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1、公文写作根底学问第一章 公文概述 一、公文的概念公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和施行管理的过程中形成的具有法定效用及标准格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的根本含义,可以从四个方面来理解：(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。(2)公文形成的条件是行使职权和施行管理。(3)公文是具有法定效用及标准格式的文件材料.这是公文区分于其他文章和图书资料的主要特点。(4)公文是办理公务的重要工具之一。二、公文的开展、演化，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的须要及其对公文在行使政治权利中的重要性的相识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有
2、显明的阶级性，它附属于确定的政治集团并为其效劳。三、“文书、“文件、“公文这三个概念，在机关的日常活动中是根本一样的。四、公文的特点主要表如今五个方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的权威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有标准的体式。(5)公文有规定的处理程序。五、公文的作用主要表如今五个方面(1)指导和指导作用。(2)行为标准作用。(3)传递信息作用。(4)公文联络作用。(5)凭证记载作用。六、公文的分类：(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。(3)从公文的隐私程度和阅读范围来划分：隐私文件、一般文件、公布
3、文件。(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、标准性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。常见的公文分类还有：(1)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。(2)从文件的运用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。(3)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。(4)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。第二章 公文写作 一、公文写作，是指公文的起草及修改，是撰写者代机关立
4、言，表达机关指导意图和愿望的写作活动公文写作包括起草初稿、探讨修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的理论中，起草公文的任务可以由一人担当，也可以由多人担当，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。二、公文质量干脆关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要表达在公文的思想内容及文字表达两个方面在思想内容方面，应当政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应当构造严谨、语言精当、行文标准。三、公文写作的主要特点表如今六个方面(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。
5、(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，标准性强。四、公文写作的根本要求是：(1)要保证公文内容在政治上的正确性。(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。(3)在文字表述上精确、显明、生动、符合语法逻辑。(4)公文起草要符合统一规定的体式及程序。(5)要留意选用书写的载体材料及字迹材料。五、公文写作的一般步骤和方法是：(1)明确发文主旨。(2)搜集有关材料。(3)拟出写作提纲。(4)细致起草正文。(5)反复检查修改。六、公文写作人员的素养修养主要表达在五个方面：(1)政治素养好。(2)有确定的政策理论程度。(3)熟识业务和机关工作状况。(4)有较宽的学问面。(5)有较好的文字功底。七、公文写
6、作人员加强修养应从三个方面着手：(1)完善自我，勇于创新。(2)博览群书，增长学问。(3)深化理论，勤学苦练。第三章 公文的体式及稿本 一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的支配。公文之所以要有确定的体式，主要是为了保证公文的完好性、正确性及有效性，进步办事效率并为公文处理工作供应便利。建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过屡次规定和改革，从而使公文成为党政机关施行指导及管理的有力工具。二、公文质量干脆关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要表达在公文的思想内容及文字表达两个方面在思想内容方面，应当
7、政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应当构造严谨、语言精当、行文标准。二、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所实行的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用表达、说明和争论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到精确、简明、庄重、得体。三、一份完好的公文由一些规定的数据工程构成，这些数据工程就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。国家机关公文格式将公文构造的诸要素分为指定工程和选定工程。四、公文的书面格式是指公文构成的数据工程在公文文面上所
8、处的位置和书写的款式。公文讲求书面格式,这是公文在形式上区分于一般公文的重要标记.公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。公文的文头部分包括公文格式代码、印制依次号、隐私等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项；公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章及指导人签署、注释及特别要求说明等项；公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。五、公文的排版形式是指公文数据工程在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式.公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安摔、字体字号、字行字距、
9、天地页边、用纸规格等。六、公文的装订要求：公文一律左侧装订.一般承受线装、钉装或胶帖的方法。装订时,文件页码要折叠整齐，细致编排，留意不行错页漏滑页，以保持公文的完好。七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据运用时的不同须要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用处，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本妁形式，同一内容的文件运用不同的文字就又成为不同的文字文本。第四章 公文的行文标准 一、根据确定的规定或准那么来维护机关之间的行文秩
