进出口管理系统.doc

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2、整个的财务系统,也就是付款、收汇等工作.3. 统计系统：本系统分权限使用，业务员只可统计自己的业务，部经理可统计本部门的的业务或本部门某个人的业务，公司经理才有权统计全公司的业务。统计可以按人、产品和客户进行.4. 报运系统：主要为报运科的配载、制单、审单的人员使用。货物配载、各种单据的制作都在这个系统完成。5. 风险系统：本系统根据美国麦肯锡咨询公司的风险方案得出的具体指标,(此方案是中化委托美国麦肯锡公司做的项目)，分为主观、客观两大类.公司根据各种具体资料和主观判断确定指标数值,经过科学运算得出科学的资信数据。在此基础上判定一个客户授信级别、额度等。在签订合同、发货时系统自动给与判定。若

3、公司没有专门的风险部(风险部：主管业务的主要综合部门)来负责，可以暂时不用授信评估这套手续，直接填入授信结果，在业务过程中使用.将来公司扩大时，再可全面使用。6. 经理管理：供经理使用，对各种报价、合同、费用等进行查阅、审批。在经理管理系统中,各种合同、报价、费用等经理只可以审批,不能修改。7. 货源管理：迈可公司外销、货源分开管理,公司又专门的货源员这个岗位。当然好多公司没有货源员，实行的是一条龙工作,外销、货源、制单、配船工作一人负责。8. 系统维护:主要对商品、客户、公司信息的维护。可由公司专人统一维护，也可由各业务人员独自维护各自的业务部分。像迈可是一个人维护，五矿、化工由业务员自己维

4、护自己的。维护可以随时进行。二、使用说明(一）、业务系统打开业务系统，首先出现的是一个业务提示页,每个子系统均有一个业务提示页。业务员有业务员的，会计、经理、货源员、配载、制单也有他们自己工作的提示页。业务提示页主要是今天或近几天应做的工作提示，防止因业务繁忙而忘记某项工作。例如，业务提示页提示催开信用证，下备货单、收汇等.经理管理提示页提示已提交应审批的合同、报价、费用申请等.对于逾期收汇的合同,以红字提示逾期的天数.、 传真邮件：业务员日常的传真、Email、都在此完成，包括报价传真、Email等，这就相当于一个档案,可方便地按日期、客户名或参考号进行查询.新建邮件、传真或Email，选择

5、客户名后，客户的联系人、联系方式等数据系统会自动调入，邮件、传真或Email写完之后，点击“提交”按钮，提交经理审批并由经理统一发送,也可设计成业务员自己发送。发送可以以网页的形式发送邮件，也可以打印发送传真；客户收到的是有贵公司抬头标志的传真或邮件。、 自营出口商品预算：商品预算单分为三中格式：简单格式、复杂格式和新品报价。此格式主要根据迈可公司实际情况定制的，他们已习惯原有格式,我们完全按照他们原有格式来做的，以便使用者没有陌生感,容易接受。预算单格式可以根据公司实际情况进行修改。新建一个预算单，只要在商品明细表中选择商品名称、规格，附加信息包括收购价格、外销价格、包装等数据系统会自动调入

6、,当然这些数据可依据实际情况进行修改。本系统还可以实现同种商品不同客户、工厂的选择，像五矿目前正在使用的系统，根据客户或工厂的不同，系统则会自动调用相应的价格、包装等.可解决一种商品多客户不同价，多工厂不同价。国内附加项、国外附加项是为那一项应扣工厂（或客户)款或给工厂（或客户)费用所准备的。只要产品及数量确定之后，预算单数据会自动计算生成，包括换汇成本、利润率等，非常简便快捷。这套系统主要工作量都在这儿。如果老客户还要走老合同，只要在预算单中选择追加式,即在已有的基础上，在加上原来老合同商品。覆盖式，既全部选用原合同商品，这样就简单多了。当然追加和覆盖都可进行修改。其中代理预算单有代理费一项

7、,推出应付代理方的款项，防止多付。(注意保存商品明细表,否则容易出错)3、 报价单:从预算单可直接进入报价单,所有产品数据自动从预算单转过来.填入有效期、日期等条件，可自动生成报价传真或Email。这对于品种或规格较多的报价就非常简单了.报价单格式可根据贵公司要求定制,报价内容也可修改. 如果与客户需要多次商品价格等条件磋商.只需改动预算单商品明细表即可.在报价单中、价格条款因为风险控制的原因，把付款条件格式化了，以便判断这种条件是否需要风险控制.4、 出口合同、形式发票：报价单经客户确定之后,可直接进入出口合同，数据会根据报价单自动生成，业务员只需检查条款是否合适、正确.形式发票与出口合同类

