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1、 服务手册（酒店系统） Policy & Procedure （Hotel System）如家酒店连锁公司Home Inns & Hotels Management Co.唐人酒店管理系统专业版操作手册第一版如家愿景：创建中国最著名的住宿业品牌！如家使命：用我们的专业知识和精心规划，使我们服务和产品的效益最高，从而为我们的客户提供“干净、温馨”经济型酒店产品；让我们的员工得到尊重，工作愉快，在“如家”而自豪；使得我们的业主能够获得稳定而有竞争力的投资回报；由此创造我们的“如家”品牌。指导思想:一个成功的酒店连锁组织的所有组织行为都是围绕着品牌形象展开的，良好的品牌形象是所有酒店连锁组织生存的基
2、础。如家酒店连锁的目标是为顾客提供快捷简便、标准化、一致性的服务。为了保证酒店连锁品牌形象的良好性和一致性，如家酒店连锁公司制定了一套符合实际操作的标准的服务手册，指导和规范 “如家快捷酒店”直营店和特许经营店的管理和服务。特别提醒！本手册内容属如家酒店管理有限公司内部资料，任何人未经许可不得翻印和外传。目录第一章 灵通酒店管理系统简介8一、简介8二、主要特色81先进的管理思想。82灵活的销售管理。83操作简便的接待系统。94严谨的收银结帐系统。95完善的管理分析功能。96，出色的团体预定，入住及结帐功能。97，严格且方便的冲帐操作。98，严格而灵活的操作控制。109，稳定可靠的系统设计。10
3、10，功能强大的报表系统。1011，准确的预测功能。1012，直观的客房状态。1013，形式多样的外围系统。1014，灵活的佣金设置11三、专业版功能清单11四、配套系统。11第二章 通用操作说明11一、开始运行灵通酒店管理系统111、登录到系统112、使用一个功能模块113、退出酒店系统11二、改操作员口令11三、进行客人查询111、通用查询112、快捷操作113、察看详细信息114、打印115、修改日志11四、察看房态111、查询部分112、操作部分113、客房状态显示区114、客房状态的说明11五、察看房图11六、打印报表11七、其他通用操作111、选中一条纪录112、进行查询11第三章
4、 接待登记11一、功能简介11二、散客预定111、客人信息112、住宿信息113、收银信息114、其他信息115、重要信息116、确定取消11三、修改预定111、修改预定112、排房113、取消预定114、删除预定115、恢复预定11四、上门入住111、输入房数112、到店日期113、客人的状态114、共住11五、预定入住11六、团体入住111、手工入住112、自动入住11七、重新入住11八、客人查询11九、客人修改11十、客史入住11十一、流量预测111、日历图112、预测报表113、趋势图11十二、房态11十三、房图11十四、报表打印11第四章 团体预定11一、功能简介11二、团体预定11
5、1、团体预定客户资料112、预定住宿信息113、收银信息114、定房信息115、确定取消按钮11三、修改预定111、修改预定112、取消预定113、删除预定114、恢复预定11四、排房111、自动排房112、手工排房113、自动取消114、手工取消11五、黑名单111、增加112、删除113、修改11七、打印报表11第五章 客房部11一、功能简介11二、客房状态111、修房112、修改打扫的状态11三、客人查询11四、入账11五、冲账11六、报表打印11第六章 收银结账11一、功能简介11二、查询客帐111、选择客人112、显示客人的信息113、查询条件114、显示客人的发生115、显示客人的
6、转帐的情况116、打印客人的账单11三、查询分类账11四、客人查询11五、入账111、分帐112、费单113、入账11六、冲账111、单笔冲账112、修改帐单113、任意冲账11七、预结账11八、结账111、结账操作112、重新结账113、打印帐单11九、团体结账111、手工结账112、自动结账113、离团11十、离店11十一、转账111、建立转账112、取消转账11十二、报表打印11第七章 销售部11一、功能简介11二、旅行代理111、增加代理112、删除代理113、修改代理114、增加合同115、删除合同116、修改合同11三、代理统计11四、代理排名11五、销售排名11六、客人查询11七
7、、房态11八、流量11九、房图11第八章 客史11一、功能简介11二、客史查询11三、修改客史111、修改112、增加客史113、删除客史11四、客史入住111、客史预定112、客史入住11五、客史排名11第九章 总经理11一、功能简介11二、图形分析11三、代理排名11四、销售排名11五、流量11六、房态11七、房图11八、客人查询11九、打印报表11第十章 系统维护11一、功能简介11二、历史查询11三、历史收银11四、清除数据11五、外部备份11六、外部恢复11第十一章 公共信息11一、功能简介11二、航班查询111、增加112、删除113、修改114、导入数据11三、列车查询111、增
8、加112、删除113、修改114、导入数据11四、公交查询111、增加112、删除113、修改114、导入数据11第十二章 酒店设置11一、功能简介11二、系统用户111、增加112、删除113、修改11三、职务权限111、增加职务112、删除一个职务113、修改职务11四、房类设置111、增加房类112、删除房类113、修改房类114、增加房金代码115、删除房金代码116、修改房金代码117、服务包11五、客房设置111、增加客房112、删除客房113、修改客房11六、发生代码111、增加代码112、删除代码113、修改代码11七、特别收费111、增加其他收费112、删除其他收费113、修
9、改其他消费11八、系统参数11九、其他参数11第十三章 夜审11一、功能简介11二、夜审11三、备份11四、恢复11五、打印报表11第十四章 会议安排11第十五章 灵通酒店系统的安装11一、服务器的安装111、安装前的准备112、开始安装113、使用安装好的程序11二、客户端的安装111、安装前的准备112、开始安装113、第一次运行酒店系统11第十六章 消息服务器11一、简介11二、运行消息服务器11三、设置消息服务器的地址11第一章 唐人酒店管理系统简介一、简介唐人酒店管理系统是在深入分析了国内外先进的酒店管理系统并结合国内实际使用经验的基础上，经酒店管理专家与电脑专业人才结合精心设计而成
10、。唐人酒店管理系统是专为星级酒店量身定制的管理系统，它可充分满足星级酒店的使用要求。管理流程与国际接轨。系统稳定可靠，功能强大，使用方便，并配有多种经营管理者所需的经营及管理分析模块。系统平台为WINNT网络操作系统，SQL7.0数据库，均为世界上领先的系统平台。硬件采用普通的PC和PC服务器，现在市场上能够买到的中低档的PC机，在性能上完全能够满足要求，硬件的投资非常低。唐人酒店管理系统的特点为：系统稳定可靠，操作简便实用，系统设计先进灵活， 系统功能齐全，性能价格比好。二、主要特色1先进的管理思想。 l 系统的模块划分，功能的分配都借鉴了国内外先进的酒店管理系统，而且在功能上进行了加强。l
11、 唐人酒店管理系统提供了“系统设置”模块，酒店可根据实际使用的经验对系统进行灵活设置。程序会自动判断设置的内容进行数据统计，报表打印等操作。2 灵活的销售管理。 l 用户可定义旅行代理及公司合同客户并定义合同房价。在接待登记时会自动选择相应的房价。l 提供了对于旅行代理的统计和与去年同期比较的图表，旅行社的排名情况以及销售员的业绩排名情况。l 采用图形及报表的形式预测将来的出租情况。l 系统可根据酒店的实际情况，客房可按房出租也可按床出租。l 无论是按房出租或按床出租，系统会自动分清每个客人的客帐。l 出租率可根据统计要求（按床或房）精确统计。3操作简便的接待系统。l 可使用鼠标或键盘操作。l
