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1、物业档案资料管理制度第一节 物业档案资料管理总则一、为加强本公司档案业务建设和公司档案工作的科学管理，充分发挥档案在公司物业管理各项活动中的作用，根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法 ）及国家有关档案管理规范，结合xxxx 物业管理有限公司的企业档案工作特点，制订本制度。二、本制度适用于xxxx 物业管理有限公司和公司各部门及各直属单位。三、本制度所指物业档案，是指xxxx 物业管理有限公司在房产物业管理活动中形成的对国家、 社会及本公司具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。四、物业档案是本公司发展的重要依据，公司档案工作是维护公司经济利益、 合法权益及历史面貌的一项基础工作；本公司人员
2、有义务维护公司档案的完整和安全，一切在职务活动中形成的各类档案，任何人不得据为已有。第二节物业档案资料管理一、档案管理体制与职责（一） xxxx 物业管理有限公司的档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则， 并纳入公司领导工作议事日程；纳入公司规章制度和工作流程。 公司各级部门应加强对物业档案工作的领导，明确分管职责，建立档案工作网络，保证档案工作顺利开展。1、公司组建综合档案室，负责统筹、协调、组织、管理本公司档案工作和开展综合档案室各项具体的档案业务工作。2、公司各职能部门及各直属单位要指定专职或兼职档案员，建立基层档案室，负责统一收集、整理和保管本部门、单位所形成的各门类档案材料，并按规
3、定要求定期向综合档案室移交。（二） xxxx 物业管理有限公司的档案工作，接受地方档案行政管理部门和行业的监督指导。（三） xxxx 物业管理有限公司档案部门，依法履行以下职责：根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制本公司档案分类编号方法，制订和完善本公司档案归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交和保密等各项制度。负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。负责监督指导本公司各部门和各直属单位档案的收集、整理、保管和档案移交工作。（四） xxxx 物业管理有限公司档案管理人员，应忠于职守、爱岗、敬业，并熟悉所管理的各门类档案，做好档案工作，开展档案编研和档案资源利用工作。（五）本公
4、司档案管理人员要参与档案专业及相关业务的学习和培训，逐步提高档案管理的业务素质和工作技能。二、档案的收集与整理（一）凡本公司在房产物业管理活动中形成的有保存价值的各种形式的档案材料都必须归档； 归档的具体范围、 时间和要求按相关归档制度和规范执行。（二）各级部门和单位在收集档案材料时， 要确保归档材料完整、系统、准确；在整理档案时，要遵循档案材料的形成规律，保持档案之间的有机联系，便于保管利用。（三）归档的档案案卷，要做到格式统一，字迹清晰，符合国家规范要求；已归档案卷要真实反映公司各项工作的真实内容和历史过程。（四）各级部门和单位在物业承接时，要及时收集房产和工程建设的相关文件材料，以及房屋
5、建筑、公共和附属配套设施设备、园林绿化等项目的竣工资料与图纸；在物业日常管理和设备维修时，要将更新后的物业变动情况及时记录在案，并修正和补充原有资料。（五）各项管理工作中形成的档案材料，由各职能部门或直属单位按其工作职能和业务范围指定有关人员负责积累、整理和归档。（六）要重视照片、录音、录像和奖牌、奖杯、纪念品、证书等声像及实物档案的收集、 整理和移交工作， 并要按年度编号和编制检索目录，定期保存。（七）本公司档案部门和档案管理人员，对所接收及保管的档案要按规定要求进行分类整理并保存，要编制相应的档案检索目录。（八）物业档案的整理，原则上物业管理性文件按年代/类别进行组合；房产售、租档案按一户
6、一卷进行组合；接管的基建档案、设备档案，以该项目、设备为整体进行组合。三、档案的保管与利用（一）各级部门和单位应配备相应的档案用房和必要的档案设备，按档案库房档案保护的 “八防”要求（即防火、 防盗 、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染） ，定期检查档案保管状况。（二）本公司各单位应制订档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害，有抢救档案的应急措施，以确保档案实体安全。（三）本公司档案部门应按有关规定划分各级各类物业档案保管期限和密级，定期组织专家和有关部门及人员对所保管的档案进行鉴定。（四）本公司各单位对超过保管期限需销毁的档案，由档案室提出销毁申请， 并会同有关部门共同对需销毁的
7、档案进行鉴定；经鉴定要销毁的档案必须进行登记， 由档案部门和相关业务部门共同派员监销，档案销毁清册经监销人员签名盖章后要存档永久保存。（五）本公司各单位要加强档案资源的编研和利用工作，积极开展档案信息服务工作，使物业档案资源得到有效利用。（六）物业单位变动撤销时，其档案归属，原则上除基建档案和设备档案等随同实物移交，其余档案应向公司档案部门移交。四、档案信息化建设（一）物业档案是公司各项活动的真实记录，是公司重要的生产要素、信息资料和知识资产，是企业管理的一项重要内容；档案管理系统要纳入公司信息化系统之中， 最终实现档案管理系统与公司信息系统的有效链接。（二）档案工作以满足公司各项活动在证据、
8、责任和信息等方面的需求为导向， 在建立统一的档案信息管理平台基础上，逐步实现档案管理现代化、档案信息数字化、档案利用网络化，使档案成为公司各项工作的信息源， 并更好地为公司管理决策和业务等方面工作的可持续发展提供有效服务。（三）公司应加强电子文件的收集、保管和利用；电子文件的归档应由电子文件形成部门按规定向公司档案部门移交；移交前，各承办部门应检查电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。五、奖励与处罚（一）公司各级管理部门须依据档案法的有关规定对在公司档案工作中做出突出成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。（二）公司员工在调离本单位时， 必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，经档案部门签署意见后，方可办理有关手续。（三） 公司实行档案工作责任追究制度。 对拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家有关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。