8、似。合同可方便按各种条件查询，在查看合同时,只有经过经理和风险员审核通过后的合同，才出现已通过及打印”按扭;在审核过程中的合同显示正在审核!”提示字符，无法打印。5、 合同评审表：合同确定后，从合同可直接转入合同评审表。合同评审表是ISO9002规定的必要条件,本系统中合同评审表自动生成.在合同填写完毕后系统会自动进行判断是否需要授信，因此合同评审表出现两种情况 合同不需要授信：在合同评审表中可直接提交经理审批. 合同需要授信：由于客户没有授信或授信额度不够，系统会进行自动判断并在合同评审表上方出现提示，此时合同无法直接提交经理审批,此时业务员需提交授信评审表,等待分公司经理、分公司风险员、公

9、司风险管理员进行风险逐级审批，待风险审批通过再提交经理进行合同审批.所有的预算单、合同提交之后不能修改，只有没有通过备退回或申请退回被批准后方可修改。经理只可以察看，不能修改；合同只有审批通过之后才可打印.6、 收购合同：可由出口合同直接生成收购合同，品种、数量、价格根据预算单自动生成，制式合同内容可修改。当需要多次收购时,第二份合同,可自动调用第一次余下的品种、数量数据，自动生成。7、 代理合同：从预算单直接转入代理合同，数据自动生成,可以修改，与收购合同操作类似.8、 信用证审核表：如果为信用证付款条件，在收到信用证后，把审核内容填入审核表.在信用证审核表中安排合同装期。9、 下达备货单：

10、在外贸企业有下达备货单这一环节,备货单主要作用就是货物备妥,为装船配舱使用。表明实际配妥的货物数量和目的港口等信息.下达备货单，先选择合同号（只有合同评审通过才能下达备货单）,在此合同号项下第几批装运,然后选择这批装运的货是由那几个排产单安排生产的货组成,然后形成备货单.备货单可根据公司要求是否需要审核程序。如需审核，只有审核通过后才可打印，提交制单、审单、配载。如本合同有信用证，则在每一行装期处显示信用证列表,让用户选择信用证属于哪个装期，选择装期号后，根据装期号新建备货单。新建备货单时，如选择了信用证号，则从相应的信用证的商品明细中提取商品，如未选信用证，则从预算单中提取商品信息。在下达备

11、货单时,系统会根据航期、单据操作时间、银行工作时间、电汇索偿、付款条件中的天数及需要加的常数自动计算出的应收汇天数.这可能不十分符合实际情况，风险员还可根据实际情况进行调整，并最终以风险员输入的为准。如果风险员不修改,则按系统自动算出天数为准。备货单号生成规则：前两位是年份编号，如2001年则前两位就是”01”，第三位代表运输方式,海运为1，陆运为2，空运为3，运输方式在合评审表处填入。第四五位是分公司代码,第六位是业务员代码,后面是当年的备货单编号，不足三位的前面补零。下达备货单时，自动生成一个预提费用,为这一票货的费用，作为以后的付款衡量标准，防止多付。配载进程表：可以按托单号查询配船及各

12、种回单情况。这些数据是报运录入的信息。此处可直接生成装船电，方便发送.10、 合同执行情况：通过合同执行表能清楚的查看这份合同的整个信息（包括执行进程方面的信息),包括出运情况、排产情况、付款情况、收汇情况等。这些数据全部自动生成. 11、 资金支付申请：迈克公司的费用全部计划到个人，费用由个人负担，有的公司只有财务负责。如果是业务直接费用，必须填入发票号,以便记入这一票。若是间接费用，如:差旅费等，不必填入发票号。当填入的费用或累计单项费用超出预算时，系统自动出红字提示.费用申请提交经经理审核通过以后,会计才可支付.查询资金支付申请信息及评审情况的时,系统根据登录者的身份不同进行判断.业务员

13、只可看本人的，部经理可以看整个部门的，如果是公司经理才可看全公司的.个人还可看到每一单的付款情况,如：已付金额、剩余金额等；货款还可知道支付那一合同项下的款项及支付情况。对于每票费用或每单费用查询非常方便。（二）、财务系统 1、 业务提示页：进入财务系统首先出现的是业务提示页，每个岗位每个人都有业务提示页。这个页面主要是经理已批准的付款，等待支付的资金申请表、收汇数据确认等.2、 资金支付：业务员提交资金支付申请表后转入这里，当申请支付金额超出预算时（具体判断依据见前面)，在资金支付表上方出现红色框提示，财务人员可很清楚的知道付款情况，也可以方便的进行各种查询。按费用式发票号查询。有的公司所有

14、费用都由会计入账登记支付。拒付时，退回到业务员处，业务员可以修改后重新提交,也可以删除.财务人员签名则表示实际付款。3、 收汇登记：新建收汇登记,只要输入托单号,应收金额、已收金额、未收汇金额会自动显示出来,对会计也是一种提示。收汇确认是按照会计原则,一人登记一人确认。4、 退税登记：与收汇登记相类似，也可查询退税情况和未退税情况.对于自营企业的“免抵扣”可不用此功能。5、 撤单、该单：本功能是为会计查询外汇核销单用的,防止撤单、该单的外汇核销单不能及时处理.6、 经营情况核算：几乎每家专业外贸公司均有此核算。一方面是考核每个人、每票的实际经营状况,另一方面也是奖金发放等依据。我们可以看到每月

