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1、TGI-P230营运办公室作业程序V2.7管制文件请勿翻印文件名称：营运办公室作业程序撰写人：肖茂松撰写时间：1999/12版本号：V2.5相关部门负责人会签：鲍雨松、许春晖、鲁涛、魏明新管理者代表签字：鲍雨松批准日期：2000/2/25生效日期：2000/2/28修订记录修订人：修订时间：版本号：修订说明： 相关部门负责人会签：管理者代表签字：批准日期：修订人：修订时间：版本号：修订说明： 相关部门负责人会签：管理者代表签字：批准日期：修订人：修订时间：版本号：修订说明： 相关部门负责人会签：管理者代表签字：批准日期：修订人：修订时间：版本号：修订说明： 相关部门负责人会签：管理者代表签字：
2、批准日期：目 录1目的12适用范围13权责14名词定义15相关文件26作业内容26.1营运管理26.2设备管理26.2.1设备采购、验收、安装及维护26.2.2软件管理36.2.3设备维修36.2.4设备保管36.2.5设备异动46.3采购管理46.3.1预算内物品采购46.3.2预算外物品采购46.4差勤管理46.4.1员工外出56.4.2员工请假56.4.3员工出差56.4.4员工调休56.5影印管理56.5.1内部影印56.5.2外送影印56.5.3外部影印56.5.4扫描56.5.5光盘刻录66.6电话、传真管理66.6.1拨打66.6.2接听66.7公事邮件、信函、报刊管理86.7.
3、1接收86.8接待访客86.8.1访总经理86.8.2访问员工86.8.3接待事项96.9票务管理96.10安全管理96.10.1办公室值班管理96.10.2总务值班注意事项96.10.3钥匙管理106.10.4员工卡管理106.11办公环境管理107输出文件/记录118附录111 目的本份文件用以规范鑫讯科技股份有限公司营运办公室的正常运作，确定营运办公室的工作规则，以提升营运办公室的工作品质。2 适用范围本程序适用于鑫讯科技股份有限公司营运办公室之工作管理。3 权责n 总经理负责审核营运办公室的工作规范，稽核办公室的工作，以确保办公室的工作有章可循，规范有序。n 营运办公室担任总经理幕僚，
4、负责收集分析组织营运的各种资讯，以利总经理决策参考；负责组织总务、文员等日常行政事务，为员工提供后勤保障服务。营运办公室包括总务、文员、行政助理等。n 文员主要负责处理日常行政事务（如考勤、礼仪接待、电话、传真、文档处理、票务、活动组织、图书磁盘管理等）。n 总务主要负责公司财产保管、财产维修、物品采购、保安、局域网管理等。n 行政助理 主要负责公司公共关系事务、活动组织及相关接待事务等。n 值班人员 负责公司总机接听、水、电、财产等安全。n 网络管理员 负责公司局域网的管理，协调内部网络资源，保证网络正常运行。n4 名词定义n 营运管理指管理掌控营运系统运行情形，确保各项工作按计划进行，以达
5、成组织营运目标。n 设备管理指电脑设备的采购、维修、保管作业。n 总务管理指办公设备、办公用品的采购、维修与保管作业以及一般总务管理。n 日常事务管理指办公室负责的影印、电话、传真、图书磁盘等日常事务管理。n 公司员工鑫讯签定劳动合约的人员。5 相关文件n 质量手册TGI-G001n 文档管理作业程序TGI-P050n 人事管理作业程序TGI-P240n 图书管理作业程序TGI-P270n 财务管理作业程序TGI-P2506 作业内容6.1 营运管理营运办公室应负责管理掌控营运系统运行情形，确保各项工作按计划进行，以达成组织营运目标 。营运管理具体执行可参照例行工作检讨作业程序。6.2 设备管
6、理6.2.1 设备采购、验收、安装及维护公司员工所使用设备自然老损或因工作要求需新增硬件时，要填写内部联络单，经部门经理、办公室负责人核实后，由总务人员负责购买；硬件购买后应由使用人验收；如是旧硬件要更新，更换后的旧硬件应交办公室检验，由总务人员入仓库保管，并及时在库房物品清单中记录。使用人验收完毕，硬件安装应由总务或办公室指定人员进行，其它人员不允许随便打开机箱，不允许随便调换、移出机箱内的硬件。若需开机箱检查或调换硬件，需填写内部联络单申请，总务人员处理后经使用人和部门经理确认，报总经理审核后到财务室办理结案。同时应及时更改电脑配置清单、异动记录和设备领用单。负责安装的人员必须按照经销商提
