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1、办公自动化系统（OA）运行管理制度一、总则（一）、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。（二）、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以用友致远A6 3.0网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。（三）、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见 、 国家机关公文处
2、理实施细则 、 中华人民共和国保密工作规定 、 计算机系统管理规定 、 公司公文处理办法等有关规定，结合公司实际，制定本制度。二、安装及培训细则（一）、公司OA系统对应使用windows xp及以上版本，浏览器（IE）版本是IE7.0、IE8.0。（二）、公司OA系统安装：必须严格遵循公司行政管理中心系统安装程序进行安装。（三）、人员培训工作应在新入职人员正式入职前三天通报与行政管理中心信息专员，由信息专员安排新员工的OA系统培训时间及具体培训。（四）、涉及公司OA远程共享系统只允许正常使用共享系统中的工具，禁止删除系统中任何系统文件，出现不按照使用规范情况行政管理中心将根据鉴定的情况对相关人
3、员进行处罚（罚款、全公司通报等。）三、组织职责 OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：（一）、公司行政管理中心是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为： （1）、负责制定OA系统规章制度； （2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、协助其他部门组织系统操作培训；（8）、协助其他相关职能部门或中心搜集、整理优化系统的需求； （9）、负责OA系统内各大
4、功能模块信息内容更新的修改和监督；（二）、行政管理中心负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（1）、负责OA系统软件的开发、升级、管理工作；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作； （5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理； （7）、负责系统功能模块各部门权限分配的设置。 （8）、负责OA系统组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：A、负责现有用户、及新增
5、用户的审核及信息修改工作；B、负责提供用户（变更、或注销、删除）账户工作。 I、负责制定本公司OA系统相应管理制度的编制建设及管理； （三）、其他部门职责：（1）、负责参与行政管理中心对工作流程建设的定制、各种共享文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；（2）、负责各部门的管理人员应对本部门相关人员权限变更、入职、离职时，及时提供给公司行政管理中心申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更、相关离职入职人员信息录入、权限分配等相关工作；（3）、负责根据各部门工作需要，提出表单、流程、权限设置等优化需求。四、文件管理（一）、公司各部门发出、报送
6、的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统暂不启用电子印鉴。 （二）、OA系统中的档案也称电子档案，是通过公司统一配置的公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的档案的电子数据、供各部门查询。 （三）、公司行政管理中心负责对电子公文传输工作进行指导和检查。（四）、各部门在OA系统中办理公司领导批阅的文件由部门主管征求批阅文件的公司领导意见后归档。（五）、在OA系统中， 公司发文办理程序为各部门拟稿人发起发文流程，本部门领导审核，如需要会签部门协助办理由拟稿部门主管领导协调会签，会签后主办部门交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司
7、行政管理中心审阅，由行政管理中心经理交公司领导签发。（六）、文签发后，由公司行政管理中心编号、制作电子文档，使用OA系统文件分发流程发至公司各部门主要负责人和OA管理员各一份，并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。 （七）、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送系统可用于小范围内的信息沟通。 五、登陆规范 （一）、系统正式运行后，系统所有用户每天至少在工作日上午、中午的上班后三十分钟内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。（二）、系
8、统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、工资密钥。新入职员工第一次登陆OA账户需及时修改个人密码、出现系统账户或秘密丢失情况，需第一时间通知行政管理中心及时查询或修改。（三）、登陆OA系统用户口令应保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发信息、流程、恶意增删资料或干扰公文运转。六、安全保密 （一）、所有用户应认真贯彻执行中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守公司计算机管理制度有关规定。 （二）、按照公司计算机管理制度的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网
9、络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。 （三）、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 （四）、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。 （五）、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容； （六）、 发生泄密的情况，
10、将按员工手册及保密规定的内容追究相关人员责任。七、网络维护为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务； （一）、公司IT信息专员是公司OA系统固定设定栏目，版面变更唯一的指定岗位人员； （二）、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等； （三）、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容； （四）、不得对网络运行进行人为设限。八、处理实现信息的畅通，实现“知情”管理：（一）、 相关人员按职责对相关信息，应及时给予处理；上级要求必须处理的，必须选择同意或是不同意（查看通知、通告等阅览性质文档，选择已阅除外）。（二）、公司通知、企业制度、流程处理等栏目内容涉及全体员工的， 每个员工必须在
11、一周内给予处理，涉及相关人员的必须在相关流程要求时间内给予处理，未在相关时间内处理的则视为怠工； （三）、其他栏目，若下级要求必须处理的，必须按照流程予时间内处理完成。 （四）、急办的内容发布，内容上应注明流程的相关紧急程度，对急办的内容，相关人员必须在当天给予处理； （五）、固定申请表格内容发布 ，各流程之间节点必须有相关部门负责人的审核意见及处理时间； （六）、论坛、宣传资料、培训资料、公开档案等栏目 ，员工可自由参与。 （七）、部门栏目公告等信息发布具有权威性必须由相关部门总监或是经理发布，普通人员严禁拥有发布的权限； （八）、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予处理；如若未能按照处理
12、的规定进行相应的处理，相关部门可根据其是否处理的性质及时间选择通报到本部或全公司。 （九）、相关使用人员无故泄露公司OA相关信息上级应给予批评与警告；经两次发现时，由行政管理中心给予50-200元的罚款，多次发现应予以辞退或解聘处理。（十）、员工入职信息或离职信息需由人力管理中心提供相应的手续表；行政管理中心根据内部流程手续进行新增或删除等管理。（十一）、员工离职手续办理之后，其账户信息应保留一月时间，供相关部门进行信息资料查询或备份；及行政管理中心对其涉及相关流程进行调整或处理，暂不允许离职后就删除账户信息。九、不良记录为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。 （一）、对未按
13、规定及时处理的由部门领导进行审查，每月进行公布，列入考核，对造成工作受到影响的将予以考核； （二）、发生影响OA系统维护管理的，视情节给予相应的考核。十、 应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。（三）、对公司制度、制度、审批、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失； （四）、需要进行归档管理的资料、信息由部门领导指定相关人员进行打印或归档备份； （五）、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。（六）、在OA系统出现故障或是问题时应果断停止使用，并联系行
14、政管理中心是否出现服务器故障，或是本机网络故障，以便针对相应情况进行处理。十一、其它要求 （一）、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议； （二）、在工作时间内不得上传与公司办公无关的资料到公司OA系统中，如电影、无关工作压缩文件等影响公司OA服务器运行，凡是违反此规定的，第一次予以10元经济处罚，第二次予以50元经济处罚，并根据情节通报批评； （三）、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递如公司QQ群、公司网站、公司论坛等。十二、附则（一）、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体员工应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。 （二）、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。（三）、本制度由公司负责解行政管理中心负责解释、补充，经xxxxx总经理审批通过后颁布执行。 行政管理中心 2012年4月