:00）；周日（08:30至12:00）;法定假期另行通知。4、.所有食品每天从12:00至13:00不进行验收，采购员与供应商安排妥当。（特殊紧急情况除外。）5、所有物料必须根据已审批的采购单进行验收；验收内容包括：质量、数量、规格、有效期及价格等。6、验收物料时，以下所述之人员必须到场执行物料检查及作接收授权之程序。接收授权程序：物料类 接收授权人 备注食品 各分部厨师长/仓管员 特别是海鲜类食品食品（员工餐厅） 员工餐厅厨师长 /仓管员 两方人员必须同时到场酒类 餐饮部经理/酒吧员/仓管员 只限於贵重酒类营业用具 有关之
10、部门经理/仓管员 一次性用品 有关之部门经理/仓管员 确认第一次到货之物料表格 有关之部门经理/仓管员 确认第一次到货之物料工程用品 工程部经理主管 /仓管员 专业验收仓库补充品 会计主管/仓库员确认 补充之货物1.每当货物到达验收部时，验收部人员必须立即了解货物的使用部门及采购单编号；电话通知有关的接收授权人到场验收。2.有关的接收授权人必须在十分钟内到达验收部执行任务。3.在验收时如有任何争议或不接收之情况，采购人员必须召唤到场了解及处理。4.在验收现金采购类食品及海鲜类食品时，对任何争议的问题采购供应部经理应立即提出并做现场处理。5.验收过程完成及认可接收货物时；接收授权人必须立即及当日
11、在验收记录上签收。6.所有物料接收后使用部门自行安排，财务仓库不作运送，存放及看管协助。财务记录：为配合资产管理及一切财务规定，以下之财务记录必须办理妥当：供应商送货单；验收过程完成及认可接收货物时，验收部门应在供应商之送货单盖上验收部印章作证明酒店已收取货物；供应商在追款时作核对用。四、验收记录：1.所有物料在认可接收使用时，验收部人员必须填写每一项的物料及登记在“验收记录”（看附表）上，填写完成后必须及时获得接收授权人之签署。2.验收部每日下班前必须将当日所有处理之验收记录汇总在“收货日报表”及送往成本控制部处理。五、其它重要事项：1.如有大量物料进行验收，采购员应预先通知财务部仓库做人手
12、排。如物料在验收时发现并未有任何采购申请单支持或从未办理采购申请之情况，验收部必须立即汇报成本会计经理并获得财务经理同意后才可进行验收手续。2.如价格、数量或供应商与采购申请单有差异，采购供应部经理必须知会到场进行了解及办理，如同意接收之情况采购供应部经理必须在采购申请单上注明原因，并获得财务经理同意后才可进行验收手续，更改后之采购申请单验收部必须复印一份连同验收记录送往应付款部。六、物品检验标准：1.百货用品：严格的按照采购申请单中的具体要求检验物品的五大要素，坚决的杜绝不合格及三无产品的入库。2.营业用品：严格的按照星级饭店的等级标准来检验营业用品。对于用量特别大的一次性用品作尽可能全面的
13、抽样核查与记录。对不符合规定的用品做及时的退回和统计，并汇报采购供应部和成本部以更新供应商的信用档案。3.酒水与饮料：严格的检验酒水的品牌、规格、酒精度是否符合既定的要求。对特别名贵的瓶装酒应在餐饮部经理的陪同下检验。严格检查瓶装酒的包装与密封程度，对于已开封的瓶装酒应做退回处理。对进口的洋酒要认真检查其是否有中文标签、生产商及代理商。4.工程用具：应在总工程师及高级工程师的陪同下，对所购的工程用品进行型号、尺寸、规格、性能等方面的专业测试验收。5.进口商品：应根据中华人民共和国进出口商品管理条例、进口食品卫生管理条例以及其它相关法规来全面的审核进口商品证件的完整性和合法性。6.食品应跟据相关