7、供的安装手册的要求进行安装，不允许随便拆分电源和电源线；主机安装新硬盘或安装新环境时，安装人员须安装公司合法使用的杀毒软件。公司员工离开办公间时应关好自己的机器及外设电源，除特殊服务器需24小时工作外，其它服务器应由相应管理人员每日下班时将其关闭。员工下班后如未关机，经总务人员检查出后第一次将给予警告，再次查处将记违规一次，经部门经理确认，月底报财务备案。如因未关机导致机器损坏，使用人应全部赔偿损坏机器的维修费用。员工出差后留在办公间的电脑总务可另做安排，员工出差前应将相关内容备份，特殊情况下应向总务说明。6.2.2 软件管理(a) 新购入的光盘，须经总务人员检查病毒，在购买凭证后签字文员才能
8、入库；(b) 网络管理人员应每周例行检查有无病毒，定时升级杀毒软件，并随时向员工提供新的病毒信息。员工个人电脑杀毒自行完成；(c) 公司员工禁止私自带软件进行安装，如员工私自安装软件致使病毒传播，造成的损失应由责任人全部赔偿。6.2.3 设备维修公司员工因工作需要，申请维修电脑软、硬件设备时，申请人应填写内部联络单，经部门经理和办公室主任审核后，交总务人员进行维修。总务人员维修完成后交使用人签字，同时在财产清单和异动表中做相应记录。每月底总务人员应汇总当月电脑软、硬件维修记录同办公室主任核查后交总经理签核后，送营运办公室备案。6.2.4 设备保管(a) 电脑设备为公司财产，设备使用人应负责该设
9、备的保管，闲置设备由总务人员保管。电脑设备在保管期间，如因保管人个人人为原因造成设备损坏或丢失，保管人员应按设备的折旧价（或部分损坏的维修价）承担全部责任。(b) 公司有权根据需要收回所领用设备或为其调换其它设备。调换其它设备时，使用人填写新设备领用单的同时，在原设备领用单上要签字归还（部门经理认签，总务和领用人各保管单据一份）。(c) 总务人员应对每台设备制作固定资产卡，统一保管，总务人应制作公司电脑设备一览表，每季度向办公室主任汇报核查一次。6.2.5 设备异动部门内要调换电脑设备时，应向办公室进行申请。总务人员处理后在设备领用单中维修记录栏内详细写明，交使用人认签。同时进入公司电脑资料库
10、系统登录异动资料，并印出异动记录，每月底汇总公司所有异动信息，同办公室主任汇报核查一次。如员工私自调换电脑设备，总务一经发现将记录违规，由部门经理确认后报财务执行，如因此而给公司带来损失，相应员工应承担全部赔偿责任。6.3 采购管理6.3.1 预算内物品采购每月25-30日前，员工在E-OFFICE上填写下月办公用品预算，经部门经理、行政助理、总经理审核后，总务人员预算清单报财务借支采购。总务人员应在每月5日前完成预算采购到财务结算，并根据每月实际采购情况填写一份预算物品明细表，注明数量、单价，并附发票复印件于每月10日前交由行政助理备案。总务人员采购金额较大的物品时，应先收集相关资料呈阅总经
11、理批示，然后方可与供应商商讨价格、售后服务等事宜，以进行相关采购作业。6.3.2 预算外物品采购总务采购申请人验收申请人填写申请单部门经理签字办公室主任签字办理结案手续总经理审核员工因工作需要，申请购置软件及其它办公用品资料时，申请人应填写内部联络单，经部门经理、办公室主任、总经理确认后，交总务人员进行采购。总务人员应对公司的所有财产进行清查，形成公司财产清单。6.4 差勤管理员工上下班应刷卡，记录工作时间；文员应于每月1号汇总当月差勤、违规记录，制作一份完整的差勤、违规记录表，交办公室主任和总经理核可后生效，作为当月薪资发放依据。6.4.1 员工外出员工外出前应先填写外出人员登记表，由部门经
