办公系统培训资料(管理员).doc

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1、山西晋城无烟煤矿业集团有限责任公司安全生产信息化技术改造项目（第九包）办公自动化系统管理员手册福建榕基软件股份有限公司2010年12月目 录前言4文档编写目标4文档阅读对象4系统主界面5第一章 个人设置61.1如何修改用户密码61.2如何进行个性定制71.3定制基本信息71.4设置菜单选择71.5中间内容81.6右边内容9第二章 系统设置92.1数据库设置102.2链接设置112.3菜单设置122.4个人设置132.5系统定制142.6系统设置14第三章 收文管理153.1参数设置153.2模板设置153.3流水号配置173.4流程设置18第四章 发文管理214.1参数设置214.2字号配置2

2、34.3文号配置244.4流程配置25第五章 会议管理255.1参数配置255.2配置会议室265.3流程配置28第六章 公文交换系统286.1界面介绍：286.2单位信息286.3参数设置29第七章 电子公告307.1参数维护30第八章 车辆管理31参数配置31第九章 接待管理32第十章 物品管理3210.1数据库配置33第十一章 待办事宜33第十二章 政策法规33第十三章 大事记34第十四章 公共通讯簿34第十五章 说明35前言晋城煤业集团办公自动化系统内容包括： 公文管理：包括收文管理、发文管理、公文交换系统、历史公文库。 行政办公：包括会议管理、考勤管理、用款审批、工作计划、值班管理、

3、车辆管理、物品管理、用款报销、接待管理。 信息服务：包括电子公告、常用信息、大事记管理、公共通讯簿、安全法规。 个人办公：个人资料柜、个人通讯簿、待办事宜、个人信息、密码设置。 应用快车道：提供到应用的快捷方式。 专题栏目：提供到专网栏目的链接。 专网导航：提供到常用专网网址的链接。 常用资源：提供常用软件的下载。 信息查询：对系统中选定应用进行全文检索文档编写目标通过阅读此文档，您将能了解到如下内容：1、 办公自动化系统的配置方法。2、 熟悉办公自动化系统中各模块的流程配置。3、 熟悉办公自动化系统各模块的相关系统配置。4、 熟悉办公自动化系统中模板配置、参数配置、办理单配置等。5、 通过管

4、理员可以对本单位的信息进行管理。文档阅读对象本文档阅读对象为各单位办公自动化系统管理员和通信公司超级用户管理员，本文档详细描述了办公自动化系统中各模块的配置及修改方法，通过此操作手册可以使各单位办公自动化系统管理员很快掌握本单位办公自动化系统的一些权限配置、模板配置、参数配置、字号配置、办理单配置等操作。榕基办公自动化系统是基于web浏览器的应用系统，因此，熟悉使用浏览器（如,Internet Explorer 或 NetScape等）将是使用本系统的关键之一。当然，如果您很少或还没有使用过浏览器，您只要认真阅读本使用手册，也就能在今后使用本系统的过程中“轻车熟路”。系统主界面用户登录成功后，

5、进入办公自动化系统主界面，如图：l 主界面上方的快捷图标：可直接进入常用的个人应用。快捷方式l 中间基本栏目设置：主要分公文管理、行政办公、信息服务、个人办公、个性定制、系统管理共六大块，用户通过进入相关栏目进入自己所需要的功能模块中，用户可以通过“个性定制”设置各自感兴趣的内容。l 左边的链接图标：可进入“专题栏目” 、“网站导航”、“常用资源” 。常用资源网站导航l 系统将用户的“待办公文” 、“待阅公文” 、“在办公文” 等信息推入到用户的中心桌面上。第一章 个人设置用户进入系统主页面后，可进行如下设置 个性定制 密码设置1.1如何修改用户密码在系统主界面上单击【个人设置】/【密码设置】

