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1、采购业务流程再造第10章任何一个企业或公司，无论它处于什么行业都存在着采购流程。在制造业，一个企业平均要用销售额的40%至 60%的资金花在采购上。因此，降低成本，提高利润的潜力是非常大的。采购不仅仅只是简单地去市场上购买所需的物料。实际上采购把一个组织的生产能力和制造能力扩展到外部资源即供应商身上。从这个意义上讲，采购可以理解为 “外部制造的管理” 。它需要有新的流程、新的产品和新的信息系统去充分利用本企业所不具备的能力。因此，物料采购流程是创新的又一优选对象。101 业务流程再造基本原理流程（ Process）在词典中的解释是产生某一个结果的一系列活动或操作，特别是指连续的操作或处理。它指
2、的是事情的始末，事情发展变化的经过。在管理理论中，企业流程是指组织结构和人员，遵循管理原则，运用管理信息、技术和方法来实现企业目标的活动流程。从这个定义中可以看出，一个流程具有组织结构和人员、管理原则、管理技术、管理信息和方法等各个特性，而流程的主体是由活动组成的，每一个特性的不同取值都将体现在不同流程的不同系统及其相互之间的关系中。在企业组织中，和流程意义容易混淆的概念是职能，职能往往描述的是这个部门或机构是干什么的，是个静态的概念。而流程强调的是为了完成目标任务，这个部门或机构是如何进行的，是个动态的概念。比如，在第一章中提到的某化纤公司销售部，从职能来讲，这个部门负责公司的所有销售任务，
3、根据任务分解成各个子任务，如签订合同、制定销售计划，用户资金管理、仓库管理等，分别有业务科、计划科、财务科、仓库等部门与之相对应。从流程的观点来看，这是一个销售合同的完成流程，它输入的是用户的需求，输出的是顾客所需要的产品、顾客的满意度和公司的销售收入。整个流程的完成包含了一系列跨越不同部门的活动，如签订合同、编制销售计划、开提货单、审核提货单等等。每一个活动本身并没有对顾客产生价值，在开提货单之前，你不能审核提货单，在没有审核提货单之前，你不能提货，在没有提货之前，你不能开发票，等等。每一个活动本身是一项简单的工作，只有把这些活动有序地组合起来，才能最终完成对顾客产生价值的某一任务(实现顾客
4、的需求)或实现企业的某一个目标(实现公司的销售收入)。比如，上海某纺织机械公司” 物料获取与采购流程” ， 整个流程包含了近30 个活动，跨越了公司内四个部门(生产计划部、采购部、质保部、财务部)，甚至跨越了公司外组织(供应商 )。这些活动有序地集成起来实现公司内部生产制造部的需求。因此，我们可以说，企业流程是指为完成企业某一个目标或任务而进行的一系列逻辑相关的跨越时间和空间的活动的有序集合。从流程的观点来看，企业的组成元素是流程，而企业流程的组成元素是活动。活动与活动之间的相互作用和相互联系构成了企业流程系统。活动是一种变换或操作，它往往接受某一种输入，在某种规则控制作用下，利用某种资源，经
5、过变换或操作转化为输出。不同的活动，它接受的输入、处理规则、利用的资源不同，输出也不同。因此，决定一个活动有四个方面的因素，即活动a=输入，处理规则，资源，输出 。企业流程的特点每一个企业流程有如下四个特点：一、每个流程都有输入和输出输入和输出可以分为有形的物质和无形的信息两大类。例如，上海某纺织机械公司是按订单制造 (设计、加工、装配)类型的企业组织，它的采购完成流程输入的是根据企业生产进度计划编制的采购单和相应的物料技术文件，输出的是采购回来的原材料或零部件。又比如，深圳某通讯设备制造公司是按订单装配类型的企业组织，其新产品研究与开发流程的输入是市场的需求和产品技术的发展信息，包括专家的建
6、议、企业家的战略直觉与胆识，输出的是能投入批量生产的新产品，包括新产品原型、新产品的BOM 及其各种技术文件等。该公司的售后服务流程，输入的是顾客设备的故障信息、产品升级信息以及设备和顾客的各种技术文档，输出的是顾客设备的良好运行状态以及顾客的满意度等。二、每个企业流程都有顾客流程要输出结果，这个结果的接受者或使用者就是流程的顾客。顾客可以是企业外部的，也可以是企业内部的。比如，销售订单完成流程的顾客是订货的外部用户。采购完成流程的顾客是企业内部的使用该物料的生产部门以及企业外部利用该物料生产产品的真正用户。三、每一个企业流程都有一个核心的处理对象一个大的企业流程往往是实现一个对象的生命周期，
