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1、设备采购质量管理体系1. 设备采购作业程序1.1 采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料” 、 “采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料， 拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：1. 采购作业程序及要点程序要点接件分发1. 请购单各栏填写是否清除2. 按分配原则分派各请购案件3. 急件优先分派处理4. 无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门询价1. 交货期无法配合需用日期时联络请购部门2. 充分了解请购材料的品名、规格3. 急件或需用日期接近者
2、应优先办理4. 向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货日期、地点、付款办法5. 同规格产品有几家供应宜均询价6. 应提供同规格、不同厂牌作比较7. 有否必要办理售后服务及保固年限8. 新厂商产品，是否需经检验试用比价、议价1. 厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认2. 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3. 其他经销商价格是否较低4. 经成本分析后，设定议价目标5. 是否必须向厂商索取型录比较6. 价格上涨下跌有何因素7. 是否必要开发其他厂商或转外购8. 规定几万元以上案件呈副经理议价或设定议价目录呈核1. 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2. 买卖惯例需超交者应注明
3、3. 现场采用较贵材料时，联络请购部门述明原因4. 按核决权限核呈订购1. 需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同2. 再向厂商确认价格交货质量条件名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 3. 分批交货者在请购单上盖分批交货单4. 无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1. 约交日期前应再确认交货期2. 无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3. 已逾越交货
4、日期尚未到货者加紧催交整理付款1. 发票抬头及内容是否相符2. 发票金额与请购单价是否相符3. 有否预付款或暂借款，应处理4. 是否需要扣款5. 需要办退税的请购单转告退税部门6. 以内销价采购外销用材料，应先收齐退税同意书始得办理付款收件、分发、核对1. 收件2. 按分配原则指派经办人3. 核对品名4. 核对规格5. 核对数量6. 核对需用日期2. 进料验收管理办法第一条 本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。第二条 待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条 ( 一)1. 材料进
5、厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单”2. 如发觉所送来的材料与 “采购单” 上所核准的内容不符时， 应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时， 收料人员应告知主管， 并于单据上注明实际收料状况，并会签 ( 二)1. 材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于 “采购单”。2. 开柜( 箱) 后，如发觉所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载
6、的内容不同3. 其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超过 5000 元以上者 ( 含) ，收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000 元名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 4. 对于由公证或代理商确认， 物料管理收料人员开立 “索赔处理单” 呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。第四条进厂待验的材料， 必须于物
7、品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表” 以为入帐清单的依据。第五条交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%(含) 以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管 ( 含科长 ) 同意后，始得收料，并通知采购人员。第六条 短交处理交货数量未达订购数量时， 以补足为原则， 但经请购部门主管 (科长含 ) 同意者，可免补交，短交如需补足时， 物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条紧急材料于厂商交货时
8、，若物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员第八条为利于材料检验收料的作业， 质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经第九条 材料检验结果的处理( 一) 检验合格的材料， 检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别， 物料管理人员再将合格品入库定位。( 二) 不合格验收标准的材料， 检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表” 上注明不良原因， 经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。第十条对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料
9、检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出。第十一条本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。3. 发料作业管理办法第一条 (1) 使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓 (2) 领用工具类材料 ( 明细由公司自行制定 )时，领用保管人应拿 “工具保管记录 (3) 进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核签，并于单第二条名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 由生产管理开立的发料单经
10、主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，第三条凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送第四条 (1) 使用单位对于领用的材料， 在使用时遇有材料质量异常， 用料变更或用余时， (2) 材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验， (3) 对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -