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1、- 1 -江苏省常州建设高等职业技术学校办公自动化系统使用管理暂行办法（征求意见稿）第一章总则第一条江苏省常州建设高等职业技术学校办公自动化系统（以下简称 OA系统） ， 是采用服务器 / 浏览器结构建立起来的覆盖全校的办公信息化管理系统，是我校行政办公系统的重要工作管理平台。通过该系统，可以实现校内、外网上办公和信息通讯。同时，该系统也是学校信息化建设与推进工作精确管理的重要组成部分，是提高学校整体管理水平的重要手段。第二条学校 OA系统包括公文管理、流程管理、个人事务、信息发布、信息交流、知识管理、行政管理、人力资源、综合分析、集成系统等主要功能模块。第三条为了加强对 OA系统的管理，保障
2、其能够得以顺利推广、应用及安全、可靠地运行，特制定本办法。第四条本办法适用于经批准使用我校OA系统的部门或单位（以下简称使用部门或单位）以及各使用部门或单位的使用人员(以下简称使用人员 )。第二章分则第一节管理机构名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 2 -第五条学校办公室是 OA系统的监督管理部门，负责开展以下工作：（一）处理 OA系统使用单位或部门的注册、名称变更、撤销等相关申请，办理相应审批手续；（二）制定
3、学校电子公文与信息流转的具体工作规范及制度；（三）征询各使用单位或部门的意见和建议，研究、协调解决各使用单位或部门在使用系统中出现的问题，并提出处理意见。（四）会同教育技术中心指导各部门进行部门工作窗口的搭建，对使用单位或部门的使用人员进行技术培训与指导。第六条学校教育技术中心是OA系统的技术支持部门，负责开展以下工作：（一）组织各使用单位或部门系统应用骨干人员进行OA系统使用知识的培训和日常应用答疑等工作；组织对学校新增使用人员进行OA系统使用知识的基础应用培训；（二）提供 OA系统必要的技术支持，搭建、优化系统应用流程，配合办公室对使用人员进行分级应用权限设置；（三）负责 OA系统服务器及
4、软件、网络的运行、维护和日常管理工作；（四）负责学校校园网络技术安全， 采取有效措施防范计算机病毒和黑客攻击，定期做好数据备份。第七条学校各单位或部门是OA系统的应用推广部门，单位或部门负责人负责开展以下工作：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 3 -（一）负责本单位或部门OA系统的日常管理和使用，按要求搭建部门工作窗口， 及时更新部门工作信息， 为广大教职工提供信息服务；（二）指定一名 OA系统应用技术骨干，
5、 全面落实学校对 OA系统的推广应用要求，指导和培训本单位或部门人员的OA系统应用；（三）根据本部门的工作职权， 及时将适合作系统流程化处理的工作进行流程化设计，向办公室提出系统工作流程增设申请；（四）负责就本单位OA系统运行与有关管理部门衔接。第二节使用人员管理第八条从事 OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。第九条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度， 按照自己的权限， 主动学习 OA系统用户手册相关内容，熟悉系统操作，
6、认真完成本人在系统中所承担的工作。第十条OA系统中的使用人员应妥善保管好账号和密码，并定期（建议每 60 天）更改密码。用户取得账号和初始密码后应立即修改密码，如忘记密码应报学校教育技术中心进行处理。如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。第十一条OA系统有委托授权功能。禁止管理层使用人员安排名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 4 -其他普通使用人员代替自己使用管理层
7、账号登录办公。如因管理层用户擅自许可普通用户使用管理层账号登录造成非涉密的重要资料、信息外泄等不良后果的，追究管理层使用人员责任。第十二条使用人员应当避免使用公共计算机或在校外公共场所登录 OA系统办公。确需使用时，工作结束后应当及时关闭系统浏览窗口，如因未关闭系统浏览窗口造成密码被盗，造成学校重要信息资料外泄的或使学校OA系统受到病毒、黑客攻击的，追究使用人员责任。第三节电子文档传送第十三条使用 OA系统传输的电子文档内容为我校各相关单位或部门的内部公文、函件及通知。第十四条学校涉密文档 (含资料)不得在系统中进行交换和处理。涉密文件的级别由职能部门会同办公室认定，分“秘密、机密、绝密”三个