14、的食品卫生管理条例及野生动物保护法来严格检验鲜活类、肉类、冷冻类食品的新鲜度及合法性。七、存货管理政策：为确保供给各营业部门的突发而紧急的需求,以保证货品的质量等级标准和成本价在一定时期内的相对稳定, 和能有效地控制物料的投入耗用在合理范围内,及能有效地减少不必要的损耗和浪费特制定本政策和程序。此政策包括：八、存货管理程序：为了尽可能的避免货品的自然质损，使其在一定时期内有相对稳定的成本价以使成本核算有统一性、可比性，以及更好的配合各用货部门的标准变更，最大限度的减少浪费，存货管理必须严格执行“先进先出”原则。1、 仓库货区分类及货品摆设规定。 按物料的性质类别分食品库、酒水库、烟草库、百货用
15、品库、营业用具库、工程用品库及危险品库，确保相应的物料入其相应的仓库。严格的按照有关仓储卫生管理条例来摆设物品，并充分考虑其照明、通风、周转、货运、湿度、气味等因素。应根据货品的规格、包装特点及进出货标准不同，严格区分散货区和货架区的布置。货品的摆设应符合先进先出的操作规则且方便定期的盘查核点，作到整齐规划、安全稳固、取放方便。2、 存货台账的填制要求； 存货台账帐是记录商品物质进出货的账目，格式为三栏式。 进货登记；应详细登记发货当日日期、领货部门名称、领货单号、出库数量、出库单号、结存余额。 每月的月末两日为仓库盘存日，应详细的记录盘点日期、摘要事项、盘存实数余额及盘点人签名。存货台账上记
16、录的余额必须与实物相符；与仓库账目相符；进出货单号与验收单或领货单相符。存货台账上的任何更改都须签名确认。3、 仓库的补货程序。仓库主管在发现某种货品低于最高存量的六成余量时，应核实实际库存并填制“采购申请单”开始仓库的补货程序。“采购申请单”的填制必须遵循以下的规定： 采购申请单为一式三联（见附件）。 必须清楚的填写出单日期、申购部门名称及部门主管签字。 应准确的填写现库存商品的数量及既定的计量单位，以整包装数为准。 根据近段时间上存货台账的进出量来估算一下到当天为止的这个月内的平均用 量，据以确定申购的数量。本地采购的货物，应在月平均数的30%左右开出一个月用量的采购单。异地采购、进口的货
17、物一般应在月平均数的50%-70%左右开出1-3个月的用量。所有物品的申购数均不应超过最高存量为限。 应详尽的填写申购物品的品名、品牌、产地、规格、生产日期与实用期限及包装要素及上次采购的相关资讯。 按同类货品的顺序依次进行填写，印刷品作为独立部分进行顺号填写。4、 仓库的进货程序； 对所有到仓的物品逐一检验物品的品牌、产地、规格、生产日期与实用期限及包装这五大要素是否符合既定的标准。 核实所到货品的订单数量、单价是否与实际相符。 核实物品的生产日期与保质期及其他有关资料，并在货卡上详尽的记录。 在“申购单”上登记记录相关的资讯以备考查。 将货品摆放在相关的货区或货架上。 签记确认“验收记录”
18、及留存副本归档。5、 月未盘存程序。为了核实仓库进出货的实际情况，检查存货管理的优势，堵塞漏洞，减少人为的损失。在每月的月末两日应进行月度盘点，并遵循以下的操作守则： 盘点的人员应有日间审核部及仓库各派一名代表组成。 盘点人员应如实的盘查货堆或货架上的货品数量，以及与存货卡是否一政。 如实的填写“盘点表”上的实盘数，先不论盈或亏原因。在“存货台账”上填写盘点日期、摘要说明、盘存实数及盘点人员签名。 对经过盘点而发现盈亏的物品应遵循以下处理程序。A、 立即暂停发生误差之货品的进出操作。B、 应逐一重新盘查，核点货区或货架上的实物，是否与“货卡”余额一致。C、 翻查所有“领货单”之正副本记录，是否
19、与“存货台账”记录相一致。D、 翻查电脑输入记录与“验收记录”、“领货单”记录是否有遗漏或错误 货品保质期的跟踪与监控规定。A、 严格执行“先进先出”原则摆放货品、并作明显标记以便检查跟踪。B、 严格按“先进先出”原则进行发货，以自然流转方式更替商品保质期。C、 定期定时的巡查各货区、货架，及时注意及检查货品的保质期，详细填写“食品库滞销报告”、“食品库货品到期报告”。D、 对已过期和将要到期的物品应立即请示汇报、沟通、协调，及时的作出特别处理九、仓库员物质领用工作程序； 政 策；建立政策程序来确保酒店所有物料使用正当；保证酒店之一切资源能发挥最高效益避免浪费。此政策包括申请，授权，领料时间及