10、序称为行文标准。公文行文标准的内容包括行文关系、行文方向及方式以及行文规那么三个方面。二、公文的行文关系是指发文机关及收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、指导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由中华人民共和国宪法规定的.地方各级人民政府听从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的根本准那么.党的各级组织的隶属关系和职权范围是由中国共产党章程规定的。下级听从上级，全党听从中央是党的各级组织行文关系的根本准那么。三、根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行下行和平行三个方向，并根据机关工作的须要分
11、为三种行文方式：(1)下行文。下行文是指上级指导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求,下行文可分为三种行文方式：逐级下行文；多级下行文；直达基层组织和群众的下行文。(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级指导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作须要,上行文又可以分为三种行文方式：逐级上行文,这是上行文中最根本、最常用的一种方式；多级上行文；越级上行文。(3)平行文是指同级机关或者不相隶属的，没有指导及指导关系的机关之间的行文。第五章 机关法定公文的写作 上一、嘱咐，简称令，是指导机关颁发的具有强迫执行性质的指挥性公文。它具有
12、权威性、指挥性和强迫性。就行政系统而言，国家最高指导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府，有权发布嘱咐。其最常用的有：公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是：(1)必需根据宪法，法律规定的权限范围发布嘱咐；(2)要留意各类型嘱咐写作的共同点和不同点；(3)语言要精确、凝练、庄重有力； 二、议案，是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议运用的一种书面文件它的特点主要有：(1)行文关系及办理程序的法定性；(2)行文内容的单一性和可行性。三、可以提出议案的是国家权利机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有：
13、(1)提出的问题重要且已具备解决的条件；(2)要留意提出的权限和时限； (3)要留意行文格式和办理程序。四、确定，是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和支配的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类确定的写作有一样点也有不同点。确定的标题由确定机构、确定事由、文种三部分构成。确定的正文，三种类型的写法略有不同。确定的文字，要精确、显明、简洁。以便于领悟和执行。五、决议，是经指导机构主持召开的会议通过的对重要事项进展决策部署的指导性公文。其特点有二：即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。六、指示，是上级
14、机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原那么性。根据指示内容涉及的范围，指示可分为：(1)涉及全局问题，带普遍性的指示；(2)涉及部分问题，带特别性的指示。总的来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰。七、意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。根据发表见解机构地位的不同，其类型可包括干脆指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要留意内容的政策性、原那么性，对下级的要求要明确具体，表述条理要清晰等等。第六章 机关法定公文的写作 中一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在确定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的
15、公开性、事项的重要性和操作的庄重性。根据其内容的性质可以分为两大类；涉及法定事项的公告、通告；知照性公告通告。公告、通告的写作要求是：符合权限，一事一告；内容明确，语气庄重；留意格式。二、公报是公开发布重要确定或重大事务的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有：会议公报；统计公报；外交公报。不同类型的公报，写作时要留意的侧重点有所不同：会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。统计公报必需由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。三、通知是
16、向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有差异，写作时要留意不同类型通知的不同特点。第七章 机关法定公文的写作 下一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作状况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：根据内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。根据行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清晰扼要；表述观点要精练清晰；语言要简洁朴实。二、请示，是下级机关向
17、上级机关恳求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：恳求批准类、恳求扶植类，恳求批转类。请示的写作：总的说来，要留意这样几点：要遵守行文规那么；理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是恳求批准和恳求扶植两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要留意这样三点：要先回应后批复：看法要显明，措辞要明确；要刚好批复。四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二：形式灵敏，适应性强；
18、务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要留意：一事一“函，直陈其事和浯言要平实、亲切，自然。五、会议纪要，是记载会议状况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类；决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。会议纪要的写作：(1)会议纪要一般是在会议完毕后起草的，经主管指导人签字同意才算定稿。(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种,但中间可省去“会议二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要可以用正副标题的形式。(3)
19、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、完毕语三部分。(4)会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最终署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。六、条例、规定：条例是由党政指导机关制定和发布的系统标准某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不同，条例可分为三类：党的中央机关制定的条例；国家行政机关制定的条例；地方权利机关制定的条例。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位标准某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不同，规定分为三种类型；党内规定；法规性规定；一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点：草拟条例和
