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1、金蝶协同办公系统操作手册目 录第一章入门 - 5 1.1 软件安装 - 5 1.2 系统初始设置- 7 1.3 用户登录 -12 第二章办公门户 -12 2.1 待办事宜 -13 2.2 个人日程 -16 2.3 电子考勤 -19 2.4 信息共享 -20 2.5 档案借阅 -21 2.6 资源预约 -24 2.7 表单填报 -26 2.8 工作交流 -28 2.9 知识管理 -30 2.10 网络硬盘 -35 2.11 个人设定 -36 2.12 我的桌面 -38 第三章电子邮件 -39 第四章表单流程 -43 4.1 表单定制 -43 4.2 表单流转 -47 4.3 报表分析 -49 4
2、.4 表单分类 -52 4.5 流程定制 -53 4.6 工作平台 -58 第五章公文处理 -58 5.1 发文起草 -59 5.2 发文流转 -61 5.3 收文登记和收文流转-64 5.4 签报拟稿和签报流转-65 3 5.5 公文传阅 -65 5.6 公文流程 -67 第六章档案管理 -68 6.1 发文档案 -69 6.2 其它档案 -71 6.3 收文档案 -72 6.4 会议档案 -72 6.5 传阅件档案 -72 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，
3、共 32 页 - - - - - - - - - 6.6 签报档案 -72 6.7 人事档案 -72 6.8 实物档案 -74 第七章会议管理 -74 7.1 会议起草 -75 7.2 会议流转 -76 7.3 会议流程 -77 第八章资源管理 -78 8.1 新增资源 -78 8.2 浏览资源 -79 8.3 查询资源 -80 8.4 浏览预约 -81 第九章信息集成 -82 9.1 信息定制 -83 9.2 信息维护 -85 9.3 新闻中心 -86 9.4 万事通 -87 9.5 值班提醒 -88 9.6 聊天记录 -89 9.7 考勤信息 -90 第十章工作交流 -91 10.1 公告
4、栏 -92 10.2 讨论区 -93 10.3 投票管理 -94 4 第十一章控制面板 -95 11.1 单位设置 -96 11.2 部门设置 -99 11.3 用户管理 - 100 11.4 模板管理 - 107 11.6 知识分类 - 108 11.7 计算机管理 - 109 11.8 网络设置 - 110 11.9 邮箱设置 - 111 11.10 运行记录 - 112 11.11 消息设置 - 114 11.12 TEMP 清空 - 115 11.13 WEB Office- 116 11.14 门户管理 - 117 第十二章业务管理 - 117 第十三章帮助 - 118 5 名师资料
5、总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 32 页 - - - - - - - - - 第一章 入门1.1 软件安装1.1.1 安装前准备系统正式安装前，需要安装以下软件：1. 操作系统 window2000/Xp/2003 ；2. MS SQL Server 2000 数据库， sp3 补丁包；3. J2sdk1.5（服务器端），java 虚拟机 JRE1.5（客户端）；4. IE6.0 以上；1.1.2 安装及启用服务执行协同办公系统Setup.exe ，依据安装提示一
6、步步完成安装，安装时尽量选择默认参数。安装完毕后，在桌面或者开始菜单中找到“协同办公系统”启动图标，双击进入控制台，如下图所示。图： 1-1-2-0 确定：保存当前控制台参数设置。复位：控制台参数设置恢复到系统初始值。6 取消：取消当前控制台参数修改。备份 / 还原：备份当前系统的数据库和目录文件。系统初始：初始化系统数据库。系统重设：移出系统服务和数据库，系统重新设置。在线升级：在线升级系统到最新版本。在控制台设置好参数，点击“系统初始”完成系统数据的在数据库中的初始化工作。最后，点击“确定”按钮，保存参数设置。然后点击“启动”按钮启动服务。具体安装步骤请参见协同办公系统安装手册。注意：在系
7、统初始之前，应确保控制台参数设置正确且数据库服务器已经正常启动。1.1.3 登录系统系统成功安装后，并启动了数据库服务和系统服务后，打开一个浏览器窗口，在地址栏中输入系统的访问地址，即可进入登录界面。如下图所示：图： 1-1-3 提示：系统的访问方式，http:/主机名或主机IP 地址： 8080；如果安装在本机上，可输入 :http:/127.0.0.1:8080。在登陆界面可以下载Java 虚拟机 JRE1.5 并安装好（使7 用流程时需要）。初始的登录用户名称和密码是：用户名：admin ；密码： 111 。登录成功后，系统管理员应进入“控制面板”菜单中设置系统的基础数据。比如：单位、部
8、门、用户等。1.2 系统初始设置1.2.1 单位设置名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 32 页 - - - - - - - - - 进入“控制面板”菜单，点击“单位设置”子菜单，进入单位设置页面。因系统支持集团应用，可增加多个单位信息的设置。本单位的基本信息设置如下图所示。图： 1-2-1-0 注意：如果单位信息中的“IP 地址”和“访问URL ”没有正确设置，系统中的相关附件将不能正常打开或显示。8 1.2.2 部门设置部门设置即定义单位组织结构。在“部门
9、设置”菜单中，可添加、修改、删除部门。如下图所示。图： 1-2-2-0 刷新：刷新当前组织机构。添加：在当前选中的部门下面添加下级部门。删除：删除当前选中部门。若该部门或者该部门的下级部门有用户，则该部门不能删除。更改：修改当前选中的部门信息。展开：展开当前选中的部门。关闭：关闭当前已经展开的部门。注意：系统正式使用后，部门不能再做删除操作，否则影响流程使用。但可做名称修改操作。1.2.3 用户管理用户管理是用于系统管理员增加新用户或修改、封锁、删除已存在的用户，并对用户赋9 予相应的权限等。用户管理包括：用户信息、角色信息、在线用户、图标显示4 个管理。操作界面如下图所示。图： 1-2-3-
10、0 增加用户：添加一个新的用户。删除用户：删除当前选中的用户。此操作为假删除操作，即用户相关数据还保留在系统中。永久删除：永久、彻底删除当前选中的用户。执行此操作后，此用户的相关数据全部删除和清空。恢复删除：恢复已被删除的用户。如果用户被执行了“永久删除”操作，则不能恢复。封锁用户：封锁当前被选中的用户。如果一个用户被“封锁”，则此用户不能访问本系统。解除封锁：解除当前被封锁的用户，使之能正常使用。回收密匙：回收当前选中用户的电子签名，使以前的电子签名无效。一个用户包括两个方面的信息：用户基本信息和用户权限信息。用户基本信息：10 用户基本信息如下图所示。图： 1-2-3-1 1. 用户名称：
11、用户的姓名；2. 登录名称：用户在本系统中使用的登录名；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 32 页 - - - - - - - - - 3. 口令：用户帐户密码；4. 性别：用户的性别男、女；5. 民族：所属民族，包含我国的56 个民族；6. 用户类型：普通用户、部门管理员、系统管理员。系统管理员是指赋给此用户与系统管理员同等的系统管理权限；部门管理员，即负责所在部门的管理，包括本部门的用户的权限的修改；7. 工作职位：用户目前所处的工作岗位；8. 职员类别
12、：分为普通员工、副职和正职三种。正职、副职都属于部门的领导。在流程中将会使用到；9. 地址和电话：记录用户的详细通讯方式；10. 邮箱大小和附件大小：为用户分配一定的内部邮箱空间；11. 签名图像：即设置电子的图像。用户使用时，可以扫描自己的签名到电脑，设置好11 后就可以在审批过程中使用。12. 委托人：是指当某用户因特殊原因无法处理必须由自己经手的事务时，可以将该公务转交给第二人处理，第二人处理人即为“委托人”。13. 备注：用户其它信息的备注说明。用户权限信息图： 1-2-5 系统的权限控制具有三个级别：1、 动作级别，比如收文、发文过程中的“登记”、“审批”等动作权限的控制；2、 部门
13、级别，用户的一个权限范围可以控制为本部门、部分部门、所有部门；3、 菜单级别，管理员可以把一项管理功能，比如：资产管理、档案管理授权给某一个人。控制面板中其它设置，包含签报类型、计算机管理、网络设置、邮箱配置、访问日志及使用统计也是由系统管理员进行管理的，在“控制面板” 章节中有较为详细的说明，请参阅。注意：一个用户经常是不能进行某项功能操作或者看不到某个功能菜单，是因为此用户不具有此项权限。12 1.3 用户登录系统采用 B/S 架构，在网络中任何一台电脑只要安装了本系统，所有与此电脑相连接的电脑不需要安装任何文件就可以进行访问。具体操作如下：进入 windows 系统，打开一个浏览器窗口。
14、然后在浏览器地址栏中输入访问地址：http:/服务器端的 IP 地址 :8080/ ；或者 http:/服务器域名：8080/ ，回车，即可进入系统登录界面。图： 1-3-1 然后输入管理员授予的帐户，点击“确定”即可进入到工作平台。第二章 办公门户办公门户是日常事务管理入口。在这里，可以处理日常工作中的代办事宜、个人日志、档案借阅、知识管理等。下面将分别介绍这菜单的功能。13 图： 2-0-0 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 32 页 - - - - -
15、 - - - - 2.1 待办事宜点击“待办事宜”子菜单，工作区出现如下图所示。14 图： 2-1-0 用户进入后，可以看到各种需要处理的事项，比如有：收文、发文、报表、签报、传阅件、会议、会议通知、会议传达文件、催办信息等几种。点击需要处理的事务类型，即进入处理列表页面。15 图： 2-1-1 点击要处理的事务，进入到处理页面，如下图所示。图： 2-1-2 返回：返回到前一页面。处理表单：进入到填写意见页面，填写处理意见。文件正文：表单的正文内容，以及查看附件。继续流程：流转到下一个环节。但在继续流转之前，必须处理表单。停止流转：停止流程流转，流程结束。通知：用邮件的方式发送通知到发起人或者
16、其它人，告知事务处理情况。点击“处理表单”，进入处理页面，如下图所示。16 图： 2-1-3 提示：审批类处理动作具有“处理表单”按钮，编辑类处理动作，只需要点击“保存”按钮即表示处理完成。填写处理意见后（对于需要进行表决“同意”或“否决”的处理动作还必须选择同意或否决），还可以添加附件。密匙文件和口令即为“个人电子签名”。当需要多项代办事项需要处理的时候，可以选择“记住这个数字签名”选项，这样就在下一次处理文件时会省去输入口令的麻烦。点击“确认”完成处理。处理完成后，点击“继续流转”，则这一环节的处理工作完成，流程进入下一个处理环节。2.2 个人日程个人日程管理，包括两个方面的管理，个人计划
17、和个人日志。界面如下图所示。17 图： 2-2-0 计划列表：以列表的方式显示所有的工作计划。日志列表：以列表的方式显示所有的工作日志。新建计划：增加新的日程安排。新建日志：新建工作日志或者总结。工作视图：以图形化的方式显示计划安排情况。18 图： 2-2-1（周视图）图： 2-2-1（月视图）点击“新建计划”，进入新建计划页面，如下图所示。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 32 页 - - - - - - - - - 19 图： 2-2-2 主题：填写计划
18、的名称。事务：设置当前计划的事务类型。开始时间、结束时间：设置当前计划的开始时间和结束时间。在工作视图中以此时间显示计划的进度。正文内容：填写计划的内容。提醒时间：设置当前计划提前提醒的时间。选择附件：为计划添加附件。选项：设置当前计划是否共享给其他同事。同时可以设置计划过期后是否自动删除。提示：计划的共享与计划委托（日程委托，在个人设定中设置）是两个不同功能。共享指的是被共享的计划可让其它用户查看到；计划委托指的是当前用户的计划由被委托的人来执行，并显示在被委托人的工作视图中。事务类型，可由管理员在控制面板“模板管理”中添加修改。2.3 电子考勤电子考勤是采用软件的方式实现员工的上下班考勤管
19、理。考勤方式类似于我们用的考勤刷卡机。在系统中只需要点击“上班考勤、下班考勤”按钮即可。操作界面如下图所示。20 图： 2-3-0 上班考勤：纪录上班时间，相当于考勤机的上班刷卡。下班考勤：纪录下班时间，相当于考勤机的下班刷卡。提示：上班时间与下班时间是以服务器的时间为基准。全体员工的考勤纪录管理员在“信息集成”考勤信息中可以查看到。2.4 信息共享信息共享管理，包括有：信息采集、数据采集、共享信息、新闻中心、规章制度、邮政信息、出行参考。此子菜单中的内容只提供查看权限。操作界面如下图所示。21 图： 2-4-0 信息采集：以列表的方式显示采集信息。数据采集：显示系统设置好的数据采集方案。有权
