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1、某燃气管道建设公司档案管理制度方案金档科技2016年03月08日目 录第一部分 档案管理规定1某燃气管道建设公司档案工作规定1第二部分 档案基础业务规范5档案分类规则5档案标识规则9档案著录规则12档案业务管理规则17档案归档范围29第一部分 档案管理规定某燃气管道建设公司档案工作规定第一章 总 则第一条 为规范某燃气管道建设公司（以下简称燃气建设公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定等有关法律法规，制定本规定。第二条 本规定适用于燃气建设公司总部机关及所属企业单位（以下简称各单位）。第三条 本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营
2、管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。第四条 档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。燃气建设公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。第二章 档案管理机构和人员 第五条 燃气建设公司综合后勤部是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定燃气建设公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施燃气建设公司档案事业发展规划和年度计划，对燃气建设公司档案工作实行统筹规划和宏
3、观管理。（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。（五）负责组织协调燃气建设公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（六）负责档案信息化建设。（七）负责档案编研工作。第六条 各单位档案工作机构的基本职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行燃气建设公司档案工作的各项管理制度。（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指
4、导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。（四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。（五）负责组织档案管理新技术、新方法的推广和信息化管理的应用工作。（六）负责开展本单位档案编研工作。第七条 档案工作人员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，监督、指导各归档单位（部门）、临时项目组或重大活动组织机构文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导和检查，对档案管理工作质量负责。第三章 档案工作基本要求第八条 各单位应当加强对档案工作的领导，建立以主营业务
5、档案为核心的档案管理体系；明确分管档案工作领导，建立适应工作需要的档案机构；确定档案部门的负责人，配备档案工作人员。第九条 各单位应当将档案工作纳入本单位领导工作议事日程；纳入本单位规章制度及工作流程；纳入本单位有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本单位发展规划和计划。第十条 各单位应当对档案工作人员定期进行业务培训。档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，具有档案专业及相关专业知识，符合专业技术或管理人员要求，具备大专以上或同等学识水平。第十一条 各单位应当为档案安全保密和档案工作发展提供相应的技术和设施、设备保障。第十二条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构应当明确档案工作负责人
6、，配备专职或兼职档案工作人员。第十三条 各归档单位（部门）、临时项目组、重大活动组织机构的档案工作负责人对本单位（部门）、项目、机构归档文件材料的齐全、完整、准确负责。文件形成者应按规定向本单位（部门）、项目或机构专兼职档案人员移交。各单位（部门）、项目或机构的专兼职档案人员负责收集、整理本单位（部门）、项目或机构归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。第十四条 产品定型、科研成果鉴定、建设项目竣工验收、设备仪器开箱验收及项目引进等有关活动应有档案工作人员参加，并负责有关文件材料的验收。没有完整、准确、系统的文件材料不得验收或鉴定。第十五条 涉及地质资料汇交的
7、单位应当按照燃气建设公司相关规定做好汇交工作。第十六条 资产与产权变动时档案的处置按照相关规定执行。第十七条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。第十八条 各单位应当依据国家有关规定评聘档案工作人员的专业技术职务，并给予其享受管理人员或其他专业技术人员同等待遇。第四章 档案基础业务管理第十九条 各单位应当实行归档范围确认制与备案审批制，保证归档文件材料齐全、完整、准确。第二十条 各单位应当简化档案实体整理、深化档案信息著录，加强归档文件材料的全过程保护，提高档案信息检索与利用效率。第二十一条 各单位档案保管应当做到档案实体保护与档
8、案信息安全保密并重，最大限度地延长档案实体寿命。保护国家秘密和商业秘密，维护国家和燃气建设公司的权益。第二十二条 各单位应当制定档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，确保档案实体安全。第二十三条 各单位应当重视档案的鉴定工作，对超过保管期限和保密期限的档案进行鉴定。第二十四条 各单位应当建立完善档案利用制度和保密制度，规范利用档案的审批权限。第二十五条 各单位应当按照信息公开的范围、方式和程序，结合实际情况积极开展档案编研工作。第二十六条 各单位应当加强档案统计工作，保证统计准确。第五章 档案信息化建设第二十七条 各单位应当适应燃气建设公司信息化建设和档案事业发
