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1、OA系统在企业信息化管理的实践与应用王纹摘要：办公自动化OA系统，是现代办公和信息技术相融合的产物。使用计算机和互联网络技术，通过工作流连接日常事务，实现办公室标准化管理，提高企业运营效率，降低企业日常运作成本。目的是构建一个高效、高品质、高智能化管理的企业办公系统，通过准确、全面、快速的数据收集、分析处理，提供及时可靠的数据信息，实现数据信息共享，使管理更加智能化、信息化。本文就 OA系统进行简要的概述，进而分析OA系统在企业信息化管理中的重要性。关键词： OA系统；企业；信息化管理；智能化：TP311 ：A ：1009-3044（2018）06-0220-02 1 引言OA系统全称为 Of
2、fice Automation System，是一种办公自动化管理系统。主要面向企业日常运作和管理，员工及管理者的应用系统，OA系统主要是推行一种无纸化办公模式。企业的高效管理一直是管理者关注的重点问题，发达国家在企业管理的过程中，采用信息化的管理模式，取得了良好的经济效益。究其原因在企业的日常管理中，采用信息管理技术实现了ERP系统的数据管理、办公资料的共享和办公数据管理，OA系统作为信息管理的核心对企业的发展起着重要推动作用。2 建立 OA信息化系统的目的办公自动化系统建设的目的是在企业ERP软件项目管理体制的基础上，结合质量管理体系的思想，通过开发和运用信息资源，采用Internet/I
3、ntranet技术，以“工作流”为基础，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，促进企业经营管理和日常办公的规范化。最终达到提高管理工作效率、节约工作成本、增强员工交流、达到现代化企业管理新高度的目的。3 OA系统实现功能分析企业 OA办公系统立足于解决企业日常办公业务、内部各部门信息共享的处理需求，提供日常办公、公文管理、个人事物管理和系统管理等功能。主要功能架构，如图 1 所示：主要实现功能包括：个人事务：待办任务、日程安排、电子办公、出差事务等，了解员工每个人；项目管理：考
4、勤管理、设备管理、车辆管理、招標管理、公司各部门任务分配等，统计企业内部所有员工考勤、设备、车辆信息。为企业的奖罚管理提供依据；日常业务：企业通知公告、新闻动态、员工通讯簿、企业文化管理，用户可以查看企业，部门的动态大事安排，并制定出自己的计划；论坛管理：部门动态信息（科研生产、质量安全保密、信息化、科技情报等专栏）、用户可以在论坛管理模块发布信息，对他人信息进行回复，类似 QQ讨论区发言，实现用户内部的信息交流系统设置：用户管理、组织管理、权限管理，用户自行设置密码，签名档，个人头像等。通过用户的设置，更好的管理 OA系统。4 OA系统在信息管理中的作用OA系统的使用促进了企业的办公自动化，
5、打破了传统的信息纵向交流的方式，实现了企业各部门的信息共享，促进了企业信息的管理，创新了信息管理的模式。1）OA系统有效提高了工作效率OA系统打破了原先企业内部各业务部门独立，信息单一的弊端，在统一管理模式下，业务办理、文件接收、文件归档等各个环节流程、工作内容紧密关联、相互依托，实现了数据信息共享。原先的工作模式是公司下达文件后，所接收部门拿着纸质文档先找主管领导签字，再一级一级往上传递，等着各个部门领导的批示，时间间隔较长，遇到有领导出差文件就被搁置。严重影响文件的下达、办理和反馈时间。在OA系统中，发布文件在权限范围内共享，领导不在，只要有手机移动终端，都可以在手机端进行文件浏览和审批。
6、系统所有运作流程都能实时呈现、及时跟踪，对于紧急文件，系统会设定期限作出预警提醒。OA系统既简化了工作流程又节省了文件审批时间，大大提高了企业办公效率。此外采购、车辆调配、资金申请、合同审批等企业各重要项目管理也定义了规范流程，有效节约了审核时间。同时OA系统中，对分发后停滞处理的文件，进行有效监督提醒。2）OA系统提高了管理人员素质OA系统不仅在工作模式上进行了革新，也使得管理人员对企业实现全面信息化、智能化的思路有了观念上的巨大改变。OA系统的既丰富了管理人员的管理经验，也使他们掌握了科学的信息管理方式和先进的信息管理技术。OA系统的使用对企业管理层的管理思想理念进行了进一步的深化，带领他
7、们用现代化的企业管理方式和科学化的管理手段对信息进行管理。通过对数据进行自动化的处理分析，改变了管理员的信息观念和管理战略，从而有效地提高了管理效率，最终提高了整个企业的信息化管理水平，增强了管理人员的综合素质。3）OA系统数据库安全策略企业信息管理过程中具有大量的信息数据，避免非法用户对窃取公司数据信息至关重要。 OA系统的对系统用户权限进行分层管理，不同权限用户对应不同操作模块，对重要文件设置访问密码，避免了数据的非法访问。OA系统可以对工作流中的相关文件和数据进行跟踪和检查，对企业内部文件进行处理，实现数据的统计处理和实时交流，使得企业对信息的处理真正实现自动化。OA系统数据承载能力较强
8、，服务器具有高冗余性和安全性能，这种严密的管理有效保障数据信息的安全性和完整性，保证了OA办公自动化系统的可靠性。4）OA系统实际成效OA系统构架完善，适应企业办公业务的需要，为企业办公节约了管理资金，并实现了企业信息化管理，推动了企业OA能力。系统提高了企业各部门信息的共享化，通过网络移动设备，管理者可对项目进行及时反馈，增强了管理者工作过程中的方便性和及时率。用户操作界面简单实用，大大提高了业务工作者的业务水平和管理能力。系统实时的汇总、分析、反馈，可以有效辅助决策者进行数据分析，作出实时判别。5 结束语企业 OA系统是一个将企业管理及基础办公需求作为核心，基于C/S 模式下的信息管理系统，以 OA理论和计算机技术相结合，提高企业办公效率。OA系统的推广，使用户具有了更高的自主性，在用户权限范围内，用户可以在任何地方对数据进行查询和浏览。整个系统的结构体系先进，用户界面良好，是一个较完善的信息交互平台，有效实现了办公的自动化和信息化，在企业管理过程中实现信息共享，提高了工作人员的工作效率，为企业智能化发展创造了更多的条件。- 全文完 -