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1、浙江信汇合成新材料有限公司办公自动化系统解决方案北京华胜天成科技股份有限公司2009 年 12 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 45 页 - - - - - - - - - 目录1 概述略1 2 系统总体设计 . 1 2.1 系统设计思想. 1 2.2 系统建设原则. 1 2.2.1 先进性、可扩展性. 1 2.2.2 稳定性 . 2 2.2.3 实用性 . 2 2.2.4 系统性 . 2 2.2.5 安全性 . 3 2.2.6 成熟性 . 3 2.2.7
2、 经济性 . 4 2.2.8 可维护性 . 4 2.3 系统软件架构设计. 4 2.4 系统技术要点的实现. 6 2.4.1 随需应变的部署能力，支持应用拆分与灵活部署 . 6 2.4.2 “ 框架组件 ” 的架构，支持系统功能的灵活扩展. 7 2.4.3 完善的组织架构功能，支持多重机构与人员跨系统迁移 . 8 2.4.4 先进工作流管理方式，支持灵活配置的流程定义 . 8 2.4.5 独特的一人多岗技术，支持一个用户隶属多个部门 . 9 2.4.6 最佳优化的系统性能，支持大用户量并发访问. 9 3 系统功能 . 10 3.1 电子邮件 . 10 3.1.1 邮件管理 . 10 3.1.2
3、 创建邮件 . 11 3.1.3 邮件报告与回执. 12 3.1.4 定时保存与提醒. 12 3.1.5 邮件规则 . 13 3.1.6 邮箱设置 . 13 3.2 公文管理 . 14 3.2.1 公文管理 . 14 3.2.2 业务处理单 . 15 3.2.3 填写意见 . 15 3.2.4 正文痕迹保留 . 16 3.2.5 附件操作 . 16 3.2.6 下一任务（提交）. 16 3.2.7 退回任务 . 17 3.2.8 登记文号 . 17 3.2.9 排版、清稿 . 17 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - -
4、 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 45 页 - - - - - - - - - 3.2.10 归档 . 18 3.2.11 流程跟踪 . 18 3.2.12 分发流程跟踪 . 19 3.3 信息发布 . 19 3.3.1 栏目分类 . 19 3.3.2 新闻发布 . 20 3.3.3 信息展示 . 20 3.4 个人办公 . 21 3.4.1 待办事宜 . 21 3.4.2 工作移交 . 22 3.5 文件查询 . 22 3.6 系统管理 . 22 3.6.1 页面管理 . 22 3.6.2 目录管理 . 26 3.6.3 应用管理 . 28 3.6.4 流程管理 .
5、 29 3.7 系统集成 . 30 3.7.1 LDAP 用户目录集成 . 30 3.7.2 单点登陆 . 31 3.7.3 外部接口服务 . 32 3.7.4 待办信息集成 . 34 3.7.5 短信接口 . 34 3.7.6 功能强大的文档中间件. 35 4 项目实施管理 . 36 4.1 项目实施计划. 36 4.2 项目实施人员. 37 4.3 项目实施过程. 37 4.3.1 立项启动 . 37 4.3.2 需求调研 . 37 4.3.3 开发与测试 . 38 4.3.4 用户培训 . 38 4.3.5 模拟运行 . 38 4.3.6 测试验收 . 39 4.3.7 系统试运行 .