7、核心的处理对象和该流程要实现的企业目标或任务有关。比如销售合同完成流程的核心处理对象是销售合同，整个流程完成一个销售合同：从擭取(诞生 )，到执行用户验收、付款，实现公司销售收入为止的全生命周期。采购流程的核心处理对象是采购合同，采购流程完成的是采购合同从与供应商洽谈、签订供应合同到供货、验货、入库、付款为止的整个生命周期。售后服务流程处理的核心对象是用户反绩的报修信息或投诉信息，该流程完成的是从受理顾客信息到解决顾客的问题，令顾客满意为止的整个周期。四、企业流程往往是跨职能部门的大多数企业流程跨越了职能部门甚至企业之间的边界，并不受限于常规的组织结构。深圳某通讯设备制造公司销售合同完成流程跨
8、越了公司市场部、物料部、生产总部、财务部等职能部门，并与用户相连接：再如，基于JIT 思想组织的物料采购与供应流程跨越了供应链上的各个企业组织。业务流程再造（ BPR）的缘起BPR 是 1990 年最先由美国前MIT 教授哈默提出的。他与CSC Index 的首席执行官钱辟于1993 年发表了公司重组：企业革命的宣言，此后 BPR 作为一种新的管理思想，像一股风潮席卷了整个美国和其他工业化国家，并大有风靡世界之势。根据哈默与钱辟的定义， “BPR 就是对企业的业务流程（Process） 进行根本性 （Fundamental）地再思考和彻底性（Radical）地再设计，从而获得在成本、质量、服务
9、和速度等方面业绩的戏剧性地（ Dramatic ）改善”。在这个定义中， “根本性”、 “彻底性”、 “戏剧性”和“流程”是应关注的四个核心内容。根本性表明业务流程重组所关注的是企业核心问题，如“我们为什么要做现在的工作”、 “我们为什么要用现在的方式做这份工作”、 “为什么必须是由我们而不是别人来做这份工作”等等。通过对这些根本性的问题的仔细思考，企业可能发现自己赖以存在或运转的商业假设是过时的甚至错误的。最后，业务流程重组关注的是企业的业务流程，一切“重组”工作全部是围绕业务流程展开的。 “业务流程” 是指一组共同为顾客创造价值而又相互关联的活动。哈佛商学院教授Michael Porter
10、 将企业的业务流程描绘成一个价值链，竞争不是发生在企业与企业之间，而是发生在企业各自的价值链之间。只有对价值链的各个环节（业务流程）实行有效管理的企业，才有可能真正获得市场上的竞争优势。案例研讨：福特汽车公司的业务流程重组福特汽车公司北美应付款部门成功地通过重建其付款程序来减少了间接费用和管理费用的支出。当时福特北美预付款部门雇佣员工500 余人，冗员严重，效率低下。他们最初制定的改革方案是 :运用信息技术， 减少信息传递， 以达到裁员20% 的目标。 但是参观了Mazda 之后，他们震惊了，Mazda是家小公司，其应付款部门仅有5 人，就算按公司规模进行数据调整之后，福特公司也多雇佣了5 倍
11、的员工，于是他们推翻了第一种方案，决定彻底重建其流程。福特公司传统的流程是：采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往应付款部门; 供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到应付款部门; 同时，供货商将产品发票送至应付款部门，当且仅当“订单” ， “验收报告”以及“发票”三者一致时，应付款部门才能付款。往往该部门的大部分时间都花费在处理这三者的不吻合上，从而造成了人员，资金和时间的浪费。而福特的新流程则是：采购部门发出订单，同时将订单内容输入联机数据库; 供货商发货，验收部门核查来货是否与数据库中的内容相吻合，如果吻合就收货，并在终端上按键通知数据库，计算机会自动按时付款。福特公司流
12、程重建的成果是福特公司的新流程采用的是“无发票”制度，大大地简化了工作环节，带来了如下结果：以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中核查14 项内容，而如今只需3 项零件名称、数量和供货商代码; 实现裁员75% ，而非原定的20%; 由于订单和验收单的自然吻合，使得付款也必然及时而准确，从而简化了物料管理工作，并使得财务信息更加准确。福特公司流程重建带来了如下的启示：面向流程而不是单一部门。倘若福特仅仅重建应付款一个部门，那将会发现是徒劳的，正确的重建应是将注意力集中于整个“物料获取流程”，包括采购、验收和付款部门，这才能获得显着改善。大胆挑战传统原则。福特的旧原则：当收到发票时，我们付款。福
13、特的新原则：当收到货物时，我们付款。旧原则长期支配着付款活动，并决定了整个流程的组织和运行，以前从未有人试图推翻它，而 BPR 的实施就是要求企业要大胆质疑，大胆地反思，而不能禁锢于传统。ERP 和 BRP 的结合企业要实施ERP 计划，首先要进行业务流程重组BPR。如果仅是对原有的业务流程实行信息化管理，就违背了ERP 的宗旨。因为ERP 首先是一种管理模式，其次才是技术手段。ERP的精髓在于管理技术与计算机的结合。BPR 要求我们理顺和优化业务流程，强调流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，并从整体流程全局最优的目标，设计和优化流程中的各项活动，消除
14、本位主义和分散主义。BPR 强调管理面向业务流程，将业务的审核和决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高顾客和市场的反应速度，从而提高对顾客和市场的反应速度，而这正是我国企业所缺乏的。我国企业的业务流程不合理的地方太多，经常是因人设事，人浮于事，扯皮现象不断发生。ERP 承诺建立跨越企业各部门、各生产要素和环境的单一的数据库、单一的应有和统一的界面，是统一网络应用设计的法宝。在单一应用原则下处理所有的事物即意味着完成，它包括人力资源、财务、销售、制造、任务分派和企业供应链等的各项管理业务。ERP 的集成特性说明它的实施是一个在战略考虑、精密计划和部门间紧密磋商基础上的
15、谨慎行动。企业管理现代化是现代管理思想、现代化组织管理方法和手段的结合体。ERP 这种反映现代管理思想的软件系统的实施，而企业在手工管理方式下的管理模式不一定是最先进的管理模式，在应用现代化计算机手段后必须根据计算机管理的特点对传统的经营机制业务流程、组织结构、管理职能、管理方法、规章制度等进行改造，最终建立企业先进的业务流程。根据流程范围和重组特征，可通过以下三个层次进行业务流程重组：一、职能机构内部的业务流程重组企业手工业务处理流程必然存在很多重复或无效的业务处理环节，各职能管理机构重叠、中间层次多，而这些中间管理层一般只执行一些非创造性的统计、汇总，填表等工作，很多业务处理方式已不能结合
16、计算机信息处理的要求，计算机完全可以取代这些业务而将中间层取消，使每项职能从头至尾有一个职能机构管理，做到机构不重叠、业务不重复。例如物资管理由分层管理改为集中管理，取消二级仓库；财务核算系统将原始数据输入计算机，全部核算工作由计算机完成，变多级核算为一级核算等。二、职能机构部门之间的业务流程重组在企业范围内，多个职能部门之单元行的业务流程重组。例如在进行新产品开发项目时，以开发某一新产品为目标，组织集设计、工艺、生产、供应、检验人员为一体的业务流程组，取消部门的界限，实行业务流程组管理，将设计、工艺生产制造并行交叉的活动管理。这种组织结构灵活机动，适应性强，将各部门人员组织在一起，使许多工作
17、可平行处理，从而可大幅度地缩短新产品的开发周期。三、企业与企业之间的业务流程重组这是发生在两个以上的企业之间的业务重组，如通用汽车公司（GM ）与 SATURN 轿车配件供应商之间的购销协和关系就是企业间BPR 的典型例子。 GM 公司采用共享数据库、EDI 等信息技术，将公司的经营活动与配件供应商的经营活动连接起来。配件供应商通过GM 的数据库了解其生产进度，拟定自己的生产计划、采购计划和发货计划，同时通过计算机将发货信息传给 GM 公司。GM 的收货员在扫描条形码确认收到货物的同时，通过 EDI 自动向供应商付款。这样，使GM 与期限配件供应商的运转像一个公司似的，实现了对整个供应链的有效
18、管理，缩短了生产周期、销售周期和定货周期，减少了非生产性成本，简化了工程流程。这类BPR 是目前业务流程重组的最高层次，也是BRP 的最终目标。企业实施业务流程重组和应用ERP 系统本是毫无关联的两件事，一是关注管理思想，一是关注技术手段。 BPR 的提出是管理领域的最新成果，其本身与ERP 系统的应用并没有直接的关联关系。早期ERP 系统在企业的应用，人们也没有明确的意识需要进行业务流程重组。从上述三个层次的业务流程重组也可以看出，各个层次的重组过程都需要数据库、计算机网络等信息技术的支持。ERP 的核心管理思想是实现地整个供应链的有效管理，与 ERP 相适应而发展起来的组织间的BRP 创造
19、了全部BPR 的概念，是全球经济一体化和Internet 广泛应用环境下的 BPR 模式。因此，ERP 的实施过程必须考虑对企业的管理改造和流程优化。惟有如如此，企业的管理信息化才能从根本入手。在推动 ERP 中，一般改进点主要集中以下关键流程：?计划类流程。对产品计划的生成、审核、调整、监控进行闭环式管理，明确并落实信息来源责任。?采购类流程。实现对采购订单信息流、实物流、资金流的全流程跟踪。?生产及库存类流程。减少手工计划工作量，实现计划、车间与销售、采购之间的信息及时上传下达，形成双向沟通渠道。?销售类流程。为订单评审、货物发运等紧要环节减压，将非正常销售业务的处理纳入规范管理。?财务类
