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1、行政事业单位内部控制信息化探索行政事业单位内部控制信息化探索 龚淑英 摘要：行政事业单位作为公共部门行使社会职能的具体实施载体，其内部控制的有效性关乎社会经济建设、政治建设和文化建设的和谐发展。信息化技术能够促进内部控制建设科学性和时效性，对当前行政事业单位内部控制有着很强的现实意义，因此本文主要对行政事业单位内部控制信息化进行探索，希望对相关从业者有一定的帮助。 关键词：行政事业单位;内部控制;信息化 一、行政事业单位内部控制信息化的意義 十九大指出“善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。增强驾驭风险本领，健全各方面风险防控机制。”内部控制信息化不仅是单位管理控制落地实施的重要保证，也是单
2、位管理效能提升的重要手段。信息化技术能够有效对行政事业单位起到促进的作用，能够有效保证内部控制在信息网络上进行，确保行政事业单位工作效率提升，内部控制制度有效实施，能够增强管理水平，提升行政事业单位内部控制水平。 二、行政事业单位在开展内部控制信息化建设方面现状 （一）内部控制信息化建设的组织机构不完善 有内控专家将建设内控概括为三件事：管理制度化、制度流程化和流程信息化。信息化本质上是全新的工作理念和行为模式的转变。人员固有行为和信息化要求不匹配。归根结底，是当前的内部控制信息化建设组织机构不完善，无法做出系统化的改革。另外在当前的内部控制中，缺乏专门的内控管理部门，很多的内部控制是由单位领
3、导带头，全体参与，这就导致了内部控制上存在专业性不足，细化不够以及上级领导的精力限制，无法对内部控制信息化工作做到足够细化。 （二）未充分借助信息化手段优化内部控制流程 在内控制度建设方面，首先 很多行政事业单位原模原样搬抄财政部等有关部门的法规条例，没有结合自身具体职责，融合当地经济发展水平，单纯套用一个模板进行内控管理。在制度有效实施方面，存在无制度，有执行的情况，缺乏业务流程机制，信息化程度和管理水平低。其次，内部控制信息化建设程度仅仅只是在网络中查找信息和使用Office等办公软件，采用传统人工收集各方面的数据，而不是利用先进的信息化技术，整合各部门有效资源。再加上行政事业单位由于自身
4、特点，其人员的流动性比较低，因此在工作中观念会逐渐落后，但是在单位内部却不容易察觉，以往先进的经验会成为当前进步的阻碍。 （三）人员的后续培训跟不上 行政事业单位中有很多老员工在面对信息技术的时候，接受能力不足，这也导致了在行政事业单位中信息技术难以实施。同时单位在工作人员入职之后，缺乏长期的培育计划，部分员工在长期的工作中丧失了进取心，对自身的提升缺乏动力，在信息化普及之后，不能够短期内上手，对行政事业单位的工作效率影响较大。 （四）行政事业单位“信息孤岛”问题严重 当前部分的行政事业单位已经逐渐开始信息化的普及，一般的做法是在行政事业单位内部搭建网络信息平台，为单位添置相关的设备，但是这样
5、的做法是较为初级的。信息化设备的优势主要有以下几个方面：首先是设备可以搭载不同的软件，从而对工作效率进行大幅提升，在工作中，软件的选择是非常重要的，然而行政事业单位更多注重硬件设备，对软件设备的考究不多。其次是信息平台的兼容性非常重要，行政事业单位内部有着不同的部门，各部门之间缺乏有效沟通，缺乏统一的记录或信息统计方式，导致了单位之间不同部门信息兼容性不足，内部控制在进行的过程中，需要对不同格式、单位、数据记录方法的信息进行统合，严重影响了工作进度。最后，网络是一个开放式平台，在互联网中可以对很多工作进行优化，如行政事业单位内部控制公开，接受监督，借鉴相关部门管理经验，与其他组织进行内部控制经
