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1、财务报销制度第一章 财务报销总体要求第一条 票据要求：（一）所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票，且加盖开出单位“财务专用章”或“发票专用章”方为有效。收据应为正式的财政非税收据并加盖专用章。（二）发票必须是发票联或报销联；用复写或计算机打印，不得用笔直接填写；存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。（三）购物发票或清单上要有明确的品名、规格、数量、单价，否则不予报销。（四）内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写完整，字迹清楚，金额准确，大、小写一致，涂改无效。（五）机打发票一律不准手写。（六）报账时间为事项完成后15日之内。第二条 下列票据不得报销：（一）非正规的
2、发票或收据。（二）内容填写不完整、字体无法辨认或有明显涂改痕迹的票据。（三）数量、单价、金额不符的票据。第三条 费用报销的其他注意事项：（一）报销凭证必须注明本人所在部门、费用名称、产品名称、事由、发票张数。（二）各种凭证、单据一律用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写；内容完整，字迹清晰、工整，不得涂改；人民币大小写要清楚、规范、一致，小写必须写到分位，没有的用0补齐。（三）报销费用时必须填写费用报销单。所有单据按性质分类粘贴填制；发票按内容归类，与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴。（四）报销单据下面的签字栏不能打印，必须手签。（五）费用报销单上的摘要须简明扼要、准确规范，不得随便填写；不得将说明性文字书写在发
3、票上。（六）凡签订单次合同的费用报销，需附合同复印件及所有相关附件；凡签定某时间段内连续供货的，在第一次报账时需附合同复印件及所有附件。第四条 各项费用报销范围及标准：（一）招待费，按业务招待费管理制度执行。（二）差旅费，按差旅费管理制度执行。（三）采购人员零星采购的物资，属固定资产、低值易耗品的，须先入库后报销费用，填写原材料采购报销单，附物资入库单、采购发票及物资申购单。（四）其他费用，按预算额度或申请额度在合理范围内报销。第二章 物资采购费用报销第五条 公司物资采购是指经营过程中需要的餐饮原料、客房消耗品、维修材料、洗涤用品、布草、办公用品、固定资产及其他低耗品采购。第六条 物资采购费用
4、报销流程：（一）报销流程。1.餐饮直拨生鲜原料。由验货员与使用部门根据原料申购单共同验收无误后，填制验收单，验货员、厨师、共同签字；成本核算员根据直拨验收单核算联记载的供货商、物资使用厨房、经营点进行分类，制作直拨材料汇总表，传递到财务部，按供货商的不同分别挂应付款帐，并相应计入各经营点成本；各供货商将发票提交给成本核算员，由核算员将供货商发票金额核实后，与对应的直拨验收单报账联一起填制原材料采购报销单；由成控核算员依次经采购部经理、使用部门经理、成本控制部、应付会计、财务部经理总经理审签后作为付款报账依据。2.餐饮辅料、酒水、饮料。应先办理入库手续，再由采购部依据申购单、入库单、购货发票、供
5、货清单及国家相关检验机构要求的其他资料，填制原料采购报销单，按本条第一款流程完成签批手续。3.其他采购物资。按照库房入库管理制度办理入库手续后，由采购部填写报销单，附上原始凭证（包括申购单、购货发票、供货清单、入库单），由使用部门经理签字后，按本条第一款流程完成结算手续。（二）财务部根据审批后的原材料采购报销单以银行转账形式付款。第七条 物资采购需提前借款或预付款的，应按借款管理制度办理相关手续或填报预付审批表，并在规定时限内办理报销手续。第三章 日常费用报销第八条日常费用主要包括差旅费、办公费、业务招待费、培训费、维保养护费、营销费用、管理费用等。第九条 在一个预算期间内，各项费用的累计支出