20、流程。与业务的信息沟通，从多口径转向一个口径，核算内容从粗放式转为对每一笔明细业务的追溯跟踪式核算，维护并监督业务数据的正确性，对企业管理及决策提供意见。102 采购业务流程再造的方法实际上，从整个社会物质财富制造流程来看，一个企业或公司从自然界中获取原始物料制成原材料，向第二级企业或公司提供原材料；第二级企业或公司经过加工制造以后又向第三级公司或企业提供原材料或零件，第三级又向第四级提供零部件，直到最后一级公司或企业向商品的直接消费者提供商品为止。而任何一级公司或企业又可以通过其分销商销售产品，分销商又可以销售给零售商，零售商再直接销售给最终的消费者。整个物流的流动流程和公司与公司之间的买卖
21、活动构成了一条供应链。一个公司或企业的物料采购与供应流程是整个供应链上的一个环节。案例研讨：上海某纺织机械制造公司的采购流程及分析上海某纺织机械制造公司的采购流程下图所示。作为物料采购的第一步，需要寻求供应商，并对其进行认证。供应商的选择与认证流程作为物料采购与获取流程的支持流程，也是非常重要的。从本例中可以看出，一个物料采购与获取流程一般要经历供应商选择和认证、申购、发采购单、接受货物、验收入库、付款等一系列活动，跨越采购部、会计部，品质保证部等部门以及外部供应商。然而，在这个流程中存在着如下一些矛盾或问题。一、采购周期或采购提前期长由于物料采购流程是跨部门和组织的流程，每一步都需要下工记录
22、或发送，特别是由于难以控制供应商的行为，再加上人为的延迟，使采购周期长。一般的办公行政用品的采购流程，采购一台办公用的电脑需要15 个月的时间，一般性物料的采购至少需1 个月，如果是进口物资，具采购周期一般是6 个月至 2 年。这么长的采购周期是很难适应当今多变的市场需求。二、库存积压和缺货的矛盾由于采购周期长，企业的原材料库存量普遍过高。一般材料的库存量均是6 个月至 1 年的使用量，有的甚至超过2 年的使用量。出现这种情况的原因在于：受短缺经济的影响；企业往往怕缺货而盲目采购；采购周期长，一般的物料至少要考虑1 个月以上的需用量；采购计划的不合理。企业物料供应计划只与年度生产计划挂钩，而年
23、度生产计划与实际实施的生产计划相差太远，库存积压严重地影响了企业流动资金的周转。一方面是库存积压，另一方面制造中必需的物料又常常发生短缺，造成企业停工待料现象。在该公司装配车间里随处可见各种螺钉、线匝、铜丝等。但是装配工人却坐在装配线旁聊天，一问才知道因缺几毛钱的弹簧片而不能装配。原因在于采购部门不知道弹簧片没有了，所以一直没有发采购订单。而即使马上发采购订单，正常情况下也需要7 10 天的时间。 在这种情况下，企业不仅浪费厂工人的生产能力，更重要的是如果延期交货的话将影响企业的声誉；失去顾客。要改变这种情况：除了改善库存记录和物料需求计划以外，还要缩短采购周期；改善与供应商的关系。三、采购和
24、供应管理存在缺陷在公司中，采购被认为是相对独守的活动。采购人员很少和市场人员、工程技术人员、生产人员和财会人员进行沟通。采购业务通常面向物料，关注个别具体的事务处理而不关心与关键供应商发展关系。因此，对采购部门的业绩考核往往基于业务处理量，如“每个采购处理的采购订单”、 “每个采购员的采购金额”等这些指标，而不是基于时间和成本的指标。另外，公司的采购部门比较关心制造和供应，但往往很少关心或参与新产品研究与开发、制造成本的下降、品质的改善等活动。另外，供应商的选择往往过分注重价格(价格不包括供应的其他因素；只反映基本的价格，即供应商的成本和利润。采购业务流程创新的目标和策略传统物料采购的目标是”
25、用最低的库存实现供应”，这不是一种经济的观点。现代的采购目标应该是” 用最低的成本提供高品质的物料，保证制造和生产的需要”，而这里的成本包括采购成本、 物料本身的成本、储存成本和短货成本。采购成本包括每一次采购业务所需的成本(如发采购单、 各种通讯费用、 差旅费用等 )和采购员的薪水和福利等。物料本身的成本即物料的价格。储存成本是指为了保存物料所发生的费用，如占用流动资金的利息、仓储所需的人工、能源和房屋等费用、在仓储流程中因物料发生变质或破损而造成的损失等。缺货成本是指囚缺货而带来的停工待料、延期交货给企业造成的损失。一、采购业务流程创新的目标现代的采购目标实际上意味着：（一）采购周期要用最
26、低的成本实现供应，也就意味看库存量也要最低。为了保证供应必须要用小批量供应的方式。而要实现小批量的供应方式，采购周期必须要短。最理想的方式是按天甚至按小时连续补充供应。（二）品质采购物料的品质本身也代表了本企业和公司的产品的品质。物料或零件品质的好坏直接影响到产品本身的品质。试想，一个顾客购买了该产品，如果产品品质不好：他(她)只会抱怨该产品的品质不好，而不会抱怨某个零件的品质不好。他(她 )只会认为公司的产品不好，而不会认为公司的供应商的产品不好。因此，要追求高品质、满足顾客需要的产品，采购的物料必须也是高品质的。（三）成本在品质保证的前提下应该寻求低价格的供应商，这样可以保证用最低的价格实
27、现供应。有人曾经对采购利润率作过统计分析：假设一个公司的税前利润是7%，那么，采购物料的成本每下降1 元就能产生1 元的利润，即成本下降与利润之间的关系是1：1 的关系；而销售额每14 元才能获得l 元的利润，即销售额与利润之比为14： 1。采购成本每下降l 元所获得的利润就等同于销售额14 元的利润，即采购成本的下降所产生的效益是销售额增加所产生的利润之间的关系是1：l 的关系，即采购成本的下降所产生的效益是销售额增长所产生效益的14 倍。（四）变化的能力在现代市场上，顾客的需求可能经常在发生变化。作为“外部制造资源”的供应和采购，也应该有这种响应市场变化的能力。二、采购业务流程创新的策略要
28、实现上述创新目标，可以从两个方面来考虑创新的策略，即从外部考虑与供应商的关系，从内部考虑如何降低库存水平。在与供应商的关系上，要和供应商建立密切的战略伙伴关系，真正把供应商作为自己的外部制造资源，共同参与世界的竞争。在内部的库存控制策略上，要实现连续补给的“零库存”的JIT 供应策略。正如前面所说，采购物料品质将影响产品的品质，物料供应周期和及时性将影响产品的及时交货率和交货期，物料供应的成本将直接影响公司的利润率。总之，供应商供应物料的业绩与本公司或企业的各个关键的绩效指标均有着直接的联系。因此，要改善公司的绩效，也必须改善供应商的绩效。但是作为一个外部公司，供应商的绩效又是不能直接控制的。
29、要解决这一矛盾，必须与供应商建立更密切的贸易伙伴关系。从企业管理历史的角度来看；对供应管理的认识和行为模式一般经历了如下几个阶段。（一）第一阶段采购通常被认为是制造的支持功能采购基本上是用被动的短期考虑的方式去进行，因此，对待供应商往往是采取”敌对”的方式。这样，一个企业在改善物料供应资源方面受到很大的限制。（二）第二个阶段采购通常被认为是一个相对独立的具有一定职能的活动公司或企业的采购委员会负责供应商的认证，公司把所有的采购需求集中起来便于统一协调采购。这种协调的基本目的是为了要获得长期的数量折扣所带来的低成本效益。当数量折扣可以获得时，公司或企业可能和某一个供应商建立了较好的关系，也可能出
30、现某一类物品只由一个供应商供应的情况。尽管如此，公司范围内采购和其他职能的集成是有限的，任意资源的可获取性也是有限的。而且这个阶段对供应商的评价往往基于低成本的准则。（三）第三个阶段公司或企业开始和关键的供应商建立起长期的战略关系，并开始使供应商分布或供应基础更加合理化和供应商建立长期的战略关系意味着供应商和公司一起共同关注顾客的需求，以支持公司的竞争战略。 对采购部门的评价是基于对战略目标的贡献。这样就可能使采购流程和产品设计、生产制造、市场营销以及会计等职能进行一定程度的集成。（四）第四个阶段也是采购与供应管理的最高阶段，即与供应商建立集成的战略伙伴关系这个阶段的特点是：采购人员作为一个较
31、强的矩阵型组织中重要的组成人员积极参与到企业产品开发和设计、生产计划和制造等流程中；供应商作为一种战略资源也有效地参与到这些流程中。 根据公司发展战略上的需要来选择供应商，并和供应商在商务条款、降低采购提前期、降低库存、物料补充供应方式、物料检验入库、付款方式等方面达成长期的协议。通过这种方式，共同来获得竞争优势，并对新产品和已有产品、零部件及其服务进行全面成本 (Total Cost)分析。在新产品研究与开发流程中实施并行工程，采购人员和供应商一起作为跨职能小组中的一个成员介入到此流程中。根据需要，供应商也可能同时进行物料的设计和试制。在生产计划和制造流程中通过建立一个集成的信息系统，供应商