6、，系统弹出密码修改窗口。输入新密码后，按【确定】。系统提示密码修改成功，然后点击【关闭】。1.2如何进行个性定制通过“个性定制”可以进行用户个性设置(包括基本信息、消息通知、菜单选择等)。进入“个性定制”的方法是：在主界面上点击【个性定制】，进入“个性定制”窗口。1.3定制基本信息基本信息设置包括：主界面方案设置、窗口打开属性等。1.窗口打开属性每打开的窗口是在新窗口还是本窗口。1.4设置菜单选择点击“菜单选择”标签，选择需要显示的栏目内容，执行“保存”后，下次登录或刷新时，主界面二层菜单显示您刚才定制的栏目。鼠标点击这里即可打开选择框用鼠标拖拉选择方法：连续选择：按下“shift”键，然后点

7、击选择项。不连续选择：按下“ctrl”键，然后点击选择项。1.5中间内容点击“中间内容”标签，设置中心桌面显示栏目及显示方式，包括栏目名称、显示字号、显示高度、是否提供滚动条、显示的内容等。执行“保存”后，下次登录或刷新时，主界面个人消息中心则显示您刚才定制的栏目。 栏目内容可以根据各自的工作内容与个性要求，进行“追加行”、“插入行”、“删除行”、“上移”、“下移”。点击每一栏可选择当前栏目显示的模块其中显示内容可由用户选择，用户要定义具体的显示内容及方式，则执行“高级”，进行高级设置。“高级”设置中，供选择的项目包括“栏目名称”、“栏目内容”、“数据库”。1.6右边内容点击“右边内容”标签，

8、设置右边信息服务内容及显示方式，包括栏目名称、显示字号、显示高度、是否滚动、显示的内容等。执行【保存】后，下次登录或刷新时，主界面信息服务栏目则显示您刚才定制的内容。栏目内容可以根据各自的工作内容与个性要求，进行“追加行”、“插入行”、“删除行”、“上移”、“下移”。其中显示内容可由用户选择，并显示默认的内容，用户要定义具体的显示内容及方式，则执行“高级”，进行高级设置。“高级”设置中，供选择的项目包括 “栏目名称”、“栏目内容”、“数据库”。第二章 系统设置系统设置有权进行操作的只有系统管理员。点击“系统设置”，如下图: （说明：管理员分系统管理员和各单位管理员，根据权限不同，显示的系统配置

9、项有所不同，各管理员根据实际操作）点击左边的不同按钮可进入不同视图进行设置。2.1数据库设置点击左边的“数据库设置”,如上图所示:界面中列出了各个模块对应的数据库路径,点击想要查看的数据库名或路径即可查看其具体信息, 可以通过界面右上方的“高级检索”进行查询，其操作和其他应用的大致相似，不再赘述。如果想要加入新的模块可点击右上方的“新建” ，进入后如下图:点击【选择】按钮，即可选择相应的模块必输项：序号、系统名称、数据库名称、数据库路径、数据库管理员，其中“数据库名称”和“数据库路径”是选择后自动输入， 其它项目可不必输入。填写完一些相关信息后点击右上方“保存”即可。如果想要删除某一模块,可以

10、点击进入想要删除的模块,然后点击右上方的“删除”即可。2.2链接设置点击左边的“链接设置”,如下图:根据链接类别可以选择查看指定类别的所有链接信息，具体列出了各个模块链接到的数据库地址或库函数。其各种操作与数据库设置的操作相同,此处不再赘述。2.3菜单设置点击左边的“菜单设置”,如下图:点击“新建”按钮弹出新建窗口，如下图：这里的子菜单全部是【链接设置】中所配置的项填写完一些相关信息后点击右上方“保存”即可。如果想要删除某一模块,可以点击进入想要删除的模块,然后点击右上方的“删除”即可。2.4个人设置点击左边的“个人设置”,如下图:界面中列出了已经在办公自动化系统改变了个人设置的文档，管理员可

11、管理这些个人设置。勾中想要删除的用户,然后点击右上方的“删除”即可完成删除操作。2.5系统定制如上图所示，显示所有通过定制的办公自动化系统的名称和各系统的管理员，2.6系统设置点击左边的“系统设置”,如下图:其中列出了系统的各种初始化配置信息。管理员可以对一些初始信息进行配置，配置完成后点击右上方“保存”即可。第三章 收文管理分文管理实现对外单位来文的登记、拟办、批示、承办和归档的整个过程的管理和监控。3.1参数设置参数设置是对登记收文时的一些可选项的内容进行初始设置。在“收文数据库设置”窗口点击“参数设置”标签,如下图:意见设置是对办理文件时的办理意见进行设置,提供了一些常用办理意见,主要是