9、展的要求，使档案信息化建设与本单位信息化建设同步规划、同步发展。第二十八条 燃气建设公司建设统一的档案信息管理平台，实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化。第二十九条 各单位应当加强电子文件收集、保管和利用工作。第三十条 各单位应当以档案利用为导向，对馆藏档案数字化进行总体规划、分步实施。第六章 奖励与惩罚第三十一条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励： （一）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十二条 各单
10、位应当实行档案工作责任追究制度。有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及燃气建设公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。第七章 附 则第三十三条 本规定由燃气建设公司综合后勤部负责解释。第三十四条 本规定自印发之日起施行。第二部分 档案基础业务规范档案分类规则1 适用范围为规范燃气建设公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2 术语和定义2.1 档案本规则中所称档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原
11、始记录。2.2 特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、其他等。2.3 资料由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。2.4 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。2.5 文书档案指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.6 建设项目档案指工程建设活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称工程档案。
12、2.7 设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.8 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.9 声像档案以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。2.10 实物档案指在各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。3 档案分类原则3.1 本规则以燃气建设公司全部档案实体为对象，从各单位的管
13、理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。4 档案类目设置4.1 共设6个一级类目，即文书类、建设项目类、设备仪器类、会计类、声像类、实物类。4.2 资料独立于6个一级类目，单独编号、排架。5 类目细分方法5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。5.3 各类目的细分方法5.3
14、.1 文书类不统一设置二级类目，可按职能或机构自行细分。5.3.2 产品类不统一设置二级类目，可按种类或产品型号自行细分。5.3.3 建设项目类不统一设置二级类目，可按工程性质或单项工程自行细分。5.3.4 设备仪器类不统一设置二级类目，可按种类或单项设备仪器自行细分。5.3.5 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。5.3.6 声像类二级类目按媒体形式分类。5.3.7 实物类按类型统一设置二级类目。5.3.8 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各单位可按保管库房、柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。5.3.9 资料不统一设置二级属
15、类，各单位可自行细分。6 代码标识6.1 采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号制。6.2 一级类目采用英文大写字母标识。6.3 二级类目采用双位阿拉伯数字01、02顺序排列标识。6.4 特殊载体档案采用汉语拼音缩写标识。7 档案分类标识符号对照表序号一级类目名称一级类目代字二级类目代号名称1文书类W2建设项目类G00综合类0101号项目0202号项目3设备仪器类H4会计类I01会计凭证02会计账簿03财务报告04其他5声像类S01视频02音频03图像6实物类R01荣誉02印章03礼品纪念品04其他8 档案载体代号对照表序号载体类别载体代号1纸质ZZ2照片ZP3磁盘CP4磁带CD5胶片JP6
16、光盘GP7底图DT8其他QT9 资料代号资料代号为Z。档案标识规则1 适用范围为规范燃气建设公司档案全宗号、档号的结构、编制原则和编制方法，特制订本规则。本规则适用于各单位档案全宗号、档号的编制。2 术语和定义2.1 全宗号全宗是一个机关、单位档案的全称，全宗号是一个机关、单位档案的代码。2.2 类别号馆(室)藏档案类别的代码。2.3 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案实体的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。2.4 卷内顺序号由档案管理系统按照卷内文件排列的先后顺序自动生成的序号。2.5 电子文件号档案管理系统中以代码形式自动赋予档案数据条目的唯一性
17、标识，该标识仅供系统内部调用。3 全宗号标识规则单位全宗号由档案接收单位或部门统一制定，或自行制定由档案主管部门审批。4 档号标识规则4.1 档号的编制原则档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。4.2 纸质档案档号的编制方法案卷级和件级档号主要由全宗号、类别号、年度号、保管号（案卷号或件号）等要素组成。其中全宗号、类别号和保管号为档号中的必选项，其他项为可选项，各单位可根据实际情况或需求，进行增减，自行定义。各要素之间使用符号“-”连接。如：全宗号类别号年度号保管号。卷内文件级档号由所属案卷的档号加卷内顺序号构成，使用符号“-”连接。全宗号参见3.1 全宗号的编制原则。类别号中一级类目
18、代号、已有的二级类目代号的编制请参见档案分类规则，自定义的类目代号（二级、三级）根据各单位的需求自行编制。年度号由4位阿拉伯数字组成。保管号即流水号。可根据各单位情况，在本全宗内选择各档号要素任意组合进行流水，保管号以四位数字为基准，不够四位时自动添加虚位0。从0001开始编制，超过四位时自动升为五位数字，依此类推。比如：在档号结构同样为“全宗号类别号年度号保管号”的情况下，既可以选择在同一类别下统一编制保管号，也可以选择在同一类别下按年度分别编制保管号。案卷级和件级档号基本结构如下：4.2.1 文书档案文书档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号和保管号组成。各单位可根据需要添加自定义二级类
19、目代号、年度号，以燃气建设公司总部为例： FZRQ - W 2014 - 1 - 0001 件号 保管期限 年度号 一级类目代号 全宗号4.2.2 建设项目、设备仪器档案建设项目、设备仪器档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号和案卷号组成。可根据需要添加自定义二级类目代号、项目代号，示例如下： FZRQ - G - 01 - 0001 案卷号 项目代号（可选） 一级类目代号 全宗号4.2.3 会计档案会计档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、年度号和保管号组成。示例如下： FZRQ - I 01 - 2009 - 0001 保管号 年度号（可选） 二级类目代号 一级类目代号
20、 全宗号4.3 特殊载体档案档号的编制方法照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、其他等特殊载体的档案，按载体类型的不同，分别单独编号、排架。特殊载体档案的档号，主要由全宗号、载体代号、类别号、保管号等要素组成。其中全宗号、类别号、载体代号、保管号为档号中的必选项，各单位可根据实际情况或需求，进行增减，自行定义。各要素之间使用符号“-”连接。如：全宗号类别号载体代号保管号。保管号可根据各单位情况，在本全宗内选择各档号要素任意组合进行流水。比如：在档号结构同样为“全宗号类别号载体代号保管号”的情况下，既可以选择在同一类别和载体代号下统一编制保管号；也可以选择在同一载体代号下，不区分档案类别统一编制保
21、管号。载体代号参见档案分类规则。示例如下：FZRQ - S01 - GP - 0001 保管号（件号）载体代号 类别号 全宗号4.4 资料的编号资料的编号主要由全宗号、资料代号、年度号和保管号组成，其中年度号为可选项，各单位可根据需要添加，示例如下：FZRQ - Z - 2009 - 0001 保管号（件号） 年度号（可选） 资料代号（可细分二级属类） 全宗号档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，特制定本规则。本规则适用于各单位各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。2 规范性引用文件档案著
22、录规则 DA/T 18-1999 3 术语和定义 3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案外）、页数（除会计档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5
23、.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注 7 专有著录项7.1 设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数
24、量7.3 会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.4 实物档案荣誉：获奖级别7.5 特殊载体专有著录项7.5.1 照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.5.2 其他来源、数量8 著录项内容说明8.1 排检与编号项 档号：档案管理系统根据各单位档号编制规则自动生成。档号编制规则由各单位按照档案标识规则的规定，在档案管理系统的应用管理模块中进行定义。 互见号：填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。 主题词：填写表达档案主题内容的规范化的词或词组。对于文书档案可直接使用其公文主题词。8.2 题名与责任说明项 题名：填写反映档案内容或含义的文字。在档案无标题或标题含义不明时，应根
25、据文件内容自拟题名，自拟题名一般由责任者、问题和文件材料名称组成；油气勘探开发档案物探类文件标题只有工序名称时，应增添项目的名称。自拟题名加“”进行标注。各类档案的题名如下著录：文书档案：照直录入文件标题。建设项目档案：文字材料的题名由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为“竣工图”）组成。设备仪器档案：由设备仪器名称、内容特征和文件材料名称组成。会计档案：一般由责任者、内容和文件材料名称组成，会计凭证应写明年月，会计账簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。声像档案：填写介绍声像档案内容的文字，应简
26、明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。实物档案：填写介绍实物档案内容的文字，包括获得者、获得事由、获得地点、实物内容等方面。 附件题名：填写文件附加材料的标题或代号。 文件编号：填写发文字号、图号、标准规范类文件的统一编号等，照原文字和符号著录。 责任者：填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写单位全称或者通用简称。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于“（）”号内。声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。实物档案中填写颁发、授予
