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1、试论高职院校二级管理模式下教学秘书的职能泛化问题缪重明（浙江交通职业技术学院浙江杭州 311112 ）【摘要】：随着高职院校规模的扩大，广大高职院校普遍实行二级管理模式，于此背景下，教学秘书工作项目繁多，职能泛化，影响了教学秘书职能的更好发挥，从而也影响了高职院校的教学管理。本文论述了高职院校实行校、院（系）二级教学管理模式下，院（系）教学秘书的职能泛化的现状，并分析了原因，在此基础上提出了解决对策。【关键词】：高职院校教学秘书职能 泛化前言随着社会的不断进步，我国许多高职院校的办学规模都不同程度地扩大，为了适应新形势下教学管理工作的需要，目前大多数高职院校普遍实行校、院二级管理模式。教务处是
2、学校教学管理的职能部门，各学院是学校二级管理机构；在教务处的领导下，学院进行各项教学活动。而教学秘书是学院专职教学管理人员，承担具体的日常教学管理工作。校、院二级管理体制的实施，对院（系）教学秘书的工作赋予了管理性和服务性的双重特性，这就导致了高职院校二级管理模式下教学秘书的职能泛化。研究高职院校二级教学管理体制下教学秘书的职能泛化问题，对搞好高职院校的教学管理，提高教学质量具有重要的现实意义。一、教学秘书的职能院（系）教学秘书从事的教学管理工作主要包括教学计划管理，教学过程管理，教学质量管理和教学档案管理等工作。（一）教学计划管理教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件，是安排教学任务
3、、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下，根据专业要求，按照教学规律认真组织制定教学计划；根据专业自身发展的需要，适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学管理文件，在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性，防止他人任意改变教学计划。教学计划的制定与执行的工作特点，要求教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌。在教学管理工作中，教学秘书通过推行教学行政管理工作，协调各个教学环节，使教学有序运转，为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。（二）教学运行管理在整个管理过程中，教学秘书必须及时上传下达教务处的工作部署，传达教学任务，组名师资料总结
4、 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 织落实教学筹备工作，督促教师严格执行教学计划，严格实行调（停）课制度，及时处理执行过程中出现的问题或事故；及时协助教务处做好本院各类考试的监考安排工作；及时整理学生成绩，发放学生的各种证书；及时统计上报教师工作量。教学运行管理工作是经常性的教学管理工作，教学秘书要严格按照管理制度和检查方法开展工作，认真记录执行的结果。在这一管理过程中，教学秘书在教学主管领导与教师、学生之间发挥的是桥梁和助手的
5、作用，自身工作同时发挥着指令和服务双重作用，是他人难以替代的。（三）教学质量监控管理在教学质量监控管理工作中，教学秘书要提出质量监控工作方案，协助学校教务处对本院的教学工作进行检查，如负责组织检查听课、召开师生座谈会、收集反馈意见等。及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处和院领导，为上级部门和主管领导提供决策依据，以便学校统筹解决问题，确保教学质量的提高。（四）教学档案管理教学档案材料主要是教学管理工作重要的指令性文件、教学过程中形成的记录、纪要和各种总结性材料等。教学档案直接反映了基层教学水平和院（系）的发展，是维护教学工作历史的重要凭证，是评价教学效果和进行教学、科研决策的重要依据。