20、领发守则等之程序。程 序：所有在仓库领取之物料必须预先填写“领料单”（见附表），填写提货单必按以下规则：1、 不同仓库种类，必须分别填写提货单；2、 不同分部，必须分别填写提货单；3、 填写项目包括：部门及分部名称、日期、现存量、申请数量、单位及货名；4、 填写提货单必须有计划及按以下所列之天数前往交仓库。5、 填写后签署并送往部门主管审阅。6、 经审阅后送往会计主管或财务经理审批。十、审批程序物 类 申请准备人 审 阅 人 天 数 批 准 人食 品 分部督导 部门经理 1天前 财务经理或会计主管酒 水 分部督导 部门经理 1天前 财务经理或会计主管烟 草 分部督导 部门经理 1天前 财务经理
21、或会计主管百 货 分部督导 部门经理 1天前 财务经理或会计主管工程用品 部门督导 部门经理 1天前 财务经理或会计主管营业用具 部门督导 部门经理 1天前 财务经理或会计主管仓库领货时间表仓 库 周 日 时 间 部 门食品库 星期一至六 10:0016:00 所有部门酒水库 星期一至六 13:0015:00 所有部门烟草库 星期二和五 13:0016:00 餐厅收银百货库 星期一和四 13:0016:00 餐饮各部百货库 星期二和五 13:0016:00 管家部及前厅部百货库 星期三 13:0016:00 其它部门营业用具库 星期二和五 10:0011:30 所有部门1.各部门应预先将负责领
22、取物料的指定员工姓名提供给仓库员。2.所有物料将按以上时间发放，超越时间表将不被接受及办理。3.任何部门申请物料领取非按以上时间表，财务经理必须预先审批。4.如仓库关闭后而因工程维修或紧急物料领取之情况必须进入仓库时：进入仓库必须按有关之政策执行。5.领取物料时各部门需自备运输工具，领货人员需遵守仓库规则。物料管理守则各部门经理应控制物料领取之申请数目，以足够应付经营为原则；不可建立部门仓库（除已被批准的项目外）而大量领取物料造成成本及人力浪费。为做到更加严谨之成本控制，以下各项守则必须遵守：1. 物料发放守则；仓库主管必须严格执行“先进先出”之物料管理理念来处理物料发放；确保所有物料的保管在
23、有效期之内，避免浪费。会计主管应对此情况做出控制。2、经营一次性用品；部门经理应估算经营情况来做出物料申请之数量；避免产生营业额与成本不对应之情况。会计主管应对此情况做出控制。3.瓶酒领发守则所有白酒、洋酒及其他贵重酒水必须盖有酒店仓库之印章；酒吧各部在领货时必须以空瓶交换（啤酒除外），仓库人员必须检查空瓶是否盖有印章；同时酒吧人员在领货时务必确认领货之瓶酒是否盖有酒店仓库印章。4.文具领发守则领取以下单价较高物品时必须提供原物，即以一换一，以旧换新：计算机 起钉器 打孔机 订书机 剪 刀胶带台 笔 筒 美工刀 荧光笔 直 尺电 池 签字笔 圆珠笔 塑料夹板等 工程库维修工具的领发亦应参照“文
24、具领发守则”来操作。十一、仓库物质调拨工作程序：政 策：建立政策程序来提供有效之成本管理；控制及管理食品饮料之调拨情况及提供更清晰之销售成本率。此政策包括申报与审批、成本核算等之程序。程 序：1、 申报及审批。2、 在不同经营点之厨房或酒吧作任何食品或饮料之调拨前必须预先申请及填写“调拨单”；3、 行政总厨或酒吧主管负责审查及批准有关之申请并签字确认；4、 经批准后方可执行调拨，物料发出部门负责填写实际发出数量；5、 调拨完成后，此表格必须于次日上午十时前送往财务部存档及执行成本分析工作。6、 酒店各部门之间如需调拨物料，请参照政策与程序“仓库物料领取”。成本核算1、 财务部负责将所有调拨之物
25、料执行核算并进行帐务处理；2、 成本部将核算后之数据汇总并反映在成本分析月报表上。前台工作流程一、 备用金管理流程政 策； 前台在本班次开始和结束时必须清点备用金。本班次结束前将抽屉内备用金清点分类，并将实收现金上交。前台对本班次备用金数额各负其责。严格按照备用金管理程序是保证备用金安全的前提。凡是涉及到备用金使用的部门和人员均必须遵循备用金管理程序。程 序：1、.在通常情况下，为保证前台员工能顺利进行收款工作，前厅需按照财务部门备用金管理制度，填写备用金申请单。经财务经理、总经理审核批准后方能领取备用金。2、领用备用金的人员必须保证备用金的安全，确保任何时间此笔备用金都能被酒店收回使用且仅限
26、 于收款员找零及外币兑换等工作需要的情况下使用，不得挪作他用。3、.备用金管理和使用人员须接受酒店财务部任一指定人员在任何时候对备用金的清查。4、.前厅备用金分两处保管，分别为前台主管处及当班前台人员处。5、当班前台人员的备用金每班每人均为固定金额，在当班期间各自保管。6、前台主管处备有一定数额的备用金以应对万一前台发生备用金周转困难时供前台人员临时借用。7、.每位前台员工只有权打开自己的备用金抽屉，并确保时刻锁好抽屉，自己保存抽屉钥匙。8、在接班人员到岗后，清点备用金及其他事宜，填写备用金交接本，交接双方各自签字，当场交接清楚。9、交接备用金时，必须保证至少清点两遍，保证金额准确。10、所有
27、现金必须通过验钞机辨别真伪，且在交接双方视线范围内。11、当接班人员少于交班人员时（如中夜班交接），交班人员在下班前必须将备用金移交给当值大堂副理，由大堂副理移交给次日早班前台人员。12、.正常情况下，前台主管处的备用金不得随意动用。13、在当值期间尤其是周末和节假日，前台人员没有足够的现金时，可及时向前台主管借用并作好移交记录。14、前台主管必须确保随时均有足够的零钱供前台人员兑换，保证日常营运正常开展。15、如发现备用金短缺，由当事人补足。如发现备用金挪作他用，特按规定进行处罚。二、餐厅收银员岗位流程政 策：方便客人结帐，提供让客人满意的服务，保证酒店每笔餐饮收入入帐。程 序：1、准备工作
28、准备所需要的各种备品，如印章，发票，缴款袋，客人餐单控制表，香烟销售日报表存放在台上，摆放整齐。准备好足够的零钱，并了解本班预订餐情况。报到后，查看留言本，跟办注意事项。收到入厨菜单：收到服务员点菜单时，核对内容是否完整清楚。如出现价格不对等情况，及时通知点菜员便于给客人做好相应的解释。客人需要加菜加饮料，服务员在服务终端在给相应的台号增加相应的菜品及饮料，收银员根据相应的账单提供酒水。2、结账客人用餐完毕结帐时，收银员立即检查及审核出客人的应付款项，并打印出帐单交服务员，前去收款。按不同付款方式进行结帐。现金：清点并过验钞机注意识别出是否假币，并找清零钱。将客户联交给服务员。支票：是否是酒店
29、允许接受的支票，是否在有效期内，收款人的酒店名称填写是否正确。印章是否清楚。一切符合后，复印出示支票人身份证，记录下其公司名称，地址，联系人及电话号码。若检查发现支票有问题，应还给客人并请客人换一种支付方式。信用卡：按信用卡操作程序办理第一步、收取客人身份证、信用卡；第二步、拿与卡相对应的签购单第三步、看卡有效期 ；第四步、看消费金额是否在限额内,如超出限额请致电F.O.C授权。第五步、看刷卡机日期是否正确，然后刷卡；f： 刷卡后填上身份证号码、商户编号、金额、授权号，同时在帐单上抄下客人的姓名、地址、身份证号码；g：让客人在填写好的签购单和帐单上签名,然后核对签名h：撕下持卡人一联交给客人。