15、、每票的核算情况，整月的核算情况。其具体核算原则如下：1 必须是完全结汇，以实际收汇为准。2 如果已付款，按实际付款核算。3 如果未付款,且预算有此项目，按预提费用先行核算4 所有已付款项目和预提费用项目，实际发生以后,支付发生的差额，进入调整表,在以后月核算中进行调整.7、 资金状况表:在五矿系统中就有一个资金状况表，主要是表明资金账户每天进款数，出款数，结余数，便于进行资金调动和平衡。另外还可以根据预收汇日期，预算到期资金状况。(三）、统计分权限使用,业务员进入只能看到自己的，部门经理可看到本部门的每个人情况,公司经理可看到整个公司及公司每部门、每人的统计情况。1、 合同统计：可统计已签合

16、同金额、已出运金额、盈亏额等。2、 收汇统计:可查询已收汇、未收汇及逾期金额。3、 按客户统计：可按客户名称查询合同金额、出运金额、在手金额等情况。4、 按产品统计：可按产品统计合同金额、出运金额、在手金额等。5、 按厂方统计：按工厂名称查询和工厂的收货及出运和库存情况。6、 代理统计：代理的经营状况，包括收入、支出、净利润等。(四）、风险管理 本功能中化进出口公司在用,其他公司只用了其中一部分。即把客户资信额度和资信期限直接加入客户库中，在业务过程中使用。1、 业务提示页：提示等待审核的客户资信风险评估申请和等待重新授信的授信到期客户。2、 客户评估记录表:本表分为两大部分主观判断指标和客观

17、分析指标,客观分析指标几乎包括了所有与风险相关的项，只需填入分值即可,主观评估是根据客户实际条件填入分值,得出一个综合分。然后规定权限,评估审批,最终确定。注：特殊客户没有具体资料或资料不齐全,评估办法为逐级审批，最终确定风险措施。3、 资信风险历史纪录:针对每个客户完成的每笔交易的纪录。包括拖欠原因、追缴措施等。4、 应收和逾期账款：查询了解应收逾期情况.5、 单项交易管理：是由风险员来签字的各种合同。（五）、经理管理首先出现的是业务提示页，主要是等待审批的各种合同、费用等。在提示页可直接进入内容进行审批。也可进行各种合同、费用查询.在合同审核页面，页面中列出了所查询时间段内各业务员所提交过

18、来的合同（包括审核过的和未审核过的），其中未审核过的在评审结果一一栏中显示”正在审核”字样.经理可通过评审表上方的信息了解合同的大概内容,如果需要深一步了解，可直接进入”出口商品预算单”或”出口商品合同”查看详细信息。如果经评审合同符合条件或不符合条件，经理需在评审结果中的选项前面点点,并在”经理签字中画然后点击”签字按扭,合同不能通过将退回业务员处，业务员修改完后重新提交，经理重新审核。收购合同审核、代理合同审核、备货单审核、资金支付审核分别是经理对业务员提交的收购合同评审表、代理合同评审表、备货单评审表、资金支付评审表进行审批.具体操作同合同审核。（六）、报运管理进入报运系统后首先出现业务

19、提示页面，具体内容包括新提交单据、需制单据、需审单据、需配载单据、需结汇单据等。出运配载情况登记表用于录入配载进程各方面的信息，船名、提单号等有什么填什么即可，进程员在此接单.业务人员可在业务系统同时看到配载信息。若单据没有问题，分给制单、审单人员，制单数据全部由业务模块自动调用,操作人员只需检查,或依实际情况进行修改。如：信用证有特殊条款需注明在单据上。配载统计是对逾期未回单，包括报关单、核销单等统计，防止丢失单据。（七）、货源管理1. 业务提示主要是等待排产的出口合同和等待审核的排产单。在排产状态中尚未完全排产也就是只排了一部分，还有部分没有排产，当再次排产时，排产单自动调用上一排产剩余品

20、种和数量。2. 出口合同、收购合同都评审通过之后才可以建排产单,排产单相当于收购合同（国内合同 ），也需要经理审批。3. 生产装运情况、收购出运情况页面，货物备齐之后经过确认才可以出运。（八）、系统维护1. 系统维护包括商品、职员、国内外客户的信息维护,在国外客户库中可以看到授信情况.风险部门管理人员可以直接填入授信额度。2. 公司信息维护包括本公司的常用的港口、利率、汇率、产品单位、付款条件、价格条件等各种相关信息的维护。方便在业务、财务等整个系统中自动调用数据。其中付款条件是为风险管理员使用，判明那种付款条件需授信，那种不需授信及收汇日期的计算。3. 备份：这个功能可以保证系统和数据的安全性，即可把数据备份放在服务器，也可把数据备份在网络上任何一台电脑上，以防止万一情况的发生。4. 赋权管理：将最大权限赋予客户方某一系统管理员,他可以删除单线流程的单据（如作废的合同等）,减少了我公司繁重的售后维护工作。-精品 文档-