12、理审核后方可外出。6.4.2 员工请假员工请假应填写请假单，经组长和部门经理或其指定负责人认签方能有效。如遇突发病事假应在3小时以内电话告知部门经理和前台文员，并于上班后补相关假条，交部门经理认签。逾期或未补假条者作旷工处理。3天及3天以上请假需总经理批准，3天以内请假由部门经理核准。病假则需出示病历或医院的病休证明作为依据。6.4.3 员工出差驻外/出差员工考勤由当地主管负责，于每月1日将上月差勤、违规记录汇总后传真到武汉营运办公室；公司出差员工的出差时间及归汉时间应由各部门PCM及时通知前台人员，以便于考勤记录。6.4.4 员工调休员工调休时应填写调休单（至少提前一天）经部门经理同意，调休
13、要有加班证明，若员工一人出差在外则加班以现场支持日报作为加班的依据。调休的时间由各部门负责人具体掌握，斟情处理。6.5 影印管理员工影印资料可交由办公室文员协助处理。文员应坚持厉行节约的原则，不得随意浪费办公用纸。6.5.1 内部影印员工因工作需要影印公司列管的资料，须报部门经理核可。文员在协助复印完成后需及时填写影印记录。文员应于每月1日前将上月影印记录汇总交行政助理备案。6.5.2 外送影印外送影印时，申请人必须填写内部联络单向部门经理申请（至少提前一天），经部门经理签核后，由办公室安排人员办理外送影印事宜。6.5.3 外部影印外部影印时，应出示经部门经理核可的内部联络单，文员方可进行影印
14、。6.5.4 扫描公司员工需扫描文件时，应填写内部联络单，由文员或办公室指定人员负责扫描；扫描完成后，文员应填写影印记录，每月汇总至行政助理备案。6.5.5 光盘刻录公司员工备份文件需刻录光盘时，应填写内部联络单，从文员处领取光盘，交总务刻录。刻录完成的光盘由文员登记入库保管，公司员工可借阅。如所刻录光盘需要外寄，应在内部联络单中写明。6.6 电话、传真管理6.6.1 拨打(a) 文员应保证公司电话、传真24小时畅通，将公司员工电话号码与往来客户电话号码分类整理以备查用，掌握查找电话号码的方法。熟悉国内及国际直拨电话的使用方法与计费标准。(b) 正确拨打需要的电话号码，拨通后首先确认一下：“您
15、好。我是鑫讯公司，请问是XX公司吗？”如果对方说不是，要马上向对方道歉：“对不起，打错了”。把话筒放回，重新拨号。如果对方说是，应答：“请给我找一下XX先生。谢谢！”(c) 如若要找的人不在，可根据具体情况详细询问。如“请问他什么时候可以回来”“我有急事找他，请问他现在的联系方式是什么”“请帮我代个口信，让他尽快与我联系”等。(d) 为上司或同事代拨电话，接通后先确认对方的身份，然后客气地请对方稍侯，告诉对方谁要和其通电话，然后把电话转给有关人员。(e) 给熟人去电或熟人来电，在听出对方声音后，称呼问候，以示尊重。(f) 通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方这叙述一遍，以求确认。(g)
16、通话完毕，应友善地感谢对方。“对不起，打搅您了。”“谢谢您，再见。”(h) 如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，在拨通电话后说：“您好。我这里是鑫讯公司。我有传真件给您，请给信号。谢谢。”(i) 不占用公司电话谈个人私事。不允许在工作时间通过电话也亲朋好友聊天。(j) 对方对方挂断之后再将电话轻轻挂上。(k) 如若是长途电话，要详细登记拨打长途登记表6.6.2 接听(a) 办公室保证公司总机24小时有人接听。总机接听时应注重电话礼仪、精神饱满、言辞适度，维护公司形象。(b) 电话铃响二声后立即接听，语气饱满柔和、语调平和安详，彬彬有礼：“您好。这里是鑫讯公司。请问您找哪位？”；如若电话
17、铃响超过三声，应首先说：“对不起，让您久等了。这里是鑫讯公司，请问您找哪位？”(c) 电话来自总机时，通话简单扼要，不要超过30秒；如若有问题询问，将电话转至分机再回答。(d) 如果线路不清楚，要语气温和地应答：“对不起，电话声音太小，请大声一点，好吗？”；如若没听清，应答：“对不起，请重复一遍好吗？”；听不懂对方方言时，应答：“对不起，请您用普通话再讲一遍好吗？”(e) 如果对方不耐烦，也应耐心听完对方埋怨，再温和地说明理由。(f) 如对方指明要找XX，应答：“请稍等，我立刻为您接XX的电话”；听清来电者的自我介绍，最好重复一下他的名字，“您好，XX先生，我立即给您接通，请稍等。” 在查找电
18、话的时间用手捂住话筒或按闭音键。(g) 如果要找的人在单位而暂时无法通话，应答：“对不起，XX正在开会（接电话），您是否留下口信，或过一会儿再来电话？”；倘若对方有急事，应每隔30秒对来电者说一声：“对不起，让您久等了，我在继续设法为您接通电话”，使来电者知道你未冷落他，仍在为他努力；如果电话没人接，应立即征求来电者的意见：“对不起，电话没人接，您是否留下口信，或过一会儿再来电话？”。填写来电登记表 。(h) 如若要找的人不在（如出差），应答：“XX不在，可以请（其他人）接电话吗？”；如若不能，应答：“请留下口信和联系方法，我会及时通知他与您联系。”及时填写来电登记表及时处理。(i) 对打错的
19、电话，表示谅解，应答：“对不起，这里是鑫讯公司。您打错了”。对态度粗鲁语言粗鲁的来电，仍保持你的礼貌与职业性用语，不和他争辩和顶撞。(j) 在通电话的时候，不要同身旁的人讲话或干别的事。如果万不得已，应向对方说明：“很对不起，我有件急事要办。我稍侯再给您去电话”“或对不起，请稍等一会儿，我要处理一件急事。”然后用手悟住话筒（或按闭音键），尽快把事情处理完毕，包括接新来的另一个电话。在恢复通话后要向对方说“对不起”。(k) 巧妙理智耐心地回答来电者的一般性询问。如果对来电者的提问不知如何回答，应答：“对不起，我暂时还不太清楚这事。请留下电话，我会及时将情况向您说明”；填写来电登记表，与相关人员联
20、系找到答案后及时致电给对方。(l) 熟悉公司各部门的业务和业务人员及电话，以便及时将来电者的电话转给有关人员。(m) 来电者留下口信或联系方式时，应向其重复一次，以确保来电登记表上的信息无误。(n) 电话交谈结束，说“再见”。如果对方是长辈、客户或领导，则在对方挂断之后再将电话轻轻挂上。(o) 对于外来咨询、推销或寻求合作等电话，听请来意后文员应礼貌解答，主动请其留下口信和联系方式。事后应及时将相关信息转给行政助理或相关人员处理，详细填写来电登记表。每月1日汇总，交行政助理备案。(p) 文员收到传真后应立即备份并及时通知相关人员接收，同时详细填写传真登记表。6.7 公事邮件、信函、报刊管理6.
21、7.1 接收当文员接到邮件信函等时，应先填写邮件信函登记表方可传递给相关人员。文员每日从公司报箱内取回报刊后，应及时填写报刊登记表，报架内置最近两周的报纸，半年以上报纸放书柜保存，文员负责管理报架，随时整理。每月1日前将上月接收传真、公司信函、邮件汇总交与行政助理检核备案。发送公司员工因工作需要发送信函时，需填写内部联络单，由文员负责邮寄。6.8 接待访客接待人员，必须注意仪态端正、举止大方。外来客人需进入办公间时，前台文员应礼貌安排详细填写外来人员登记表，给客人佩卡。6.8.1 访总经理当客人来访总经理时，分如下情况解决：已预约：当客人与总经理已约好，则可及时通过电话向总经理通报。经总经理同
22、意后，方可将客人带入总经理办公室。未预约：当客人事先未与总经理约好，则应把客人介绍给行政助理，由行政助理来解决。6.8.2 访问员工如来访客人因公事来访员工，文员应及时与相应员工联系到前台。根据具体情况以茶水接待，如无部门经理以上人员核可，不可将客人带入到工作间。6.8.3 接待事项(a) 文员应积极热情为来客服务，根据公司客人的具体要求订房、订票、接机、安排饮食；(b) 提前准备好会议室和投影仪，客人到达后送上茶水，每隔一小时加水一次；(c) 客人离开文员应收回投影仪，整理会议室。6.9 票务管理公司员工出差前应填写出差报备单，经项目经理和部门经理确认后交办公室文员订票。文员订票后将票交出差
23、人员，每月汇总一次送财务室备案。6.10 安全管理6.10.1 办公室值班管理办公室应保证公司每天24小时一直有人值班。6.10.2 总务值班注意事项(a) 周一至周五每日早上7：30（周末9：00）前，值班人员应将工作间房门打开；检查饮水机，换水；检查整个工作间的设备、门窗，注意有无异样；每日晚17：30后（周末全天），值班总务关电控门；21：00后（周末18：00后）除特殊情况（加班）外，所有员工均应离开办公室，21：30后，值班总务锁大门，检查公司所有门、窗是否关闭、空调、电灯、电脑、UPS等是否关好，认真填写值班检查表。如发现有公用设备损坏时，第二天应立即报主管维修；(b) 员工应在规