20、限的用户可以查看采集过来的数据。知识共享：其它用户“知识管理”中共享给您知识，以列表的方式显示在这里。新闻中心：显示系统发布的内部新闻和外部新闻。规章制度：以列表的方式显示系统发布的规章制度。出行参考：显示火车车次信息。邮政信息：显示国内邮政编号、电话区号信息。提示：信息共享中的内容的管理和维护都可在“信息集成”实现。注意：信息采集、数据采集、新闻、规章制度等信息，具有查看权限限制。限制的方式为：“本部门”、“部分部门”、“所有部门”。2.5 档案借阅档案借阅包括有：收文借阅、发文借阅、签报借阅、人事档案借阅等的。当您提出档案借阅申请后，档案管理人员会收到申请信息，然后会给予“同意”或者“不同
21、意”的审批。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 32 页 - - - - - - - - - 22 图： 2-5-0 点击进入需要借阅的档案类目，如下图所示。23 图： 2-5-1 找到要借的档案，在右边的操作栏目中点击“申请”图标，如下图所示：图： 2-5-2 系统转到申请信息填写界面，如下图所示：24 设置好申请截止日期和申请类型，点击“确定”，系统将自动发送申请到档案管理员。由档案管理员进行审批“同意”、“不同意”。提示：档案借阅申请可具有三种类型：阅读
22、、修改、删除。档案管理员申请的档案，自己不能做审批操作。注意：在收文、发文档案借阅之前，档案管理人员应先设置好的您的借阅等级权限。没有此对应等级档案借阅权限的用户，不能查看到相关的档案。2.6 资源预约能否合理的进行资源配置，是影响一个单位工作成效的重要因素。以下来介绍如何使用本系统的资产申请功能。资产申请工作区界面如下图所示。25 图： 2-6-0 资源列表：显示所有您有权限预约的资源。审批结果：显示您预约的资源的审批结果。资源查询：按照各种不同的条件查询资源。预约列表：以列表的方式列出您申请的所有的预约。点击您要预约的资源，进入预约申请界面。如下图所示。图： 2-6-1 点击“资源预约”按
23、钮，即可填写预约申请。系统会自动把预约申请发送到“资源管理”人员。提示：资源预约和档案借阅的操作方式一样。具有权限的人才可以预约相关的资源。预约申请发送以后，资源管理员收到申请，给予“同意”或“不同意”处理。系统自动会26 把管理员的处理结果以邮件的方式发送给申请人。注意：系统管理人员不一定是“资产管理员”或者“档案管理员”。资源视图：以日历的方式按照天、周、月显示当前时间正在使用的资源。图： 2-6-2 （月视图）2.7 表单填报表单填报是系统中各种申请的入口。在这里，我们可以填写各种表单，比如：报销、请假、出差申请、项目发起等的。并可以进行流程流转，或者送批。点击“表单填报”按钮便进入了表
24、单类别界面，如下图所示。27 图： 2-7-0 根据需要，选择需要填写表单的类别。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 32 页 - - - - - - - - - 图： 2-7-1 点击右边“操作”栏目中的“表单填报”图标按钮，即可发起表单，如下图所示。28 图： 2-7-2 默认流程：点击“默认流程”按钮，表单将按事先设置好的流程进行流转。选择流程：进入流程列表页面，选择所需流程进行流转。送批：直接交送给其他人进行处理。保存：保存当前填写好的表单，暂不进行流
25、转处理。返回：放弃当前发起的表单，并返回到前一页面。注意：表单具有两种类型，审批类和流转类。审批类，发起表单的时候即可进行表单内容的填写，发起人和表单内容填写是同一个人；流转类，发起人和表单填写人可以不一样，发起人一般不填写表单内容。2.8 工作交流工作交流包括“讨论区”、“公告栏”、“投票”、“意见反馈”四个内容。操作界面如下图所示。29 图： 2-8-0 公告栏：用于电子公告的发布。发布的公告将在系统的桌面的“电子公告”栏目中显示。讨论区：交流互动社区，类似于一个电子论坛的功能。提示：电子公告、讨论区内容的查看有权限限制。限制的方式为“本部门”、“部分部门”和“所有部门”。办公门户中的“工
26、作交流”进取以后，不具有维护操作。若要做维护操作，须从横向功能模块菜单“工作交流”中进入。投票：用于在线调查和投票。每个用户只能对一个主题投一次票。30 意见反馈：是用来对工作、公司等各种意见的发表。并支持匿名发表。图： 2-8-0 提示：匿名发表的意见，发表后本人不能再做修改和删除。只有具有此部门信息集成管理的管理员才可以进行删除操作。2.9 知识管理随着公司的发展，知识管理显得越来越重要。系统的知识管理包括有知识的分类、查询、31 共享、修改、删除、跟踪以及形成报表等。点击办公门户中的知识管理，如下图所示。知识目录树图： 2-9-0 1. 用户新建文件夹或者文档之后，系统自动生成右边的“文
27、档目录树”。2. 文档目录树，分为两大类。1）公共分类；2）个人文件夹。公共分类，或者又称为“知识轮廓”，是从“单位”的角度来管理知识文档。例如：营销与方案、市场与宣传、行政与人事等。公共分类的“类目”由系统管理员统一管理，其它人员可各“类目”下增加文档。个人文件夹，或者又称为“个人分类”，是从“个人工作”的角度来管理知识名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 32 页 - - - - - - - - - 文档。例如：编程资料、产品文档、实施文档等。个人文件夹的“
28、类目”及文档可由用户自己增加、修改、删除。提示：公共分类目录树由系统管理员在“控制面版”中设置。公共分类的文档是从个人文档中读取。点击个人文件夹，进入到如下页面。32 返回上级：返回到当前目录的父目录。新建文档：增加新的知识文档，点击进入知识文档添加页面。建文件夹：用于添加知识分类，点击进入文件夹设置页面。知识报表：以列表的方式显示知识管理中的所有的知识文档信息。删除：删除当前选中的知识文档或者文件夹。点击“新建文档”，进入知识文档设置页面，如下图所示。33 图： 2-9-1 名称：知识文档的名称。关键字：设置此知识文档的关键字，以后可做为条件进行查询。编辑框：填写知识内容介绍简要。共享范围：
29、设置此知识文档是否共享以及范围。共享部门：设置此知识文档共享给的部门。此部门下面的所有人员可以查看到此知识文档。共享人员：设置此知识文档共享给的人员。被共享的人员可以查看到此知识文档。相关文档：添加与此知识文档有关联的文档。附加附件：此知识文档的附件。知识分类：设置此知识文档所属分类。一个知识文档可属于多个分类。提示：知识文档的分类类别可由系统管理员在“控制面板”中设置。知识报表点击“知识报表”，进入知识报表列表页面，如下图所示。34 图： 2-9-2 返回上级：返回到知识管理的根目录。被阅详情：以列表的方式显示当前选中的知识文档的调阅详情。内容包括调阅人、调阅时间、所属部门等。提示：知识管理
30、，是个人的知识管理，系统中的每个用户都有自己独立的知识管理。共享出来的知识文档，将在您所共享的部门或者用户的办公门户中的“信息共享”中和桌面的“知识文档”中显示。知识互动用户可以对每个知识文档进行评分和填写自己的意见。点击“知识文档”进入如下界面 。35 图： 2-9-3 2.10 网络硬盘网络硬盘，是一个网络文件共享区，类似于我们日常用的FTP 功能。能上传和下载文件。系统管理员可以对上传的文档进行维护工作。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 32 页 -
31、 - - - - - - - - 36 图： 2-10-0 创建目录：即在当前目录下面创建新的目录分类。上传文件：在当前目录下面上传新的文件。2.11 个人设定个人设定中包括有各种个性化的工作界面和功能的设置。比如：语言的选择、工作界面风格的设定、消息提醒方式的选择。还可以自定义桌面，工作台，查看自己的权限等。点击“个人设置”子菜单，进入个人设置页面，如下图所示。37 图： 2-11-0 修改密码：修改系统帐户的登录密码。电子签名：申请电子签名认证文件。在系统中处理一些审批事务的时候需要用到电子签名认证。工作委托：设置您系统事务处理的委托人。委托人设置好后，系统自动把需要您处理的事项转交给您的
