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1、市政道路工程监理文件根据监理合同条款和技术规范的一般要求，监理工程师的批示或指令必须是书面的，监理文件分类为三类：指示性文件、证据性文件和辅助性文件，这三类文件间有严格的界限。（1）指示性文件这类文件是指监理工程师依据合同和规范下达的各类文件，包括签发的各类证书、报表、对合同和技术管理事宜的各类批准、批复以及与此有关的各类的书面指示或指令。指示性文件的最终签发者是总监理工程师或总监理工程师代表。在发出或签认这些文件之前，驻地监理工程师有责任对事件进行审查，并签署意见。驻地监理工程师在工地向承包商签发的有关书面指令，都将作为上级监理签发指示性文件的依据。指示性文件要有严格的引文、签发、抄送制度，
2、使各类监理指示及时传达到各有关单位，及时做到贯彻和落实。（2）证据性文件这类文件覆盖面较为广泛，包括监理工程师处理后证据的监理文件，比如：工地会议记录、计划统计报表、各类检验单据、试验记录、中间计量和中间交工证书、专题工地会议纪要、专家小组评估报告、驻地监理的有关往来函件等等。证据性文件的主要来源是驻地监理工程师和各种试验。这类文件的显著特点是要求及时、准确地反映工地的实际情况，以此作为监理工程师决策的依据。由于这类文件数量很大，每天都要发生往来，因此要指定专人对有关文件进行严格的收集整理和保存。（3）辅助性文件为了工程的顺利进行，创造良好的监理环境，采用一些辅助性文件以及反映工地和监理过程中
3、的问题，这类文件包括监理简报、工程快报、备忘录、非正式信件等。辅助性文件中有一部分是讨论研究问题的备忘录和一些非正式的信函，这是沟通监理工程师与有关各方联系的一个渠道。在工程进行到关键时刻，或工程出现重大苗头时，由监理工程师出面与业主、承包商、上级领导同志直接对话，交换意见，形成一些备忘录或非正式信函，对解决工程往往起到意想不到的效果。（4）监理文件管理中应注意的几个问题监理工程师在使用监理文件时，应十分慎重。1）不能超越合同授予的权限如果行使合同没有授予工程师的权限或超出合同明确的职责，就称监理工程师违约。因此，监理工程师要很好地摆正自已的位置，谨慎、严肃地履行职责。2）监理文件内容的表达到
4、准确监理文件内容的表达要符合合同文件合同条款的每一条、每一款的概念和指令含义都有定义和标准的解释。监理工程师在依据条款下达指示、指令时，一定要引用准确，对任何总是的批复、答复、意见、建议等均应符合合同文件，而且应概念清晰，一事一条，事一议。用词明确，不能模棱两可。3）监理文件要按时下达在合同约束的时间内下达指示监理文件的时间性必须是考核监理工作的重要方面。合同文件在涉及到监理工程师必须作出指示的地方，一般都注明了时间约束条件。如果监理工程师不能按合同规定的时间把文件送给承包商，承包商就可能把监理工程师的某些口头指示或承包商的某些请示、建议、要求当作监理工程师的书面指示来遵守，这是十分危险和有害
5、的。所以监理工程师必须遵守合同约束的时间。4）前后一致，注意决策的连贯性合同文件包括技术规范、合同条款、工程量清单、图纸等，覆盖项目实施的各个领域和全过程。文件互相关联、互相依托，牵一发而动全身。因此监理工程师下达某一个具体指令时，一定要照顾到涉及横向其它各方面规定。方方面面处理不当就可能引发合同纠纷。另外，监理工程师在做出任何一项决定时，一定要照顾到以前曾有的类似决定，并注意如今及再遇有类似问题是否会带来不良效果。5）监理文件要程序化、规范化监理文件要程序化、规范化监理工程师签发的文件代表了合同法律，其严肃性也说明了对合同的负责。各级授权签发的监理文件在格式上、行文规范上一定要保持良好文风，主送、抄送、抄报都要严格推敲。被授权的监理工程师代表或驻地监理工程师要签字盖章。