27、等单位名称或提供者姓名。 立卷单位：填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。 归档单位：填写负责归档的单位或部门。特定情况下立卷单位与归档单位可能不同。 归档系统：填写归档数据来源系统的名称，即与档案管理系统建立了自动归档接口的应用系统名称。8.3 密级与保管期限项 密级：填写文件材料或案卷上标注的密级。 保密期限：填写文件材料或案卷上标注的保密期限。 保管期限：依据归档范围填写档案划定的存留年限。8.4 时间项8.4.1 起日期、止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。 日期：填写文件材料形成日期。在声像档案中填写拍摄或录制日期，在实物档案中填写获奖、颁发等日期。 归档日期：填写归档流程办
28、结的时间，可以由档案管理系统自动记录。 年度：年度是标识档号的可选要素，系统默认填写为文件形成日期的年度，可人工修改为文件针对的年度。如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年度的会议文件，一般可填写会议召开的年度；法规性文件应填写公布或批准年度。8.5 载体形态项 载体类型：填写记录信息的介质类型。分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他。 规格：填写档案载体的尺寸、型号等。 数量：填写特殊载体的盘、张、套数等。 件数：填写卷
29、内文件的总件数。 页数：填写件或卷的总页数，用于统计和核对。 页号：填写卷内文件的起页数,最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。8.5.7 附图数量：填写档案中图纸的总数量。8.5.8 存放位置：填写实体档案存放的物理位置，库、排、架等。 正本数量：填写本档案正本的数量，档案本身为副本的建议正本数量填写“0”。 副本数量：填写档案副本的数量， 档案正、副本单独编制档号的，建议正本档案的“副本数量”填写“0”。8.6 附注与提要项 备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项，如：无电子文件、文件材料破损、缺页、无领导签发、页号（文件编号）错误、应归档文件材料另行保管等，以
30、及破损修复时间及其经办人，移出、销毁时间及其经办人等。对于声像档案，可以填写其文字说明，概括揭示声像档案所反映的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；或仅对题名未及内容作出补充。 摘要：填写对文件或案卷内容的摘录、解释、附录及说明，能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。8.7 专有著录项 项目代号：填写档案中反映的产品、工程、课题、设备等的代字或代号。 阶段号：填写项目过程中划分的区间代号。 生产厂家：填写产品、设备的生产厂家名称。 出厂日期：填写检验合格的产品或设备，从厂家发往经销商的日期。 获奖级别：填写荣誉档案获得的奖励等级，如: 国家级、省部级、地市级、县市级或其他级别。
31、 项目名称：填写工程项目的名称。 设计单位：填写建设单位在项目实施前所委托的为建设单位的项目进行总体设计的单位名称。 施工单位：填写工程项目中具体施工的单位名称。 建设单位：也称为业主单位或项目业主,填写建设项目管理的主体、建设工程项目的投资主体或投资者。 监理单位：填写建设单位在项目实施中所委托的对建设单位的建设项目所涉及到的施工质量、预算、资料等等一系列的内容进行监管的单位名称。档案业务管理规则1 总则1.1 为实现燃气建设公司档案管理规范化、科学化，有效地保护、利用档案，根据某燃气管道建设公司档案工作规定，结合燃气建设公司档案工作实际，特制定本规则。本办法适用于各单位的档案管理工作。1.
32、2 燃气建设公司档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，丰富整合档案信息资源。以“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”为目标。坚持档案信息化的发展方向，坚持为企业发展服务的宗旨。1.3 专业术语和定义 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 实体档案除了在档案管理系统中保存的电子文件以外，以各种物理形式保管的档案，包括纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、其他等。 应用系统归档燃气
33、建设公司各应用系统通过与档案管理系统之间建立标准、统一的归档接口，实现电子文件及其元数据的自动归档。1.4 归档单位（部门）职责 执行燃气建设公司档案工作的各项管理制度。 将归档工作纳入本单位（部门）的工作计划，纳入本单位（部门）的工作流程，纳入本单位（部门）人员的绩效考核或岗位职责。 做好本单位（部门）各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整、真实和有效。 接受档案管理部门的业务指导和督促检查。2 档案收集2.1 归档范围 归档范围确认制与备案审批制归档范围确认制就是归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形
34、成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定单位（部门）具体的归档范围，再反馈到归档单位（部门）进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。 具体归档范围的确定.1 文书档案：归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行对比，形成各单位（部门）的基本归档范围。
35、经归档部门确认完善后形成单位（部门）归档范围。.2 建设项目档案：依据建设项目计划，确定归档项目。.3 设备仪器档案：依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。.4 会计档案：依据财政部、国家档案局会计档案管理办法的有关规定确定。.5 声像档案：依据大事记确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料，专题片，荣誉档案的照片。.6 实物档案：依据大事记确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，停用公章，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。.7 应用系统归档：依据燃气建设公司信息技术总体规划，对紫
36、光档案管理系统列出电子文件生成清单，提交主管业务部门确认。2.2 归档要求 电子文件归档方式和时间电子文件归档可以采用系统归档和手工归档两种方式。如果选择系统归档的方式，遵循电子文件先归，实体档案后归的原则。先行归档的电子文件应包括正文和附件，著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档。对于管理大数据体的应用系统，可以只归条目信息不归电子文件，但需要该应用系统满足本规范中对电子文件保管和利用的相应要求。业务部门应对系统归档的电子文件进行确认，并定期进行抽查。如果选择手工归档的方式，遵循电子文件、实体档案同时归档的原则。“谁产生、谁录入、谁审核”，由归档单位（部门）将条目主要信息录入档案管理
37、系统，同时上载相应的电子文件。 实体档案归档时间.1 文书档案：由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档。.2 建设项目档案：在项目鉴定或竣工后三个月内归档。.3 设备仪器档案：在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。.4 会计档案：会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在第一季度内归档。.5 声像、实物档案：可结合本单位实际情况随时归档。 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署
38、和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。 实体档案的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。2.3 归档整理 文书档案：以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后。2.3.2 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理。组卷原则及方法参见建设项目档案管理规定。其卷内文件排列顺序为：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调
39、试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。2.3.3 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。2.3.4 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一
40、机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。2.3.5 声像、实物档案：按归档单位（部门）、时间先后顺序排列。2.3.6 以件为单位进行整理的文件材料，有书写内容的每个页面均应标明连续页号；以卷为单位进行整理的文件材料，要按附表中的格式打印或填写卷皮（见附表1）、卷内目录（见附表2）和卷内备考表（见附表3）并装订成册，卷内文件中有书写内容的全部页面应编写连续页号。2.4 归档移交 档案部门应制定归档计划，确保归档工作有序进行。 各归档单位（部门）负责审查本单位（部门）各类归档文件材料的真实性、完整性和准确性。 档案部门按照规定审查归档的实体文件材料，各项核查无误后与归档单位（部门）办理交接手续。2.
41、4.4 归档交接时，由归档单位（部门）在档案管理系统中打印档案交接文据（见附表4）、企业档案目录（见附表5）一式两份。交接双方在档案交接文据上分别签字、盖章，各自保留一份以备查考。 对未能按时归档的，由档案部门下发档案催交通知单（见附表6）予以催交。3 档案整理3.1 档案分类与标识 档案分类按照档案分类规则执行。 档号的编制按照档案标识规则执行。3.2 保管期限的划分 文书、设备仪器、建设项目档案：分为永久、30年、10年。 会计档案：分为永久、15年、5年、3年。3.3 著录按照档案著录规则执行。3.4 编目 以卷为单位保管的档案，档案部门不需要重新编制卷内目录；以件为单位保管的档案，档案
42、部门应根据装盒情况，编制、打印盒内目录（见附表7）。 企业档案目录作为基本的管理和检索工具的一种补充形式，档案部门可根据需要编制、打印。3.5 档号标注 每件(卷)档案应有明确档号标识。以件为单位保管的档案在首页通过加盖档号章（见附表8）或粘贴不干胶二维条形码标签（见附表9）等方式标注档号；以卷为单位保管的档案通过打印或填写档号等方式在卷皮的档号项位置上标注档号。 实物档案的档号标识打印后，粘贴在实物档案外包装上。3.6 装盒 以卷为单位保管的档案应按卷号顺序装入档案盒中，以件为单位保管的档案应按件号顺序装入档案盒中，并根据需要打印盒脊背标签（附表10）或盒标签（附表11），以及盒内备考表（附
43、表12）。 不同档案类别或不同载体类型的档案不应装在同一盒内。 档案盒（套）外形尺寸为310mm220mm（长宽）、310mm430mm，盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm、80mm。会计档案凭证类盒脊厚度根据需要设置为30mm、40mm、50mm、60mm、80mm。 实物档案的包装要求美观且符合档案保管要求，磁盘、光盘统一打印盒标签（附表11）。4 档案保管4.1 档案保管设施设备 档案库房必须符合国家档案局档案馆建筑设计规范要求。 档案库房必须专用，做到办公室、阅览室、库房三分开。4.1.3 档案库房要配备档案防护设施、设备，做好档案保护工作。档案防护设施、设备必须按相关安全管理规定要求，定期进行检查、检定与