32、委托人。日程委托：设置您工作日程的委托人。设置好后，您的日程将在您的委托人的“个人日程”中的“工作视图”中显示。登录图像：设置您的登录图片。图片支持的格式是：JPEG 、GIF 等。设置好后，将在系统的登录界面显示您的登录图像。签名图像：电子签名包括两个部分：电子签名认证文件和签名图像。设置后好随电子签名一起使用。图片支持的格式包括：jpeg 、gif 两种。图片尺寸标准大小为：100*50 像素。语言选项：选择您的工作界面的语言风格。繁体、英文、法文、日文语言界面需购买相应的语言插件才能使用。界面风格：选择您的工作界面的风格。目前系统提供有5 种。消息提示：设置您的待办事宜、新邮件等提醒方式
33、。短信提醒，需另外购买短信服务才38 能使用。消息提示刷新时间：设置系统消息提醒的周期。自定义桌面：用于设置“我的桌面”的快捷方式。自定义工作平台：用于设置“表单流程”中的“工作平台”菜单。自定义业务管理：在系统的“控制面板”菜单中，添加一个新的模块菜单。查看权限：查看自己的系统使用权限。提示：自定义桌面、工作平台、业务管理每个用户可以单独来设置，也可以由管理员统一设置；系统管理员可在“单位设置”中取消个人设置权限选项即可。工作委托和日程委托若不再委托了，只需把委托人设置为自己即可。注意：工作委托，如果当前用户在线系统则不予转交待处理事项，待处理事项由本人进行处理。2.12 我的桌面“我的桌面
34、”是系统中信息显示的平台。系统中的新闻、公告、规章制度、共享知识、待办事宜、值班提醒等信息都将在我的桌面显示。界面如下图所示。39 图： 2-12-0 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 32 页 - - - - - - - - - 提示：进入系统的初始页面，系统默认为“我的桌面”。用户可以在办公门户“个人设置”菜单中设置其它初始页面。第三章 电子邮件随着网络的发展，邮件的使用越来越广泛。系统为了方便用户的使用，开发了一套具有自主知识版权的邮件管理服务器：
35、Mail Server 。 Mail Server 不仅可以用于局域网，还可以用于广域网。邮件管理模块包括如下功能。图： 3-0-0 收邮件：收取外部邮箱邮件。比如：163, 新浪等邮箱邮件。发邮件：撰写新的邮件，并可进行发送。邮件的收件人可以是本单位内部人员，也可以是外部邮件地址。并支持邮件多人发送。40 图： 3-0-1 发件箱：保存已经发送的邮件。草稿箱：保存已经撰写，但还未发送的邮件。废件箱：保存已被删除的邮件。名片夹：联系人通讯录。发送邮件的时候，可以直接选择名片夹中的联系人。41 图： 3-0-2 提示：在填写联系人名片信息的时候，可以设置是否共享。如果设置成共享，那么其他用户也可
36、以对此联系人发送邮件。通讯组：可按部门、按职务等划分的一组的通讯人员。发送邮件的时候，可以通讯组的方式进行发送。邮箱状况：以百分比和进度条的方式显示当前发件箱、收件箱、费件箱、草稿箱的使用状态。帐号设置：设置外部邮箱帐户，设置方法和outlook 一样。用于收去外部邮箱邮件和发送外部邮件。42 邮箱地址：您的外部邮箱地址。比如，xiao_,。接收（ pop3）服务器：设置接收邮件的服务器地址。比如163 的邮件接收服务器地址为： 。接收服务器的端口：设置接收邮件服务器的端口，默认为110。发送（ smtp）服务器：设置发送邮件的服务器地址。比如163 的邮件接收服务器地址为： 。发送服务器的端
37、口：设置发送邮件服务器的端口，默认为25。发送服务器要求验证：设置邮件收取和发送的时候，是否需要邮箱密码验证。一般设置为“是”。用户名：邮箱的用户名称。比如xiao_ 邮箱的用户名为：xiao_sss 。密码：邮箱的密码。设置为默认地址：设置此邮箱帐户是否作为发送外部邮件的帐户。不保留备份：收取外部邮件的时候，是否在邮件服务器上保留邮件的备份。接收邮箱邮件：设置是否收取此邮箱的邮件。提示：一个用户可以设置多个外部邮箱帐户。注意：如果要进行外部邮件的收发，那么必须设置一个外部邮箱帐户。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - -
38、 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 32 页 - - - - - - - - - 43 第四章 表单流程工作流是协同应用的核心技术。它实现了业务流程自动化，企业流程再造方面提供技术解决方案。系统中的工作流管理，具有表单和流程定制功能。可以根据客户的需要，定制各种公文办公流程、请假流程、采购流程以及各种电子商务交易流程。同时配合权限进行管理。表单流程分为“表单定制”、“表单流转”、表单列表“、”表单分类“、”流程定制“和”工作平台“共六个子模块。图： 4-0-0 4.1 表单定制表单定制：可任意的出差、请假、报销、借支、物品零用等表单，表单的定制采用向导式，普通人员即能