24、定时间离开办公间，总务应详细做好登记；外来人员不得进入办公间，特殊情况下需由部门经理批准详细登记后佩戴公司客人卡方可入内。(c) 值班期间负责接听公司总机，填写来电登记表，详细记录对方姓名、联系方式和事由等。如果是急事，应立即与相关人员联系告知。其它则将详细记录与文员做交接；(d) 如遇突发事件（如停电、漏水、漏电等）应及时查明原因并妥善处理，同时应立即通知相关负责人；(e) 对来公司滋事生非的人，应坚决将其赶走，必要时报警处理。(f) 文员每日须提前10分钟上岗。前台文员到岗后与总务进行交接，检查总务值班期间的电话记录、外来人员记录、报刊信函记录、周末加班人员记录等，及时处理相关事宜；(g)
25、 文员值班期间处理日常工作，处理电话接打、接待等。值班文员离开工作间时应与总务做好交接工作，填写工作交接表。6.10.3 钥匙管理(a) 员工应妥善保管书柜钥匙，如锁具损坏或钥匙发生丢失，员工应立即向主管说明并赔偿同等锁具的费用，由总务人员重新购买更换；(b) 任何员工如无部门经理和营运办公室主任许可不得擅自配备办公间钥匙；(c) 总务人员应备份工作间所有钥匙，不得擅自将钥匙移交他人，发现锁具损坏或遗失应立即向主管说明并于一日内重新购买新锁。6.10.4 员工卡管理(a) 外来人员如需进入办公间，前台文员详细登记后，应让其佩戴客人卡方允许进入；(b) 员工进出办公间须刷卡。每张考勤卡均由办公室
26、设定固定号码，员工应妥善保管，未经允许不得擅自更改卡号或转借他人；(c) 如不甚丢失员工卡，员工需原价赔偿并应及时向办公室说明原因并申请新卡。(d) 员工离职时，应交回员工卡。6.11 办公环境管理(A) 员工注意保持工作间卫生，不得乱仍饭盒、果皮纸屑；(B) 员工每周五应清洁所使用机器外设，保持办公桌整洁；(C) 员工机箱和服务器机箱内清洁每3个月或半年清洁一次，由总务或指定人员进行；(D) 员工只能在四楼两端接待处和三楼茶水间等指定处吸烟，不得在办公间吸烟；(E) 员工使用完会议室后，应由相关负责人安排将所借投影仪、笔记本等完好归还，清理会议桌上的文件、茶水杯等，将椅子摆放整齐后方可离去；
27、(F) 员工在工作时间不得戴耳机听音乐、观影碟、睡觉，不得高声喧哗影响他人工作；(G) 清洁工负责公用区域卫生，保证卫生间、工作间清洁，养护花草；(H) 办公室不定时安排总务人员对各工作间进行抽查，首次发现有违规者与部门经理确认后给予警告，发现三次将对其记违规一次，与部门经理确认后报财务部执行。7 输出文件/记录n 固定资产卡（TGI-R2301）n 电脑设备一览表（TGI-R2302）n 预算物品明细表（TGI-R2303-Dept-YYYYMM）n 财产清单（TGI-R2304）n 人员调动单（在人事管理作业程序中有说明）n 设备领用单（TGI-R2305-Name-YYYYMMDD）n
28、影印记录（TGI-R2306-YYYY）n 拨打长途记录表（TGI-R2307-YYYY）n 接收、发送传真、邮件信函、报刊杂志登记表（TGI-R2308-YYYY）n 外出人员登记表（TGI-R2309-YYYY）n 请假单（TGI-R230A-Name-YYYYMMDD）n 调休单（TGI-R230B-Name-YYYYMMDD）n 内部联络单（TGI-R230C-Dept-YYYYMMDD）n 出差报备单（在财务管理作业程序中有说明）n 出差结报单（在财务管理作业程序中有说明）n 会议记录（TGI-R230D-DEPT-YYYYMMDD-nn）n 鑫讯公司传真（TGI-R230E-DEPT-YYYYMMDD-nn）n 鑫讯公司备忘录（TGI-R230F-DEPT-YYYYMMDD-nn）n 值班检查表 (TGI-R230G-YYYYMMDD)输出文件/记录附加码编码规则Dept部门代码Name姓名YYYY表年MM表月DD表日8 附录 无