6、39 4.3.8 用户验收 . 39 4.3.9 售后服务期 . 40 4.4 项目实施文档管理. 40 4.5 培训方案 . 40 4.6 售后服务与支持. 41 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 1 页1概述略2系统总体设计2.1系统设计思想为保证系统的可靠稳定运行，以及方便应用、管理和整合，我们结合十五年的办公自动系统开发实施经验，对系统进行核心思想的定位与开发研究，必须满足：支持多用户、多策略、复杂组
7、织机构、复杂业务流程；灵活适应企业需求发展变化，支持复杂流程设计与更改；开发周期短，升级改造容易，低维护成本。办公自动化系统采用易流程策略管理（Easy Process Management）设计思想，主要体现：Easy Flow ：创新的流程引擎，适用各种流程定制，复杂流程简单化配置；Easy Mode ：独特的应用框架，功能模块部署灵活，应用规模随需扩展；Easy View ：事务流程清晰可见，监控管理工作过程的每个细节；Easy Code ：懂 HTML 就可以轻松上手，自由进行系统配置和二次开发。2.2系统建设原则为保证系统能够切实有效的满足用户提出的系统建设要求，符合客户的现状，满足
8、现代化办公管理，建设一套统一的、先进的、具有很高的可扩展性和稳定性、能进行快速开发、容易维护、使用方便高效的协同办公系统。在设计上应当遵循如下基本原则：2.2.1先进性、可扩展性采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，符合技术发展趋势、能够适应用户成长需要的优势。面向应用，有科学、系统的整体规划。具有极强的跨平台性和操作系统无关性、系统安全性级别高。便于系统的扩容、升级和平台移植，协同办公系统不但能够容易地适应调整、扩充和删减；另一方面，它还提供与其它系统的接口能力，利用各系统功能之长，进行优势互补。所采用的软件平台应是当前协同办公系统的主流平台，并且提出了先进的协同办公系统的架构技
9、术 易于二次开发的“ 框架+组件 ” 的体系架构， 我们将在硬件平台、操作系统和数据库等系统平台之上开发出一个开放的、易于扩展的应用体系框架。它包含具体应用的通用功能和统一的用户界面，提供标准的接口和灵活的配置功能。用户在此应用平台的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 2 页基础上可以自己开发相应的模块，这些组件模块将能很容易加入到总体框架之中，这使得用户可以将自己的应用和协同办公系统方便地集成在一起，通过简单
10、的配置部署成适合自己的系统，易于再扩展，从而保护已有投资。2.2.2稳定性本项目系统作为企业运营管理的首要工作平台，系统的安全性和稳定性是必须得到保证的。在系统的设计上要充分考虑大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，通过采用身份鉴别、访问控制、 数据完整性、 数据保密性等多项相互关联的安全措施，保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障；安全管理要充分考虑安全、成本、效率三者的权重，并求得适度的平衡，不能一味的追求安全性而不顾带来的成本增加和效率损失；对整个系统要有周密的系统备份方案设计，有效的防止因数据丢失而造成的损失；系统核心服务器支持双机热备，以保证对系统
11、异常情况的补救，并设有系统自动恢复机制；采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性；对于重要数据，系统应提供良好的密级管理，实现在数据存储和数据传输过程中的加密防护。2.2.3实用性系统设计面向最终用户，为了确保企业中具有不同计算机应用水平的人员均能够对本系统快速地掌握并进行方便地使用，要重视用户界面的友好性和方便性。重点考虑用户使用上的接受程度、企业上网办事的效率及上网成本等各种因素，要求开发出的应用软件系统具有友好的用户界面，系统采用B/S 架构，用户端统一使用浏览器，布局合理，易于上手、易操作、易理解、易控制；系统所出现的问题能够及时预报并迅速解决。系统提供