12、 输入身份证号码自动填入城市名，性别等。l 同住客的客账自动分开。l 客史入住功能。l 自动黑名单提示功能。4严谨的收银结帐系统。l 收银结帐系统严格按财务制度分“借”“贷”记帐。收银结帐系统会根据系统设置自动识别每笔发生的借/贷方。l 结帐系统会自动提示收银员“收”或“退”。系统会自动检验客帐余额的平衡。l 押金的收/退处理根据财务制度严格控制。在结帐时系统自动结账转相应的科目，押金余额一目了然，便于堵塞押金漏洞。l 可根据用户需要客人可用“欠款离店“方式结帐。酒店常常会发生客人离店时暂缓结帐（尤其是团队客，公司客等）。但此种情况又不必转入应收帐。中小型酒店对“欠款处理”一般由前台结帐处理。
13、本系统所提供的“欠款离店“和”结欠帐“即可释放欠款离店客人的客房，又保存了欠款离店客人的全部资料，以便日后结清客帐。5完善的管理分析功能。l 系统带有管理分析模块。“总经理“模块用直方图，饼图等图表提供酒店营业收入及营销的各种分析报告。l 销售部门提供了对于旅行代理的统计和与去年同期比较的图表，旅行社的排名情况以及销售员的业绩排名情况。l 可分析统计各种客源及客类的住店情况。l 对客史进行分析，提供一段时间内客人消费，住店天数和到店次数的排名情况。6，出色的团体预定，入住及结帐功能。l 专业版提供完善的团体功能，以满足国内日益发展的酒店假日旅游接待需要。l 提供将来任意年的的预定。l 提供团队
14、快速入住功能。l 提供团队快速结帐，房金等A帐项目自动转到主帐上面。使团队结帐准确，快速。7，严格且方便的冲帐操作。l 系统提供了3种冲帐的方式，满足不同酒店的需要。l 任何人做的冲帐操作都会在系统中记录下来，随时可以查看。冲帐的方式由管理人员进行设置，一旦设置好了，前台操作员只能进行设置好的冲帐。l 单笔冲帐只能冲以前入的帐，而且一笔对一笔。l 修改帐单可以修改任何没有结帐的帐单一笔帐单，这样就无须向客人解释帐单上的冲帐发生。l 随意冲帐可以冲任意金额的帐单。8，严格而灵活的操作控制。l 每个操作员的权限都可以设置，并且提供“职务”这一个概念。只要改变了一个职务的权限所有操作员的权限都会改变
15、。l 操作员进行的每个操作在系统中都会记录下来，如换房等。9，稳定可靠的系统设计。l 夜间核算过程系统自动纪录断点。当夜审由于某种意外情况而中断时，系统会自动恢复断点的现场，并从断点继续执行夜审过程。l 独有的消息服务器程序，显示系统中运行的所有的程序，而且可以互相通信。夜审时消息服务器会自动通知其他操作员退出前台管理系统。l 系统统计采用多重校验，保证帐务系统的平衡。10，功能强大的报表系统。l 系统针对不同的打印机，设置了不同的纸张大小A3，A4任选。l 系统自动记录报表打印的次数，最多打印的报表在最上面，方便选择。l 帐单打印提供了4种方式：一级分类，二级分类，明细帐单和自定义帐单。l
16、提供参数允许用户选择打印的内容。11，准确的预测功能。l 提供任意天数的流量预测。l 按三种方式显示预测的结果：日历型，报表型和曲线图。12，直观的客房状态。l 在客房部，预定，接待都提供了图表化的客房状态。l 房图提供了一段时间的客房占用情况。l 通过不同的颜色和图标来显示客房的状态。13，形式多样的外围系统。l 电话计费自动转入房帐，客人到店离店自动开关长途。l Pos系统自动入房帐。l 与电子门锁的接口l 一卡通。l VOD。14，灵活的佣金设置l 通过“打印房价”来设置佣金，夜审时自动收取。l 佣金和房金分开计算和统计。l 打印帐单佣金作为房金打印。l 自动统计各家旅行代理的佣金，可分
17、类打印个旅行社佣金清单。三、专业版功能清单1， 团体预定2， 客房部3， 夜审4， 接待登记5， 结账收银6， 总经理7， 酒店设置8， 会议安排9， 系统维护四、配套系统。1 电话计费及与前台接口。2 餐饮/娱乐收款系统（POS系统）。3 餐饮/娱乐收款系统（POS系统）与前台接口。4 VOD计费与前台接口。第二章 通用操作说明一、 开始运行唐人酒店管理系统唐人酒店管理系统是一个在Windows操作系统上运行的程序，最常见的是Windows 98和Windows NT Workstation。操作员应该首先对Windows的操作有所了解，然后使用这套系统就易如反掌。程序要通过安装以后才能够使
18、用，如何安装，请参见“第十五章唐人酒店系统的安装”的“客户端安装”。安装完成以后，安装程序会在程序组中生成一个新的快捷方式，如下图所示：所以，要运行唐人酒店管理系统，只需要：1， 用鼠标点击“开始”按钮，出现开始菜单。2， 把鼠标移动到“程序”上，出现“唐人酒店管理系统”这个程序组。3， 把鼠标移动到“唐人酒店管理系统”程序组上，然后点击“唐人酒店管理系统”。4， 系统开始运行，首先程序会通过配置好的参数访问服务器。然后显示如下的登录界面：1、登录到系统每个操作员都有自己员工号和口令，如果不知道自己的员工号和口令，请与系统管理员进行联系。在员工号处输入自己的员工号，按回车键或者用鼠标点击口令，
19、然后输入口令。输入完口令以后按回车键或者用鼠标点击“登录”按钮，程序就会通过操作员输入的员工号和口令来判断你是否是合法的用户，如果你是一个合法的用户，则程序会显示“唐人酒店管理系统”的主界面，如下显示。如果你不是一个合法的用户，则程序会提示你重新输入员工号和口令。按“取消”按钮，放弃登录操作，退出酒店管理系统。该界面中一共显示了13个按钮，除了右下角的按钮是用来退出酒店系统的以外，其他的按钮都对应于一个功能模块。酒店系统中的所有功能都在这些功能模块中实现，从上面可以看出一共有12个功能模块可以使用。这些功能模块中的功能如何使用分别在下面的12个章节中予以介绍。2、使用一个功能模块每个功能模块的
20、使用方法都大同小异，除了不同的功能有不同的操作以外，其他的一些操作都是一样的。下面以“接待登记”模块作为例子予以说明。在系统的主界面中如上图所示，按“接待登记”按钮，经过一番初始化操作以后，程序会显示如下的窗口，该窗口可以分为以下几个部分：标题栏标题栏显示了该功能模块的名称和图标，以及在最右面的关闭按钮。用鼠标点击这个按钮即关闭了这个窗口，退出了模块窗口，回到主界面。工具栏工具栏中的按钮代表了每一个小的功能，其中有两个按钮有固定的位置。分别是“打印报表”和“退出”按钮。“打印报表”按钮总是在倒数第二个按钮，退出按钮总是在倒数第一个，按这个按钮，可以退出模块窗口，回到主界面，这个按钮的作用同标题
21、栏中的关闭按钮的作用是一样的。功能提示：如果进入一个模块窗口，发现该窗口的一些按钮呈灰色显示，用鼠标按上去没有反应，这说明操作员没有操作这个功能的权限。功能区域功能区域在刚刚进入模块窗口的时候是空的，当按下一个工具栏的按钮以后，功能区域将被这个按钮对应的功能窗口覆盖，而这个按钮也处于被按下的状态。如果再按一下这个处于被按下状态的按钮，这个按钮会弹回，相应的功能窗口也被关闭，又回到了初始的状态。具体的功能就在这个功能窗口中进行操作。功能区域在一个时候只能显示一个功能窗口的内容。如果在显示一个功能窗口的同时，按下另一个按钮，则程序会自动关闭这个功能窗口，转而显示另一个按钮对应的功能窗口。如果在退出
22、模块窗口的时候，如按了“退出”按钮，则程序会自动关闭这个功能窗口。状态栏状态栏被分成了4个部分：1， 系统的提示信息，系统会根据程序的需要，把提示信息显示在这里。2， 操作员的姓名。3， 操作员的职务。4， 系统的日期。注意：这里的日期指的是酒店系统的日期，不是当天的日期，酒店系统的日期在进行完夜审以后才会发生变化。3、退出酒店系统退出酒店系统是进入酒店系统的逆向的操作，而且取决于你现在处于那个状态。如果处于登录的状态，即还没有登录到系统。按“取消”按钮。处于主窗口。按“退出按钮”。处于模块窗口。先关闭功能窗口（不关闭也可以，因为会自动关闭），按“退出”按钮回到主窗口。然后按主窗口的“退出”按
23、钮，退出整个系统。二、 改操作员口令每个操作员都有自己的员工号和口令，这个非常重要，因为系统会记录下操作员的每个操作，作为对以后查询的依据。所以每个操作员都应该使用自己的员工号和口令进入系统，如果系统已经被其他的操作员所使用，应该先退出该系统，然后用自己的员工号和口令重新进入。时间一长了以后，一个操作员的口令可能会被其他的操作员所知晓，所以需要定期修改自己的口令。首先运行“唐人酒店管理系统”，如果已经运行了应该先退出系统，然后重新进入。在登录的界面中，选择“修改口令”这个检查框，然后按平常的操作进行登录。登录完毕以后，程序不会马上显示主窗口，而是显示如下的窗口：该窗口在原来“员工号”和“请确认
24、”的地方变成了“新口令”和“请确认”。在“新口令”处输入新的口令，然后在“请确认”处再次输入一编新的口令。然后按“修改”按钮，完成口令的修改。程序显示出主界面，然后可以象平常一样进行操作，新的口令已经生效了。功能提示：在输入新的口令的是否，如果要放弃修改操作，可以按“取消”按钮。这时候程序不会退出，而是显示主窗口。如果一个操作员忘记了自己的口令，则他无法在这里进行修改口令的操作。因为在这里修改口令，必须先通过用户的认证。这时，必须通知系统管理员，由他进行修改。三、 进行客人查询客人查询，即查询客人的一般情况和详细的情况。因为这是一个在酒店系统中普遍使用的一个功能，在许多功能模块中都有这个功能，
25、所以在这里拉出来单独进行说明。该功能窗口的界面如下显示：程序一共提供了两种查询的方法，一种是通用的查询，这种查询提供了许多的参数，允许操作员根据自己的需要定制自己的查询的条件。另一种是快捷查询，这种查询的条件是预先定义好的，这样就方便了操作员的操作。1、通用查询刚进入程序的时候，显示的是“通用查询”的界面，在左侧是输入参数的地方，右侧显示的是查询的结果。以下对查询的参数进行说明：预定号如果客人是团体的客人，则有预定号。通过输入这个预定号，可以查询出一个团体的所有的客人。账号每个客人都有自己唯一的帐号，输入这个参数，最多只能查询出一个客人。团体号酒店为团体定义的团体号，输入这个参数，可以查询出所
26、有一个团体的客人。姓名客人的姓名。团队名酒店为团体定义的团体名称。房号客人的房号。功能提示：这个参数可能是操作员使用最多的参数，所以刚进入这个功能窗口的时候，程序的输入焦点就集中在这个输入处，操作员不需要使用鼠标，直接输入房号，然后按“回车键”，马上就可以得到查询的结果。国籍客人的国籍，可以查询出所有这个国籍的客人。状态客人的状态，如“预定”，“入住”，“离店”等。通过这个可以查询出所有的住店客人。旅行社如果客人是通过旅行社进行预定或者入住的，则可以通过这个参数进行查询。销售把客人介绍到酒店的销售人员。客源酒店自己定义的一些类别。类别是散客还是团体客还是长住客人。到店日期客人到店的日期。使用这
27、个参数的时候，必须使用鼠标把输入框的勾打上去，这样这个参数才会起作用。这个参数默认的是当天。离店日期客人离店的日期。使用这个参数的时候，必须使用鼠标把输入框的勾打上去，这样这个参数才会起作用。这个参数默认的是当天。在输入参数的下方，有两个按钮，“查询”和“重新设置参数”。操作员输入完参数以后，按“查询”按钮后，程序就会开始查询，这可能会需要一些时间，查询结束后会在右面显示查询的结果。“重新设置参数”按钮用来把输入的参数清空，使其回到原来的状态。如果不输入参数，则程序会显示所有的客人的信息。功能提示：为了不影响系统的性能，过了一段时间以后，离店客人的信息会被移动到历史数据中，这些记录不会在这里被
28、查询出来。如果要查询这些记录，请使用“系统维护”的“历史查询”。程序在显示客人信息的时候，使用了不同的颜色来代表不同客人的状态：紫色入住的客人蓝色预定的客人绿色离店的客人红色欠款离店的客人灰色预定被取消的客人2、快捷操作快捷操作是为了方便操作员而设立的功能，灵通酒店系统提供了4种快捷方式：当天到店当天到店的所有的客人的列表。当天离店当天离店的所有的客人的列表。应到未到到店日期是当天的预定，但是还没有到店的客人的列表。应走为走离店日期是当天的住店客人，但是还没有离店的客人的列表。功能提示：每天下午2：00以后，操作员可以根据这个名单，来逐个询问客人是否要延长客人的住店日期。在具体操作的时候，操作
29、员只需要用鼠标点击相应的快捷查询的页面，程序自动会显示相应的查询的结果。3、察看详细信息无论是通用查询还是快捷查询，程序只是显示客人的一些基本的信息。要察看详细的信息，只能一个一个客人分别进行察看。在察看一个客人的详细信息的时候，首先要通过查询，找到这个客人的纪录，找到这个客人可以通过“通用查询”或者“快捷查询”的方式。选中这个客人以后，按“详细信息”按钮，程序就会显示如下的界面：这个界面同散客预定和登记入住的界面是完全一样的，具体的操作请参见“接待登记”中的“散客预定”的功能。这里的信息都是不能修改的，察看完以后，按“返回”按钮程序回到“客人查询”的界面。4、打印客人查询处提供了打印的功能，
30、该打印的功能用来把查询的结果打印出来。如果使用“通用查询”，则查到多少条纪录就打印多少条纪录。如果使用“快捷查询”则，4个快捷查询分别对应于“当天到店客人表”，“当天离店客人表”，“应到未到客人表”和“应走为走客人表”。这4个报表在“接待登记”的报表打印处也能够打印。5、修改日志操作员对客人做的操作都会被记录下来，以便于以后的核对和查错。要察看一个客人的修改操作，首先通过查询的方法选中一个客人，通过“通用查询”和“快捷查询”这两种方式都可以。选中一个客人以后，然后按“修改日志”按钮，程序会显示如下的窗口：程序显示了账号为2的客人的所有的修改情况，包括“结账”等。注意：系统不仅记录下所有的对客人
31、信息的修改，也会记录下结账，冲账等收银操作的日志。系统一共可以提供以下几种类型的修改操作：换房改变客人的房间，从一个房间换到另一个房间。在备注重显示换房前后的房号。登记操作员做的登记操作。离店操作员作得离店的操作。取消预定客人预定被取消的操作。注意：夜审有时也会自动取消预定，具体情况请参见“夜审”。删除预定删除一个客人的预定操作。注意：夜审有时也会自动删除预定，具体情况请参见“夜审”。冲帐客人的冲账操作，同时记录下冲账的类型和说明情况。结账客人的结账操作，每次结账都会纪录，并且纪录结账的金额。建立转帐建立客人间的转账关系的操作。排房对预定进行排房的操作。欠款离店客人在余额不为0 的情况下，进行
32、的离店的操作。恢复预定恢复客人预定的操作。预定建立客人预定的操作修改登记对客人的登记信息进行修改，在备注中显示具体的修改的情况。修改预定对客人的预定的信息进行修改，在备注中显示具体的修改的情况。转出客人发生的实际的转出发生的操作。功能提示：转出发生和转入发生总是称对出现的，有一笔转入的发生就有一笔转出的发生。转入客人发生的实际的转入发生的操作。功能提示：转出发生和转入发生总是称对出现的，有一笔转入的发生就有一笔转出的发生。四、察看房态察看房态在酒店系统的日常操作中经常要用到，许多功能模块中都有这个功能，因此在这里单独对它进行说明。该功能窗口的界面如下所示：该窗口可以分为4个部分，以下详细说明：
33、1、查询部分窗口的左上角的部分，提供了一些参数，通过这些参数，操作员可以对自己需要察看的客房进行定制。这些参数有：楼座如果酒店有多个楼座，则通过这个参数，可以只察看一个楼座的情况。楼层通过这个参数，可以察看一个楼层的情况。房类通过这个参数，可以察看某一种房类的情况。占用情况通过这个参数，可以查询出那些客房是“占用”，“空房”或者“修理房”。打扫情况可以只察看“干净”房或者“脏”房。所有的客房把输入的参数予以清除，显示所有的客房，这也是初始的状态。2、操作部分在窗口的右上角显示的是用来完成某些操作的功能区域，这些功能随着窗口出现在不同的地方而不一样。在上图中，显示的是房态出现在“客房部”模块中的
34、样子。下面简单介绍一下不同的操作部分，具体如何操作，请参见各个功能模块中的说明。通用的房态察看，不能进行什么操作，只能够选择某一天的房态予以察看。在预定或者接待处的房态，可以选择一段时间内的空房。在客房部的房态，可以建立修理房，以及修改客房的打扫情况。3、客房状态显示区窗口中占用面积最大的是客房的状态，这里一次可以显示100间客房的状态，如果显示的客房的数量大于100间，则可以使用右面的滚动条进行察看。每一个小方格代表一个客房，程序通过显示不同的颜色和图标来表示客房的状态。颜色和图标代表的意思是重叠的，即颜色和图标表示的可以是同一个意思，操作员可以根据自己的需要来选择察看的方式。在对客房进行操
35、作的时候，需要先选中一个客房，用鼠标点击一个客房，这个小房块中会显示一个小的虚线框，这样就代表这个客房已经被选中了。4、客房状态的说明为了让操作员能够尽快的熟悉不同颜色和图标代表的颜色，在窗口的下面部分显示了不同图标和颜色代表的意思。图表显示在一个个小的按钮上面，但是这些按钮按下以后，没有什么作用。五、察看房图察看房图在酒店系统的日常操作中经常要用到，许多功能模块中都有这个功能，因此在这里单独对它进行说明。该功能窗口的界面如下所示：这个窗口提供的功能主要是用来察看，所以操作很少。界面分为两部分，上面显示的是查询的条件，一共有3个：起始日期显示一段时间内的客房占用情况，起始日期不能小于今天。结束
36、日期显示一段时间内的客房占用情况，结束日期不能小于起始日期。房类只察看一段时间内的占用情况。输入完了以后，按“查询”按钮，经过一段时间的计算以后，程序显示如上所示的表格。如果不输入任何参数，则显示的是所有客房从今天开始后一个月的情况。上面的表格横轴代表的是日期，其中每月第一天用红色显示，用来区别。纵轴显示的是客房的房号，房号从低到高，从小到达排列。用两种颜色来表示不同的占用情况，蓝色的代表的是预定占用的情况，紫色代表的是入住占用的情况。有一个人在走的标志，代表那天是客人的离店日期。功能提示：显示所有的客房的状态需要非常大的计算量，如果日期范围大的话，需要的计算工作量就更加大了。所以在使用这个功
37、能时，最好只显示一个房类的客房，而且日期不要太长。六、打印报表打印报表在酒店系统的日常操作中经常要用到，许多功能模块中都有这个功能，因此在这里单独对它进行说明。灵通酒店系统中的打印可以分为两大类，一类是在其他功能模块中的打印，如上面介绍的客人查询中的打印，以及结账处的账单打印等。另一类是在功能模块中特别提供的打印窗口中的打印，这些打印的都是一些报表，这些报表可以分为两类，一类是通用的报表，只要有打印窗口的模块中就能打印这些报表，另一些是属于某个功能模块的报表，只有相应的功能模块中的打印窗口中才能够打印这些报表。以下以“接待登记”中的打印窗口为例进行说明，该窗口如下所示：该窗口中列出了许多的报表
38、，不同模块中的打印窗口列出的报表是不一样的。如果要打印一个报表，应该先选中这个报表，然后按“打印”或者“打印预览”的按钮。按“打印”按钮，程序直接打印到打印机，按“打印预览”按钮，程序会显示如下的打印预览的窗口：如果只需要察看报表的内容，可以不打印。程序提供了分页显示的功能，通过工具栏上面的前4个按钮，操作员可以上一页下一页地察看报表的不同的部分。程序还提供了不同的比例的缩放，提供更多的察看选项。如果需要打印，可以按工具栏上面的又打印机标志的按钮，数据马上输出到打印机。关闭打印预览的窗口，可以按打印预览窗口右上角的关闭按钮。七、其他通用操作1、选中一条纪录在程序中经常需要用到选中一条纪录这种情
39、况。在刚才的客人查询中，如果需要察看一个客人的详细信息就需要先选中这个客人的纪录，然后按“详细信息”的按钮。选中一条纪录是其他许多操作的基础，在各种各样的功能窗口中都有选中一条纪录的操作。在一般的情况下，记录在一个表格中显示，“客人查询”中就是这样，一次可能显示许多条纪录。每次只能选中一条纪录，选中的记录在这条纪录的最左面，会有一个黑色的向右的箭头。具体操作的时候，可以用鼠标在想要的纪录上面进行点击，被点击的纪录就成了选中的纪录。如果另外一条纪录被选中，可以使用上下箭头的键盘按键，使想要被选中的纪录被选中。在另外一种情况中，显示如“客房状态”的情况，每一个小方格代表一条纪录，选中的纪录会在小方
40、格中显示一个虚线的框。用鼠标点击想要选中的小方格，或者用箭头按键就可以选中需要的纪录。2、进行查询为了进行操作，许多地方都需要进行查询。而且为了方便操作员进行操作，一个查询界面中可以完成许多的操作。举个例子来说，在“接待登记”中，“客人查询”和“客人修改”的界面几乎完全相同，不同的地方只是在于“客人修改”中选中一个客人以后，进行的是修改的操作，而在“客人查询”中进行的是察看详细信息的操作，其实这两个操作完全可以在一个界面中进行，分开在两个界面是为了方便权限的控制。而这样做的一个好处是，操作员只需要熟悉一个查询的界面，没有必要熟悉两个不同的查询的界面。同样的情况发生在“团体预定”的“排房”和“修
41、改预定”的地方。在所有的查询功能的地方，一般来说都会提供不同的参数让操作员输入。操作员输入完了以后，可以按“查询”或者“计算”等按钮，开始查询的操作。程序一般还会提供一个“重新设置参数”按钮，用来清空刚才参数的输入，回到初始的状态。第三章 接待登记一、 功能简介“接待登记”模块提供了许多的功能，主要的功能是建立散客预定和登记客人入住。该模块窗口如下显示：以下是主要的功能：散客预定建立一个散客的预定。修改预定修改散客的预定，取消，恢复，删除一个预定。上门入住为散客或者长住客人进行登记入住。预定入住散客的预定的登记入住。团体入住为团体客人进行登记入住。重新入住对当天离店的客人进行重新入住。查询客人
42、查询修改客人信息的修改客史查询客史，并且通过客史进行入住和修改。流量对将来某天的情况进行预测房态察看房态房图察看房图报表打印报表以下具体说明每个功能。二、 散客预定散客预定用来建立散客的预定。团体的预定请使用“团体预定”中的“团体预定”。该功能窗口如下显示：该窗口一共分为6个部分：“客人信息”，“住宿信息”，“收银信息”，“其他信息”，“重要信息”和确定取消按钮。下面详细说明：1、客人信息客人信息用来输入客人的基本信息，以下对每个输入的参数予以说明：姓名客人的姓名，这是必须输入的。英语姓如果客人是外国人，可以输入它的英语姓。如果客人的姓名没有输入，则在输入英语姓以后，程序自动会把它设置为客人的
43、姓名。英语名如果客人是外国人，可以输入的英语名。性别客人性别，男或者女，用鼠标进行选择。生日客人的生日。国籍客人的国籍，必须输入，夜审时会进行统计。默认是中国。地区客人的地区，夜审时会进行统计。城市客人所在的城市，夜审时会进行统计。地址客人的具体的地址。类别客人的类别，散客，团体或者长住客人。默认是散客。客源酒店方面自己定义的参数，必须输入，夜审时会根据这个进行统计。语言客人的语言，夜审时会统计。职务客人的职务。签证种类客人的签证种类。这里的种类同公安局外管处定义的种类是一样的。有效期客人的签证的有效期。证件类型客人的证件的种类。这里的种类同公安局外管处定义的种类是一样的。证件号码客人的证件的号码。功能提示：如果客人的证件号码是18位的身份证号，则程序会自动判断客人的所在的城市，性别和生日等数据，不需要操作员手工输入。停留事由客人的停留事由。这里的种类同公安局外管处定义的种类是一样的。旅行代理客人的旅行代理，设置了以后，程序会自动统计旅行代理的数据，如果这个旅行代理同酒店签订了合同，则程序会自动判断合同的有效与否，设置客人的房金等。邮编客人通信的邮政编码。电话客人的联系电话2、住宿信息住宿信息包括了客人的房号等重要信息，以下具体说明：到店日期住宿天数离店日期