39、完成表单定制工作。而无须专业的计算机知识。同时，所定义的表单的每个字段可以进行授权操作。在表单定制之前须在“表单分类”中建立表单类别。然后点击“表单定制”，系统显示刚才的分类。然后我们可以进入到对应的类别中定制表单。44 图： 4-1-1 进入到具体表单类别目录下后，点击“新建”按钮，进入“表单设置”页面，如下图所示。45 表单属性表单存储名称：当前定义的表单在数据库中的对应表的存储名。表单业务名称：当前定义的表单的业务应用名称。比如：销售报销表单、员工信息登记表单、请假表单等。表单功能描述：用于描述当前表单的功能，版本号等信息。表单类型：表单所属类型。分为“审批类型”和“流转类型”。审批类，
40、发起人和表单的填写人为同一个人，且不具有表单字段的权限控制功能；流转类， 表单的发起人和表单的填写人可为不同的人，表单中的字段具有权限控制功能。高级显示模版：如果钩上了此选项，本表单定义好后，可以采用FrontPage 、Dreamweaver 等工具对表单格式进行调整。表单查看权限：设置表单在“报表分析”中数据的查看权限。关联计算说明：显示表单中的公式使用方法。表单使用范围：表单的使用范围。使用范围包括：部门表单、部分部门、本单位。表单默认流程：设置表单对应的流程。在表单填报后，可按此默认设置的流程流转，而不用手工再选择流程。一个表单中有许多的字段。在表单设计中，表单的字段在本系统中称为“项
41、目”。在表46 单设计的时候，可以对每个“项目”进行属性设置。如下图所示。表单项目项目的名称：对应到一个表单中的字段的名称，比如：客户信息表的“客户名称”等。项目类型：项目值的类型。比如：“客户名称”，一般属于“字符”类型，“申请时间”，属于“日期类型”等；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 32 页 - - - - - - - - - 列长度：项目值的所占字符长度。必须输入：在填写一张表单的时候，有的内容是必须填写的。比如：一张“请假申请表”中，必须填写的
42、有“申请人姓名”、“请假天数”、“请假原因”等。显示顺序：项目在表单中的排列显示的顺序。换行：当前项目是否换行显示。自定义类型：系统中提供了几种常用的项目类型。对于一些系统中没有提供的项目类型，用户可以自己定义。使用自定义类型，可以构造出更复杂的项目类型。特殊设置：有些表中的字段值在填写时候是很明确的了。比如：“请假表单”中的“请假人姓名”，一定是当前用户自己。如果“请假表单”中的“请假人姓名”在特殊设置中设定为“发起人”时，那么在表单填报的时候，系统自动根据特殊设置填写当前用户的姓名，从而更方便用户使用。47 表单的基本属性和表单的字段内容设置好了以后，点击“保存”按钮，保存当前表单。这样一
43、张表单定义工作就完成了。表单定义好后， 就可以在办公门户 “表单” 填报中使用了。提示：只有表单的定制人才具有对此表单的修改权限。如果表单的定制人不是系统管理员，系统管理员也无权修改。注意：正在使用的表单，是不能再对表的属性和结构进行修改，否则会丢失表单中的所有数据，并有可能引起流程紊乱。4.2 表单流转表单流转管理是用于对已经流转的表单进行各种控制操作，比如：删除、转交、催办等。以及对整个流程可以进行暂停流转、继续流转、 取消流转等操作。同时还可以选择流程的流转方式：手工流转、自动流转等。操作界面如下图所示。图： 4-2-1 删除：删除当前选择的流转过程。转交：把登记完成的表单转送给其它部门
44、处理。催办：对选中的流程中的当前处理人，发送催办消息。催办信息将显示在“我的桌面”48 的催办信息栏目里。自由流转：对已经登记好的表单采用直接选择处理人的方式进行流转。自动流转：对已经登记好的表单选择定义好的流程进行流转。暂停流转：对当前正在流转的流程，进行暂停。操作后，流程处于暂停状态。继续流转：对处于“暂停状态”的流程，重新激活，继续流转。取消流转：取消当前正在流转的流程，使表单处于“登记状态”。查看流程：以图形化的方式查看当前流程的流转状态。图： 4-2-2 查看状态：以列表的方式查看当前流程的处理情况。图： 4-2-3 历史纪录：已经流转完毕的表单的历史备份。提示：正在流转的表单不能进