12、在线帮助便于用户学习。系统具有灵活的应变能力和适用性。组织结构和人员拆分、迁移、重组的过程完全是通过配置来实现的，而无需任何代码级的操作，可满足机构和人员变化。系统的规划和设计考虑到上线推广过程中的各种具体情况，协同办公系统能够在不改变自身设计的情况下，支持多种服务器的部署方式，以适应大集中或多服务器分布式的部署要求，使系统从深度和广度上都具有灵活的适应能力。2.2.4系统性是从整体出发，综合协同办公系统建设的有关思想、理论和方法，对协同管理平台系名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - -
13、- - 第 5 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 3 页统的结构、开发、设计、实施、风险等进行分析，以达到最优规划、最优设计、最优管理和最优控制的目的。特别的针对系统的风险因素，综合考虑各种风险，采取相应的措施，并根据风险的大小，采取不同强度的措施，提供具有最优的性能价格比的解决方案。2.2.5安全性本项目系统作为企业运营管理的首要工作平台，系统的安全性和可靠性是必须得到保证的。在系统的设计上将充分考虑硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，通过采用身份鉴别、访问控制、数据完整性、数据保密性等多项相互关联的安全措施，从网络安全、主机安全、操作系统安全、应用系统（
14、数据库、开发程序）安全等方面保证系统在发生上述安全问题的情况下的整体协同管理平台安全考虑，防止单点故障。系统应具有不同级别的安全运行管理措施，如，用户识别、口令、数据访问控制级别和范围等功能；具有防止非法访问、记录全部登录过程、提供安全日志的功能。系统具备统一且完善的安全机制，提供安全的身份认证机制和完善的加密机制，保证信息不被他人窃取。系统将支持完善的信息授权和安全加密系统，保障信息访问、传递和使用过程中的安全。在系统架构设计、系统软硬件平台选择以及应用系统开发上应充分考虑安全需求，保证系统运行安全可靠，既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护，因此系统应分别针对不同的应用和不同的网络通
15、信环境，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等。为了预防意外突发事件引发的灾难，根据客户不同的灾难应急恢复要求，提供不同等级的备份策略，能及时对相关数据和应用进行备份。当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，恢复后系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。2.2.6成熟性系统设计应采用成熟的B/S 方式开发技术， 并在其它大型电信企业有成功运行的经验。在设计思想、系统架构、采用技术、选用平台上均要具有一定的先进性、高可靠性，特别要考虑一定时期内的变化趋势。在充分考虑架构先进的同时，采用技术成熟、市场占有率高的产品， 从而保证建成的系统具有良好的稳定性和成熟性。系统设计应标准化、规
16、范化，能够根据应用需求不断发展，方便地进行部署和扩展，并保证系统正常、可靠运行。在基于 Lotus Domino/Notes的协同办公系统的开发和实施方面拥有丰富的经验，在客户机 /服务器和浏览器/服务器结构的协同管理平台系统开发上具有了大量的技术积累和人员准备，拥有国内领先、适合中国大型集团型企业需求的完全基于采用B/S 体系架构的协同管理平台系统平台产品，并且得到IBM 的支持和认可。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 45 页 - - - - - - -
17、 - - 第 4 页2.2.7经济性该系统的开发应充分利用原有资源，包括硬件和软件。在保证系统所采用的技术的先进性的同时，也应当充分考虑先进性与实用性的统一，对于任何一种技术的选择，都要充分考虑到技术的性能价格比。既要保证当前系统的高可靠性，又能适应未来技术的发展，满足多业务发展的要求。要本着“ 有用、适用和好用” 的原则，不片面追求硬软件设施的先进性，强调整个系统具有最佳的性能价格比。系统建设方案采用的技术在考虑先进性的同时，也要坚持实用的原则，在满足性能价格比的前提下，坚持选用符合标准的、先进成熟的产品和开发平台。2.2.8可维护性由于整个系统涉及企业办公的各方面业务，需要管理的资源比较多