20、规定要遵循确定的原那么；起草条例和规定，应当对现行内容一样的法规进展清理，同时应当留意及其他有关法规的连接和协调；条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式和“条款式两种写法。第八章 机关其他常用文书的写作(上) 一、规章类文书是标准工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、方法、施行细那么、章程、规那么、守那么、制度、公约等等文种.规章类文书的特点;内容的标准性、执行的强迫性和制定的程序性。不同的规章类文书的写作要求存在确定的差异。1、方法的内容较多的用“章条式，一般常见的是“条款式。方法的内容，应具体、周全、便
21、于操作。2、施行细那么的写法一般也是“章条式或“条款式,但其第一条必需说明是哪个法律或法规的施行细那么。“章条式和“条款式两种。政党、较大的社会团体的章程多为“章条式，机构较小、涉及事务不多的章程，可用“条款式。4、守那么是特定范围的全体成员必需遵守的行为准那么，要求内容简短、精练、易记。二、方案类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。方案类文书的特点:目的的前瞻性、操作的料想性方案类文书的类型：规划类、方案类、支配类。方案类文书的写作要求:分析状况要细致细致、确定目的要实事求是、措施要实在可行、条目要清晰、语言要简洁。三、总结是机关团体在施行方案或完成任务之后，对已做工作进展概括及评
22、估的文书。总结的主要作用：下情上达、进步自身。总结的特点：回忆性、阅历性。总结的写作要求：回忆工作状况要实事求是、总结阅历教训要着跟将来、纲目要清晰、文风要平实。四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作特地调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：供应真实的社会状况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题效劳。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应留意:深化细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。第九章 机关其他常用文书的写作 下一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所根据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不同，讲话类文书可以分
23、为三种类型：讲话稿；开幕词、闭幕词；欢迎词、欢迎词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点；口头性、干脆性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢迎词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主题要显明、集中；材料要真实、新奇；布局要清晰、紧凑；语言要明白、生动。二、记录类文书是指照实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书包括会议记录、 记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：内容的纪实性、材料的干脆性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织状况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。 记录可分为发出 记录和接收 记录。
24、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关状况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后依次进展照实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求：要记录“大事、记录要客观真实、要言简意赅。三、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分，简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：内容要真实、确刨；篇幅要短小；针对性、指导性要强。四、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或确定组织的会议探
25、讨、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中运用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、方法、日期.提案的写作要求:热悉同提案有关的状况、留意区分提案同一般文章的行文格式.建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建议性的意见、建议时运用的文书.建议的篇章构造:是由标题、称谓、正文和落款组成。建议的写作要求：把握分寸要适度、所列内容要具体、表达语言要精练。第十章 公文处理工作 一、在机关秘书部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文处理工作通过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列互相连接的程序和环节,构
26、成机关信息运转及处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和标准性的特点。二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分,在机关工作中起着重要的作用。公文处理工作的作用及公文的作用是有区分的，公文处理工作的作用主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，这种作用主要表现为：助手作用、纽带作用和查考作用。公文处理工作的根本任务是：科学地组织机关的文书工作，有条理地、平安地运转公文，完好地保管公文正确地发挥公文的作用，有效地推动机关工作，为机关指导工作效劳，为社会主义现代化建立效劳，公文处理工作的组织，包括组织机构、组织指导和组织形式三个方面。三、
27、就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门一样，设立某一机构负起全部的责任,或者各机构自上面下地形成一个垂直指导的独立体系,各机关公文处理机构的设置，要视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定。四、公文处理工作的指导、指导关系可以从以下几个方面分析;1)从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责指导和指导党和政府系统的文书工作。(2)从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责指导的。(3)从上下级的关系来说，上级机关的办公厅(室)负有责任对其下属的机关，单位的公文处理工作进展业务指导。(4)机关档案部门对机关的文书工作也负有
28、确定的指导责任。五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型；集中形式和分工形式。一个机关终究应当实行什么样的公文处理工作组织形式，通常要结合考虑以下几种状况：(1)机关的工作性质、任务和职权范围。(2)机关内部组织机构设置的层次、数量。(3)机关收发文件数量的多少。(4)机关办公驻地是集中还是分散以及间隔 的远近。(5)机关工作人员的数目和机关文书工作人员的装备，等等。六、公文处理工作的具体要求可以概括为:精确周密，确保质量;刚好快速,留意时效；保守机密，平安牢靠;集中统一，加强管理；实事求是，遵规守纪；精简文件,进步效率。 第十一章 公文办理程序 一、公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运