30、挂房帐；如客人要求入房帐，收银员必须有礼貌地检查客人之锁匙卡，姓名，住店有效日期，并立即与前台收款员确认所有资料，核对无误后请客人在帐单上签署，帐单的第二联立即送往前台收款处办理入帐手续。挂帐：主要是跟酒店有信协议的公司，单位和团队。先查是否获得酒店预先的授权，核对确认签名模式是否一致。核对无误后请客人签名。高级员工用餐：用内部用餐单结算，并请用餐人签字。宴请：宴请单预先经相关领导审批后，方可执行。推广券：检查是否是酒店发出的券，有无盖酒店证券章，有无行政人员的签字，是否在有效期内，核对无误后，收取之推广券。结算完毕后，在帐单上盖上已入帐的印章。3、 开发票；如客人要求开发票，在发票联上盖上“
31、发票已开”章并在餐饮系统里做好相应的备注，将发票记帐联同帐单一并送夜审。4、 填写餐厅客单使用控制表；所有客人餐单上的号码都应连续，这些号码都将记录在控制表上易于审计。所有已用或报失的餐单都必须记录和上报，及时申请补充。5、 .编制香烟销售报表。出售香烟后，要编制香烟销售报表。6、 编制当日每日收银员报表和每日折扣控制表。在交接班后把现金存入保险箱并确保现金封包投入保险箱，准确填写现金投款控制表，要有相关领导及证人签名。7、 营业款投入投款箱并在下班前将钱放在指定的保险箱内，要有见证人见证并由见证人签名，并将帐单及报表送交指定地点交核数员审核。二、 前台收银员岗位流程。相关流程请参照餐厅收银员
32、岗位流程执行。会计岗位流程一、固定资产管理；政 策：为保证酒店固定资产的安全，完好，避免财产流失，并在生产经营活动中充发分挥作用。程 序:1、资产采购；、固定资产的采购必须纳入年度预算计划，未列入采购计划的须逐级上报审批，其总额不得超过本部门当年预算的15%。、标准的采购程序适用于所有的资产购置。部门领导每次采购都要填写采购申请单,若是重置的资产，其编号应清楚列在采购申请单上。、所有资产采购最少有三个报价。 备注:如果当地市场条件不可能或者不能实际的获得三个或以上价位的,董事长/总经理/财务经理/会计主管必须准备一份报告加以说明。、此类采购申请单必须先经财务经理/总经理/董事长批准后方可采购。
33、2、固定资产记录。、固定资产记录必须具有如下最少的信息记录: 资产型号 资产说明 资产类型,如桌子,柜子,床,灯等等 供应商名称,海外市场或者本地市场 资产分类采购日期采购费用资产使用部门资产位置、固定资产的记录要落实到财务部指定的员工,对每一项固定资产项目要做每月一次的运作更新。3、固定资产标记。 、所有固定资产上需编排号码标记。 、指定负责固定资产记录的会计人员同时也负责标记固定资产序列号,以便于容易查阅和确认。、财务经理负责控制有关固定资产标记的使用。 、有需要的情况下,新的固定资产标记可发出以替代报废的标签。3、固定资产使用部门的责任、使用部门领导有责任保护和管理本部门使用的固定资产,
34、并指定部门固定资产保管员，在正常损耗或超出他/她控制的情况下,部门领导及固定资产保管员可以免除责任。、当使用部门领导发现了固定资产有明显的损坏,应联系工程部看是否能修复,经过工程部确认此项目不能修复或维修费用太高,部门领导可以申请采购新的。、当有固定资产从同一部门的一个地方移到另一个地方,或者从一个部门转移到另一部门，有关部门领导必须以书面通知财务部固定资产的处理及变更移动单,以保证记录的准确性。5、固定资产实际控制及实际盘点 、固定资产三个月盘点一次，盘点前,各部门要准备好固定资产登记的明细清单。、 财务部会计和使用部门代表一起进行盘点。、发生的差异将要调查并且作出书面解释,其结果必须向董事