6、教学秘书在日常教学管理工作中，必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档，建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案，以便及时、准确地为学校和院领导提供情况和数字，分析研究教学中的问题。要充分利用教学档案，为教学工作、教学研究和教学管理服务。二、高职院校教学秘书职能泛化的现状及原因（一）高职院校教学秘书职能泛化的现状1工作内容面广量大，事务繁重琐碎教学秘书工作内容面广量大，环节众多。在行政上隶属系部管理，在业务上接受学校教学管理职能部门的统一安排指导，这种双重被领导身份决定了教学秘书业务协调范围大：系部与学校职能部门、系领导与系部教师、教师与学生等。（单是教务的常规工作就包括以下内容：学期初编排课程、
7、上课准备与检查、教材发放、教学资源调配、安排补考、安排实习和毕业设计等；学期中教学检查、期中考试、听课、制定教学计划、撰写总结及其他各种教学日常事务；学期末考试安排、考勤及成绩录入、教材征订、工作量核算、各种统计报表等等） 。近年来高职教育发展很快，招生规模扩大基本都在一倍以上，教学秘书的工作量相对过重。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 2工作责任重大，造成一定精神压力教学秘书的岗位相对特殊，质的要求高、量的范围大
8、、完成的时效性强；职务与其所承担的责任不对等。教学秘书是管理服务性质，在工作中难免会引起别人的误解；同时因工作太忙而出现的失误往往又得不到应有的帮助和理解，这给他们造成一定程度的心理负担。3. 教学职能被淡化，行政职能被加强教学秘书工作从属于高校教务处和二级学院的双重领导，直接参与教学活动的组织、安排。根据教务处的要求，对二级学院的教务工作进行日常管理。其主要任务是：协助二级学院教学主管领导组织制定或修订院内专业教学计划，落实教学任务和教材的征订，按时给教师和学生发放课程表和校历表；协助教务处和二级学院领导检查教学秩序、教学进度并做好教师教学质量评估工作；核实汇总教师工作量；根据学校学籍管理制
9、度，负责学生入学登记注册以及办理试读、退学等手续；做好重修、补考学生的统计、上报和办理工作；统计学生学习成绩，严格审理每个学生的毕业和学位资格，发放毕业证和学位证书；组织各专业的期终考试工作；协助教务处组织英语、计算机等级考试和发放等级证书工作；协助教务处组织学生进行公共选修课的选课工作；参与学生社会实践、毕业实习和毕业论文的组织和管理等工作。由此看出，在工作实践中，教学秘书自身的职能往往被忽视或不重视，而行政职能却经常被加强。（二）高职院校教学秘书职能泛化的原因1办学规模扩张、管理重心下移随着高职院校规模的不断扩大和两级管理制度的实施，系部的专业设置门类多，跨度和差异性较大，教学管理方面的事
10、务多，相应的教学资料需要有专人来收集、整理、归档。同时系部领导大都是“双肩挑”人员，他们除承担教学管理之外，还要参与教学和科研工作，在有限的精力和时间下，必须依靠教学秘书的参谋和助手作用。2高职教育的职业性和特殊性高职教育注重学生实践技能的培养，实践教学占总学时比例一般在50% 以上（含校内和校外两部分），同时推行工学交替、半工半读模式，因此高职教育对教学资源、施教模式的特殊要求，使得教学管理工作量在增加、难度提高，必须有专人来协调管理。三、解决教学秘书职能泛化问题的对策（一）满足“两点要求”1专职化教学秘书既是教务管理的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，名师资料总结 -
11、- -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 同时还要协调教学关系，体现出政策性强、业务性强、服务性强的特点，工作范围大、事情多、责任重，必须有固定工作人员来负责，教学管理工作的专业性要求我们必须建立一支专职化的教学秘书队伍。2专业化教学秘书是基层教学管理的专职人员，是具体教学事务的实施者，在执行教学计划时必须对本专业的情况了如指掌，对教学中出现的问题以及今后改革的方向和内容要有一个清楚地认识，这就要求教学秘书必须懂得其所在系部的有关专业知识、
