借款及报销管理制度4月29日.doc

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1、 文件编号：BX-CW-001 制定日期：2012-5-02 版本：A/1 页码：共9页 文件名称 借款及报销制度 借款及报销制度 批准： 日期： 审核： 日期： 编制： 日期： 签发日期： 年 月 日 一、目的 为规范公司借款及报销流程，合理控制经营费用、降低资金流动风险，达到提高公司经营效率和改善经营效果的目的，特制定本管理制度。 二、 适用范围 本制度适用于集团及其所属各4S店的借款和报销操作。 三、 制度细则 （一） 借款部分 1、借款手续齐备 借款部门经办人办理借款业务时，需要向财务部按以下附件组成要求完整提交借款手 续： （1）工作联络单或商务政策申请及审批表。（不包括“工资”借款

2、） （2）用款申请书或借款单。（用款申请书仅用于非现金结算条件下的借款，借款单仅用于现金结算条件下的借款，不包括“工资”借款）； （3）其他附件（具体借款附件构成参照费用借款、报销附件要求 2、各项单据填写符合以下规定要求 （1）用款申请书填写要求 日期栏：为填写用款申请书当日； 收款单位栏：为款项的接收方(即货物、产品和服务的提供方)； 用款部门栏：一般为业务的经办部门； 付款金额栏：为本次需要申请借款的额度（人民币）； 用途栏：为请款事由的简要说明； 付款方式栏：选择本次借款所采用的结算方式； 备注栏：相关补充说明。 （2）借款单填写要求 时间栏：为借款单填写当日日期； 部门栏：为业务的直

3、接经办部门； 事由栏：对所经办业务的简要说明； 申请借款金额栏：经办部门根据业务的需要估算金额进行填写，不允许无依据的超 值借款； 批准借款金额栏：由财务经理审批确定的金额； 借款人栏：借款人本人（即业务经办人）亲笔签名； （3）工作联络单填写要求（除商务政策操作指引规范外的任何费用借款） 申请项目（预算名称）栏：按经办的业务项目内容填列； 所属部门栏：为业务的直接经办部门； 所属项目栏：（暂时先不填写） 申请人或填报人栏：为此申请单的申请人（填报人）； 申请或填报日期：为经办人申请（或填单）的日期； 初步预算费用总计栏：为本申请项目预计总费用； 需提供协助的部门栏：为业务经办时需要本部门以外

4、的支持部门； 申请说明（预算明细）栏：为本申请项目费用构成明细； （4）商务政策申请及审批表填写要求 商务政策名称栏：为提报部门有关本次申请用于审批的项目名称； 填报日期栏：为填报日当日的日期； 政策制定店别栏：为制定本次商务政策的主体店（作勾选项目） 政策适用范围栏：为本次制定并提交审批的商务政策适用范围（为勾选项目） 政策类别栏：为本次制定并提交审批的商务政策的项目类别（为勾选项目） 政策信息来源栏：为本次制定并提交审批的商务政策所依据的信息来源渠道（为勾 选项目）； 政策主提案部门栏：为本此提交公司待审批的商务政策的制定部门； 提案协助部门栏：为本次协助主提案部门一同制定商务政策的部门；

5、 主提案人栏：为政策主提案部门的主要经办人； 协助人员栏：为提案协助部门协助主提案部门提案人的相关人员； 注：“其他栏目栏”项目填写说明略 （5）出差申请单填写要求（参见“成都百翔集团公司出差及差旅费管理规定）； （6）授权委托书填写要求（参见“成都百翔集团公司出差及差旅费管理规定）； （7）业务招待费申请单填写要求 公务接待用餐前，部门经办人员（由部门业务经理经办）先填写公务接待用餐申 请； 经办人员在填写公务接待用餐申请时，应将该次公务接待的接待对象及其人数、 接待标准、公司陪餐人员名单等项目填列完整； 3、相关单据按签批权限标准签批完整 （1）用款申请书签批要求：部门经理签 财务经理签批