32、可以及时获得公司的生产计划和物料需求计划，并根据工厂车间的制造需求，在指定的时间把正确的物料送到正确的地点。在这个阶段，信息系统的建设将起非常关键的作用。采购业务流程再造的基本原则业务流程再造的主要原则有以下几个方面：?实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度；?强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动。并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标，设计和优化流程中的各项活动，消除本位主义和利益分散主义；?要求业务流程之间尽量实现单点接触，这不仅有
33、利于流程通畅，而且有利于提高内、外部顾客的满意度；?先设计流程，而后依流程建立“扁平化”的新型组织，尽量消除纯粹的中层“领导”，这不仅降低了管理费用和成本，更重要的是提高了组织的运转效率及对市场的反应速度。在新的扁平化组织中，管理权力下放，将决策点定位于业务流程执行地方，这就要求业务处理流程上的人员素质整体提高并富有团队合作精神，同时构建具有自学习机制的有机组织；基于以上思想和原则，企业BPR 的总体思路为：实现从面向“职能”管理到面向”流程”管理的转变；从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标。在目标业务流程的改进中，为了实现面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变，要强调以下几点
34、：?正常业务方面，变“复杂流程”为“简化”流程。?例外处理方面，变“灰色流程”为“规范”流程。?在流程执行方面，变“模糊流程”为“明确”流程。落实流程中各项活动的责任部门及责任岗位，在流程中引入必要的监控环节，以保证流程的贯彻与执行。?引入“共享信息库” 、 “逻辑管理库” ，以“信息单点输入、共享使用”为原则来进行流程之间的关联，努力消除信息孤岛现象，增加信息共享内容、扩大信息共享范围，全面提高信息共享的水平与质量。案例：某烟草公司采购管理一、行业背景烟草行业作为嗜好类消费品工业，有着明显的行业特殊性。为了加强该行业的管理，更好的服务于国民经济发展，中国政府于1981 年决定改革烟草管理体制
35、、实行烟草专卖制度，并分别于 1982 年 1 月和 1984 年 1 月批准成立中国烟草总公司和国家烟草专卖局。并出台了中华人民共和国烟草专卖法和中华人民共和国烟草专卖法实施条例。中国烟草行业实行统一领导、垂直管理和专卖专营的专卖管理体制。国家烟草专卖局（中国烟草总公司）主管全国的烟草专卖工作及统一管理和经营全国烟草行业的产供销、人财物、内外贸业务。国家烟草专卖局和中国烟草总公司在全国省、地、县设有各级烟草专卖局和烟草公司、全系统有50 多万名员工， 分别从事着烟草专卖行政管理工作和烟叶种植的技术指导和收购、烟叶复烤、卷烟、雪茄烟等烟草制品的加工，烟草机械和烟用辅助材料的生产，卷烟批发，烟草
36、行业对外贸易与合作等等。二、某省烟草公司的简介某省烟草公司暨某省烟草专卖局隶属于中国烟草总公司暨国家烟草专卖局，是某省烟草行业的省级管理机构，具有烟草专卖市场的行政管理职能；同时作为企业，依法承担烟草产品购进、生产、调拨、营销及行业管理工作，具有半行政（计划）半企业（市场）的特点。目前管辖有地市州烟草（分）公司、县公司等独立核算单位，同时对省内烟厂进行行业管理和指导。另外各级市县公司拥有近千家批发部具体承担卷烟批发销售工作（批发部不作为独立核算单位） 。三、案例背景某省烟草公司营销管理信息系统是由某省烟草公司立项，省公司销售处牵头，省公司信息中心配合实施的服务于各级烟草公司，尤其是省烟草公司的
37、管理和决策，面向全省商业环节的营销管理信息系统。本项目分为业务流程改进、营销管理信息系统客户化及实施等几个阶段。本文介绍的业务流程改进中的采购流程在此营销管理信息系统基础上的改进。四、目前采购业务流程描述在各级烟草公司及各相应批发部调研报告的基础上，整理出某省烟草行业目前的基本采购流程。这个采购流程图含盖了省公司、分公司和县公司。其中，大部分公司按此流程开展采购业务的，有些公司可能只是执行了大部分流程。下面描述一下各公司的基本采购流程，这里的供应商分为省内外烟厂、调拨站、烟草公司等。某公司可以向省内外烟厂及调拨站采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购。（一）省外卷烟的采购流程1、签定合同。