6、验交流等，然而在这方面，当前行政事业单位没有做到位，导致信息空有设备，对内部控制却没有实质性改进。 三、行政事业单位内部控制信息化推进方式 （一）加强组织领导，增进协调配合，建立分事设权，分级授权的内部流程控制 行政事业单位主要领导重视是内部控制建设的前提，客观上和主观上不重视都会产生负面影响。“一把手”负责下，建立以财务部门牵头的内控专门小组，财务部门负责日常组织协调工作，其他部门具体实施，建立分事设权，分级授权的内部流程控制。其次，借助外部力量， 聘请专业机构，让专业人员设计管控流程与制度流程，贴合单位自身实际。对内部控制全程进行规范，让工作在限定的范围内进行，并且完善内部控制组织结构，这
7、样在内部控制进行的时候能够更具有程序化，一旦出现问题能够及时进行处理，想要达到这样的效果，也必须加强内部控制的信息交流机制，让各部门之间能够无障碍的交流，保证内部控制制度顺利实施。 （二）充分运用信息管理系统加强内部控制 中央战略政策法规落地于单位内部管理制度，单位内部管理制度转化为内部管理流程控制，固化于的内部管理信息系统。一方面对于已有历史系统结合未来发展的需求重新评估，是保留完善还是采用初步替换模式，避免系统重复建设和无法处置的人为分裂。另一方面，根据政策的要求、业务调整、信息技术的的变化不断对信息化平台的功能模块、控制流程等进行优化调整和持续改进。同时内部控制的进行需要有明确的条例进行
8、保证，领导人员应该及时和相关人员进行协商，并将结果制定成为明文规定，从而提升单位内部控制氛围，有了明确的规定也能够在一定的程度上促进工作人员增强对内部控制的认识，更好将内部控制与信息系统使用进行结合。最后则是在行政事业单位内部建立信息风险控制部门，主要职责是对信息系统进行监测，对系统长期进行检查，杜绝可能出现的风险现象，并对信息泄露或者其他危险的情况提前作出防范，增强内部信息系统防火墙，加强行政事业单位信息安全。 （三）加强内部人员队伍建设 行政事业单位内部定期举行信息技术的培训，让工作人员能够不断提升自身的技术，定期对工作人员信息技术进行考核，针对考核的结果制定相应的奖惩制度，加强工作人员的
9、积极性。最后对工作人员岗位职责进行完善，让工作人员对自身的岗位职责进行明确，加强认识，从而提升信息技术知识在行政事业单位工作人员中的普及度。 （四）加强信息交流、统一信息管理方式 行政事业单位必须改善自身“信息孤岛”的问题，在具体的实施中，可以从以下几个方面着手：第一，组织信息技术较强的工作人员组成小组，该小组成员尽量从单位各部门进行抽调，保证小组人员既具备较强的专业能力，又有一定的信息技术能力。第二，小组成员对各部门意见进行收集，针对意见选取市面上较为优秀的办公软件，并对行政事业单位内部信息的统一性进行规定，从而让整个单位信息能够统合起来。第三，行政事业单位建立或者优化官方网站，一方面能够对
10、工作进行记录，一方面则是能够增强行政事事业单位内部控制的公开性，让行政事业单位接收公众的监督，增强行政事业单位内部控制的实施。第四，通过网络与相关单位增强联系，定期展开交流会议，对双方的内部控制进行分享交流，从而促进自身内部控制信息化的完善，促进行政事业单位内部控制的加强。 四、结束语 综上所述，当前行政事业单位内部控制想要更好的实施，需要各部门之间紧密配合，从硬件、软件、工作人员以及制度氛围等多个方面着手，立足于行政事业单位本身的职责，强化管理，在信息化的帮助下，将行政事业单位内部连成一体，这样在行政事业单位内部资源整合到一处，提升工作的效率。相应国家十九大提出的号召，才能够保证行政事业单位内部控制信息化建设圆满完成，帮助单位更好为社会服务。7