6、 总经理签批 董事长签 批； （2）工作联络单签批要求： 部门负责人签字栏：为项目的主执行（经办）部门负责人签核； 所涉及部分负责人签字栏：为主执行部门提供项目支持工作的部门负责人签核； 财务部核定（比选）执行价格栏：为财务负责人签核； 财务部负责人签字栏：为财务负责人签核； 总经理审批（签字）栏：为总经理签核； 董事长审批（签字）栏：为董事长签核； 合同审核栏（在必要时）：由法律顾问签字； 行政部备案栏：由行政部经理签字； 执行结果及结算栏：由经办人（或填报人）根据项目的实际执行结果及结算情况进行 填列； 财务部监督结果及结算栏：由财务部经理核实后签字。 （3）借款单签批要求：部门经理签批

7、财务经理签批 总经理签批 董事长签批； （4）出差申请单签批：参见“成都百翔集团公司出差及差旅费管理规定）； （5）授权委托书签批：委托方和被委托方分别签字； （6）业务招待申请书签批：总经理签批 董事长签批； 4、借款单据提交时间要求：款项实际支付日前一天将签批完整的手续提交财务部（如遇特 殊情况需及时及财务部沟通衔接）；（商务政策提交时间要求？） 5、借款额度符合借款标准要求 （1）出差住宿费、住宿补助、交际应酬费按定额标准（见本文件后面内容部分）； （2）未明确规定定额标准部分，按照工作联络单和商务政策操作指引上公司最终审批核准金额。 6、所借款项开支范围在公司规定的借款范围内 （1）差

8、旅费借款； （2）业务招待费借款； （3）培训费借款； （4）吧台饮料、食品的采买借款（外采部分）； （5）其他临时性借款。 7、借款流程 （1）借款流程示意图 经办人 部门经理 出纳 财务经理 总经理 董事长 借款单 经 审批 开始 办 部 门 用款申 请书 财 款项 务 审批 支付 部 总 经 审批 办 董 审批 事 长 （2）借款流程说明 首先由经办部门经办人根据公司完整审批后的工作联络单或者商务政策操作指引填写用款申请书或者借款单（其他借款条件需要同时具备）； 经办部门经办人将用款申请书或者借款单提交部门经理审批，在部门经理审批后，按签批权限依次提交店财务经理、总经理和董事长签批； 经

9、办部门经办人凭签批完整的用款申请书或者借款单向所在店财务部出纳处办 理款项领取手续并领取所借款项。 8、 借项借出后的管理要求 （1）经办人从公司借出款项后，需要及时进行业务办理并妥善保管所借资金，确保资金的 安全； （2）在业务办理完毕后，禁止将剩余款项私自挪用于别的未经请示并获批准的开支项目。 经办人前次借款未结清前，原则上不能办理后续借款。 （3）借款人（或业务经办人）在从公司借出款项后（由借款人领取现金后再由借款人支付 给收款方时）在支付款项给收款方之前，需要向对方确认对方所能提供的收款手续、发票 以及其他交易条款，以避免款项支付后收款方却无法提供符合要求的票据手续，给公司带 来风险和

10、损失； （三） 报销部分 1、报销流程示意图 经办人 部门经理 出纳 市场部经理 财务经理 总经理 董事长 开始 经 报销资料 收集及整理 办 部 门 非广宣类 费用 报销单 审批 制作 广宣类 费用 市 场 审批 部 财 付款或 审批 务 冲账 部 总 经 审批 办 董 事 审批 长 2、报销流程说明 （1）业务经办部门经办人在业务经办完毕后的一周以内，对业务经办过程中的相关单据进 行收集、整理，做好报销前的单据准备； （2）经办人按要求制作费用报销单； （3）经办人将制作好的费用报销单提交部门经理进行审批； （4）经办人将已经过部门经理签批后的费用报销单提交财务经理签批（如为广宣类费 用，