38、某公司业务部门根据市场变动情况、结合历史销售业绩和上级公司下达的购销指标， 做出销售预测， 在每年的5 月和 10 月和全国主要供应商进行业务洽谈，形成购销意向。然后某公司在一年两次的全国定货会上和供应商签定合同。由于运输中存在专卖检查问题，一般需要按每次发货的实际运输能力签定数张合同，每张合同明确到品牌、数量、价格、运输方式等。 在购销总指标内， 某公司经过与省外供应商协商可以调整合同的执行如推迟发货时间、取消合同执行等。如果需要临时或追加采购，某公司可以到中国烟草交易中心批发市场进行交易，重新签定合同。2、供应商通知发货并开出发票。省外供应商在发货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般
39、是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同安排发货。同时该供应商开出销售发票递交到业务部门。3、验收入库。货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。4、申请付款。业务员收到供应商转来的发票，核实无误后填写付款申请单，经业务主管签字后将发票和付款申请单一并交财务部门。另外，如供应商要求先付款后发货，业务员填写预付款申请单，经业务主管同意签字
40、后交财务部门。5、财务付款。财务部门收到业务部门转来的付款申请单、采购发票以及库管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或者根据预付款申请单审核付款。付款方式有汇票和托收承付两种。（二） 、省内卷烟的采购流程对省内卷烟的采购业务流程与省外的情况基本相同。只是在省内的两次定货会上签定的不是合同，而是计划衔接书。在计划衔接书中没有细化到品牌，只明确购进总量。在总量不变的情况下，由省内供应商（中央直属烟厂）为主确定每月安排发货的卷烟品牌及数量。五、现在采购流程存在的问题由于烟草行业是一个半市场半计划的行业, 其业务流程不太规范, 管理也有待于加强。目前采购流程主要存在的问题概述如下：1、存在代签的情
41、况。有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。2、县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟。由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。这给以后的营销信息系统的录入采购订单造成麻烦。3、向省外烟草公司购进卷烟。省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同，这势必造成公司的开支增大。4、目前，在采购的流程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级公司购进。5、单据不统一。 这样不利于统计和日后
42、此营销系统的实施。例如： 仓库验收入库的单据在有些地方称为入库验收单，有些称为商品验收单，这些内部单据建议应在名称、格式和联数上作到统一规范。6、缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。7、对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严。这样， 有些公司从不允许购进的地方烟厂购进卷烟。8、计划衔接书没有明确品牌和相应的数量，只有总数控制。 这给采购工作带来很大不确定性。同时也给以后的营销系统的采购订单的录入带来困难。9、烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联。这样给财务计帐和处理带来麻烦。六、采购流程再造在某省烟草公司现有流程基础之上，结合 IT 技术的最新发展，提出改进的采购流程。出
43、发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。1、供应商管理。收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场分额、产品品种、价格（进价和销售价）、付款条件、供货能力等等，从中筛选出候选的供应商以便进一步联系。如果该供应商已经实现网上信息发布或电子商务，则业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。2、询价和交易。有了候选的供应商后，业务员输入必要的信息如采购数量、品种、批次等，由系统自动生成询价单。业务员将询价单以传真或电子邮件形式发往供应商处以了解其供货意向，进行业务交易。3、采购计划管理。将询价结果处理后可以由系统自动生成或手工录入生成采购计划。
