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1、二阶文件文件编号： QP-003成文信息控制程序版本： A1 页码： 1/4 程序文件名称：成文信息控制程序受控状态批准编制受控非受控文件修订履历：版本号制/ 修定履历制/ 修定人日期二阶文件文件编号： QP-003成文信息控制程序版本： A1 页码： 2/4 1 目的保证对质量 &环境管理体系运行起作用的各个场所都能得到并使用相应文件的适宜版本。2 范围适用于与质量 &环境管理体系有关的文件的控制。3 职责3.1 品质中心是文件、记录控制的主要职能部门，负责文件的统一编号、发放、更改、归档，记录表式的审核、编号等活动；3.2 总经理负责批准管理手册 ，管理层负责批准程序文件 ，现地经理负责三
2、阶作业文件、工作指导文件的批准，各职能部门负责人负责本部门的作业文件的审核、记录表单的审批；3.3 使用部门负责对本部门所控制的文件的管理。4 工作程序4.1 文件分类a. 管理手册和程序文件 ；b. 技术性文件：如规范、产品标准、工艺文件；c. 与质量、环境管理体系有关的管理性文件，包括其它作业文件、应急预案等；d. 与质量、环境管理体系有关的记录表单；4.2 文件的编号4.2.1 管理手册、 程序文件由品质中心人员编写。4.2.2 其他管理文件由各相关部门负责组织编写或收集。4.2.3 除有专门规定的技术文件外，本公司制定发布的文件应按规定进行编号。管理手册编号： YW - QM - YW
3、(公司代码壹物 )-QM(管理手册代码 )- 发布年份（如 2020）程序文件编号： YW - QP - YW(公司代码壹物 )-QP( 程序文件代码 )- 序号（如 001）作业文件编号： - . - （）三阶文件代码（如 SOP 、WI）- 序号（如 001）-代码（如 01）各地公司变更、调整内容（如惠州HZ 、合肥 HF ；若无变更则无此项）记录表单编号： QR- . 表单代码 QR- 序号（如 001）- 代码（如 01）用于多个版本的区分，第一版为01，若有多个版本同时使用，按序01，02，03 以区分。4.2.4 文件类别代码见下表：文件类别代码释义管理手册QM Quality
4、Manual 程序文件QP Quality management systems Procedure 标准作业指导书SOP Standard Operating Procedure 标准检验指导书SIP Standard inspection Procedure 控制计划CP Control Plan 工作指导WI Working Instruction 图纸DWG Drawing 表单QR Quality Record 二阶文件文件编号： QP-003成文信息控制程序版本： A1 页码： 3/4 4.2.5 文件的顺序号为三位阿拉伯数。4.2.6 非受控文件不作强制要求，参照执行。4.3 文
5、件的格式4.3.1 除有专门规定的技术文件外，本公司制定发布的文件应符合规定的格式。4.3.2 文件封面格式封面格式见附件一 : 1) “文件名称”2) “文件编号”3)“编制” 、 “批准”4)“受控状态”4.3.3 文件内页格式内页格式见附件二：1)文件页眉由三部分构成：左边为公司名称；中间为文件类型、文件名；右边为“文件编号”、“版本”和“页码”。2)质量&环境体系程序文件的内容包括“目的” 、 “范围” 、 “职责” 、 “定义” ( 需要时） 、 “相关记录” 以及正文。其它文件可参照此格式编制。4.3.4 无封面文件格式为方便张贴等，部门文件也可采用不加封面的格式：1)文件页眉由三
6、部分构成：左边公司名称；中间为文件类型、文件名；右边为“文件编号”、“版本”和“页码”。2)文件最后页页脚为签署栏。4.3.5 质量&环境手册的格式，由品质中心根据其特殊性设计制定。4.3.6 正文字体为楷体 - 简 小四 。4.3.7 非受控文件编制发布时参照执行。4.4 受控文件4.4.1 本公司执行的质量 &环境管理手册、 程序文件、工作指导文件以及文件的发布者认为需要跟踪控制的文件为受控文件。4.4.2 发布受控文件的部门应将其列入本部门“文件清单” 内，并标示出受控文件的现行修订状态。4.4.3 文件的受控状态由品质中心加盖“受控文件”印章并填写受控状态。4.4.4 各类通知单和工作
7、计划等时效性较强且不存在版本更改的文件，不必加盖受控印章及填写 “文件清单” 。4.5 文件的编制4.5.1 文件应注明编制人、审核人、批准人、日期等。4.5.2 文件应有符合规定的编号，以便识别及归类管理。4.5.3 管理手册、 程序文件由品质中心人员编写，各职能部门负责组织本部门作业文件、工作规范、记录表单的编写，相关技术文件由技术中心负责编制。4.6 文件的审批4.6.1 文件发布前应由具有资格的人员审批。4.6.2 质量&环境手册由总经理批准。4.6.3 质量&环境管理体系程序文件由管理层批准。4.6.4 部门编制的文件由部门负责人审核，现地经理负责批准。4.6.5 需要关联单位协作的
8、文件，应先征求相关部门意见，再进行文件会签。4.7 文件的发布4.7.1 文件的发布由品质中心负责。4.7.2 发放文件时，应办理收发手续。二阶文件文件编号： QP-003成文信息控制程序版本： A1 页码： 4/4 4.7.3 发文部门应保证有关场所及时收到适用文件的有效版本，及时撤消或收回无效的文件。4.8 文件的更改4.8.1 文件的制定部门对文件的适宜性负责，当文件不适用时，应及时对文件进行修订和更新。4.8.2 除非有文件专门规定，否则文件的更改和审批应由原文件制订和审批部门负责。4.8.3 除文件原制订部门外， 任何部门和个人不可保留作废文件，需要保存的作废文件应盖 “作废”印章识别，并由原制定部门保管。4.8.4 当新的版本文件已发布，但仍需使用老版本文件时，由发布文件的部门负责对两种版本文件进行明示区分，并对文件的错用负责。4.9 对质量文件的保管应做到防止霉烂、散失和损坏。4.10 外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等）一律使用原文件编号。4.11 记录保存4.11.1 一般质量记录保存期限不少于三年。4.11.2有关 HSF质量记录不少于十年。5记录文件清单记录清单文件收发回收表文件制 / 修/ 废止申请表