大型集团招待管理制度.doc

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1、制度名称某集团招待管理制度制度编号FY-HR-003(1.0)制度版本V1.0主办部门人资行政中心监督检查者总裁办审核部门总裁办解释权归属人资行政中心签发日期制定目的为了规范公司出差管理，明晰各项人力资源管理流程。适用范围适用于XXX集团约束对象规章制度编写、撰稿者涉及的相关制度文控中心管理制度起草人起草日期2013年8月审核人审核日期变更/修订情况说明变更版本号变更条款变更原因及内容变更日期管理者代表审核会签职 务签 字日 期职 务签 字日 期批准执行人批准执行日期制度分发部门（签收）部 门签 收日 期部 门签 收日 期制度名称招待管理制度受控状态编 号FY-HR-003（1.0）执行部门集

2、团及各子公司监督部门人资行政中心 生效日期第一章 总则 第一条 总则为规范管理公司的招待工作，厉行节约，有效控制招待费用，严格执行内控管理各项规定，特制定本制度。第二条 适用范围 本制度适用于集团本部及各子公司第三条 招待原则：1、坚持热情、诚恳、周到、节约、归口招待、分级限标、严格控制、统一管理；2、坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等；3、坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围，难以解决的问题，应主动请示。第四条 招待范围及类型1、对外招待是指政府部门、重要性业务招待、公司重要客人或因公司业务需要特殊招待的客户。2、内部招待是指参加会议、培训、高层管理人员入职招待、部门员

3、工聚会等公司内部需招待的。3、其他因工作需招待的。 第五条 招待标准 公司招待工作实行分级限标的原则 1、餐费标准招待类型客户级别招待标准陪同人员备注对外招待公司重要客户或企业负责人200元/人董事长、董事长秘书、总裁及业务归口部门烟洒另算客户企业总监以上150元/人董事长、董事长秘书、总裁及业务归口部门烟酒另算一般客户、外来较重要来客100元/人总裁及业务归口部门烟酒另算普通客户及人员50元/人归口部门烟酒另算普通外来业务人员或外来面试人员公司食堂客餐归口部门/人资行政部门内部招待高管入职、高管聚餐或领导批准的员工活动聚餐50-80元/人董事长、总裁、人资行政总监、归口部门烟酒另算部门聚会5

4、0元/人部门员工含烟酒说明：1、招待用餐时须严格控制陪同人数，实行对口接待且本公司陪同人员需1人以上且不得超过对方人员半数，特殊情况须经领导批准。2、为增强部门员工凝聚力，部门每年可申请一次员工聚餐。2、招待住宿标准客户级别住宿标准董事长重要宾客300-550元董事长普通来客300元总监/总经理以上300400元部门经理/公司普通来客150-320元一般客人员工宿舍3、客情标准（1）、公司规模性、综合性、大综性客情统一由集团董事办组织开展，各需求部门将计划报董事办，由董事办汇总后统一进行安排。（2）部门及子公司有客情需求由部门负责人根据情况申请，填写交际应酬审批单，依据XX集团授权管理手册逐级

5、进行审批。第二章 职责分工 第六条 凡属来公司参观、访问、指导、学习及入驻研讨工作的重要宾客或知名企业重要客户，由总裁办登记，归口部门接待的办法，谁接待、谁负责，贯彻始终。第七条 归口部门要在宾客到来前，需提前通知总裁办，联络好有关事宜，提出书面的外来宾客参观申请，经部门负责人批准签字后，逐级上报审批。除董事办接待工作外，总裁办是公司接待工作的管理者，公司级重大接待活动由总裁办负责，如重要来宾前来参观、访问，需及时上报总裁和董事长，并由归口部门和总裁办共同承办招待事宜。国家、市、省级政府领导视察、指导或董事长交待的重大招待由董事办和总裁办共同承办招待事宜。第三章 招待规定 第八条 招待审批流程

6、1、凡有招待需求的，须事前填写招待申请单，写明经办人、经办部门、陪同人数及级别和招待对象、人数、级别、事由、时间、地点、方式等。依据XX集团授权管理手册进行逐级审批，特殊情况、突发性招待事后须在三个工作日内补办相关手续。报销时须将审批后的招待申请表作为附件与报销票据一起报财务部报批，否则不予报销。2、在实际操作中，招待费用按照总体的预算进行控制，对于超出预算的费用和因特殊情况而发生的重大单项费用，则必须按XX集团授权管理手册规定签批。第九条 招待办法实行凭单接待，登记备案的办法。 1. 凭单接待。接待归口部门在来宾到达前，必须提前一日（重大接待须提前三日）报批。 2. 登记备案。总裁办接到招待

7、申请单并进行审核，须总裁出席的，由总裁办负责接待，并做好接待准备工作，必要时应向总裁、人资行政总监汇报接待工作。 3、在接待过程中，需临时购买的物品（如烟、茶等有关物品），必须经董事长或总裁同意后方可购买，事后补办报批手续。4、招待报销一事一报，不得将同一次招待产生的费用拆分报销，超出部分须注明原因一起报销。第十条 公司重大接待活动流程（一）拟定接待方案1. 公司重大接待归口部门应对招待的目的、性质、特点、程序、宾客的基本情况（如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求）以及接待负责部门及负责人等信息制定出可行性接待方案报总裁办审批，原则上总裁办为主办方，归口部门为执行部门。 2. 制订接待方案应注

8、意以下事项： （1）接待计划内容须尽量详细周密。日程安排要体现出高效率、快节奏。 （2）主要内容应包括：食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、接送安排、陪同人员、交通用车、宣传报道、善后工作安排等。 （二）接待方案实施前期准备工作 1. 负责接待归口部门制订接待方案，根据XX集团授权管理手册 逐级审批后，组织实施。 2. 明确参加人员。归口视接待需要确定参加人员，如需其他部门相关人员参加，则通知部门负责人，由其落实本部门参加人员。 3. 分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人，同时把接待日程印发给有关人员，便于提前准备，相互协同配合。 4. 归口部门要在宾客到达

9、前，检查落实接待各环节安排情况，发现问题，及时纠正。 （三）接待方案的实施 1 、安排食宿：接待人员应严格按照总体的预算控制进行接待安排。 2、 商定活动日程：住宿用餐安排妥后，接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改，并向公司领导汇报，及时通知有关部门。3、 组织活动：接待人员要按日程精心安排组织各项活动，预订返程车（机、船）票。 4、 收尾工作：有关部门要协助归口部门做好接待后的收尾工作。包括向客人征询意见，把订好的返程车（机）票交给客人，请客人办理有关离开手续，确定离开住地时间，安排交通工具、送站，结算各种帐目等。 （四）接待过程中

10、应注意的事项： 1、在接待过程中，有关各方既要必须严格按照接待方案行事，又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏，机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化，保证接待工作的顺利进行。 2、凡工作餐，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害单位形象。第十一条 接待要求及礼仪1、接待人员要保守公司秘密，不经部门负责人同意，不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观，如客人提出超范围要求，接待人员应婉言谢绝，在特殊情况下，须请示部门负责人同意。2、 公司门卫要注重保安人员形象，对客人出入要致礼，如发现客人中有违反公司规定行为，要礼貌检查和制止，并确

11、保不出现骚乱现象，同时向部门领导汇报报告。3、 保安人员要配合接待人员做好外来宾客的人身安全和物品安全工作。4、 各归口接待部门要在客人离开前，请客人提出反馈意见，以便总结工作经验，克服不足之处。第十二条 违纪管理1、接待人员对招待费用、人数、私客公待等弄虚作假、营私舞弊，做有损公司利益的行为，除退还脏款外，另给予100-200元罚款，并通报批评。2、虚报或多报招待费用，情节严重的可给予辞退。3、招待负责人要按业务需要进行安排，严格控制标准，防止奢侈浪费，造成安排不妥、浪费等现象的，由招待负责人自行承担。第四章 附则第十三条 本制度制定、修定、解释权归人资行政中心；本制度未尽事宜，另行补充。第

12、十四条 本制度各审批流程依据公司XX集团授权管理手册执行。子公司如本制度未有未尽之处，可根据本公司情况另行制定，须报集团审核批准。第十五条 附件：交际应酬申请表使用表单：交际应酬申请表、招待管理流程、流程操作说明发行变更记录：版本号变更条款变更内容变更日期编制人审核人批准人日期日期日期附表一：XX集团交际应酬申请表申请日期凭 证 编 号申 请 人申 请 部 门对方单位预计用餐金额礼品数量预计礼品金额招待方式招 待 地 点陪同人员 共 人事由:初审 复核批准 附件三：招待管理流程附件四：流程操作说明：公司名称XXXXX集团制度及版本编号：FY-HR-003(1.0) 流程名称招待申请管理流程流程

13、图编号FY-HR-003-1子流程名称执行日期2013/8/5流程负责人集团人资行政总监执笔人田茂芬步骤节点名称对应部门对应岗位节点控制说明输出文档1制订出差计划申请部门部门经理/分管领导 出差员工事先填写公司员工出差单，认真、详细地写明每项内容 出差员工所在部门负责人在员工出差单上签字 行政中心检查员工出差单的内容是否完整，如有漏项，返回出差人员重新填写 人资行政中心为出差员工办理出差手续，财务中心备案出差申请表2出差管理财务管理中心财务经理/财务总监 员工出差过程中应严格遵守公司员工出差管理制度，控制各种费用的花销 员工出差完毕，及时整理各种费用发票 出差员工所在部门负责人审核发票是否超过

14、公司规定标准。若员工出差费用超过公司规定的标准，则需要公司高层相关负责人审批；如果员工出差未超过公司规定标准，则由出差员工所在部门负责人签字 财务中心检查核对员工出差费用是否超过公司规定标准出差管理制度.3出差报销财务管理中心 经核对无误后，财务中心向出差人员报销有关出差费用 出差人员在报销单上签字确认，收取报销款差旅报销原始凭证4出差总结人资行政中心/财务管理中心/申请部门人资行政中心主管/财务管理中心主管/申请部门主管 出差员工完成出差任务，回到公司后，及时填写公司员工出差报告书 出差员工作所在部门负责人在出差报告书上签字，并审核出差人员总结，出差目标结果 人资行政中心检查出差报告书是否填写完整，如有漏项，返回出差人员重新填写。审核出差傊办理有关手续，如考勤等出差总结表附件：操作表单出差申请表、出差总结表