35、长/总经理/财务经理汇报,他们将做出处理决定。、盘点后,最新的项目清单也要通知使用部门以便记录准确。6、固定资产差异调整；除非获得总经理的书面允许,所有固定资产盘点后出现之差异都不能被调整。7、固定资产报废；、使用部门领导想要报废固定资产必须填写固定资产报废申请表,使用部门资产清单中即使没有被报废项目的数据,如单价,年期,采购日期,和供应商名字,也要根据自己所知道和估计的数据尽量填写,以方便处理及评估将被报废的资产。、计算报废资产折旧后的帐面价值。、董事长、总经理、财务经理在批准资产报废申请单前，要准确检查申请的详细资料,并指派另一人员当场清点报废资产的数量和实际情况。、固定资产在实际处理前要
36、经过财务经理及总经理签字核准。出卖获得的收益要存进银行帐户。、固定资产记录要不断更新、一些带有酒店形象的固定资产在被处理前不能在二手市场上出卖,报废前必须确定是不可用的。、如果可能的话,采购供应部经理至少邀请三个有竞争潜力的购买者,基于最高市场价格基础上采购供应部经理和财务经理为总经理/副总经理计划一个出售价格和处理方法(如对内部员工出售或外卖).8、固定资产销帐处理、被损坏和不能用的固定资产,必须从财务帐上处理及适当地弃置。固定资产的销帐单必须由部门使用者填写,并经过总经理、董事长允许。、被指定保管固定资产报表的财务人员将负责所有固定资产销帐文件的备案。二、费用审核1、 商务出差费用。政 策
37、：建立一个完善及正规的政策来处理有关商务出差事宜。此制度包括申请程序，各项费用标准及报销程序等。此政策的费用标准将按实际及市场价格情况作修改。程 序：申 请 程 序；每项商务出差应与年初的预算配合及执行。在预计出差的三周前必须填写商务出差申请表（见附件）或以备忘录的形式向总经理申请。申请内容必须包括以下项目：出差目的地出发日期及行程出差目的及理由出差的每项费用预算（以下说明）在申请预付款时，已批阅的文件必须附上作为申请的凭证。申请预付款必须在出发前一周送往计划财务部办理。各项费用标准所有申请费用必须按董事帐、总经理及财务经理审核的标准作预算。住宿费用住宿费实行限额凭据报销，按出差实际天数计算。
38、因业务需要超过标准的，须事先经总经理、批准并报计划计划财务部备案方可据实报销。由接待单位免费接待或住亲友家的，不予报销住宿费。交通费；1因任务紧急或路途较远等特殊情况，超标准乘坐飞机、软卧等交通工具须事先经董事长、总经理及财务经理批准并报计划计划财务部备案。乘坐火车从20：00 次日7：00过夜6小时以上或连续乘车8小时以上的，可购同席卧铺票，未乘坐卧铺的按实际乘坐座位票价的60%计发补助费。出差期间未自带交通工具的，可按标准报销市内交通费，到外地参加会议（不含订货类会议）、培训班或由接待单位提供交通工具的不实行包干办法；往返机场的长途交通费可另外据实报销（一般情况报销机场往返大巴费用）。出差
39、期间，事先经批准因私事绕道而产生的费用，扣除出差直线车船费后，多开支的交通、餐宿费个人自理；事先未经批准而擅自绕道，除所有费用由个人自理外，同时作违反相关规章制度论处。出差期间，因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。伙食补贴；出差期间经批准的接待用餐另外报销，同时应按每餐10元的标准扣减本人伙食补贴。出差去特区的往返在途期间，按一般地区标准计发伙食补贴。出差费用表及报销程序在出差后返回酒店工作的两天内，必须向财务部提交一份商务出差费用详细表及列明以下项目：以上列明的每项费用总数；以上未列明的其它报销费用总数；已收的预付现金；报销或退回之余额。财务部将对以上所提交的报表，发票
