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1、目的为使综合办工作规范化、制度化、科学化，以更好的为公司服务特制本流程。适用范围本制度适用于综合办公室所有员工并按照流程来工作。内容1.文件收集、编印、存档管理1.1收文管理流程1.1.1综合办签收上级有关部门来文，登记阅文单。1.1.2综合办审阅外来公文，提出处理建议，决定是否需要公司领导批阅。1.1.3公司领导批阅文件，提出处理意见或措施。1.1.4综合办根据文件处理单批示，做出处理，若需要传阅文件，所传阅领导在文件处理单上签字确认。若需部门办理，转发部门签收，追踪完成时间，作好记录。1.1.5综合办将公文立卷归档。1.1.6每年底根据归档要求，将留存的公文移交档案室。1.2发文管理流程1
2、.2.1发文部门起草公文。1.2.2发文部门负责人审阅公文草样在内容上有无偏差。1.2.3发文部门负责人审阅通过，上交公司综合办。1.2.4综合办对上报文稿格式、文体、措辞进行规范调整、补充修改后，登记公文编号并进行规范核定。1.2.5 综合办主任审阅公文草样，对公文涉及的内容进行把关。1.2.6公司总经理审阅公文草样，对公文涉及的内容进行最后审核。1.2.7公司总经理审阅通过，签发文件。1.2.8综合办打印、校对公文样稿，根据份数要求印刷公文。1.2.9综合办公文盖章，参见印章使用流程。1.2.10综合办将正式公文下发，与相关部门办理登记、签收手续。1.2.11综合办留存下发公文，立卷归档，
3、年底根据归档要求，将留存的公文移交档案室。1.3内部文件下发、编印流程1.3.1行政公文以及有关文稿经领导签发或党委办公室、综合办公室负责人审定后，并送交文印室打印。公文类文稿必须具有发文处理单，其中，拟稿人、审稿人、核稿人、签发人等必须签名，文号、印制份数必须明确。1.3.2文字录入与编辑：根据事情的轻重缓急，统一进行文字录入与编辑。其中，特急文稿要随时录入，加急文稿要尽快完成。 1.3.3要根据文稿特征、相互联系、成文时间顺序分类排列，做好各类文稿电子文档的 存档工作。同时，要做好文稿定期电子备份工作。附图1：文件收发编印存档流程图文件收发 上级文件内部文件综合办签收、登记阅文单部门拟稿领
4、导传阅签阅文单领导审批综合办定稿编号打印分管领导传阅签阅文单电话通知项目部领取各科室下发 整理存档2.资料打印、复印管理2.1编制打印复印登记表，实行打印、复印登记管理制度，综合办统一负责。2.2各部门打复印文件须是与工作相关的内容，因私打印复印须经过部门负责人批准，打印机管理人员严格把关。2.3公司内部人员打印完毕后在打印复印登记表上登记；合作单位现金结算，到财务缴费开具收据。2.4各部门、各项目部打印复印费用每月25日清算汇总，交财务结算。3.办公设备和办公用品的采购和管理3.1办公设备和办公用品的采购流程3.1.1综合办公室根据实际情况，确定办公用品及办公设备耗材的品种、规格、数量来进行
5、采购。3.1.2办公设备采购须填写办公设备申请表，经项目部负责人及董事长批准后方可购置。3.2办公设备和办公用品的领用3.2.1若部门、项目需领用办公用品，在部门负责人、项目总监同意领用的情况下，到综合办办理领用，在办公用品领用记录表上签字登记。3.2.2特殊办公用品需提前申请，综合办采购后通知领用。3.2.3办公设备申请批准购置后，办公室通知领用，领用后费用结算按照鲁同字【2007】14号文执行。3.2.4每月25日根据计算标准结算办公用品费用、固定资产使用费上交财务结算。3.3维修、归还和报废流程：3.3.1各部门、各项目部打印机维修或装粉、电脑系统或软件有问题，直接报综合办处理，由办公室
6、安排专业维修人员进行维修。3.3.2各部门办公设施、水路、电路、电器等出现问题，报综合办，及时安排人员维修。3.3.3办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意移交他人。由于工作变动或项目完工的设备，应及时将设备上交综合办，在管理人员确保设备正常使用后填写固定资产退回登记表。附表：1、办公设备、用品申请表2、设备使用管理规定附表1：办公设备、用品申请表 附表2：设备使用管理规定 表2：办公用品、设备采购发放流程图申请部门提出申请 YN N说明不予采购原因 分管领导审批Y N N N董事长审批根据价格最优、质量最好原则采购通知领用登记月底转财务核算4.公司印章使用管理4.