29、转处理所必需经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。 二、收文,是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部刚好运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列互相连接的环节称之为收文办理程序.主要有:签收、拆封及登记、分发及传阅；拟办、批办及承办；催办、查办及注办。公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的平安牢靠。它是收文办理的第一个环节。签收后，文件的拆封是文书人员的职责。公文的登记就是将须要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和
30、处理。登记的原那么是便利文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，根据文件的内容、性质和办理要求，刚好精确地将收来的文件分送给有关指导、有关部门和承办人员阅办。公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，须要经机关各位指导和很多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供指导人批办时参考。公文的批办是指机关指导人对送批的文件如何处理所作的批示公文的承办，这一环节，既是收文办理的最终一道程序，又是发文程序的开始。它干脆关系到发文的质量和机关工作的效率。公文的催
31、办是指那些必需办理答复的文件，根据承办时限的要求，刚好地对文件承办的状况进展督促和检查。催办工作一般有对内催办和对外催办两种状况。查办是指文书工作人虽扶植机关指导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进展查处,解决的一项承办性工作。 公文的注办是对公文承办的状况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。三、发文，是指机关文书部门根据本机关的工作须要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指文从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核及签发；核发、缮印及校对；用印、登记及分发等环节组成。公文拟稿是发文办堙的第一个环节，同
32、时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。公文的审核是指公文的草稿在送交机关指导人审批签发以前，对公文的内容，体式进展的全面审核和检查。它也是公工处理工作的关键性环节之一。公文的签发是指机关指导人对文稿最终审批。它是公文形成的关键性环节。公文的核发是指在公文正式印发之前，对经指导人签发的文稿进展复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的缮印是对已签发的公文定稿进展印制。公文的校对是对文件质量的量后一次检查。公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。发文的登记，其作用及收文登记一样。第十二章 公文立卷工作 一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的具有确定查考利用价值的文件材料，
33、根据它们在形成过程中的联络和确定的规律组成案卷。它是文书部门整理及保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。 二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有亲密联络的文件材料的组合体。它是文书档案的根本保管单位，及公文立卷有着亲密的联络。 三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选择立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，是保证在公文立卷工作中将那些具有确定查考利用价值的文件材料，齐全完好地保存下来，便于以后查找利用的须要。四、公文立卷的原那么可
34、表述为,“保持文件之间的历史联络，区分保存价值,便于保管和利用。根据这一原那么对公文立卷工作捉出了“保持文件间的历史联络、“区分保存价值、“便于保管和利用三个方面的要求。公文立卷的根本方法可以概括为：遵循公文立卷的原那么及要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时间、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的根本特征。 五、公文立卷的打算工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平常立卷工作两方面的内容。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的
35、立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时，必需坚持由公文处理部门为主的原那么。立卷类目的构造主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还必需做好平常立卷工作。所谓平常立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。 第十三章 案卷整理及归档一、案卷的整理及归档，或称正式立卷及移交归档。包括编目成卷和移交归档等项内容。 二、案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进展调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要内容，也是整个公文立卷工作中的一个很
36、重要的环节。调整定卷，是指在平常立卷的根底上，具体检查每一条款中所积累的文件材料，进展适当的调整，并且最终确定组合案卷的一项工作。年终进展调整定卷是机关文书部门或业务部门一项特别重要的工作。卷内文件排列和编号，卷内文件排列是指将每个案卷内的文件技用确定的规律和依次进展系统化排列，保持文件之间的有机联络和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列依次，这样就便于统计和疼惜文件。拟写案卷标题，案卷标题，也称案卷题名，是对春内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的工程，也是以后编制档案工作的主要根据，拟写案卷标题是
37、文书工作人员、档案管理人员的一项根本功。 编目成卷工作，是指在组合案卷的根底上，对卷内文件进展编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标记着整个公文立卷工作的根本完成。案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的根底上，填写卷内文件书目,备考表和案卷封皮等工作。它是进展手工检索的根本条件,也是实现档案计算机检索及储存的根底性工作。案卷的装订,是为了固定文件之间的排列依次，疼惜文件不受损坏和散失，便于保管和利用。案卷装订的要求是；整齐、坚实，不影响阅读。案卷排列及编号,是指案卷经过编目装订以后,将一个年度、一个组织机构的案卷进展系统化排列、编号，以固定其依次，使卷及卷之间保持确定的联
38、络，系统地反块机关的工作话动。案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷书目、编制各种检索工具，井根据归档制度将案卷书目、检索工具同全部案卷一起向机关档案室移交。至此，标记着整个公文立卷工作的完毕，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷书目是案卷的名册，是查找利用档案的一种最根本的工具。案卷书目又可作为移交书目，是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的根据和凭证。案卷书目的工程有：“案卷号、案卷题名,页数、保管期限、备注等。文件检索工具，是指用来查找、利用文件材料的书目、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进展的一项重要工作，主要有文号索引、文件分类书目等。公文立卷部门立好案卷，必需逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完好，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财宝。