12、教学特点和教学规律。实际上，超过一半以上的教学秘书其所学专业与所服务专业不一致，导致“外行管理内行”，因此必须重视教学秘书的专业知识背景。（二）建立“四大保障”教学秘书队伍很不稳定，一个重要的原因就是这个岗位没有吸引力。如何建立一支高效的教学秘书队伍，必须要从制度上、生活上、工作环境和待遇等政策方面给于适当的倾斜。1制度保障教学秘书工作责任大，要求高，要纠正以往认识上的偏差，真正认识到教学秘书岗位的重要性。要根据实际情况制定相应的教学秘书岗位能力要求，并细化为具体的任职条件，设置一定的教学秘书“准入门槛”，严把“进人关” ，不符合条件的坚决不能安排到教学秘书岗位，以上必须予以制度规范之。目前，
13、高职院校的教研室在专业建设和课程改革方面的作用很大，而忽略了教学管理职能，没有对教师教学进行有效的指导和监评，比如教学前的集体备课流于形式，这部分工作一般都是教学秘书在承担，必须制定相应的教学管理制度明确之。教学秘书因属教学科研岗以外的其他专业技术人员，其职称评定往往不在本校进行，相应的业绩成果要求比较高，且竞争激烈。因此，学校在职称评定、职务晋升和业务进修上应该考虑教学秘书的发展需要，必须有相关的制度落实之。2经济保障在高职院校里教学秘书一般为行政编制，技术职称上走教育管理序列，即研究实习员、助理研究员、副研究员和研究员。反映在岗位津贴上往往比相应的教师序列如助教、讲师、副教授、教授至少低一
14、档，高职院校的系部教学秘书行政职务一般为科员，定性为普通行政管理人员，因此，教学秘书无论在职称还是职务上都处劣势。建议对那些学历较高、职称较高的教学秘书可以适当上浮一档，比如中级职称的教学秘书可以参照讲师档，鼓励他们提高技术职称，对那些有突出工作业绩和教学管理科研成果的教学秘书要加大奖励力度。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 3人员保障教学秘书的对个人能力要求很高，新人员岗前的业务流程和技能培训必不可少。教学秘书可
15、以从教师中选聘、转岗，也可以面向校外招聘，要制订队伍规划，以培养后备力量。对于规模较大的系，建议在见习教师中选拔一定名额的兼职教务员或教务干事，让他们在实际的教学管理中熟悉教学，学生辅导员也要参与一定的教学管理工作，如抓教学纪律、协助评教，尤其在校外实习环节，辅导员的作用非常重要。4硬件保障质量和效率是教学管理工作的两个“基本点”，现代化的办公条件是优化质量、提高效率的有力保障。教学秘书的很多具体工作都要借助电脑和网络来完成，教学管理中的很多环节如编排课表、考勤管理、学籍管理、成绩录入和分析、学生评教等都需要依托一定的网络软件平台。电话、电脑以及相应的输入和输出系统如照相机、扫描仪、打印机、复
16、印机、刻录机等都可以大幅度提高教学管理的质量和效率，同时现代化的网络办公软件的运用基本实现了“无纸化办公”式的教学管理。结束语总之，教学秘书的工作繁杂琐碎，其职能泛化已经成为一个普遍问题。只有不断分析新情况、解决新问题，才能使教学秘书切实摆脱职能泛化的困扰，从而使高职院校的教学管理走上科学化、制度化、规范化的轨道，真正的服务于教学质量建设。【参考文献】1 李文杰 , 但红燕 . 控制高校教学事故提高高校教学管理效能J 重庆工学院学报, 2005,(11). 2 邓益容 . 论充分发挥教学秘书的服务与管理职能J 重庆交通学院学报( 社会科学版 ), 2006,(04). 3 黄素霞 . 关于提高
17、高校教学管理队伍素质的思考J 福建教育学院学报, 2005,(10). 4 汪家惠 , 郑秀英 , 张进明 , 郭广生 . 以人为本建设学习型教学管理队伍J 北京教育( 高教版 ), 2005,(06). 5 刘晨凌 . 关于高校系级教学秘书工作的思考J 化工职业技术教育, 2007,(04) . 6 李星贵 . 高等院校教学秘书队伍建设的思考J 内江科技 , 2008,(02) . 7 朱烈 , 王祥 . 论如何提高青年教学秘书的业务水平J 辽宁行政学院学报, 2008,(05) . 8 唐核心 . 如何做好教学秘书工作J 南方医学教育 , 2008,(01) . 9 张学秋 . 论高职院校
18、的系级教学管理J 辽宁师专学报（社会科学版），2004， （3） ： 47-48 10 施爱平，姜银方. 新形势下高职院校教务管理工作浅析J 江苏高教， 2003， （2） ：70-72 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -