大型集团公司制度汇编(一).doc

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1、规章制度管理通则文件编号总办【规程】0016秘密等级秘密版本号1.0实施日期紧急程度紧急第1页共7页规章制度通则第一章 总则第一条 为了规范公司管理工作，保证规章制度的质量，加强公司内控并完善公司治理程序，防范法律风险，根据有关法律法规及公司章程规定，结合公司实际制定本通则。第二条 本通则所称规章制度，是指公司制定和印发的适用于公司各部门及人员生产、经营、销售、管理等各项活动的规范性文件。规章制度的具体名称可以根据不同内容分别称为手册、程序、规程、管理办法、规定、制度、标准（含产品标准和技术标准）等。第三条 规章制度的立项、起草、审查、审议、发布、生效、实施、归档、解释、修订和废止，适用本通则

2、。违反本通则制定的规章制度无效。第四条 制定规章制度，应当符合公司利益和经营发展战略，保障公司员工享有劳动权利、发行劳动义务，涉及行为主体及操作程序的，应规定所涉部门和人员的岗位职责及责任承担，体现职权与责任相统一的原则。第五条 规章制度应当结构严谨，条款明确、具体，用语准确、简洁，具有可操作性。规章制度的体例、格式等依照文件管理办法执行。第六条 公司设规章制度委员会，由公司总裁、执行董事、相关副总裁、总裁办负责人、经营管理中心负责人、人力资源中心负责人、财务管理中心负责人、法务部门负责人等组成。公司总裁兼任规章制度委员会主任。规章制度委员会的职权主要包括：（一） 审议、批准规章制度送审稿；（

3、二） 批准规章制度的解释和修订；（三） 规章制度出现不一致时，做出决定或者解释；（四） 其他与规章制度有关的权限。规章制度委员会设秘书长一名，由规章制度委员会主任任命，主要负责规章制度立项申请的审批、规章制度废止的审核及规章制度解释的审核决定。第七条 规章制度日常管理工作由总裁办归口负责，具体工作主要包括：（一） 负责规章制度立项申请及规章制度送审稿的形式审查；（二） 负责报送规章制度立项申请材料以及规章制度送审稿；（三） 负责规章制度的发布；（四） 负责规章制度的废止通告；（五） 负责规章制度的归档、汇编；（六） 负责二级部门内部规程的备案管理；（七） 负责协助规章制度委员会秘书长组织、召开

4、规章制度委员会会议；（八） 规章制度委员会授权的其他相关工作。第八条 法务部门负责审核规章制度送审稿的内容合规性，并对其制度程序、发布程序等是否符合国家法律、法规的规定进行监督和发表意见。第二章 立 项第九条 公司一级部门（含独立二级部门）根据业务和管理工作的实际情况，认为需要制定、修订规章制度的，应当向总裁办书面提出立项申请，报规章制度委员会秘书长审批。二级以下部门（含二级部门）认为需要制定、修订规章制度的，通过所属一级部门向总裁办提出立项申请。第十条 立项申请涉及公司多个部门的，可以由有关部门联合提出立项申请：对立项申请有分歧的，由秘书长协调提出建议，仍不能达成一致意见的，报规章制度委员会

5、决定。第十一条 下列事项不属于规章制度立项申请范围：（一）上级对下级的发文，包括决定、决议、通知、答复、批复、通报、任命等；（二）下级对止级的呈文，包括报告、请示、申请等；（三）绝密的事项；（四）依照本通则规定不属于规章制度的其他事项。第十二条 立项申请主要包括以下内容：（一）拟立项规章制度的名称；（二）拟立项规章制度系新制度还是修订；（三）拟立项规章制度的目的、背景，必要性和所要解决的主要问题；（四）拟立项规章制度的适用范围；（五）拟确立的主要制度或采取的主要措施；（六）计划进度安排；（七）拟立项规章制度的起草、修订部门和责任人；立项申请应当由部门主要负责人签署。第十三条 总裁办应在收到立项

6、申请后的3个工作日内进行形式审查。符合要求的，报规章制度委员会秘书长审核批准。不符合要求的，退回申请部门修改。第三章 起草第十四条 立项申请获批后，由立项申请所列的起草部门负责组织起草。视需要，起草部门可以联合其他相关业务部门成立起草小组，制定起草工作方案，联合起草，在起草过程中各部门如发生分歧且未能达成一致意见，应及时通过总裁办向规章制度委员会秘书长通报，由秘书长决定。第十五条 起草规章制度时，应当全面总结实践操作实验，并广泛征集有关部门及人员的意见。征集意见可以采取书面征求匮乏召开谁会等方式。第十六条 需要举行论证会的，依照下列程序组织：（一）、起草部门应当在论证会召开前的7日内书面通知各