6、原则上不得超出预算。第十条日常费用报销的一般规定：（一）报销人必须取得相应的合法票据。（二）填写报销单时，应根据费用性质填写对应单据。严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写必须完全一致，不得涂改，并简述费用内容或事由。（三）按规定的审批程序逐级报批。第十一条 日常费用报销的一般流程:（一）费用的发生部门为该费用报销人。（二）报销人整理报销单据并填写对应的费用报销单。（三）须办理申请或入库手续的，附上批准后的申请单或入库单。（四）部门经理审核签字。（五）财务部门审核。（六）总经理审批。（七）财务部出纳报销。第四章 能源费用报销第十二条 能源费用是指玉屏山居经营部门及后勤保障部门、管
7、理部门在日常经营管理过程中消耗的水、电、气等不可再生资源费用，包括客房、餐饮、康体等经营部门在提供对客服务过程中消耗的能源费用，工程、安全、管家等保障部门在提供后勤保障过程中设施设备消耗的能源费用，公共区域和管理部门消耗的能源费用，玉屏山居为员工工作和生活提供必要条件所消耗的能源费用等。由工程部负责。第十三条 能源费用报销规定：（一）每月末，由工程部负责对玉屏山居各点位能源总表、分表数据进行抄录，将使用量汇总核算，并按标准分配到各部门。（二）应由外租经营点及员工个人负担的能源费用需在能源报表中单独列示；外租经营点费用还需对方签字认可。（三）能源管理员填报能源费预付审批表，按资金支付审批程序报批
8、后交计财部出纳人员转款。（四）能源管理员凭缴费凭据取回发票，填制费用报销单，按费用报销一般程序报销。（五）应由外租经营点承担的部分，由外租管理部门负责催收；应由员工个人承担的部分，由计财部进行账务冲抵或工资核算减扣。第五章 工程外包维保费用报销第十四条 外包维保费是指根据合同，应由具有相关资质的维保工程公司对玉屏山居大型机电设施设备（包括电梯、消防系统、监控系统等）进行系统和有计划维护、保养、检测并提出专业化意见建议而产生的费用。由工程部或项目部负责。第十五条 工程外包维保费用报销规定：（一）工程部出具有设备使用部门和成控部门签字的维保执行情况资料，对维保单位是否按合同完成维护和保养、维护人员
9、到位及工作情况、设备运行状况进行考核评估，据此确定维保费支付标准及扣减金额，报主管领导批准后作为费用报销单附件，按正常费用报销程序审批。（二）按照合同约定结算条款，由工程部填报费用报销单。（三）将维保合同复印件附于报销单后。（四）向对方索取合法票据，与上述相关材料一起附于费用报销单后，向财务部报销。（五）报销其他维修费用，还须附工程部和使用部门签字认可的验收报告。（六）委托外修的费用按以上办法执行。第六章 外包植物租赁、绿化养护费、清洁费报销第十六条 报销范围：玉屏山居为保持相应星级标准和经营氛围，在公共区域和对客服务区域摆放植物、花卉；服务过程中按客人要求提供植物、花卉、插花作品等，对玉屏山
10、居绿化带、植物、树木进行养护，以及公共区域保洁卫生等发生的费用，由客房部负责。第十七条 费用报销规定：（一）客房部整理出具对方单位执行合同情况相关资料，包括验收报告单、人员签到签退考勤表、接受服务部门签字确认清单等。（二）此类费用归口客房部统一报销，由客房部按结算条款定期填制费用报销单。（三）报销时需提供养护、清洁及租赁相关资料。（四）取得合法票据，与上述材料一并作为费用报销单附件，交财务部报销。第七章 培训费报销第十八条 培训费是指玉屏山居为提高管理人员业务水平、员工服务技能、操作技能而组织培训、学习、聘请专家授课等产生的费用，包括组织参加专业培训、外出考察学习、聘请专家到店授课指导等产生的
11、学费、证书费、外出差旅费、课时费等。第十九条 培训费报销规定：（一）培训费用由牵头部门负责报销，行政办公室监管。（二）报销时要附上相关培训文件，包括经玉屏山居领导批示的报告、证书复印件、邀请函、参加培训人员名单、培训计划等。（三）外出学习考察产生的交通费、住宿费、餐费等，报销标准及报销凭证按差旅费管理制度执行。（四）取得合法票据，填制报销单，与上述相关资料一并交财务部报销。第八章 营销费用报销第二十条 报销范围：为提升玉屏山居知名度和社会形象，专向促销而产生的媒体广告费、订房网络销售佣金等。第二十一条 营销费用报销规定：（一）营销费用由发生部门负责报销，市场营销部监管。（二）报销广告费用需附发
12、布广告的合同、清单、报纸广告复印件、网络广告截屏复印件等资料。（三）报销销售佣金需附玉屏山居与对方核对无误的订房结算清单。（四）取得合法票据，与上述材料一并作为费用报销单附件，按程序逐级审批后，交财务部报销。销售佣金需填制专用审批单。第九章 工资福利及相关费用支出第二十二条 工资福利支出包括职工工资、奖金、提成、补贴、其他工资性费用、社会保险及其他应由玉屏山居承担的福利支出等。由行政办公室负责。第二十三条 工资支付规定：（一）每月20日前，行政办公室根据本月考勤表及其他薪金资料（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息），编制工资表，提交财务部。（二）经财务部门复核、各部门复核后
13、，经财务审核报送总经理审室批。（三）每月20日，财务部以银行代发形式支付工资。遇节假日可视情况适当提前或顺延。（四）各部门保存一份本部门工资表备查。第二十四条 未在工资表中反映的工资性费用，由经办人（领款人）填报领款单，按审批程序逐级审签后领取，同时附上相关材料。第二十五条 社会保险和住房公积金支付规定：（一）行政办公室将审批后的支付单、明细表提交财务部。（二）财务部以银行转账方式支付。（三）财务部收到银行回执单后，交行政办公室确认。（四）行政办公室向社保局和公积金管理中心取得专用收据。（五）填制报销单向财务部门报销。第二十六条 其他福利支出规定：（一） 行政部按审批后的支付标准填写报销单，部
14、门经理签字确认。（二）提交财务部门复核。（三）总经理审批。（四）依据审批后的报销单和支付标准，财务部办理支付。第十章 大型固定资产购置、其他工程专项开支报销第二十七条 大型固定资产购置报销规定：（一）按相关规定填写物资申购审批单，附申购报告、合同及其他相关资料，并逐级报批。符合招标、比选的，还应附有招标比选有关材料。（二）报销标准按相关的合同协议及批准生效的购置申请执行。（三）结算支付：1.资产验收无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单；2.按资金支出审批程序逐级审批；3.计财部根据审批后的报销单以银行转账形式付款；4.需提前借款或预付的，按借款规定办理借款手续或预付款审批
15、，并在规定时限内办理报销手续。第二十八条 工程专项支出是指玉屏山居硬件设施设备的更新改造及其他专项费用，如设施设备更新、改造、装修及其他专项费用。（一）此类费用一般金额较大，应由主管部门经理根据实际需要向公司提出书面申请或报告（含项目可行性分析、费用预算等资料），按玉屏山居规定相关程序进行审批，经总经理办公会批准后，报公司董事会审批。（二）报销规定：1.此项费用的报销由工程部负责。2.将审批后的相关材料交财务部备案。3.业务部门与合作方签订正式合同。合作方需进行招标比选的，按相关规定实施。4.支付结算：（1）项目验收后，由经办人汇总整理好发票、验收报告等资料，填写费用报销单；（2）经主管部门经
16、理审核和财务部门复核后，报总经理审批；（3）财务部门依据审签后的报销单办理支付；（4）需提前借款或预付的，按借款规定办理借款手续或预付款审批，并在规定时限内办理报销手续。（5）施工过程中需要支付工程进度款的，由施工方提出用款申请和工程进度表，工程部负责人和玉屏山居主管领导审批后，再按财务审核程序签批支付。第十一章 应付税费报销第二十九条 应付税费是指按照国家税法及其他法规需要由公司缴纳的税金及附加、增值税、企业所得税、代扣个人所得税、印花税、残疾人就业保障金、工会经费等税金和费用。第三十条 应付税费报销规定：（一） 财务部门按要求填制应付税费审批表，经部门经理审核后，报总经理审批。（二）办理银行转账支付。（三）取得完税凭证或正规收据，作为入账依据。第十二章 其他第三十一条 此制度由财务部负责解释，自2018年5月1日起执行。