40、及凭证执行查证。在查证后将按付款政策程序送往财务经理及总经理审批。2、通讯费用报销程序；、按酒店不同的岗位执行不同标准。具体标准按酒店岗位管理制度标准执行。、其它相关岗位工作需要报总经理特批。、每月10号至15号，各部门相关人员根据通讯费报销的标准填写报销凭证，并在凭证后必须附上相关的发票。、将填好后的凭证交财务部，计划财务部审核无误后，上交财务经理，总经理审批。 、审批完毕后，出纳通知各相关部门人员领取通讯款。 、报销凭证及粘贴表可到计划财务部领取。三、付款申请及审批政 策： 建立政策程序来确保酒店付款事宜一切按正规运作及所有付款必须经过检查及审批程序。此政策包括费用授权，付款凭证，付款申请
41、，付款查证及付款审批等程序。程 序：1.费用授权在申请付款前应先获得有关费用的授权，费用授权政策如下： 、酒店采购和物料验收政策（控制操作中所采购及收到的所有物品）。 、合同及协议政策（控制操作中所有承包商提供的服务）。 、商务出差政策（控制操作中的所有商务出差费用）。 、宴请政策（控制在本酒店内或在外的有关费用）。 、市场调查政策（控制所产生的市场调查费用）。 、长途电话、传真及速递寄件政策（控制操作中所产生的有关费用）。 、公用事业费用政策（控制操作中所产生之水、电、气、油和燃油等费用）。 、交通费用政策（控制操作中所产生的交通费用）。 、交通费用政策（控制操作中所产生的交通费用）。2、付
42、款凭证每项费用申请必须有充足凭证支持下才能成立，凭证如下： 、正式发票（在预付款和备用金申请的情况下则不需要）。 、已批准的文件或表格（如采购单、收货单、合同协议、宴请表格、商务旅行申请表或其它已获批准形式之文件）。各部门主管必须负责保证每项付款申请要有充足的凭证及文件支持。否则付款申请将被否定。3、付款申请。 部门主管必须保证所有申请已获得预先费用授权及足够的凭证和文件支持。 、“领款凭证”用来处理以下付款申请及审批过程，此表格包括付款申请类别如下：A、 预付款B、 收银员操作现金及备用金。、付款凭证“付款凭证”用来处理以下付款申请及审批过程，此表格包括付款申请类别如下：A、 现金/支票付款
43、。B、 电汇或银行汇票。C、 银行转帐。D、 空白支票申请。E、 外币付款。任何金额的外币现金报销。 、报销凭证“报销凭证”是用来处理已支付的现金费用报销，此表格的使用规则如下：A、 只适用于人民币现金报销。B、 每周一将准备好的表格及所有凭证送往计划财务部作查证及审批手续。C、 未使用的空行必须划掉。财务经理有责任和权利拒绝不符合报销政策的报销。4、付款查证计划财务部在提交付款申请表审批前应查证每项付款申请必须符合规则，财务人员查证时应遵循的准则如下： 、每项申请必须已获费用授权。 、每项申请表格必须填写完整并有部门主管签字负责。 、检查每项申请是否存在重复。 、检查收到的发票是否正式及有效
44、。 、检查应付金额是否与发票的一致。、检查所有凭证（包括发票、申请表和其它支持文件）计算是否准确及互相对应。 、在采购单上作记录来防止重复入帐或付款。财务人员如对任何项目存疑，应在审批前先与申请之部门经理了解或请示财务经理。5、付款审批各付款申请部门填好凭证后由部门经理/总监签字，签完后上交财务部，经财务部查证无误后，财务人员应将凭证送财务经理审批，再呈报总经理审批，审批完毕，出纳根据已审批完毕的付款申请凭证进行付款。四、宴请及餐饮市场调查费用报销程序。政 策；建立政策程序来确定所有宴请及餐饮市场调查均执行合理及有利于酒店经营；同时便于费用管理。此政策包括申请，授权，执行，费用报销及审核等之程序。程 序:1.申请及审批程序、除行政人员外，所有员工必须按申请表内容详细填写，经审批后才能执行。、部门主管在签署时必须考虑申请之需要性及费用预算等因素才签署。、宴请必需先考虑在酒店餐厅内执行来减低费用；如在酒店以外之餐厅执行，原因必须注明。 、宴请及餐饮市场调查申请表必须由有关行政人员及总经理董事长审批。 、经审批后之申请表送回有关之部门执行任务2、执行程序