房地产公司档案管理制度3.doc

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1、 珠海华发房地产公司档案管理制度 目 录第一章 宝迪系统安装3第二章 宝迪系统简易操作5第三章 档案整理方法19第四章 档案资料移交23第五章 档案资料的借阅25第一章 宝迪系统安装 1. 根据公司领导有关要求及指示，为提高我司工程档案管理效能，标准工程档案及工程资料电子文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、平安性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统以下简称：宝迪系统；2. 双击安装程序 ；3. 进入安装界面，按提示点击“下一步及“确定；4. 在电脑桌面找到档案管理系统并双击；5. 当出现登录信息时， 请按效劳器名：172.16.9.

2、2/登录名：SA/口令：空白6. 用户信息验证，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，假设无，可用房地产公司公共查询用户名DC口令：123456 7. 点击窗口功能中的将网络版设置成即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。第二章 宝迪系统简易操作一、 界面导览图2.1.11. 主菜单栏：宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统、“编辑、“工具、“年报、“窗口、“帮助，每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊交互式的功能命令。2. 工具栏：是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项的功能一样。3. 档案类型区：显示档案分类情况，包

3、括一级分类、二级分类.,如：“文书档案 为一级分类，“归档文件目录、“案卷目录、“卷内文件目录那么是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。4. 档案数据编辑区：主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显示。5. 窗口功能按钮栏：主要显示“窗口主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在窗口功能按钮栏显示，以便用户快速调用。6. 窗口功能区：显示窗口功能按钮栏中的某一个按钮的功能操作项。二、 数据输入数据输入是一个系统的根本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考 “数据设计。1、操作步骤：1) 在 档案类型区 用鼠标点击“资料

4、室前面的+或者直接双击“资料室，再点击“XX部前面的+或者直接双击“XX部，再用鼠标单击“资料目录；2) 点击“编辑主菜单的“输入数据菜单项，弹出数据输入窗口；3) 输入档案数据，输入内容：如“序号、“日期、“来文单位、“工程名称、“文件类型、“文件编号、“主体概要、“收文单位“经办人.。4) 单击工具栏中的“保存按钮将数据存入系统；2、电子文件管理因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通过窗口功能按钮栏的“图像和“文件；图像 支持*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方式

5、将图片格式的档案入库； 纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库； 对于已有的电子文件，通过“拷贝、“粘贴功能，复制到系统中，再“压缩入库； 通过“翻开文件，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库；文件 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能； 在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过文件中的“粘贴功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录； 通过“翻开文件，直接从系统外引入文件，“存入新增记录；说明：1. 输入内容可以根据用户的具体情况而定；2. 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入；3. 输入数据有两种输入

6、方法，一种下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“资料目录，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中“数据输入菜单项；另一种“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击 “数据输入“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出输入窗口；4. 数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。三、 数据修改宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。1、数据输入状态 在输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“前一个记录，“后一个记录按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存按钮保存修改后的数据；2、数据修改状态 系统提供了专门的

7、数据修改功能，必须将档案数据查出后才能修改；3、操作步骤：1 在 档案类型区 选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“修改数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3选中要修改的文件，在点击工具栏中的“切换数据输入形式按钮，开场修改数据，最后按工具栏中“保存按钮；说明：1 修改数据还有两种输入方法，一种称之为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改菜单项；另一种称之为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击 “数据修改“定制档案“房地产公

8、司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出输入窗口；2 注意工具栏中“切换数据输入形式按钮的切换方法，用鼠标点击即可；3 输入查询条件比拟简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。四、 数据删除宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除。1、数据输入状态 输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式 至浏览状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除按钮即可；2、数据删除状态 系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除；3、操作步骤：1 在 档案类型区 选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中

9、的“编辑菜单，再选择“删除数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3点击工具栏中的“切换数据输入形式按钮使之为浏览状态，再选中要删除的文件，最后按工具栏中“删除按钮；说明：删除数据还有两种删除方法，一种为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据删除菜单项；另一种为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击 “数据删除“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出输入窗口。五、 数据查询宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能， 如“直接查询、“组合查

10、询、“定制检索、“系统条件等。简述如下：1、直接查询1 在 档案类型区 选中“归档文件目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“查询数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式按钮，使之为卡片式来浏览数据；直接查询进入方法：选择数据工作区中的 选择直接查询属性页如图2.4.1。图2.5.12、其他查询1) 确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进展选择。2) 在下拉框内选择比拟关系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于

11、等于、小于等于、范围。3) 在输入框中输入比拟值。(为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选择一下，不必再定义，可通过 图标查找以前的表达式)4) 选择 图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出。3、详细说明：包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家这两个词。字段名选择正题名，比拟方式选择包含，比拟值输入“国家。等于：例如：查询文件页数为3的文件。字段选择文件页数，比拟方式选择等于，比拟值输入3。范围：例如：查询文件日期在1964到1999年的文件。字段名选择文件年代，比拟方式选择范围，比拟值输入19641999。大于：例如：查

12、询年龄大于24岁的人。字段名选择年龄，比拟方式选择大于，比拟值输入24。等于：例如：查询年龄等于24岁的人。字段名选择年龄，比拟方式选择等于，比拟值输入24。小于：例如：查询年龄小于24岁的人，字段名选择年龄，比拟方式选择小于，比拟值输入24。系统还提供了直接查询数据表中的前10条、前100条、全部数据的快捷方式。数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围 选择 图标(查询全部) 或 图标，系统会将数据表中的前十条数据列出。数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围 选择 图标 (查询全部)或 图标 ，系统会将数据表中的前一百条数据列出。查询数据全部记录，方法：确定查询范围 (全部记录)，选

13、择 图标(查询全部)或 图标 ，系统会将数据表全部记录列出。说明：查询数据还有两种查询方法，一种为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点击鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据查询菜单项；另一种为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击 “数据查询“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出查询窗口。六、 数据打印在档案管理实际操作过程中，经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来，宝迪系统具有非常强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细表达，本节只讲将数据如何打印出来。数据打印，本系统称之“打印编目，根本原理是先查询

14、后打印，即将数据先查询出来，再进展打印。1、操作步骤：1 在 档案类型区 选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“查询数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3点击工具栏“数据分析及打印下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目下拉菜单项；4在窗口功能区左边选择要打印的报表名称，如“资料目录，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打印5点击报表预览窗口中“打印开场打印；如图2.6.1报表名称列表打印按钮打印按钮 图2.6.1图2.6.2七、 设置输入方式档案著录工作是一个相当繁重的工作，设置输入方式可以减

15、轻著录的工作量。档案著录项信息有一定的规律性，著录项经常重复、固定的几个值或固定的一个值，有些前二个字符一样，如都为“关于，这时我们可通过给字段设置输入方式来减轻档案信息录入的工作量，从而提高数据输入效率，它包括以下内容：初值：对于相对固定的著录项，可以通过赋值一个初值，在著录时，自动将赋值的初值著录上去，来提高著录速度。例如：将编制单位初值设置为“广州市审计局，编制部门设置“档案室；1、操作步骤1选中审计档案的案卷目录；2依次点击“编辑主菜单 “数据设计 “设置输入方式；3依次点击“编制单位 “初值 “定制信息，在字段初始值输入“广州市审计局，最后点击“确认定义按钮完成设置。见图图列表：著录

16、项通常是固定的几种值，如保管期限，密级等，著录时通过下拉列表框选择输入；见图图.2重复: 常用在输入的内容经常重复的情况下，一直重复前一条记录的内容；隐藏: 如果字段为系统内部所用，可以设为隐藏；主题词抽取: 常用来将字段的局部内容复制到目标字段下；自动增量输入: 我们在进展数据录入的时候有时碰到的字段项是按照顺序增长的，如序号字段，这种情况系统提供了自动增量功能，每次可以不需要用户的介入，直接在原有的值上加一，这样节省了大量的数据输入时间。编码: 是指用户在输入数据时可以不用输入具体得值，可以给该值指定一个固定得编码。当用户需要输入该值时，可以用设定得编码来代替。同步: 是指对有关联得两个字

17、段可以建立一定得关系，当其中一个字段被修改时，另外一个字段也自动随之修改。日期: 日期的格式有三种可供选择选择：文档内容: 为了处理电子文件信息，系统新提供了许多新的输入方式来完成信息的提取，系统增加了文件属性和文档内容局部， 其中文档局部增加了可以从word文件中提取题名、文件日期、主题词等内容，可以大大提高录入效率。文件属性: 文件属性提供了文件名、文件建立时间等文件的原始信息，这些作为文件元数据的一局部为档案的长期保存提供了保证。说明：用户在完成各项设计工作后，翻开数据输入界面，观察其界面的变化。八、 设置记录排序1、普通排序设置记录排序的方法：具体操作：主菜单的“编辑 “数据设计 “记

18、录显示顺序设定。如下列图所示：图.1 删除在右列表框中选取的排序字段。 增加在左列表框中选取的排序字段。 保存需进展排序字段的设置。 新增排序方案。将设好的排序进展保存，选择排序模式点右键设为默认，记录的显示顺序就会按照设定的方式显示。上边的排序只是计算机中普通的排序方式，如果我们想指定某种排序方式，计算机就会无能为力了。如我们按照中国人的姓氏排序，赵、钱、孙、李等，如果没有经过特殊的处理，计算机只会按照它自己的编码排序，不会按照我们的想法排序。2、特殊排序为了实现特定的排序，系统提供了特殊排序功能。方法：点击进入主菜单的“编辑 “数据设计 “设定特殊排序。如下列图所示：图.2 增加进展排列的

19、各工程； 读取保管期限字段列表中的值； 调整所增加的各工程的排列顺序； 对已增加的工程进展工程名称的修改工作； 对选取的工程作删除工作；以上是设置记录特殊排序的方法。计算机通常排序的方式按从小到大的升序的方式排序，保管期限属字符型，排序后可能出现长期、永久、短期的排列顺序，我们使用特殊排序其实是保证保管期限的排列顺序为永久、长期、短期，因为这是档案标准所规定的。设置方法是这样的，我们以保管期限为例：选取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、长期、短期工程，按图示3.9的排列顺序排列各工程。这样我们如果再按照保管期限排序时，计算机就会自动按照我们在这里的输入顺序排序了。注意：设置完特殊排序后

20、，普通排序也要同时设定，这样才能保证排序的进展。特殊排序是普通排序的补充，普通排序是排序的根底，当普通排序不能满足要求时，可以另外设置特殊排序来完善。九、 著录界面设计1、自定义著录界面用户可以自定义个性化著录界面，从而满足自己的实际需求，图.1是系统默认界面，图.2是重新设计的界面。 图 图2、操作步骤1选中审计档案的案卷目录；2依次点击“编辑主菜单“数据设计“设置字段显示位置，弹出“设置字段显示对话框；1） 点击对话框左下角“字段信息，中用鼠标双击各字段，将其选中到设计界面面板中；2） 通过拖动鼠标，或者改变每个字段的属性即左、上、宽、高来确定位置(图)；3） “保存后退出，完成设置。 图

21、十、 用户权限管理1、新建用户 新建用户，即新增加一个用户2、操作步骤1依次选择“工具主菜单 “设置用户权限 “新建用户，如下列图用户属性页中输入用户名，口令、用户姓名等，再选“添加按钮即可。 图注意：取登陆用户名时，要有统一命名规那么，主要是为了方便系统员管理，通常情况下取中文姓名英文名除外最后一个字的全拼，其他字的第一个字母，例如：徐大勇，登陆用户名为：XDYONG。3、注销用户当要删除某个用户时，可通过用户管理窗口来实现。4、操作步骤 依次点击“工具主菜单 “设置权限 “用户注销，再选中要注销的用户，直接点击“删除按钮；5、修改口令修改口令，只对当前进入系统的用户的口令的修改，修改时直接

22、输入新口令。6、操作步骤点击“工具主菜单 “修改口令，输入新口令。7、用户组管理新建用户组将那些工作性质相似，或操作内容相近的用户划分到一个组中，我们称之为用户组，用户组的功能是便于对用户的管理。操作步骤：点击“工具主菜单 “设置权限 “新建用户组，输入用户组信息，直接按“添加按钮，见图图说明：1用户组名称：系统支持中英文格式。2用户组说明：1普通用户： 所建的用户组，无任何权限，只是能进出系统，无法操作系统中的数据及系统设置，需超级用户分配其权限。2系统管理： 所建立的用户组只能管理系统中的系统设置，对于系统中的数据表无法操作，需超级用户分配其权限。3超级用户： 属超级用户组，能使用系统中的

23、任何设置，具有最大权限。8、删除用户组在删除用户组时，只删除掉了这个组名称和去除掉了及它相关联的许可和一些权限，但没有删除这个组的成员。对于已经删除的组，不能用重新创立同一组的方法来恢复权限。9、操作步骤 点击“工具主菜单 “设置权限 “用户组注销，选择删除的用户组，点击“删除按钮，完成删除用户组工作。10、用户参加组操作方式及Windows 2000Server活动目录中用户参加用户组的管理相似。如下列图4.1.3，在左列表框中选择被添加的用户，在右列表框中选择将要添加到的组。对于一个用户可同时参加多个组。11、操作步骤：“工具 “设置权限 “用户参加用户组，选择左边框中的用户，并在右边框组

24、打勾，最后按“确认参加或退出用户组按钮。图12、权限机构设置图主要原理是一个单位，按实际部门构造建立单位信息，每个部门具有的人员就是系统中的用户，每个人员具有一定的职务。每个职务可以分配一定的角色，每个角色代表系统中的权限，通过这样的方式使各部门的每个人都具有一定的使用系统的权限，如图4.1.4。自由用户就是不在某个科室的人员，可以称作自由用户，自由用户相当于这之前系统用户的状况，自由用户也可以单独分配角色，但不是在这个界面，这种直接分配方式适合小规模单位的使用。十一、 宝迪报表转化为EXCEL格式报表操作步骤：选择 工具栏 里的数据分析及打印下拉键转出到:excel格式，点取所需的表头，点击

25、转出。第三章 档案整理方法一、归档要求：1、归档的工程文件应为原件。2、工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确、完整，及实际相符。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5、工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面297210,小于A4的应用A4白纸衬托，图纸宜采用国家标准图幅；不同幅面的工程图纸应按要求统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。6、工程文件的

26、纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。二、工程文件分类：1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个建立工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。工程文件可划分为工程准备阶段文件、地质文件、监理文件、施工文件、施工图纸含经审图中心盖章图纸、设计变更和施工合同七局部。3、工程准备阶段文件可按工程或单位工程等组卷。4、地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷。5、监理文件可按工程或单位工程等组卷；同一工程不同监理单位的监理文件应分别组卷。6、施工文件按文件类型分类：联

27、系单、签证及单价核准、图纸会审、洽商记录、分部验收等需盖建立单位公章的文件。7、施工图纸按单位工程、专业组卷。8、设计变更按按单位工程、专业组卷。9、施工合同按单位工程组卷。三、组卷要求：1、每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过30，图纸每卷不超过40。2、案卷内不应有重复文件，几个单位工程共用的文件只要一份原件，不同载体的文件应分别组卷。3、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示及批复、主件及附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。4、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。6、每卷文件可编制卷内目录

28、。四、华发房地产公司分类大纲适用于档案室基建卷内目录：一、分类一级大类+二级大类=分类号1. 一级大类：工程类代字：B代字工程名称代字工程名称B1华发蔚蓝堡B2华发新城六期B3容闳书院初中部B4华发峰景名苑B5华发四季名苑B6华发山庄B7华发会馆B8海景花园鸿运台B9容闳国际幼稚园斗门分院B10斗门白蕉镇已移交华郡B11华发水岸花园一、二期B12华发峰景湾B13上冲TOD工程B14南屏工业园待定B15横琴华发首府B16华发绿洋湾2. 二级大类设计变更类代字：A代字专业名称代字专业名称A1构造、钢施A2节能、建筑A3水施、燃气A4电施、通风、智能化、空施A5室外、景观、绿化A6装修土建、水电3.

29、 二级大类合同类代字：C1例蔚蓝堡合同的4. 二级大类报建类代字：0-05. 二级大类图纸类代字：施工图为1/盖有审图中心章图为26. 集团红头文件代字：JT 集团分类号代字：JT01集团总经办分类号代字：JT02 集团党委分类号代字：JT03政府红头文件：代字：ZF 工程代字：零星1施工图：代字专业名称代字专业名称1-1构造、钢施1-2节能、建筑1-3水施、燃气1-4电施、通风、智能化、空施1-5室外、景观、绿化1-6装修土建、水电1-7电梯、各专业深化图2盖有审图中心图纸：代字专业名称代字专业名称2-1构造、钢施2-2节能、建筑2-3水施、燃气2-4电施、通风、智能化、空施2-5室外、景观

30、、绿化2-6装修土建、水电2-7电梯、各专业深化图二、编号 各类档案按单份材料整理归档即一份材料为一件，即一顺序号除报建及验收类文件按珠海市城建档案馆档案整理指南排序外，其他工程文件时间的先后顺序排列，前后保持一致。每份材料应逐件编号。编号方法如下：例1：华发蔚蓝堡报建资料的第1卷的第1件编号方法，其构造模式为：分类号即大类代字+二类代字+案卷号+件号 件 号报建资料第1件 案卷号报建资料第1卷 二级大类代字报建资料 一级大类代字华发蔚蓝堡例2：华发蔚蓝堡报建资料的第2卷第2件编号方法 件 号报建资料第3件 案卷号报建资料第2卷 二级大类代字报建资料 一级大类代字华发蔚蓝堡例3：华发蔚蓝堡构造

31、设计变更第4卷第1件编号方法 件 号构造设计变更第1件 案卷号构造设计变更第4卷 二级大类代字构造设计变更 一级大类代字华发蔚蓝堡第四章 档案资料移交一、档案资料移交流程一移交人单位按案卷为单位填写档案资料移交表，并报移交人单位部门经理审定；二移交人单位部门经理审定后，报工程管理部经理批示，批示通过后再进展档案资料移交；三档案资料移交由移交人单位及接收人共同入库并整理，接收人审核无误后在档案资料移交表上签字确认，双方各留一份作为存档依据；二、档案资料移交的要求一档案资料应为原件，原那么上不承受复印件及彩印件；二档案资料的组卷按城建档案馆要求整理并装订；三档案资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素

32、墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；四档案资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；五文字材料幅面规格尺寸应统一为A4幅面297210,小于A4的应用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，注意左边留出装订边竖向，一般3cm)；图纸宜采用国家标准图幅；不同幅面的工程图纸应按?技术制图复制图的折叠方法?GB/10609.3-89统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。竣工图必须真实、准确、完整，及实际相符。六组卷要求：1每卷文件不宜过厚，文字材料一般不超过30，图纸每卷不超过40；2文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示及批复、主件及

33、附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列；3图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；4既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。七卷内目录的编制按移交人单位部门要求来制作，但必须遵循以下原那么： 1 序号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。图纸一张图纸即一份，文字材料一份可多页；2 责任者栏填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等字代替；3 文件题名栏填写文件标题的全称，没有的可根据内容填写；4 页次栏填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填表写起止页号；5 卷内目录表排列在卷内文件首页之前。三、档案移交的

34、申请条件一档案移交表的审批已通过；二档案资料的内容必须真实、准确、完整，及实际相符；(三) 档案资料必须具有依据性及可利用性。第五章 档案资料的借阅一、为便于本单位人员借阅并利用档案，本单位借阅档案资料者，直接办理借阅手续；华发系统内的外单位人员借阅档案，必须经单位负责人审核，同意后报股份总裁办审核，填写?借阅档案、资料审批表?，详见图4.1.1；原那么上不对华发系统外单位人员，如有特殊情况，经请示领导批准后由我司相关责任部门办理借阅手续。如因需要更换或增加查阅者，那么应另办手续，否那么不许查询。二、任何人查阅档案不得离开档案室，并要在档案管理人员的监视下查阅档案。三、查阅档案时，不得在档案上圈划、涂改造成污损，更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，要对其追究相应的责任。四、本单位借阅者如需外借档案不归还的，要填写?借阅档案、资料审批表?上图4.1.1，经借阅者部门领导审核后报公司领导审核。五、借出的档案要按时归还，但借出时间不得超过两周。 二零一五年二月三日制