11、在提交财务经理审批前，还需要提交市场部经理审批）； （5）经办人将通过财务经理审批后的费用报销单提交总经理审批，通过总经理审批后 则提交董事长进行最终审批； （6）经办人凭签批完整的费用报销单到财务部出纳处领取费用报销款（如为前期先借 支备用金进行业务经办的，则凭审批完成后的费用报销单进行借款冲账）。 3、报销时间方面的规定 （1）借款人在取得借款并办理完业务后（出差按出差日期结束日次日开始计算），需要在 一周时间内（如遇节假日，则相应顺延）由本人向借款所在店的财务部提交签批完毕 的费用报销单进行费用报销，并将业务经办的结余款项同步退回财务。逾期（业 务办理完毕一周后）不办理费用报销和款项退回

12、者，财务部将此借款金额将从临近期 间的工资发放中予以扣回） （2）考虑到工作协调安排的需要，财务部将每周二、四定为财务报账日，在此期间财务 部出纳集中受理员工的费用报销支付（如果有特殊情况确需临时报销者，需提前向所 在店财务部联系）； 4、报销附件要求（详见附件） 5、报销标准及相关规定 （1）差旅费标准（包括交通、住宿、出差补贴等） 交通工具选择标准 人员类别 集团总监 总经理 其他人员 部门经理 交通工具 飞机 经济舱 经济舱 火车 硬 卧 硬 座 软 卧 轮船 二等舱 三等舱 一等舱 汽车 乘座公务车、私车公用或地方长途车站客运车辆 交通费报销标准 、交通费借款按往返路费进行借款预支，实

13、际报销凭有效票据实报实销； 、在出差地（包括市内不足一个完整工作日的公差外出）发生的市内交通费：原则 上只能乘坐机场大巴和公交车，凭票实报实销。特殊情况确需乘坐出租车时，必 须征得总经理的同意，并同时报备财务并得到同意； 、夜间乘车途中补助：夜间通宵乘坐长途汽车、火车、轮船超过8小时（乘车时间 在18:00时后至次日08：00时间段）的，每晚可按上述目的地城市类别住宿补助 标准的1/2报领夜间途中补助； 、出差期间因公产生的行李托运费，凭发票报销； 、不同级别的人员出差，交通费可按从高适用标准执行。报账时应注明同行人员姓 名。 、因工作需要，在集团内部不同区域之间的工作调动产生的交通费，可以比

14、照以上 条文报销交通费、行李托运费。 、出差人员因疾病或不可抗力原因无法在预定期限返回原单位，被迫就地延时滞留 并因此产生交通费的，经调查属实后，可报销因延时产生的交通费用。 、特殊、紧急情况确需要超标准乘坐交通工具的，或者遇到机票打折时票价金额及 火车票金额相近时（价差不超过100元），可以超标准乘坐交通工具，但事前必须 报公司总经理批准并同时向财务部报备。 城市住宿费标准及划分 、住宿费标准： 职级 一类城市 二类城市 三类城市 总经理级 450元/日 350元/日 260元/日 集团总监级 350元/日 260元/日 200元/日 部门经理级 300元/日 200元/日 150元/日 其

15、他人员级 200元/日 150元/日 100元/日 、城市差旅费、补助类别划分 一类城市：北京、上海、广州 二类城市：重庆市和其他省会城市、自治区首府城市 三类城市：除以上城市以外的其他县、区、市等城市 、住宿费预支借款金额按住宿费标准天数计算确定的金额进行预支，报销时凭有 效住宿发票在标准范围内报销。 出差补助标准及要求 、住宿补助（包括误餐、伙食、通讯补贴） 按城市类别在报账时核发 一类城市 80元/天； 二类城市 60元/天； 三类城市 40元/天； 、因公外出一日以内的（包含一日），误餐按以下标准进行补助； 出差时间段 出差时间不跨 出差目的地 备注 跨就餐时间 就餐时间 本市范围内

16、10元 无 非本市范围内 15元 无 、因参加培训出差，培训方定点安排培训期间全部食宿的，根据培训方提供的发票 实报实销，但不得再享受出差补贴；培训方只安排部分食宿的，可按出差人员出 差补贴标准的1/2进行补贴； 、因特殊情况（如厂家统一指定宾馆食宿的）需超过住宿最高限额标准的，可以实 报实销； 、出差期间报销了夜间补助的，不得同时报销当晚住宿费； 、出差地组织者免费提供了住宿时，可按标准领取出差补助，但不得再报销住宿费； 、不同级别的人员出差，住宿费可按从高适用标准执行。报账时应注明同行人员姓 名； 、出差人员因疾病或不可抗力原因无法在预定期限返回原单位，被迫就地延时滞留 并因此产生住宿费的