45、行转交操作；流程查看只能察看“正在自动流转的流程”49 状态；正在流转的流程不能进行删除操作。4.3 报表分析名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 32 页 - - - - - - - - - 报表分析是用于以字段统计的方式查看表单历史数据。操作界面如下图所示。图： 4-3-0 点击表单分类，进入具体的表单列表中，然后再点击表单名称系统进入当前表单的数据查询页面。如下图所示。50 图： 4-3-1 选择查询方案：如果以前设置有查询的方案，那么可直接选择方案，系
46、统自动按照方案的条件，显示您所需要的数据。自定义查询、分析方案：可根据需要，设置要显示的字段内容，并设置好条件。查询条件支持多条件组合查询。设置好条件以后，点击“开始查询”按钮，系统开始查询，并按照条件显示查询结果，如下图所示。51 图： 4-3-2 保存查询方案：把当前的查询方式作为一种方案进行保存，以后可直接选择方案进行查询，而不用再设置条件。保存采集方案：把当前的查询方式作为一种数据采集方案进行保存。系统将直接把方案添加到“数据采集”中。高级查看：把当前的数据导出到excel 中进行统计。52 导出 XBRL ：以 XBRL 格式的数据进行导出，用以做智能分析。此功能须根据客户的要求早二
47、次开发。返回：返回到前一页面。提示：查询的结果，只显示当前您有权限查看的。查看权限在表单设计的时候设置。4.4 表单分类用于添加表单的管理分类。比如：销售管理、财务管理等。操作界面如下图所示。53 图： 4-4-1 提示：在表单新建之前，应先添加好表单的分类。4.5 流程定制流程定制是通过图形化的方式定制各种类型的流程。包括“请假流程”、“报销流程”、“加班申请流程”等。点击“流程定制”，系统显示当前已经设计好的流程。在此界面中，可对已经设计好的流程进行修改、增加、删除等操作。54 图： 4-5-1 增加：增加新的流程。修改：修改当前已经建好的流程。查看：查看已经建好的流程的结构。删除：删除当
48、前选中的流程。提示：因流程设计器采用的是Applet 技术，在使用前必须安装好java 虚拟机 JRE1.5。并且在浏览器“internet”高级选项中把JRE1.5 选项钩上，微软的JVM 选项去掉。点击“增加”按钮，便进入了新的流程定义工作界面。如下图所示。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 32 页 - - - - - - - - - 55 图： 4-5-2 在流程的设计界面中，上面是一排操作按钮。比如，增加节点、删除节点、修改节点属性等。需要进行什么
49、操作，点击对应的操作按钮即可。一个流程的设计可以按照以下步骤来操作。1、点击流程属性设置按钮，设置流程属性。56 2、根据事先设计好的流程草图，向流程设计面板中添加对应的节点。4、 连接节点之间的逻辑关系。57 5、 双击节点，设置好每个节点的处理人、处理动作等信息。6、 调整好流程图的样式，点击保存按钮。流程设计工作完成。58 流程设计好后，有权限的用户就可以在办公门户“表单填报”中发起表单选择刚才设计好的流程进行流转了。注意：节点处理人选择的时候，人员选择框中有些人不能被选择，是因为没有此处理动作的权限或者其权限范围不够。当一个节点的处理人设置为一个角色的时候，角色中的人员不能为空。手工节
50、点的下一层的多分支节点之间的逻辑关系不能为“与”。4.6 工作平台当流程管理里的表单非常多时，会造成表单应用时的困难。工作平台可以将各类管理表单按照类别地列示在工作平台上，便于调用。工作平台的设置可在办公门户“个人设置”。图： 4-6-0 第五章 公文处理公文处理、档案管理和会议管理是协同软件系统最主要的应用之一，这一章将重点介59 绍公文处理。公文主要包括收文、发文、报表、签报和传阅件。系统中的公文管理模块如下图所示。图： 5-0-0 5.1 发文起草在发文起草编辑框中，集成了具有自主版权的文件编辑控件，功能类似与我们常用的WORD 编辑工具，可以对字体、颜色、背景进行选择。同时，还可以指定