18、，业务流程复杂，因此系统的灵活配置性就显得非常重要，系统的可配置性应包括部门配置、人员角色配置、工作流程的配置等方面。针对不同的使用角色提供专用的管理和维护界面，系统应该具有对自身的集中维护配置功能，包括集中的系统参数设置、集中的系统日志管理。系统应具有简单、直观、方便的维护和管理手段，尽量减少维护和管理环节。考虑到企业的业务发展，系统应具有良好的扩展接口。一方面，当新的业务需求产生时，系统中应能够方便地添加新的业务模块；另一方面，系统向下属单位进行系统扩展，只需要增加设备容量、节点数量即可，不需要重新进行开发，能方便的将系统扩展推广到下属企业，项目的实施充分考虑系统今后的延伸，实施过程应始终
19、贯彻面向应用，注重实效的方针。2.3系统软件架构设计办公自动化系统应基于IBM Lotus Domino 平台进行设计，具备以下架构和功能：办公自动化系统建设要通过统一的规划，结合用户的实际需求，以需求引导业务的信息化应用，以信息化手段提高工作效率，进一步规范企业运作模式，提高业务工作能力和工作效率。根据企业协同办公系统建设模型和我们在众多集团型企业协同办公系统建设中积累的经验，我们认为应该从集成的角度来规划协同办公系统的层次架构。系统的逻辑结构从上到下可分为以下几个层次：表现层、 应用层、 应用支撑层和网络基础设施层，而信息安全，管理以及标准、规范体系贯穿于各个层面，如下图所示。名师资料总结
20、 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 5 页图 1 系统总体框架表现层 协同办公信息门户协同办公信息门户是办公统一入口和操作界面，是系统建设中的重要组成部分，通过Web 集成技术，将系统中的各种信息资源和所提供的办公服务通过统一的门户界面，提供全方位的服务。应用层 办公自动化系统协同办公系统是员工进行日常办公的平台和工具，可实现无纸化的协同工作，提供对工作流的设定与控制功能，实现安全有效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、
21、安全的协作工作平台，实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统；为公司内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。该系统的搭建， 是实现信息共享和协同工作的重要手段，能切实的提供强大的信息处理功能，并为实现科学化、高效率管理进而全面提升企业管理能力的提供帮助。应用支撑层应用支撑平台是采用IBM Lotus Domino/Notes平台， Lotus Domino/Notes是集成的通信和 Web 应用软件平台； EPOA 产品提供了B/S 的应用支撑体系框架，其中工作流引擎专名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心
22、整理 - - - - - - - 第 8 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 6 页门处理业务工作流、提供员工之间任务的协同工作，使用工作流引擎通过接口与办公系统流转审批业务模块进行交互，提供流程设计、运行控制和运行交互等功能。网络层为各类应用提供了必要的网络基础环境，提供了可靠、有效的信息传输服务通道，是各类信息的最终承载者。在总体应用框架图中，网络基础设施层包含了计算机主机、服务器、存储设备、外设、网络设备及线路、网络系统安全设施等部分。安全管理对于整个应用系统而言，安全管理将贯穿系统的始终，我们必须为办公自动化系统建立一个完整的安全体系框架。应用系统应该通过以下几个
23、层面的共同保证系统的安全：存储安全，方案中通过建立软、硬件的备份机制来实现；操作安全，方案中通过痕迹保留、流程跟踪和权限控制等机制来实现；传输安全，方案中通过加密传输手段予以实现。综合运用以上所提出的安全管理手段，可以充分的保障应用系统在其整个生命周期中的安全。系统管理同安全管理相类似，系统管理也是贯穿于整个系统的各个层面。为了使系统管理的效率更高、更方便，在方案中将系统管理的内容分为两个方面：一方面，对于系统初始信息设置、系统日常维护等管理内容，系统将提供专门的管理工具供系统管理人员使用；另一方面，对于人员权限设置、人员部门划分等与实际业务紧密相连的管理内容，则交给各部门相关业务人员来控制。
24、这样既能减轻系统管理人员的工作负担，也可以使各部门对该系统的使用更加方便灵活。通过以上完整的支撑架构，形成了办公自动化系统统一应用平台，各种分布式应用系统和网络资源就被完整地组织在一起，起到了相互数据沟通、相互服务调用、相互业务协同的无缝结合。2.4系统技术要点的实现在采用上述系统架构下，为达到办公自动化系统的各项特性，在协同办公平台中以Lotus Domino 作为系统支撑平台，提供系统安全服务和协同工作平台的数据库服务；系统采用 B/S（浏览器 /服务器）的结构，以方便普通用户的使用以及管理人员对系统的维护。2.4.1随需应变的部署能力，支持应用拆分与灵活部署根据用户数不同，组织结构特点，
25、系统支持多应用多服务部署。在本项目中推荐使用邮件与办公系统分别部署的体系框架。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 7 页2.4.2“ 框架组件 ” 的架构，支持系统功能的灵活扩展在长期的工程实践经验的基础上，我们提出了先进的协同管理平台系统的架构技术“ 框架 +组件 ” 的体系架构， 确保我们所提供的系统具有良好的可扩充性。下图所示为传统的软件开发方式示意图，从图中我们可以看出，传统软件的开发是孤立的，开发一个
26、软件需要进行从底层到用户界面全部的工作，代码利用率很低，而且在添加功能、部署新的应用时难以与旧系统融合，不容易进行系统扩展。传统协同管理平台系统的体系架构示例系统平台应用程序 1应用程序 2应用程序 N用户界面 1用户界面 1用户界面 N图 2 传统协同管理平台系统的体系架构示例下图所示为我们提出的新的平台架构示意图，我们将在硬件平台、操作系统和数据库等系统平台之上开发出一个开放的、易于扩展的应用体系框架。它包含具体应用的通用功能和统一的用户界面，提供标准的接口和灵活的配置功能。用户在此应用平台的基础上可以自己开发相应的模块，这种组件模块将能很容易加入到总体框架之中，这使得用户可以将自己的应用
27、和协同办公平台方便地集成在一起，通过简单的配置部署成适合自己的系统，易于再扩展，从而保护已有投资。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 8 页新协同办公系统架构EPOA 应用体系架构系统平台用户自行开发的组件用户界面已有的功能组件扩充的功能组件第三方信息系统图 3 新协同办公系统架构由于采用的先进的“ 框架 +组件 ” 技术，使得本方案中提供了对用户完全开发的模块接口， 便于在今后可以灵活开发其他的业务模块，按
28、照模块接口的要求导入到框架之中，便可以在系统中使用了。2.4.3完善的组织架构功能，支持多重机构与人员跨系统迁移系统提供一个结构完善的组织架构定义模块。管理员可方便的定义组织内的部门、用户、角色、上下级关系等实体元素及其各个元素之间的关系。角色的定义，使系统中各种权限的设置与具体的用户分离。这样，在调整组织机构或有大规模、频繁的人事变动时，管理者能很方便的对系统作相应的调整，减轻系统维护工作量。该模块用于对所有部门进行组织机构管理和维护。具有管理员权限的用户可以通过本模块新建或修改相应的组织信息，系统管理员可以逐级设置每个组织机构的名称和排列顺序。这样，即使组织单位发生了调整或增减，系统均能够
29、通过简单地调整来适应这样的变化，从而极大地增强了系统的可维护性和适应能力。2.4.4先进工作流管理方式，支持灵活配置的流程定义企业或组织内有许多烦琐复杂的业务流程如公文流转、请假申请、出差申请、请示报告，费用报销、 项目立项审批、 合同审批等， 这些流程构成了企业或组织的日常运营活动，通过现代技术手段将这些流程自动化，并对这些业务流程有效的管理便是工作流解决的问题；以网络和系统定义的规范执行流程，避免了人为的随意处理和拖沓，使员工责任明确，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - -
30、第 11 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 9 页权限分明。把具体事务落实到人，公司的办公流程变得规范、有序，效率和执行力均得到提高。消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。为了能够更好的支持流程管理，对用户提供更加复杂的流程支持，特别开发了一套流程定制工具，该工具具有很好的系统结构和系统扩展性，能够处理基于表单的业务流程。能够满足各种业务流程的审批要求，可灵活定制审批流程和对流程进行轻松的调整与修改。独立于应用设计的流程模板可复用，系统管理员可以随时增加、修改流程的各个节点；每个流程节点提供的配置选项丰富，无需编程， 定义快捷， 调整灵活， 拥有多项创
31、新技术，能满足各种复杂类型流程的定义需要。增加支流流转模式，允许不同部门执行不同的子流程，支持多种流向，比如直流、单选分流、条件流、串并行流等；每个节点可以设置收回、退回、意见处理方式、数据校验、数据项权限、短信提醒和速批等，从而整体提高工作流处理的效率和灵活度。2.4.5独特的一人多岗技术，支持一个用户隶属多个部门在企业管理中，由于扁平化管理等企业管理要求，经常会出现一个人同时隶属于两个或者多个部门的情况，这是通常他也会同时具有两个或者多个部门的相关权限，办公系统独特的一人多岗设计可以完全解决此问题。每个人可以拥有多个（不限数量）办公岗位，系统不仅提供用户手动切换岗位手段，而且能根据业务实际
32、需要自动切换用户岗位，让多岗位用户轻轻松松完成所有办公事宜。2.4.6最佳优化的系统性能，支持大用户量并发访问针对大规模的协同办公系统，专门在系统效率方面进行了大量的研究和成功实践，为保证系统效率积累了丰富的经验。在系统硬件环境、操作系统、Domino设置及应用程序等各方面的优化配置上都有成熟的方案。?硬件环境可以从负载情况确定CPU、内存的要求，同时，可以通过规划I/O 操作的分配、硬盘RAID 方案、网络协议等优化系统效率。?针对不同的操作系统，例如 Windows NT/2000/2003 、Solaris、 AIX 、Linux 、 OS/400等，需要正确的安装配置相应的Pack 包
33、，对分页文件及系统的一些配置项的设置可能较大的提升系统效率。?Domino 系统的优化可以从复制方案规划、分区、Cluster、 路由等方面进行Domino域结构的优化，对于单个Domino Server ，需要正确设置notes.ini 文件，同时对服务器任务、 事务记录、 数据库高级属性、 代理管理器等许多参数进行相应的设置。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 10 页?在协同办公系统的设计实现中，充分考
34、虑到大用户并发访问的效率问题，在系统中，对例如首页、 打开文件、流转操作等访问最频繁的内容，采用 Ajax 技术避免用户长时间等待现象发生。对系统日益增长的业务及其相关文档采取转移、合并和清除等合理措施进行处理，使系统数据库始终保持稳定的文档数量，发挥系统最佳的运行性能。附件文件与要素分开存储，保持数据库容量相对稳定。减少视图刷新和检索文档的方法调用。通过多种方式可以大大提高系统响应速度，提升系统承载能力。3系统功能系统主要功能包括：3.1电子邮件电子邮件系统是办公自动化的重要基础，是办公过程中的主要沟通手段。本公司邮件系统在Notes 邮箱模板的基础上进行了大量二次开发工作，同时继承了Not
35、es 邮箱模板的各项功能， 支持 SMTP、POP3、IMAP 等常用邮件协议，可以通过Notes 客户端、 Outlook 、Foxmail 、安全连接的浏览器和支持WAP 协议的手机访问。电子邮件系统提供整个企业用户的电子邮件往来，包括电子邮件的起草、接收、 转发、回复、回执、加密、提醒、个人通讯录、集团通讯录等功能。3.1.1邮件管理可以实现通过策略或用户指定使得邮件不能转发、不能全部回复等。普通用户不能选择群组或者大量群发邮件，限制邮件的并发量，保证邮件系统的稳定性。在同一服务器内，发送人可取回接收人未阅读的邮件。收信人可以直接修改保存所读邮件，并将其转发。名师资料总结 - - -精品
36、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 11 页邮件管理3.1.2创建邮件在新建邮件时， 收件人（或抄送、 密送）的邮件地址可以选择系统注册用户或在Internet上存在邮箱的用户。邮件地址可以从地址簿或个人地址簿选择来添加，也可以手动输入；如果在个人地址簿中已设置了群组，那么在发送邮件时可以在个人地址簿中选择一个群组，给该群组中的所有人发送邮件。新建邮件系统还提供组织内部全体人员的公共地址薄。该地址薄采用树状结构来显示组织结构的方式查找联
37、系人，即使人员再多，也可以很方便的查找到。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 12 页收件人地址树3.1.3邮件报告与回执写好邮件后， 可以通过“ 邮递选项 ” 来设置其重要性、发送的优先级、 报告邮件的传递状态以及是否需要回执等功能，如下图所示：邮件报告3.1.4定时保存与提醒定时保存一般采取的方式是页面中通过JavaScript 设置定时器触发。 触发后采用AJAX 技术实现用户页面不刷新的情况下向服务器
38、提交数据。实现自动保存草稿功能。该功能被设计为公共接口。需要实现自动保存草稿功能的应用。如邮件系统、公文流传、绩效考核、 信息发布等应用。 通过页面头信息中引入该公共js 文件后。 保存间隔时间、提交地址等参数都可以单独设置。也可以采用默认值。如果发生Session 超时或网络异常情况下。用户重新进入该应用时系统可以提示是否采用自动恢复数据。用户对应某应用的自动保存表单数据在用户实际提交时会异步从服务器端清除。如果要启用自动保存表单数据功能,考虑到服务器的压力和性能。客户端和服务器交互的数据格式采用JSON。即JavaScript Object Natation ，它是一种轻量级的数据交换格式
39、，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 13 页它的格式独立于语言。定义非常简单，通过一组键值对来定义一个对象。因此非常适合于服务器与JavaScript 的交互。同XML 或 HTML 片段相比， JSON 提供了更好的简单性和灵活性。3.1.5邮件规则在邮件系统中可以通过在“ 邮件规则 ” 中设置自动转移到文件夹中的规则，当新邮件到达时，符合转移规则条件的邮件就会自动转移到相应的文件夹中。通过制定一定的邮件
40、规则来自动管理邮件。在规则中可以设置多个转移条件和多个转移操作，当规则删除或修改后，原来的规则不再起作用。邮件规则设定3.1.6邮箱设置当用户点击 “ 邮箱设置 ” ，将显示邮箱设置页面，在邮箱设置中可以设置签名档和文件夹，还可以设置收到邮件后进行回复和全部回复时是否附带原文。可以在邮箱设置中设置签名档，系统提供三种签名档。为了方便出国人员的使用，在邮件设置中还提供了时区设置当用户发送邮件时，时区信息会跟随邮件一起被发送出去，邮件接收者便可以清楚的了解到邮件发出的具体时间。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心
41、整理 - - - - - - - 第 16 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 14 页邮箱设置3.2公文管理公文管理的主要是实现发文过程（可能经过的步骤包括：起草、审稿、核稿、签发、编号、套红、盖章、分印发、存档）；查询、统计等，达到发文自动化。实现对上级来文的收文处理功能，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理。完成上级来文的审阅和办理。实现流程自定义功能，实现复合流程（顺向、逆向、串行、并行、循环、跳转等），也支持动态流程，支持中途调整流程。支持一人多岗位角色，可进行岗位角色切换。通过外出设置，对文件的处理进行授权处理，可以由用户或管理员进行授权和收回授权等处理。
42、同时在个人设置中增加功能，使文件除了可以异常进行跳转外，还可以授权他人作为自己的代理人进行处理，可逾期自动收回授权，也可由授权人或系统管理员收回授权。对于公文流转的每个操作者、操作时间、操作内容都在文件的流程记录里，以方便用户查看文件的处理过程,可以对发文的全流程进行跟踪和控制，对特殊的情况可以改变策略和定义。3.2.1公文管理公文管理一般包括公司收文、公司发文、传真电报、会议纪要、部门发文、部门收文等公文流程。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 45 页
43、- - - - - - - - - 第 15 页3.2.2业务处理单只要懂 HTML代码，就可以开发定制自己的业务处理单。稿纸3.2.3填写意见名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 16 页3.2.4正文痕迹保留在公文流转过程中， 可以实现与MS Office Word 字处理工具进行无缝集成。在操作中，可以在Word 中进行文件的起草和修改，还可保留不同用户的修改痕迹，自动记录修改者姓名及修改日期等，而且又能
44、够通过浏览器进行文件的传送。3.2.5附件操作能够上传各种格式的文件，但文件到小受系统限制。3.2.6下一任务（提交）流转操作界面高度集成化，操作界面简单易用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 19 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 17 页3.2.7退回任务3.2.8登记文号文号可以灵活定制，并且有跳号选项。3.2.9排版、清稿系统提供自动套红功能，并清楚修改痕名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - -
45、 - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 20 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 18 页3.2.10归档流程结束之后，执行归档。3.2.11流程跟踪每一步流转操作都会记录相关信息，包括姓名、节点任务名称、部门、收到时间、打开时间和完成时间。如下图所示：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 21 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 19 页3.2.12分发流程跟踪实现不同应用流程之间的衔接与流程
46、监控，该权限可进行授权管理。3.3信息发布信息发布主要是实现需要流程审批和非流程审批的信息进行发布及展现功能。一般包括公司新闻、图片新闻、规章制度、企业文化、通知公告等所有需要发布的信息模块。3.3.1栏目分类名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 22 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 20 页3.3.2新闻发布如果需要流程审批，则进入审批流程，不需要则直接发布。3.3.3信息展示名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - -
47、- - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 23 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 21 页3.4个人办公是领导和员工的办公平台，这个模块包含以下主要功能：3.4.1待办事宜待办事宜功能能将工作人员需要处理的工作信息第一时间推送到用户面前，包括领导交办的各项工作、待处理的各类公文、审批信息、会议通知、电子公告等。该模块通过建立链接的方式，将待办事宜与具体的操作界面联系在一起，从而方便用户快速、直接的处理工作。利用待办事宜提供的各项功能，工作人员可以方便的了解需要处理的工作内容，并快速进行处理。 待办的审批在处理完成后将自动从
48、待办事宜列表中清除，用户可以按照待办、已办、办结等方式查看。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 24 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 22 页3.4.2工作移交对于用户个人休假、没带笔记本电脑外出、开会等不方便移动办公的情况需要委托别人代办公文的情况，系统提供临时授权的功能，用户可以通过此模块授权给别的用户代自己处理公文， 当公文流转到该用户时，系统将转发给代办人处理，保证业务办理的及时性。当用户收回授权后，系统将停止该用户的代办权限。系统还可以
49、选择授权时间段，系统时间到了截至日期系统自动收回授权，避免用户忘记。在授权有效期内，授权的用户登录系统时，会得到明确的提醒，自己的业务办理工作已经委托他人处理；而被授权的用户也会得到明确的提示；这样授权双方对于授权情况都会非常清楚。3.5文件查询归档文件按年、季度或月进行历史档案的分库管理，提供高效便捷的档案文件查询手段，辅助日常办公。为方便员工在历史档案中快速、准确的查找到其需要的各种信息，系统中，还提供了综合查询功能。该综合查询模块，提供了多种查询功能：一般情况下，用户可以直接根据标题、时间、类别、关键字或其中多个条件的组合进行查询；当然，用户也可以不通过条件进行查询，而是直接输入要查询的
50、内容，利用系统提供的全文检索功能进行查询。3.6系统管理3.6.1页面管理页面管理为系统管理员提供了菜单及页面的设置和维护功能，这些数据包括：菜单、页片、片组、页面等。?菜单1、菜单设置包括顶级菜单设置及下级菜单设置。其中下级菜单不限制级数。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 25 页，共 45 页 - - - - - - - - - 第 23 页2、可以为菜单分配权限。?页面设置一个页面由一个或多个片组成，一个片组由多个页片组成。页片可分为点、 列表、顶级菜单、帧四种类