44、采购计划通过工作流方式传递到本级公司主管做初步审核，并汇总采购计划报上级公司平衡。然后根据上级公司确定的总量指标调整、确定采购计划。4、签定合同。业务员根据批准的采购计划在每年两次的全国定货会或省内衔接会上和供应商签署合同或计划衔接书（为简便起见， 本文以后把合同和计划衔接书统称为合同）。对省外购进业务来讲，由于运输中存在专卖检查问题，一般需要根据每批次的运输能力，签多张明确到品牌、数量、运输方式等信息的合同；对省内购进业务来讲，合同只规定了总量，需要供应商进一步分解。但省内外购进数量之和不能超过采购计划指标。这步工作在系统外执行。5、合同管理。对省外购进业务，签完合同后，业务员将一张或多张合
45、同直接输入到系统中；对省内购进业务，需要按供应商分解的计划安排表作为合同输入到系统中。然后由系统自动汇总所有合同的合计数，判断是否超过采购计划指标。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。在合同管理中，可以对合同进行更新、暂挂和终止等处理，如货物入库后系统自动根据验收入库单上的实收数（应收数- 差异数）核减合同数量和金额。6、生成采购订单。供应商发货前通知业务员发货计划，业务员如果同意执行，则在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。7、订单审核确认。采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以
46、便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。8、匹配发票。业务员收到供应商转来的实物发票后，将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。9、仓库验收入库。库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号（或订单号）从系统中调入对应的入库通知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成（也可以手工录入）验收入库单。如入库数量和随货同行联上的数量有差异，可由库管部门会同业务部门判明原因，如果是供应商的责任，则可以由验收入库单上”差异”字段反映出来，同时按实收数核减合同数量和金额，由供应商下次补发或做其它处理。如果是承运方的责任，则按零售价销售方式销售给对方，由对方承担损失，同时按应收数核减合同数量和金
47、额。如果没有对应的入库通知单，库管员应向业务部门联系，明确这批货物处理意见。10、 财务做相应处理。财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、电子发票，结合供应商的实物发票进行财务处理。如根据电子发票票号字段判断是做正常财务处理（有票号信息）还是做暂估处理（无票号信息）。然后经过主管审批后向供应商付款。七、采购流程持续改进从上述的采购流程及改进后的采购流程中，我们可以看出目前烟草企业的行业特殊性，其中的问题不是一两个烟草公司所能解决的，作为烟草行业本身，需要国家调整烟草行业运作模式及相应的政策法规。而我们提出的方案是在原有的管理体制下进行改进的解决方案。1、在改进的方案中，增加了电子
48、商务的某些模式，如业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。2、在供应商管理模块中，业务员可以充分掌握供应商的信息，以及交易的记录。3、合同管理模块对合同进行有效的管理，如用入库验收单核减合同数量等。4、增加了入库通知单和电子发票，仓库保管员通过入库通知单、随货同行联和实际的到货情况填写入库验收单，在此入库验收单中包含了合同信息和采购订单信息，电子发票和供应商的实物发票相关联，关联后在电子发票上同样包含了合同信息和采购订单信息，这样方便了财务处理。5、 我们建议加强计划衔接书的严肃性，烟厂调拨站要把分解的发货计划及时通知烟草公司，以便烟草公司的采购流程顺利进行。6、通过使用此营销系统，单据名称、格式都规范化了，便于管理工作。7、业务人员可以及时查询库存情况，进行合理的采购安排和销售业务。在研究项目的解决方案中，一定要把一个行业的最佳做法与该企业的实际情况相结合，制定出切实可行的方案，这样即能保证以后项目的顺利进行，有能真正提高企业的效益，这也正是解决方案的真正意义。