17、，经调查属实后，可在标准范围内报销因延时产生的住宿费 用。 （2）交际应酬费业务报销范围及其标准 公司 接接待费用标准 接待对象范围 待 人陪餐要求 备注 总经理 部门经理 员 1、 主机厂家到我公司进行 检查、指导的领导、老师； 原则上由部门经理1人2、 上级管理部门来公司检 陪餐（总经理不参加接 总经理工作日午 查工作的人员； 200元（含100元（含待的情况下）。如有特 或部门间不得饮 酒水） 酒水） 殊情况，可增加陪同人3、 省外其他特约店到本公 经理 酒 员，但是陪餐人数不能 司公干的人员； 超过客人人数 4、 经总经理批准的其他情 况。 （3）其他未明确规定定额标准部分，按照工作联

18、络单上公司最终签批核准金额。 6、费用报销单填写要求规范 经办人在经办完业务，并按要求取得符合公司制度规定的票据后，及时整理单据并编 制费用报销单进行费用报销。费用报销签批按以下要求进行： （1）报销部门栏：为业务经办部门； （2）时间栏：为填报人填报费用报销单当日日期； （3）单据及附件栏：根据经办人经办此项业务所取得的所有相关单据（如发票、收据、 合同、入库单、送货单等）的数量合计后填列； （4）报销项目栏：暂时不要求填写 （5）摘要栏：为费用报销项目的简要叙述说明； （6）合计栏：按各分类报销项目的金额合计数填写； （7）金额大写栏：按“合计栏”的金额数以大写字体的形式进行填报； (8)

19、 原借款栏：填写借款时向公司申请并实际领取的款项金额； （9）应退（补）款栏：按借款金额减去实际业务开支金额； （10）费用报销单应以正楷字体进行填写。 7、外部票据质量规范要求 所有业务产生的费用报销，均要求取得符合国家规定的相关行业的正规合法发票。 （1）所取得的外部发票应有公司全称的抬头（定额类发票例外），如有特殊情况需提前及 财务部沟通联系； （2）发票应有准确的开具时间，并由发票开具方加盖清晰的发票专用印鉴章； （3）发票开具的货品和服务项目齐全、内容真实，数量、金额准确无误，并及其他附件 所载明项目内容、数量、金额能相互印证； （4）坚决禁止利用虚假发票进行费用报销。 8、票据粘贴

20、规范 经办人在整理、制作费用报销单时，应按以下要求整理、粘贴报销单据 凭证折叠的要求： （1） 所有的原始凭证（包括自制和外来原始凭证）都必须粘贴在原始凭证粘贴单的框 内区域，不能粘贴到框外区域，也不能粘贴在原始凭证粘贴单背面； （2） 原始凭证按业务发生的时间先后顺序（或者原始凭证的出票方出票时间先后顺序） 进行粘贴。 （3） 单张原始凭证粘贴在粘贴单的粘贴框内的左上角；多张原始凭证粘贴时，应按从上 到下，从左到右的顺序错层（呈阶梯状）粘贴，不能重叠进行粘贴； （4） 不同类型的原始凭证（如汽车票及住宿票）按不同的费用类别粘贴在不同的原始凭 证粘贴单上。当原始凭证单据数量较多时，可用多张原始凭证粘贴单粘贴原始凭证。 对于已经粘贴好的同一费用类型的粘贴单，应集中归类粘贴在一起制作费用报销单； 9、为同一业务项目产生的费用，应一次填单报销，不得拆分后（不包括培训费）分次进行 报销。凡通过拆分来规避公司审批制度的，一经查实，除该笔费用不予报销外，并给予直 接责任人和直接主管以警告处分。 四、 附则 （一）附件为借款、报销的详细附件明细要求； （二）本制度根据实际情况定期进行刷新调整； （三）本制度由财务部负责解释； （四）本制度经公司董事长签批后生效。