7、相关部门会议召开的时间、地点和内容。（二）、参加论证会的有关部门和人员对起草的规章制度，有权提问和发表意见；（三）、起草部门应当对论证会所议事项形成会议记录，如实记录发言人的主要观点和理由；（四）、起草部门应当认真研究论证会所反映的各种意见，并在起草说明中对论证会意见的处理情况及理由予以说明。第十七条 起草规章制度，涉及其他部门的职责或者与其他部门关系紧密的，起草部门应当充分征求其他部门的意见。 起草部门与其他部门有不同意见的，应该充分协商；经过充分协商不能取得一致意见的，应在起草说明中注明。第十八条 起草部门应当编写起草说明。起草说明主要包括以下内容：(一) 规章制度的目的和必要性；(二)

8、起草依据；(三) 起草过程；(四) 征求意见的情况、主要意见及处理、协调情况；(五) 对确立的主要制度和采取的主要措施的说明；(六) 其他需要说明的内容。第十九条 起草部门应按照立项申请确定的进度安排完成起草工作，形成规章制度送审稿。规章制度的送审稿应当由起草部门的主要负责人签署；涉及其他部门职责的，应当在送审前送其他部门会签；由几个部门共同起草的规章制度送审稿，应当由几个部门主要负责人共同签署。第二十条 如规章制度送审稿涉及劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等有关公司员工切身利益的，起草部门（人力）应当与公司工会进行协商。第二十一条 起草

9、部门应将规章制度送审稿连同影音用其他有关材料送交总裁办进行形式审查。总裁办形式审查通过的，转头法务部门进行合规性审查。其他有关材料送主要包括汇总的意见、论证会记录和起草参考资料等。第四章审查第二十二条 法务部门审查规章制度送审稿时，主要从以下方面进行合规性审查：(一) 是否符合国家有关法律、法规及公司章程的规定；(二) 是否符合本通则的规定；(三) 是否与现有规章制度相冲突；(四) 是否正确处理有关部门、人员对规章制度送审稿主要问题的意见；(五) 需要审查的其他内容。法务部门在审查过程中，可以视需要咨询公司内部审计部门及外部律师的意见。第二十三条 法务部门应在收到规章制度送审稿之日起10个工作

10、日内，对其进行审查并出具书面审查意见，其后送交总裁办提交规章制度委员会进行审议。第五章审议、发布、生效、实施与归档第二十四条 规章制度送审稿由规章制度委员会召开会议审议，起草部门负责人、公司监事及审计部门负责人列席会议。审议规章制度送审稿时，由主要起草人对其作出必要说明。第二十五条 规章制度送审稿由规章制度委员会审议后，经总裁或授权分管副总裁签署，通过总裁办发布后生效。规章制度生效后，各门诊部和人员应当认真实施。第二十六条 对于直接涉及公司员工切身利益的规章制度和重大事项决定，应当予以公示或以其它形式告知公司员工。第二十七条 发布规章制度时，应当载明规章制度的名称、发布日期、实施日期、适用范围

11、以及分管副总裁签名等。第二十八条 规章制度由总裁办负责归档。总裁办可以视情况需要按照规章制度的类别或起草部门，定期进行汇编。第六章解释、修订与废止第二十九条 规章制度解释权和修订权属于规章制度委员会。制度实施后，遇有下列情况之一，需要解释的，由起草部门报规章制度委员会发簪审核批准，如情况重大，秘书长认为确有需要，则报请规章制度委员会批准；需要修订的，按制定程序得闲立项批准：(一) 规章制度的规定需要进一步明确具体含义的；(二) 规章制度制定后出现新的情况，需要明确是否适用规章制度的。第三十条 规章制度有下列情况之一的，应当根据本通则规定废止：(一) 规定的事项已执行完毕，或者因情势变迁，无继续

12、旅行必要的；(二) 同一事项已被新的规章制度取代，推动存在意义的；(三) 规章制度规定的旅行期限届满的；(四) 因有关法律法规的废止、修改或公司章程的修改，行动制定依据的；(五) 与新分布的法律法规相违背的；(六) 应当予以废止的其他情形。属于上述（一）、（二）、（三）、（六）项情形的，可以征求公司内部审计部门的意见，报规章制度委员会秘书长审核，审核通过后报规章制度委员会批准；属于上述（四）、（五）情形的，由法务部门出具废止意见，报规章制度委员会秘书长审核通过后报规章制度制度批准。规章制度的上总裁办发布废止通告。第七章附 则第三十一条 本通则旅行日前已经生产的规章制度，继续有效；与本通则规定不

13、一致的，各部门应当及时修改或者废止。修改、废止规章制度的程序，参照本通则的有关规定执行。第三十二条 公司一级部门（含独立二级部门）可以根据实际需要制定仅适用于本部门的内部工作规则或程序。部门内部工作规则或程序应在报总裁办备案后生效，公司一级部门（含独立二级部门）主要负责人对其内部工作规则或程序的制定、备案和实施承担领导和管理职责。第三十三条 本通则自2008年12月1日起施行。表1：规章制度立项申请表申请部门申请日期立项名称类别：新制度制定 修订目的、背景、必要性或解决问题适用范围拟确立的主要内容或大致框架计划进度申请部门负责人意见总裁办意见规章制度委员会秘书长审批规章制度委员会审批表2：规章

14、制度审查、审议意见表送审部门送审日期送审规章制度名称工会意见（涉及员工切身利益时）总裁办意见法务部门合规性审查是否符合国家有关法律、法规及公司章程的规定是否。意见：是否符合规章制度管理通则的规定是否。意见：是否与现行规章制度相冲突是否。意见：是否正确处理有关部门、人员对规章制度送审稿的主要问题的意见是否。意见：其他意见规章制度委员会审议意见表3：规章制度废止申请表申请部门申请日期规章制度名称申请原因申请部门负责人意见内部审计部门意见法务部意见规章制度委员会秘书长审批表4：规章制度解释申请表申请部门申请日期规章制度名称申请原因及拟解释的内容申请部门负责人意见法务部意见规章制度委员会秘书长审批规章

15、制度委员会审批57文件管理办法文件编号总办【规程】0016秘密等级秘密版本号1.0实施日期紧急程度紧急第1页共7页文件管理办法第一条 目的为了完善公司文件管理系统，确保公司内部及外部信息沟通的顺利进行，提高公司管理工作的效率和质量，特制定文件管理办法（以下简称“本办法”）。第二条 适用范围适用于公司的规章制度和临时文件。第三条 专用语和缩略语(一) 请示：向上级部门请示答复、请示、批准的文件。(二) 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议的文件。(三) 决定：对公司重要事项或重大活动作出安排的文件。(四) 决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的文件。(五) 批复：上级答复下级的请示事项

16、的文件。(六) 通告：在公司范围内公布应当遵守或周知事项的文件。(七) 通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的文件。(八) 通报：表单先进、批评错误、传达重要情况的文件。(九) 函：同级或互不隶属部门间商恰、询问、催办、答复某些问题的文件。(十) 会议纪要：传达会议重要精神及记载会议议定事项，要求与会单位共同遵守执行的文件。第四条 文件种类(一) 文件种类分为两种：规章制度和临时文件。(二) 规章制度：是指其制定、发布、实施、修订、废止等均按规章制度管理通则办理的文件，一般分为：手册、程序（程序性、流程性文件）、规程（管理办法、规定、制度）、标准（产品标准、技术标准）等。(三) 临时文件：是

17、指经授权人批准发布，不作修订且非长期使用的文件，一般分为四种形式，即下行文、上行文、平行文和对外文件：1) 下行文：即上级部门对下级部门的发文，包括决定、决议、答复、批复、通知、通报、任命等。2) 上行文：即下级部门向上级部门的呈文，包括报告、请示、申请等；3) 平行文：即各平等级部门之间的行文，包括通知、函、建议等；4) 对外文件：即公司或各级部门在日常经营过程中对外出具的函件、传真或邮件等，不包括对外签署的合同、转文及具有类似性质的文件，该等合同和协议应依照合同管理制度进行管理。对外文件必须留存复印件归档和备查。第五条 文件控制机构的职能(一) 文件控制机构及人由公司总裁办公室文管员、各中

18、心事业部文件管理人员组成。(二) 文件控制机构的职能1. 公司总裁办公室1) 负责建立和维护公司文件控制管理系统，确保文件控制程序能够有效实施和保持；2) 负责公司所有规章制度的格式化审核、登记、编号、分发、归档管理；3) 负责公司总裁、副总裁审批范围内所有下行文及对外文件的格式化审核、登记、编号、分发、归档管理；4) 负责总裁办公室文件的编制、审核、报批、分发、归档管理；5) 负责对各中心/事业部文件管理人员的文件管理业务的指导及稽查；6) 负责每月月底把当月文件以纸质版、电子版的形式送交到法务部归档；7) 负责对外文件的格式化审核、编号和归档。2. 中心/事业部文件管理人员1) 负责本中心

19、/事业部主持编制的本部门临时文件（下行文及对外文件除外）的格式化审核、报批、分发、归档管理；2) 负责本中心/事业部接收的公司规章制度和临时文件的登记、归档管理及传达工作；3) 负责本中心/事业部报公司总裁、副总裁审批的临时文件的格式化审核、报批、管理；4) 负责本中心/事业部总监的临时文件的格式化审核、报批、分发、归档管理；5) 负责本中心/事业部对久文件的报批、分发和归档。第六条 行文规则(一) 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得超级请示和报告。(二) 部门之间对有关问题未达成一致意见的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级部门应当责令纠正或撤消。(三) 行文时必须注意内容简洁、精

20、练，对于没必要行文的事项尽量不行文。(四) “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构，如需逐级请示的，应当写明所有的批复机构。(五) “报告”不得夹带请示事项。(六) 中心/事业部不得向平行机构发放超越本中心/事业部权限的工作要求性的文件，或要发放需呈报总裁办公室，经总裁或副总裁批准后由总裁办以下行文的方式发放。(七) 规章制度的行文规则按照规章制度管理通则的有关规定执行。第七条 文件格式(一) 规章制度格式1. 规章制度格式由封面、主体部门组成。2. 封面由公司版头、文件内容组成：其中版头由公司标识、文件名、文件编号、实施日期、秘密等级组成。文件内容一般包括目的、适用范围、专用语和缩用语、

21、内容及要求、生效、解释、修订、附件（包括流程图、表单等）等组成（具体格式见附件2）。(二) 临时文件格式1. 下行文格式：由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送、印发和印发日期等部分组成。任命书、决议、通知、通报、决定的具体格式见附件3，会议纪要的具体格式见附件4.2. 上行文格式：由标题、主送机构、正文、行文机构、署名和行文日期、批复组成（具体格式见附件5）。3. 平行文格式：即内部联系单格式，由发文字号、发送机构、行文机构、行文日期、事由及正文组成同（具体格式见附件6）。4. 格式说明：1) 密级分类：分为绝密、机密

22、、和秘密三类，其中绝密是指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件；机密是指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文件；秘密是指不宜向公司以外人员透露内容的文件。2) 紧急级别分类：分为特急、紧急和普通三类，特急是指所上报的内容必须立即办理或处理的工作事项；紧急是指处理的时效性稍轻于特急，但文件内容必须在24小时内办理或处理的工作事项；普通是指对文件内容办理或处理的时效性要求不十分强，但必须在48小时内呈报上级领导了解或批示的工作事项。文件签发人需考虑到文件的急别种类及时予以签发。3) 公文标题应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般

23、不用加标点符号。4) 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。5) 公司总裁/副总裁/总裁助理下发的公文采用签发人签名，由文件管理人员加盖公司总裁办公室印章；印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。6) 主送：指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文的主送机构应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。下行文的主送机构写于正文之后。主送机构的全称、特称、单称，应使统一的称为和序列表述，不能经常变换。7) 呈报批除主送机构外需要知晓公文的上级机构，应当使用全称

24、或者规范化简称。8) 抄送指除主送机构外需要执行或知晓公文的平级机构，应当使用全称或者规范化简称、统称。成文日期以签发人签发的日期为准。9) 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标，文字从左至右横写，横排。10) 公文中各组成部分的标识规则，参照公司公文格式标准。11) 规章制度用纸采用国际标准A4型（210mm X 297mm），总裁办下行文用纸使用红头文件专用纸：上行文和各中心/事业部下行文纸使用公司规定的信笺纸；张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。12) 规章制度内容字体使用“宋体”，字体大小使用“小四”，行距一般为固定值为20磅，字体间距为标准值，页面设置为“上2.54CM

25、、下2.54CM、左3.17CM、右3.17CM”；临时文件标题字体为“小二”宋体加黑，内容为“三号”宋体，行距一般固定值25磅，字体间距为标准值；页面设置为“上3CM、下1.5CM、左2CM、右2CM”，平行文，上行文和下行文可根据片面的需要，可通过调整行距来调整页面。第八条 文件编号(一) 规章制度编号示例：上图中的“总办2008规程0001号”1. “”代表本公司文件；2. “总办”代表组织编制该文件的中心/事业部；“品牌”为品牌管理中心、“服装商品”为服装商品管理中心、“财务”为财务管理中心、“人力”为人力资源中心、“总办”代表总裁、副总裁、总裁助理及总裁办、“经营”为经营管理中心、“

26、工程”为工程部、“鞋品”为鞋品营运中心、“鞋业”为鞋业事业部、“鞋材”为鞋材中心、“服装”为服装营运中心、“鞋商品”为鞋商品管理中心、“儿童”为儿童事业部、“器材”为器材管理中心、“法务”为法务部；若因公司组织架构调整，由总裁办对相关简称做相应调整。3. 2008代表文件发布是2008年；4. “规程”代表文件类别，一般分为：手册、程序（程序性、流程性文件）、规程（管理办法、规定、制度）等。5. “001号”代表文件号。(二) 规章制度的例外 各中心/事业部不便对外公开披露的敏感资料如标准类（产品标准、技术标准）可向分管副总裁或总裁申请审批后，向总裁办文件管理员索取文件号后，由本中心/事业部文

27、件管理员自己发布、存档，但必须抄送法务部备份存档，抄送给法务部的文件必须密封，所有密封存档法务部的档案，除非总裁或总裁办分管副总裁批准，任何人不准启阅。(三) 临时文件编号1. 下行文编号：如“总办2008规程0001号”，其中“总办”的定义同规章制度，“2008”代表年份，“0001号”代表文件号码。2. 上行文编号：同下行文编号方式。3. 平行文编号：同下行文编号方式。第九条 文件的编制、审核、批准(一) 规章制度的编制、审核、批准1. 规章制度的编制、审核、批准按照规章制度管理通则执行。2. 公司一级部门（含独立二级部门）根据实际需要制定仅适用于本部门的内部工作规则或程序的，一级部门（含

28、独立二级部门）的主要负责人应当对其制定、实施等承担领导和管理职责，一旦因其管理不当而导致不良后果的，由此产生的责任由其承担。(二) 临时文件的编制、审核、批准1. 下行文1) 下行文（涉及多个中心、事业部），由主管该项工作的中心、事业部组织编制、填写公司发文审批表，由该中心、事业部文件管理人员模式化，送相关中心及管理者代表会签，主管该项工作的中心、事业部总监审核，（涉及法务方面内容的需要法务部进行相关法律法规审查的，需送法务部进行适法性审查。）送总裁办进行格式化审核、报分管副总裁或总裁批准，再由总裁办文件管理人员统一编号，发布并存档。2) 中心/事业部下行文（中心、事业部内部适用）由主管该项工

29、作的二级部门组织编制，该部门经理审核，报所属中心、事业部总监批准后送中心/事业部文件管理人员进行模式化审核，统一编号、发布并存档。3) 上述文件审核、批准可授权其他人员执行其审核、批准权限，一旦因批准人授权不当导致不良后果，责任由批准人承担。2. 上行文由主管该项工作的人员组织编制，送审批单位逐级批复，中心/事业部文件管理员存档发布。3. 平行文跨部门的平行文由主办该项工作的人员组织编制，部门经理审核，中心、事业部总监批准；跨中心的平行文由主办该项工作的中心、事业部编制，中心总监审核、分管的相关副总裁批准，由主办的中心/事业部文件管理员存档发布。第十条 文件的标识、发放、存档及使用管理(一)

30、总裁办公室、各中心/事业部文件管理人员按分发单位及人数进行拷贝，规章制度正页及附页上加盖总裁办公室或中心/事业部红色“受控文件”印章（会议纪要除外）。在分发时必须要求收文单位签收。(二) 已发文件，分别按所属部门、文件机密程度、编号进行整理、分类、编目，并在文件目录表上做好登记，归档保存，防止不同类型的文件混放在一起。(三) 规章制度必须和临时文件分开规章制度必须在每一个文件夹内建立规章制度目录表（主发和主收文件分别建立目录表）。(四) 各部门因文件遗失、损坏，需填写文件补发申请表向各相关中心/事业部的文管员申请，经批准后方可予以补发。文件补发申请表需和文件分发登记表一起保存。(五) 文件持有

31、者不得随意将文件交由他人复制，未发放的复制件暂由相应的文件管理人员妥善保存。(六) 未经公司加盖红色“授控文件”印章的规章制度为无效文件。各中心文管员负责管理标有本中心编号为“授控文件”印章。第十一条 文件修订、再版规章制度的修订应严格遵循公司于2008年12月1日发布实施的规章制度管理通则的相关规定。第十二条 作废文件的控制(一) 作废文件由文件管理人员收回，执行人应在该文件分发登记表的备注栏注明“作废回收”和执行日期；其它部门或人员未经编制该文件的中心/事业部总监、总裁办审核批准，不得保留作废文件。(二) 作废文件由文件管理人员拟定处置方案，报编制该文件的中心/事业部总监、总裁办审批后作销

32、毁等处理。(三) 旧版文件原件需盖上红色“作废文件”印章后分开归档并作好标识，这类文件只供参考用。第十三条 文件稽查(一) 公司总裁办公室每年6、12月份对整个文控系统进行稽查，并填写纠正和预防措施通知书，经公司总裁办公室文管员会签后执行，直到问题改善结案。(二) 各中心/事业部文件管理人员在文件管理过程中遇到问题应及时将信息反馈至公司总裁办公室，以便检讨改善。第十四条 文件调阅各中心/事业部相关人员因工作需要需调阅规章制度或下行文文件或对外文件的，必须根据文件的密级程度逐级上报相应上级批准后方可向法务部调阅文件，具体如下：(一) 绝密级文件调阅：由文件调阅需求方逐级上报至分管副总裁及总裁办分

33、管副总裁或总裁，经双方分管副总裁或总裁批准后方可调阅。(二) 机密级文件调阅：由文件调阅需求方逐级上报至分管副总裁，经分管副总裁批准后方可调阅。(三) 秘密级文件调阅：由文件调阅需求方逐级上报至所在中心/事业部总监，经所在中心/事业部总监批准后方可调阅。第十五条 本管理办法自公布之日起生效，原文件管理办法2.0版总办2008规程0001号自本管理办法生效之日起作废。附件：1. 规章制度封面格式2. 规章制度内容格式3. 下行文格式（任命书、决议、通知、通报、决议）4. 行文格式（会议纪要）5. 上行文格式6. 平行文格式7. 规章制度发文审批表8. 临时文件发文审批表9. 文件目录清单10.

34、公司发文登记表11. 文件补发申请表12. 文件调（借）阅申请表印章管理制度文件编号总办【规程】0016秘密等级秘密版本号1.0实施日期2009-1-10紧急程度紧急第1页共7页印章管理制度第一条 总则(一) 为保证公司印章使用的合法性、合规性和严肃性，加强印章的管理，保障公司权益，防范法律风险，公司特制定印章管理制度（以下简称“本制度”）。(二) 本制度所指印章包括向相关行政部门或机构登记备案的印章（以下简称“A类印章”）以及其他不需要登记备案的公司各部门的业务用章（以下简称“B类印章”）。前者包括但不限于公司公章、法定代表人人名章、合同专用章、财务专用章、报关专用章、发票专用章等。后者包括

35、但不限于收货章、验货章、合格章等。(三) 本制度适用于公司公文、介绍信、授权委托书、证件、证书、账务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他需用印章的文件等。(四) 印章的管理工作由法务部和印章保管部门负责。印章管理工作包括印章的刻制、启用、颁发、保管、使用、信用、回收和销毁等。(五) 本制度中的以下专用语或缩略语的含义如下：1. 监印员：是指由总裁或分管副总裁指定的印章保管人员。2. 代管员：是指由总裁或分管副总裁指定的印章临时保管人员。3. 印章保管部门：是指负责印章保管和使用的部门，具体是指总裁办、财务管理中心和用印业务部门。第二条 印章的刻制、启用和颁发(一) 印章的刻制1. 印章的

36、刻制应坚持确有需要、从严控制的原则，由公司统一刻制。2. 印章的刻制、颁发和启用由法务部负责管理。法务部应雾茫茫和加强对印章的管理，严格执行有关的审批手续。3. A类印章的刻制均应经印章保管部门、法务部审核后上报总裁批准，经批准后，由法务部按照法律规定程序办理印章的刻制、备案手续，并负责到公安机关指定的印章机构刻制。印章刻制完成后，应由法务部和印章保管部门各委派一人共同前往刻章机构领取。4. 公司各部门根据工作需要，可以申请刻制B类印章，但应填写印章刻制申请单并经印章保管部门、法务部审核后上报印章保管部门的分管总裁批准，经批准后，由法务部委托总裁办行政部安排刻章。印章刻制完成后，应由行政部和法

37、务部各委派一人共同前往刻章机构领取，并向法务部办理相关的印章备案手续。(二) 印章的颁发和启用1. 法务部在启用印章前，应向印章保管部门和其他部门发出启用通知，明确印章正式启用日期、颁发单位、使用范围、印章保管部门、监印员和印章印模等。2. 印章保管部门接到颁发的印章后，应严格按照规定时间启用印章。未经批准，不得擅自提前启用。3. 颁发印章时，印章保管部门要委派一人同监印员共同前往法务部领取。领取人应配合法务部门办理印章交接手续。4. 法务部应建立印章备案登记册，将公司各类印章记录在案。每年法务部应复检一次公司各类印章的使用、保管情况，并根据复检结果更新印章备案登记册。5. 在交接印章时，法务

38、部经办人和领取人应当在印章备案登记册上签字。同时法务部应当场留印模备查。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。第三条 印章的保管(一) A类印章由总裁办保管，监印员由总裁指定，但公司财务专用章、发票专用章和法定代表人人名章由总裁指定的财务专人负责保管和用钱。B类印章由印章刻制申请部门自行保管，监印员由分管副总裁指定。(二) 监印员应明确印章保管和使用的制度和纪律，严格履行印章的日常保管、使用和监督职责。(三) 监印员应与公司签订印章保管协议，并报法务部备案，经专项培训后方可上岗。(四) 印章应存放在有一定安全措施的保险柜内，随用随锁，不得随意放置。每天上下班前监印员应检查印章是否齐全，如发现印章

39、丢失或被盗，应立即报告总裁办、法务部，以便及时采取防范措施，避免影响公司信誉以及给公司造成经济损失，是否向当地公安机关报案由法务部决定。(五) 印章丢失或被盗的，法务部应在第一时间向公司各部门发送印章丢失、信用通知，同时在公安机关指示下刻制与原印章有区别的新印章，并在一定范围内以合法有效的公告形式声明遗失印章作废。(六) 未经总裁或分管副总裁的同意，监印员不得委托他人代管印章，严禁将印章转借他人。(七) 监印员因事、病、休假等原因长期不在岗位时，应事先向总裁或分管副总裁请示，由总裁或分管副总裁指定代管员。同时，印章保管部门应立即向各部门分布代管通知。(八) 监印员在离岗前应与代管员办理交接工作

40、，并代用印时的注意事项。监印员正常上班后，代管员应与监印员交接工作，在印章交接单上登记交、管印起止日期，管理印章类别及数量等。监印员和代管员签字后，监印员应将印章交接单提交总裁或分管副总裁签字认可，然后转交法务部备存原件。(九) 印章应存放在保险柜内。严禁携带印章外出。确因工作需要带出公司使用的，应依照用印权限经审批后由监印员和用印部门经办人共同带出使用，同时在印章使用申请单上注明带出印章时间段；如由非监印员使用，应按照本制度第3.8条的规定办理交接备案手续以明确责任。(十) 由于公司或部门发生变更或印章损坏等原因，需要更换旧印章时，印章保管部门应按照本制度第五条的规定办理。(十一) 监印员或

41、代管员调离工作岗位或离职时，印章保管部门负责人应向总裁或分管副总裁请示变更监印员或代管员，由总裁分管副总裁重新指定监印员或代管员。同时，印章保管部门应及时向各部门发布变更通知。(十二) 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的重要部分，如监印部或代管员持有印章的，应办妥交接后方可办理离职手续。第四条 印章的使用(一) 印章的使用实行严格的审批登记制度。(二) 公司各级部门和人员需要使用印章的，应按要求填写印章使用申请单，将其与用印文件一并逐级上报，分别经所在部门负责人审核、总裁或其授权代理人批准后方可用印，但B类印章的使用，由分管副总裁或其授权代理人批准即可。(三) 监印员应做好印章使用登记，详细

42、记载用印时间、用印申请人、用印部门、用印种类、用印文件等。该印章使用登记册由印章保管部门连同印章使用申请单复印件保管并存档备查。(四) 印章的使用和和审批权限如下：1. 公章的使用和审批权限1) 以公司名义出具的担保函、承诺书、资信证明以及其他由公司单方面出具的具有法律约束力的文件应加盖公章，经法务部和财务管理中心审核后，由总裁批准；2) 以公司名义开具的各类介绍信及相关人事关系证明等可加盖公章，经人力资源中心审核后，由总裁或总裁授权的代理人（分管副总裁/总裁助理）批准；3) 以公司名义颁发的相关荣誉证书、专业技术职务聘任证书等应加盖公章，由总裁或总裁授权的代理人（分管副总裁/总裁助理）批准；

43、4) 以公司名义出具的邀请函、工作联系函以及其他一般性的没有法律约束力的文件，可加盖公章，由总裁及总裁授权的代理人（分管副总裁/总裁助理）批准；5) 其他以公司名义对外出具的正式文件应加盖公立的，由总裁或总裁授权的代理人（分管副总裁/总裁助理）批准。2. 以公司名义对外签订的各类合同和协议及附属合同、补充协议等应加盖合同专用章，经法务部审核后依公司有关授权表，由总裁/分管副总裁/总裁助理批准。3. 以公司名义开展的对外业务活动中出具的文本需加盖B类印章的，由该业务部门提出用印申请，由分管副总裁授权的代理人批准。依据日常的权限及常规工作内容自行使用印章的，无须经上述程序，但应遵守本部门制定的相关

44、制度和规定。4. 以公司名义出具的文本需要加盖法定代表人人名章的，由法定代表人或其授权代表批准。5. 财务人员依据日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章、发票专用章等财务印章的，无须经上述程序，但应遵守财务部门制定的相关制度和规定。6. 人力资源部门依据日常的权限及常规工作内容使用其自行保管的B类印章时，如对聘用候选人发布录用通知书、与员工签订转正确认函或调薪确认函、给员工出具各类人事证明、给离职员工出具离职证明等，均须由用印人或用印部门提出用印申请，报所在中心/事业部总监批准，经人力资源中心总监审核，报人力资源分管副总裁批准之后方能用印。(五) 遇特殊情况需要先盖章的，应经在权审批人以书

45、面传真或手机短信的方式确认，但有权批准人到岗后应立即补办签字手续。(六) 监印员应严格按照本制度规定的程序办理，在用印前应对用印文件内容和印章使用申请单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可用印。监印员对所知道的文书内容应严格保密，如属绝密不能让监印员审阅的，应有批准人的签字说明。(七) 严禁在空白的介绍信、担保函、合同、金融票据、公文用纸、授权委托书等文件上加盖印章。(八) 有以下情形的，监印员有权拒盖印章：1. 用印申请人未经有关审批人批准的；2. 用印申请人未按规定详细填写印章使用申请单，包括未填写申请日期、用印部门、用印申请人、用印类别、用印文件、用印文件数量等；3. 用印文件内容

46、有误的；4. 其他不符合印章使用规定的情形。(九) 监印员加盖印章时应认真审核，印章位置要准确、恰当，不压正文，下骑年盖月，严防错盖、漏盖；印迹要端正清晰；印章的名称要与用印文件的落款一致（代用印章除外）。(十) 经批准的用印文件，在盖章后应留存原件存档备查（合同书可为副本）、但介绍信、证明等以公司名义单方出具的文件除外，留存扫描件即可。监印员应在每天下班前将印章使用申请单原件、用印文件原件和扫描件转交给法务部，印章保管部门只需保管印章使用申请单复印件、印章使用登记册原件和交接清单原件即可。法务部和印章保管部门应当按照公司档案管理制度归档所保存的文件。第五条 印章的停用(一) 发生以下情形的，印章保管部门应停止使用印章并及时向总裁或分管副总裁提出书面说明，经批准后向法务部申请办理印章使用手续：1. 因公司或部门发生变动，其名称改变的；2. 法务部通知改变印章图样的；3. 印章损坏的；4. 印章遗失或被窃，声明作废的。(二) 对于信用的印章，法务部应在收到总裁或分管副总裁的批文后或收回旧印章后及时向发布印章停用或作废通知，并做好相关备案登记手续。(三) 需要更