12、方便办理人填写办理意见。在“收文数据库设置”窗口点击“意见设置”标签,如下图:3.2模板设置模板设置是对正文管理时所用模板的模板类型、来源等进行初始设置。此操作只有管理员才有权限操作。点击“模板设置”标签,如下图:单击选中的配置文档，即可进入流水号配置的界面，如果想新建字号，点击“新建字号”即可新建。基本设置如下图所示：基本设置主要是对名称和该字号对应办理流程的选择、设置。模板设置主要是对数据源模板和办理单样式进行添加、设置。归档设置如下图所示：归档设置主要是对要归档的文件，进行档案文件类别的选择和设置。3.3流水号配置流水号配置主要是针对不同的流程确定其流水号的格式，此操作只有管理员才有权操

13、作。在收文管理界面点击左边的“流水号配置”,界面如下:单击某条记录即可进入查看详细内容,进入后也可通过点击“删除”对配置文件进行删除操作。点击右上方的“新建”开始建立一个新的流水号,进入后如下图所示:填写完相关内容后点击“保存”，即可建立了一个新的流水号配置文档。3.4流程设置流程配置由管理员操作，负责设置从发文到归档的整个发文的流转过程，点击分文管理/流程设置，过程中若浏览器弹出窗口提示安装榕基公司插件，请选择“是”安装，否则无法正常使用，如下图：每个收文的办理过程都有其对应的一个流程,流程控制着收文的处理过程。流程设置就是对收文的各种流程进行管理，此操作只有管理员才有权限操作。点击“流程设

14、置”， 进入流程设置的界面，可以对已有的流程进行修改，也可新建发文流程。点击“流程”-“打开”，打开“分文/公文处理”流程。如图:流程视图中分为流程节点和流程方向。一个流程节点对应公文的一种处理，流程方向则指明公文的下一个处理环节。如上图所示，点击“流程新建”，新建一个流程，首先点击“添加流程节点”在操作界面中添加流程节点，并输入其对应的处理名称，然后点击“添加流程走向”按实际操作走向连接各节点，构成流程通路。最后可对各节点的属性进行设置,双击某一节点或单击某一节点后，点击“节点属性”可弹出节点属性设置对话框,如下图:“基本属性”标签中需要注意的是审批方式,“单人”是指此节点的操作只允许一个人

15、操作；“单个多人”是指此节点的操作可允许多个人,但只要其中一个人处理过了就可通过了；“多人并行”是指此节点的操作可允许多个人，只有其中每个人都处理过了才能通过；“多人顺序” 是指此节点的操作可允许多个人,只有其中每个人按一定顺序处理过了才能通过；“主办批阅”是指此节点由一个主办和一个批阅两人处理了才能通过。勾中需要的审批方式即可。“图形样式”标签中是对节点的边线颜色和宽度、背景颜色和图案、文字颜色和字体、连线的颜色和宽度进行设置。“操作按钮”标签是指属于此节点的操作,对其收文处理界面上方的按钮自定义,选择自己需要的按钮来显示。选中需要的操作按钮，在以后的处理中其收文处理界面上，即列出选中的操作

16、按钮。如下图:“办理用户”标签中是对拥有操作此节点的部门、群组、个人进行赋权设置。点击“选择”在弹出的对话框中，选择要赋予权限的用户,点击“确定”即可。如下图:流程全部设置完成后点击“保存”，即完成新流程的建立。点击“打开”按钮或“流程打开”可对一个已存在的流程查看或修改,其修改操作与新建流程中的设置操作相同,此处不做详细说明。点击设置/背景色或设置/颜色风格可对流程操作界面进行设置。第四章 发文管理发文管理是办公自动化系统的最重要组成部分之一，它实现从拟稿到签发再到最后归档全部过程的自动化管理，功能完善，操作简便，是提高公文运转效率，实现无纸化办公的重要环节。4.1参数设置点击“发文管理/参

17、数设置”，进入参数设置界面，这里主要对发文数据库的一些基本项目如基本属性、意见进行设置；这里的参数设置是发文流程顺利进行的基础，由管理员进行设置。其界面如下：设置包括2个部分，分别是参数设置、意见设置、流水号设置。参数设置：包括文件的种类、秘密级别、办理紧急、内容紧急、保密期限、查询级别、保密期限、机关代字、电子公文库、正文模板格式、意见排序方式、签名保留等参数的设置、意见设置：对办理意见进行设置，如图所示：流水号设置：对流水号进行设置，如图所示：专网设置：对专网进行设置，如图所示：4.2字号配置可以查看或修改已有的发文文件字号的配置，也可以创建新的发文文件字号；点击“办文管理/字号配置”，进

18、入界面如下：点击可以进入查看具体的字号设置。 点击右上的“新建字号”，可以新建文件字号，页面如下：在文件字号设置中，可以对字号的相关内容，包括正文模板、数据源模板、阅办单的样式进行设置，文件默认标题等基本设置进行配置。4.3文号配置管理员可以查看或修改已有的发文文号的配置，也可以创建新的发文文号；点击“办文管理/文号配置”，进入界面如下：点击可以进入查看具体的文号设置。 点击右上的“新建文号” ，新建编号页面如下：在文号设置中，可以对文号名称，文号模式等进行设置。4.4流程配置请参阅收文管理“3.4流程设置”。第五章 会议管理5.1参数配置点击“参数配置”按钮，弹出参数配置窗口：说明： “行政

19、通知人员配置”和“党委通知人员配置”两项只在机关会议模块有效，其他单位不要配置这2项 “部门通知人员配置”项是为各部门配备部门会议信息接收人员，该人员在收到会议信息后负责通知部门领导5.2配置会议室点击左边会议室资源表显示如下：在右上方点击“新会议室”，可以新建会议室，如下图：填写信息后，点击保存即可创建一个新的会议室。点击右上方“配置”，可以配置会议室权限如下图：5.3流程配置请参阅“3.1流程设置”。第六章 公文交换系统6.1界面介绍：6.2单位信息点击上方的“单位信息”，显示如下：点击右上方“新建单位”，可以新建单位，如下图所示：填写相关信息后，点击“保存”，即可创建一个新单位。如在服务

20、器上有相对应的收发库的话，签收后自动导入公文系统选择“是”，相反就选择“否”。6.3参数设置点击上方的“参数设置”，显示如下：填写信息后，点击“保存”。第七章 电子公告电子公告用于发布通知、通告、考核结果、批评、表扬、制度等各类公告信息的系统，并可对公告信息进行查询和管理。7.1参数维护单击电子公告主界面右上方的“参数维护”进行电子公告相关参数的设置。参数设置可以进行权限控制，同时也可以设置公告的公告类别、新公告的保留时间、系统自动删除此公告的时间间隔等。如下图:填写信息后，点击“保存”。第八章 车辆管理参数配置点击左边的“参数配置”，显示如下：分别在车辆设置、驾驶员设置、审批人、意见设置中填

21、写信息点击“保存”。第九章 接待管理 主要有“参数配置”、“流程配置”、“模板配置”。 参数配置如下： 流程配置请参阅收文管理“3.4流程设置”。 模板配置如下：第十章 物品管理10.1数据库配置点击财产管理模块中的数据库配置，显示如下：在权限控制、参数设置、办公用品中填写相关内容，点击“保存”。第十一章 待办事宜 点击左边的“参数配置”，填写信息后，点击“保存”，显示如下：第十二章 第十二章 政策法规 主要有“权限配置”和“类目配置”，分别如下：点击右边的“配置”，进行大事记相关权限的配置，显示如下：点击“类目配置”按钮，出现如下图：第十三章 大事记点击右边的“配置”，进行大事记相关权限的配置，显示如下：第十四章 公共通讯簿点击右边的“类目表配置”，进行大事记相关权限的配置，显示如下：第十五章 说明 晋城煤业集团办公自动化系统各模块系统配置方法基本一致，以上各模块的配置方法，可以在其他模块通用，若某个模块配置方法不在以上介绍之中，请根据以上介绍自行配置该模块。