7、1公司印章管理4.1.1相关部门提出用章申请，将需要盖章的公文和用章审批单提交部门负责人审批。4.1.2综合办审批用章申请是否符合印章使用范围，确定是否需要使用公司印章。4.1.3若需要公司董事长或总经理审批，对用章提出批示意见。4.1.4若不需要公司董事长或总经理审批，审阅确定用章申请是否符合用印规定。4.1.5若公司董事长或办公室主任审批同意，用印后在印章登记表上登记。4.2项目部印章管理4.2.1项目合同签订后，到综合办办理刻章手续。4.2.2项目章刻好后，留印模，电话通知领用登记项目章领用登记表。4.2.3项目竣工后，交回综合办，登记项目章退回登记表。5.VIS（视觉识别系统）手册的使
8、用与管理公司涉及到VIS中公司规定的用品，有固定的人员管理发放，具体内容如下：5.1名片5.2手提袋、纸杯、企业宣传画册、职员服饰、安全帽、便签纸5.3工作胸牌5.1.1名片管理5.1.1.1在确认印制名片人员职务、电话、邮箱等详细信息准确任务后联系广告 公司印制5.1.1.2电话通知领用，填写办公用品登记表5.1.1.3月底转财务核算5.1.1.4名片格式总 监张 三 高级工程师注册监理师地址：山东省淄博市张店人民西路17号邮编：255037电话：13311111111传真：86-533-2300833网址：企业邮箱：sdtlpm个人邮箱：zhangsan5.2.1手提袋、纸杯、企业宣传画册
9、、职员服饰、安全帽、便签纸等根据库存及使用情况及时补充。5.3.1胸牌管理5.3.1.1企划部将需要做胸牌人员名字告知综合办5.3.1.2综合办确定姓名、部门后打印胸牌，公司领导及分公司经理须填写职务一栏，项目部职员仅在部门一栏填写“监理部”即可，职务无需填写。5.3.1.3打印后相关人员在胸牌领用登记表上签字领取。5.3.2胸牌样式6公司网站、网络的维护和管理6.1综合办根据公司需求，办理互联网的开户、管理、维护。6.2选择具有资质的网络管理公司，签订协议，管理维护公司网站。6.3网站对公司各类信息内容材料，及时编撰成文，经董事长审批后，及时上传更新。6.4网站的内容上传后，需要改动，须经办
10、公会批准进行修改。7.公司车辆的统筹管理7.1对所有车辆办理相关手续，如车辆牌照、行驶证及车辆保险等。7.2根据工作需要，部门申请使用车辆，综合办派车。7.3对车辆进行调配，根据用车申请的先后顺序及办理事情的轻重缓急程度，合 理地安排车辆。7.4在出车前，司机对车辆进行检查，以确保车辆正常行驶7.5登记用车相关信息，司机填写车辆使用登记表7.6每月底将各部门用车费用清算汇总，交财务结算。附表3:车辆管理使用流程图公司车辆 车辆落户 车辆维护 车辆使用车辆卫生市外市内5000公里保养YN N说明不予批准理由用车申请N N分管领导批准N NY N 综合办批准 N N 综合办批准 Y安排司机、车辆安
11、排司机、车辆填写出车记录单核算费用转财务8.公司内刊、报刊、函件的管理8.1内刊8.1.1内刊同力项目管理为季刊，每年的3月31日、6月30日、9月30日、12月31各发行一期。8.1.2责任编辑于期刊发行前一月第二周周末前制定好下一期的企业内刊主题， 并交由主编确认。8.1.3责任编辑于主题确认后一周内将期刊主题、约稿数量、交稿时限（详见约稿通知）用文字稿件以word形式，电子邮件通知到各执行编辑并加以确认。8.1.4执行编辑接收到期刊主题、约稿数量及交稿时限后，进行稿件创作安排，并监督各投稿人按时完成投稿任务。8.1.5执行编辑在稿件汇集前将稿件进行初步审核，发现问题稿件要及时找到投稿人进
12、行修改。8.1.6执行编辑将通过初步审核的稿件按照规范格式进行汇集，以邮件形式发送到责任编辑。8.1.7责任编辑收到稿件后，进行稿件的选稿与第二次审核，并进行初步排版。8.1.8责任编辑进行初步排版后，将期刊交由主编进行稿件的最终审核。8.1.9责任编辑将审核好的稿件进行校对后，组织印刷。8.2报刊8.2.1报刊征订每年根据部门实际情况及需求，经董事长批准后，征订各类报刊。8.2.2对各类报刊做到收发登记，管理好各类报刊的存档工作。8.3函件8.3.3综合办收到信用卡、重要信件等第一时间电话通知本人来取。附表4：公司内刊管理发放流程图确定主题QQ群发约稿电话通知执行编辑初审责任编辑二审责任编辑
13、排版、校对印刷发放、登记领用9.会议、重大活动、接待流程9.1由公司领导确定会议主题、会议时间、会议地点、参会人员名单。9.2综合办下发会议通知9.3准备会议材料、布置会场，确保会议前准备充分，包括会议中突发时间的预想完善工作及后勤保障工作。9.4做好会议记录，会后的汇总整理，任务布置的下发、督办、总结。9.5公司重大活动（年会、发放福利等）由综合办下发各类通知要求，协助各部门、各单位做好相关工作。9.6综合办接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况，来访具体时间、人数和要求等。9.7综合办根据来宾情况提前准备好接待室，茶水或水果、香烟、投影仪等物品。要求接待室整洁干净、温度适宜、各类刊物摆放齐全，水果洗净，所需物品及时准确到位。9.8如需就餐，确定好人数及要求后，及时安排好就餐地点。9.9接待访客所需费用登记办公用品领用登记表，月底转财务结算。附表5：会议安排流程图会议安排确定会议主题整理汇总会议记录签到安排联系会议时间地点会议精神传达落实记录确定参会人员督办后勤保障通知总结存档准备资料 布置会场