8、级别。第十五条在使用 OA系统流程或公文处理的过程中，若带有不方便进行电子化处理的附件（如：书籍、图纸等），暂按原来纸质公文交换的方式进行交换。第四节公文处理与借阅第十六条除涉密文件外，学校发布的行政公文、党委文件、团委文件等，拟稿、会签、审核、签发、登记、印发等过程应全部通过OA系统进行。第十七条公文拟稿时，应进入发文管理模块按文种选择相应的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 5 -模板，输入或选择公文的标题
9、、发文字号、主送单位、抄送单位、份数、主题词、正文等相关信息后，进入发文审核操作。其中，根据上级相关来文要求而拟制的公文需将上级文件添加在附件中。公文拟稿人员应当为相关职能部门的主要负责人，部门副职起草的文件，应当提交部门负责人会签；需跨部门协调的文件、系部起草需要一级管理部门审核的文件， 拟稿后应当提交相关部门负责人进行会签后再提交办公室核稿； 办公室核稿后转校领导审阅或签发；跨条线的文件或重要文件由相关校领导会签后，校长签发。第十八条校外来文一律由办公室文书档案人员登记，扫描上传至 OA系统流转阅办。其他部门收到外来文件后应当及时交办公室登记办理。第十九条阅办文件时， 使用人员应当在意见栏
10、内签署 “已阅”、“同意”等意见后再转下一环节或结束流程。办文的最终经办人应当在意见栏内详细填写文件办理结果再点击结束流程。第二十条借阅已归档的文件， 进入档案检索模块， 选择相应年度，通过文件标题、 发文字号、主题词等检索查找到后， 点击“借阅”即可发起档案借阅流程， 经过审批后借阅的文件会自动发送到借阅人“待阅信息”栏中。第五节流程设置与应用第二十一条学校各部门、单位对自身职能范围内中应用频繁、使用人员广泛、有固定形式表单、需要分级审批的事务，应当设计流程图，提出流程设置申请， 经办公室复核后交教育技术中心技术人员名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - -
11、 - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 6 -在 OA系统中设置流程。第二十二条设计 OA流程时，各流程节点应当明确实施该步骤的具体岗位，原则上不使用职工姓名。OA 流程设置结束后，相关职能部门应当进行模拟测试，经验证运行正常后方可正式发布使用。第二十三条发起工作流程时，应当在“流程标题”栏内准确填写流程名称。 流程名称一般与正文标题相同，可以在输入正文标题后复制粘贴。发起工作流程后，发现流程内容有错误时，应点击“撤回”修改后再提交下一步。没有“撤回”按钮的流程，可向办公室管理人员申请流程
12、控制，返回到相应节点。发起人撤销尚未结束的流程，应当通过“流程删除申请”流程，写清流程删除原因，经部门领导审查确认后，提交系统管理员删除。第六节个人事务与网络寻呼第二十四条学校中层以上管理人员应当熟悉系统个人事务模块中各项子模块的功能，同时做到以下几点：（一）及时在系统中记录工作日记、 安排自己的工作日程、 拟写提交工作计划与总结，按要求提交分管领导和相关职能部门查阅。（二）办理上级来文布置的任务、 组织校内重大活动等重要工作应当通过“工作任务”的方式安排部署，写清工作要求，明确工作标准，工作全部结束后及时确认并作出评价。对于其他部门安排的“工作任务”能够按要求完成并及时汇报工作完成情况。（三
13、）能够通过“关注点”模块，及时了解下属工作情况，合理名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 7 -安排下属工作负荷，掌握学校或部门重要工作推进情况。第二十五条学校各部门、单位其他OA系统的使用人员，应当了解系统个人事务模块中各项子模块功能，熟练掌握相关模块的查询方法，按部门或单位要求积极学习使用工作日记、工作日程、工作任务等常用模块。第二十六条除网络及系统不能正常使用外， 学校教职工所有工作方面的事项原则上应全部通
14、过系统网络寻呼模块交流，以便有据可查，明确责任。第二十七条为了避免因网速的原因未弹出而没有看到寻呼内容，所有系统使用人员应当每天经常到“已收寻呼”中查看，及时回复询问寻呼。 特别紧急的工作事项， 发寻呼人应当同时通过其他途径及时通知收寻呼人查收。第七节信息与知识发布第二十八条系统信息发布实行 “统一管理，分类发布”的原则。学校办公室、教务处、学生工作处、财务处、组织宣传处、教学科研处、总务处等一级职能部门应当结合自身工作特点，利用OA系统设立部门信息发布窗口。其他部门或单位需要设立信息发布窗口的，可以向办公室提出申请，经批准后设立。第二十九条部门信息发布窗口内的栏目设置由职能部门提出方案，办公
15、室审核后提交教育技术中心网管设置。栏目设置后，信息的发布与更新、信息内容的真实与准确性由设立窗口的职能部门负责。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 8 -第三十条学校通过系统知识管理模块， 建立专业文献、 教育教学心得、管理经验等收集制度。每一位教职工都有义务收集、发布与学校教育教学相关的各种文献资料。知识发布后的分类维护由图书馆负责。第三十一条学校将知识发布数量与质量作为各部门信息工作考核的一项重要内容。 鼓
16、励教职工将工作中积累的知识经验和处理方法写成短文发布到系统知识库中。第八节人力资源管理第三十二条系统人事档案信息的添加、修改由教职工个人实施，由组织宣传处审核、 确认。人事档案中照片、 姓名、部门、电话、手机、电子邮箱等基本信息必须齐全，其他信息根据组织宣传处要求填列。教职工本人对填报的个人档案信息真实性负责。第三十三条系统绩效考核模块的实施由组织宣传处扎口，相关职能处室共同参与学校现行人事考核方案修订，建立并实施适应系统应用的客观、全面、科学的考核指标体系。第三十四条学校具备 OA系统使用条件的坐班人员的考勤通过系统进行。考勤分为上班签到、中途外出登记、下班签退3 种。参加系统考勤的人员应当
17、上班后10 分钟内完成考勤，因特殊情况不能及时签到的，必须说明原因。认为系统考勤出现错误的，可以提起考勤申诉。第九节安全管理第三十五条学校 OA系统所有用户应认真贯彻执行中华人民名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 9 -共和国计算机信息系统安全保护条例和公安部计算机信息网络国际联网安全保护管理办法 ，严格遵守中国教育和科研计算机网暂行管理办法及校园网络管理的有关规定。第三十六条学校对 OA系统的安全实行部门、
18、单位领导责任制。各使用部门、单位主要负责人对本部门、单位OA系统信息的安全保密工作负责。第三十七条学校 OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息， 不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。第三十八条学校 OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息， 不得盗用他人用户账号， 不得干扰其他用户和破坏系统服务。第三十九条学校 OA系统所有用户均负有对系统信息保密责任，不得随意发布涉及国家和学校机密及其它不宜发布的信息。第三章责任与处罚第四十条为保障学校 OA系统的硬件、软件和信息的安全和系统的正常运行，
19、所有用户应严格遵守本办法的规定。 违反本办法规定，给学校造成重大损失的，视情节给予行政处分；造成经济损失的，学校将另行向其追偿经济赔偿。第四十一条学校将 OA系统的推广使用情况纳入各部门、单位年度考核。不执行或怠于执行本办法的规定，影响OA系统各种文件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 10 -信息正常接收、处理，或导致系统不能正常运行的，学校对相关责任部门、单位予以通报批评，对有关责任人纳入年度考核中处理。第四十二条违反国家法律、 法规的规定， 给国家、集体或他人合法权益造成损失的，应当依法承担责任。第四章附则第四十三条本办法由校办公室负责修订、解释。第四十四条本办法自 2010年 9 月 1 日起施行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -