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1、第2章初识Access2010,Access数据库基础,Access是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统（RDBMS），它作为Office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用环境，深受广大用户的喜爱。,本章学习目标本章主要介绍Access数据库的工作界面，数据库对象及它们之间的关系，Access数据库中使用的数据类型以及表达式和函数。通过本章的学习，学生应对Access2010有一个大致的了解。,2.1Access2010简介,Access主要用于数据库管理，使用它可以高效地完成各种类型中小型数据库管理工作，它广泛应用于财务、行政、
2、金融、教育、统计等众多管理领域。利用它可以很方便地开发出自己工作所需要的各种数据库应用系统。2.1.1Access2010的功能MicrosoftAccess2010使用起来非常简单，它提供的现成模板使您可以快速开始工作，同时它还提供了强大的工具，使您能够随时掌握数据的发展趋势。即使您不是一名数据库专家，通过Access2010，您也可以充分利用所拥有的信息。此外，通过新增的Web数据库，Access还可以增强数据功能，使您能够更轻松地跟踪和报告数据并与他人共享数据。只要您拥有Web浏览器，即可访问数据。,2.1Access2010简介,1.比以往更快更轻松地构建数据库用户无需经历长时间的学习
3、过程，现成的模板和可重用的组件使Access2010成为一个快速且简便的数据库解决方案。只需单击几下即可投入工作。找到新的内置模板，您无需自定义即可开始使用它们，也可以从O中选择模板（如图2-1所示）并根据需要进行自定义。,2.1Access2010简介,可使用新的应用程序部件构建包含新模块式组件的数据库，并且只需单击几下即可将用于完成常规任务的预建Access组件添加到您的数据库中。2.创建更具吸引力的窗体和报表Access2010为您带来了所需的MicrosoftOffice创建工具，可帮助您轻松创建专业且信息丰富的窗体和报表。条件格式现在支持数据栏，您现在还可以从一个直观的视图来管理条件
4、格式规则。通过Access2010中新增的Office主题，您只需单击几下即可调整众多数据库对象并轻松设置格式。,2.1Access2010简介,3.在适当的时间更加轻松地访问适当的工具在需要的时间、需要的位置找到需要的命令。可轻松自定义改进的功能区，以便更加轻松地访问所需命令。可创建自定义选项卡，甚至还可以自定义内置选项卡。可通过全新的MicrosoftOfficeBackstage视图管理您的数据库并更快更直接地找到所需数据库工具。在所有Office2010应用程序中，都用Backstage视图取代传统的“文件”菜单，从而为管理数据库和自定义Access体验提供了一个集中的有序空间。,2.
5、1Access2010简介,4.添加自动化功能和复杂的表达式，而无需编写代码借助Access2010中简单易用的工具，您也可以成为一名开发人员，即使您认为自己只不过是一名数据库新手。功能得到增强的表达式生成器借助IntelliSense技术极大地简化了公式和表达式，从而减少了错误并使您能够花更多时间来构建数据库。您现在可以使用改进的宏设计器更加轻松地向数据库中添加基本逻辑。如果您是一名经验丰富的Access用户，将会发现能够更加直观地使用增强功能创建复杂逻辑，并且能够通过这些功能扩展数据库应用程序。,2.1Access2010简介,5.创建集中管理数据的位置Access2010提供了集中管理数
6、据并提高工作质量的简便方式。在您构建的应用程序中直接包括Web服务和MicrosoftSharePoint2010BusinessConnectivityServices数据。您现在可以通过新增加的Web服务协议连接到数据源。从其他各种外部源（例如MicrosoftExcel、MicrosoftSQLServer、MicrosoftOutlook等）导入和链接数据。6.通过新的方式访问数据库借助MicrosoftSharePointServer2010中新增的AccessServices，您可以通过新的Web数据库在Web上发布您的数据库。立即开始协作,联机发布您的数据库,然后通过Web访问、
7、查看和编辑它们。没有Access客户端的用户可以通过浏览器打开Web窗体和报表，他们所做的更改将自动同步。,2.1Access2010简介,2.1.2Access2010的启动和退出当用户安装完Office2010（典型安装）之后，Access2010也将成功安装到系统中。这时就可以使用Access2010开始创建并管理数据库。本节主要介绍启动和退出Access2010的方法。1.启动Access2010启动Access2010的方法很多，最常用方法的有以下3种方法。（1）通过快捷方式启动安装Access2010之后，桌面会添加Access2010快捷图标，双击该图标即可，如图2-2所示。,2
8、.1Access2010简介,（2）通过“开始”菜单启动选择“开始”“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftAccess2010”命令，如图2-3所示。,2.1Access2010简介,（3）双击启动Access文件在“我的电脑”中找到已经存在的Access文件，双击打开该文件。2退出Access2010使用Access2010处理完数据后，当用户不再使用Access2010时，应将其退出。退出Access2010常用的方法主要有以下3种方法。（1）直接单击Access2010主界面右上角的“关闭”按钮。（2）单击Access2010主界面功能区左侧的“文件”按钮，然
9、后在弹出的“文件”菜单中单击“退出”按钮。（3）直接按Alt+F4快捷键。,2.1Access2010简介,使用以上3种方法退出Access2010时，如果对数据库所做的修改已经保存，则Access2010会直接退出；若工作表尚未保存，则系统会弹出如图2-4所示的提示对话框，提示用户是否保存工作表，用户根据具体情况单击相应的按钮即可。是(Y)：保存数据表并退出Access。否(N)：不保存数据表并退出Access。取消：取消退出Access的操作，可以继续编辑数据表。,2.2Access2010的操作环境,启动Access2010后，就可以看到如图2-5所示的Access2010工作界面。Ac
10、cess2010相对于Access2003，界面发生了相当大的变化，但与Access2007非常类似。Access2010操作界面主要由快速访问工具栏、功能区和窗格等组成。,2.2.1“文件”按钮“文件”按钮取代了Access2007版本中的Office按钮，单击该按钮，可打开如图2-6所示的“文件”菜单，可实现打开、保存、打印、新建、关闭以及发布等操作。,2.2Access2010的操作环境,在“文件”菜单中选择“选项”命令，打开“Access选项”对话框，如图2-7所示。在该对话框中，用户可以设置Access常规、数据表、对象设计器、校对、加载项等相关参数。,2.2Access2010的操
11、作环境,2.2.2快速访问工具栏用户可以使用快速访问工具栏执行常用的功能，如保存、撤销、恢复、打印预览和快速打印等。单击右边的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中只需选择快速访问工具栏中显示的工具按钮，即可快速添加命令按钮到快速访问工具栏中，如图2-8所示。将命令添加到快速访问工具栏中，此时在“自定义快速访问工具栏”下拉菜单中的命令的前方将出现“”提示，再次单击该命令，可将该命令从快速访问工具栏中删除。,2.2Access2010的操作环境,2.2Access2010的操作环境,2.2.3标题栏标题栏位于窗口的最上方，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息，如图2-9所示。如果
12、是新建的空白数据库文件，用户所看到的文件名是Database1，这是Access2010默认建立的文件名。单击标题栏右端的按钮，可以最小化、最大化（/还原）或关闭窗口。,2.2Access2010的操作环境,2.2.4功能区功能区是菜单栏和工具栏的主要显示区域，几乎涵盖了所有的按钮、库和对话框。功能区首先将控件对象分为多个选项卡，然后在选项卡中将控件细化为不同的组，如图2-10所示。,2.2Access2010的操作环境,Access2010功能区中的选项卡包括“开始”选项卡、“创建”选项卡、“外部数据”选项卡、“数据库工具”选项卡和“上下文命令”选项卡，各自功能如下：,1.“开始”选项卡：设
13、置视图模式、字体、文本格式，并可对数据进行排序、筛选和查找等。2.“创建”选项卡：创建数据表、窗体、报表等。3.“外部数据”选项卡：可以进行导入和导出外部相关数据文件的操作。4.“数据库工具”选项卡：可以进行编写宏、显示和隐藏相关对象、分析数据、移动数据等操作。5.“上下文命令”选项卡：根据用户正在使用的对象或正在执行的任务而显示的选项卡。如图2-10所示为“表格工具”的“字段”和“表”选项卡，用于进行字段、数据表设计，以及设置格式等操作。,2.2Access2010的操作环境,【注意】用户若想扩大表格编辑区的视图范围，可双击功能区中的选项卡标签，快速隐藏功能区，再次单击选项卡标签即可重新显示
14、功能区。2.2.5导航窗格导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示当前数据库中的各种数据对象的名称，如图2-11所示。导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口。,2.2Access2010的操作环境,【注意】用户若想扩大表格编辑区的视图范围，可双击功能区中的选项卡标签，快速隐藏功能区，再次单击选项卡标签即可重新显示功能区。2.2.5导航窗格导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示当前数据库中的各种数据对象的名称，如图2-11所示。导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口。,2.2Access2010的操作环境,在导航窗格中单击“所有Access对象”下拉按钮，即会弹出“浏览类别”菜单，
15、可以供用户选择浏览类别和筛选条件，如图2-12所示。,2.2Access2010的操作环境,2.2.6工作区工作区是Access2010工作界面中最大的部分，它用来显示数据库中的各种对象，是使用Access进行数据库操作的主要工作区域，如图2-13所示。,2.2Access2010的操作环境,2.2.7状态栏与视图模式状态栏位于程序窗口的底部，用于显示状态信息，并包括可用于更改视图的按钮，如图2-14所示。,2.2Access2010的操作环境,Access2010支持4种显示模式，分别为“数据表视图”模式、“数据透视表视图”模式、“数据透视图视图”模式和“设计视图”模式，单击Access20
16、10窗口左下角的按钮组中相应的按钮，可以切换显示模式。,2.2.8其他界面元素除了标题栏、快速访问工具栏、功能区、导航窗格、工作区、状态栏和视图模式之外，Access2010中还包括数据表标签和滚动条等界面元素。1.数据表标签：用于显示数据表的名称，单击数据表标签将激活相应数据表。2.滚动条：水平、垂直滚动条用来在水平、垂直方向改变数据表的可见区域，单击滚动条两端的方向按钮，可以使数据表的显示区域按指定方向滚动一个单元格位置。,2.2Access2010的操作环境,2.2.9自定义工作环境在Access2010中，用户可以对工作环境进行自定义设置。1.设置创建数据库选项Access2010将数
17、据库的默认格式保存为“.accdb”格式，将创建的演示文稿自动保存在指定文件夹。如果用户需要将这些默认的设置更改为便于自己工作的状态模式，则可以根据以下步骤进行操作。（1）启动Access2010，在打开的工作界面中单击“文件”按钮，在弹出的菜单中选择“选项”命令，如图2-7所示。然后在打开的对话框中切换到“常规”选项卡。,2.2Access2010的操作环境,（2）在“创建数据库”选项区域的“空白数据库的默认文件格式”下拉列表中选择“Access2002-2003”选项，如图2-15所示。,2.2Access2010的操作环境,（3）在“默认数据库文件夹”文本框右侧单击“浏览”按钮，打开如图
18、2-16所示的“默认的数据库路径”对话框，选择需要的路径后，单击“确定”按钮，此时“常用”对话框的“创建数据库”选项区域如图2-17所示。,2.2Access2010的操作环境,（4）单击“确定”按钮，即可完成创建数据库选项的设置。设置完成后，当创建新数据库时，系统将自动把数据库保存在“E:”路径中，且数据库的保存类型为“Access2002-2003”格式。2.程序窗口的颜色设置Access2010提供3种配色方案，它们默认是“蓝色”“银色”和“黑色”。打开“Access选项”对话框的“常规”选项卡，在“配色方案”下拉列表中进行相关设置即可，如图2-18所示。,2.2Access2010的操
19、作环境,2.2Access2010的操作环境,Access提供了对数据库对象的组织和管理的良好工具，导航窗格就是对Access的主要对象（表、查询、窗体、报表、宏和模块）进行管理的工具。Access的主要功能就是通过这6个对象来完成的。2.3.1表表是数据库中最基本的组成单位。建立和规划数据库，首先要做的就是建立各种数据表。数据表是数据库中存储数据的唯一单位，它将各种信息分门别类地存放在各种数据表中。表是同一类数据的集合体，它在人们的生活和工作中也是相当重要的。其最大特点就是能够按照主题分类，使各种信息一目了然。图2-19所示是一个数据表。,2.3数据库对象,2.3数据库对象,一个数据库中可以
20、包含一个或多个表，表与表之间可以根据需要创建关系，如图2-20所示。,2.3数据库对象,虽然各个表存储的内容各不相同，但是它们都有共同的表结构。表的第一行为标题行，标题行的每个标题称为字段名。下面行是表中的具体数据，每一行的数据称为一条记录，而记录用来存储各条信息。每一条记录包含一个或多个字段。字段对应于表中的列。另外，表在外观上与Excel电子表格相似，因为两者都是以行和列存储数据的。这样，就可以很容易地将Excel电子表格导入到数据库表中。2.3.2查询查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定的数据。,2.3数据库对象,人们把使用一些限制条件来选
21、取表中的数据（记录）称为查询。例如，查询所有“男”性职工、查询所有职称为“助讲”的职工等。用户可以将查询保存，成为数据库中的“查询”对象，在实际操作过程中，就可以随时打开既有的查询查看，提高工作的效率。图2-21和图2-22所示分别为所有“男”性职工和所有职称为“助讲”的职工的信息查询。,2.3数据库对象,若要查看多个表中的数据，则可以通过查询将不同表中的数据检索出来，并在一个数据表中显示这些数据。而且，由于用户通常不需要一次看到所有记录，只需查看某些符合条件的特定记录，因此用户可以在查询中添加查询条件，以筛选出有用的数据。数据库中查询的设计通常在“查询设计器”中完成，如图2-23所示。,2.
22、3数据库对象,2.3数据库对象,在Access2010中，查询有选择查询和操作查询2种基本类型。选择查询：仅检索数据以供查看。用户可以在屏幕中查看查询结果、将结果打印出来，或将其复制到剪贴板中，或将查询结果作为窗体或报表的记录源。操作查询：可以对数据执行一项任务，如该查询可用来创建新表、向现有表中添加、更新或删除数据。,2.3数据库对象,小知识,“查询”和“数据表”最大的区别在于：查询中的所有数据都不是真正单独存在的。查询实际上是一个固定化的筛选，它将数据表中的数据筛选出来，并以数据表的形式返回筛选结果。,2.3.3窗体窗体是用户与Access数据库应用程序进行数据传递的桥梁，其功能在于建立一
23、个可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面，以便让用户能够在最舒适的环境中输入或查阅数据。典型的数据型窗体样式如图2-24所示。,2.3数据库对象,窗体的类型比较多，大致可以分为提示型窗体、控制型窗体和数据型窗体三类。提示型窗体：主要用于显示一些文字和图片等信息，没有实际性的数据，也基本没有什么功能，主要用于数据库应用系统的主界面。控制型窗体：使用该类型的窗体可以设置相应菜单和一些命令按钮，用于完成各种控制功能的转移。数据型窗体：使用该类型的窗体可以实现用户对数据库中相关数据的操作界面，是数据库应用系统中使用最多的窗体类型。,2.3数据库对象,2.3数据库对象,小知识,Access2010新建
24、的窗体没有控制按钮怎么办？我们只需要将窗体的“弹出方式”属性设置为“是”，或者通过“文件”“选项”“当前数据库”设置“文档窗口选项”为“重叠窗口”，确定后，关闭数据库重新打开则当前窗体含有控制按钮。,2.3数据库对象,2.3.4报表报表主要用于将选定的数据以特定的版式显示或打印，是表现用户数据的一种有效方式，其内容可以来自某一个表也可来自某个查询，如图2-25所示。,在Access2010中，报表能对数据进行多重的数据分组并可将分组的结果作为另一个分组的依据，报表还支持对数据的各种统计操作，如求和、求平均值或汇总等。在介绍完上述4个对象之后，可以用流程图来说明表、查询、窗体、报表等对象的关系，
25、如图2-26所示。,2.3数据库对象,运用报表还可以创建标签。将标签报表打印出来，就可以将报表裁剪成一个个小的标签，贴在物品或本子上，用于对该物品进行说明。图2-27所示的“教师档案”标签就是一个典型的标签报表。,2.3数据库对象,2.3.5宏宏是一个或多个命令，通过将这些命令组合起来，可以自动完成某些经常重复或复杂的操作，这样就可以实现一定的交互功能，如弹出对话框、单击按钮、打开窗体等。按照不同的触发方式，宏分为事件宏和条件宏等类型。事件宏在发生某一事件时执行，条件宏则在满足某一条件时执行。宏的设计一般都是在“宏生成器”中执行的，打开“创建”选项卡，在“宏与代码”组中单击“宏”按钮，进入“宏
26、生成器”窗口，如图2-28所示。,2.3数据库对象,2.3数据库对象,2.3.6模块模块就是所谓的“程序”。Access虽然在不需要编写任何程序的情况下就可以满足大部分用户的需求，但对于较复杂的应用系统而言，只靠Access的向导及宏仍然稍显不足。所以Access提供VBA（VisualBasicforApplication）程序命令，可以自如地控制细微或较复杂的操作。,2.3数据库对象,小知识,通过宏，可以实现的功能如下：打开/关闭数据库、窗体，打印报表和执行查询；弹出提示框，显示警告；实现数据的输入和输出；在数据库启动时执行操作；筛选、查找数据记录。,VBA与VB语言相似，可自由地调用Ac
27、cess中的宏，所以有了VBA，Access就能跟VisualFoxPro或Delphi一样，编写出非常专业的应用系统。,2.3数据库对象,小知识,Access2010中不再支持数据库访问页对象。如果希望在Web上部署数据输入窗体并在Access中存储所生成的数据，则需要将数据库部署到MicrosoftWindowsSharePointServices3.0服务器上，使用WindowsSharePointServices所提供的工具实现所要求的目标。,作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必须使用明确的数据类型，同时支持在数据库及应用程序中使用表达式和函数。2.4
28、.1可用的字段数据类型Access2010定义了12种数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算和查阅向导。各个字段数据类型的内容见表2-1。,2.4Access中的数据,作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必须使用明确的数据类型，同时支持在数据库及应用程序中使用表达式和函数。2.4.1可用的字段数据类型Access2010定义了12种数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、附件、计算和查阅向导。各个字段数据类型的内容见表2-1。,2.4Access中的数据,2.4A
29、ccess中的数据,2.4Access中的数据,Access2010中还提供了以下四种快速入门类型的数据。地址：包含完整邮政地址的字段。电话：包含住宅电话、手机号码和办公电话的字段。优先级：包含“低”“中”“高”选项的下拉列表框。状态：包含“未开始”“正在进行”“已完成”和“已取消”选项的下拉列表框。通过上面的介绍，可以了解到各种数据类型的存储特性有所不同，因此在设定字段的数据类型时要根据数据类型的特性来设定。例如,一个产品表中的“单价”字段应设置为“货币”类型；“销售数量”字段应设置为“数字”类型；“产品名称”字段应设置为“文本”类型；“产品说明”字段应设置为“备注”类型等。,2.4Acce
30、ss中的数据,2.4.2表达式表达式是各种数据、运算符、函数、控件和属性的任意组合，其运算结果为单个确定类型的值。表达式具有计算、判断和数据类型转换等作用。在以后的学习中将会经常看到，许多操作（筛选条件、有效性规则、查询、测试数据等）都要用到表达式。1.Access中的运算符运算符和操作数共同组成了表达式。运算符用于表明运算性质的符号，它指明了对操作数即将进行运算的方法和规则，当然这些规则都是事先定义过的。Access共有6类运算符（算术、比较、逻辑、连接、引用和日期/时间），下面将给出几种常用的运算符及示例。,2.4Access中的数据,（1）算术运算符算术运算符用于实现常见的算术运算，常用
31、算术运算符及示例见表2-2。,2.4Access中的数据,（2）比较运算符比较运算符用于比较两个值或表达式之间的关系，数字型数据按照数值大小进行比较；日期型数据按照日期的先后顺序进行比较；字符型数据按照相应位置上两个字符ASCII码值的大小进行比较。比较的结果为True、False或Null值。,常用比较运算符及示例见表2-3。,2.4Access中的数据,（3）逻辑运算符逻辑运算符用于描述复合的条件，常用逻辑运算符及示例见表2-4。,2.4Access中的数据,（4）连接运算符连接运算符主要用于字符串运算。通过连接运算符可以将两个或多个字符串连接起来生成一个新的字符串，连接运算符包括“&”和
32、“+”。例如表达式为“计算&机”，其运算结果为字符串“计算机”。,（5）引用运算符叹号（!）和点号（.）是Access2010用于访问数据库对象及其所属控件的专用符号，称之为项目访问符。前者用于访问用户自定义的对象或控件，后者用于访问Access所定义的项目或应用于SQL语句和VB代码中。“!”运算符可用来引用集合（集合通常包括一组相关的对象，如每个窗体均是名称为Forms的窗体集合中的一员，所有的报表也都属于名称为Reports的报表集合）中由用户定义的一个项，包括打开的窗体、报表及其控件等。在Access中引用对象的语法为：对象类型!对象名称,2.4Access中的数据,例如“Forms!
33、订单引用订单窗体，Reports!发票引用发票报表”。“.”运算符引用窗体或报表时必须从集合开始。例如“Forms!订单.Controls”，将引用“订单”窗体的Controls集合。,2.4Access中的数据,小知识,引用打开窗体或报表的方法是“对象集!对象”；引用窗体或报表中的控件值是“对象集!对象!控件名”；引用对象的属性值的方法是“对象集!对象!控件名.属性名”；引用子窗体或子报表的方法是“对象集!对象!子对象.对象类型”。,（6）日期/时间运算符用于计算时间差、某个特定的日期等。假设今天是2010年9月25日，要计算到2012年12月25日圣诞节还有多少天，可以通过表达式“#201
34、2-12-25#-#2010-9-25#”进行计算，计算结果是822天。2.运算符的优先级由系统事先规定的运算符在参加运算时的先后顺序称之为运算符的优先级。当在表达式中涉及多于一个运算符时，就要注意运算符的优先级问题。在Access中，运算符的优先级可以按照表2-5中的顺序进行处理。,2.4Access中的数据,2.4Access中的数据,2.4Access中的数据,2.4.3函数与其他高级编程语言一样，Access也支持使用函数。函数由事先定义好的一系列确定功能的语句组成，它们实现特定的功能并返回一个值。有时，也可以将一些用于实现特殊计算的表达式抽象出来组成自定义函数。调用时，只需输入相应的
35、参数即可实现相应的功能。1.函数的组成函数由函数名、参数和返回值三部分组成。（1）函数名起标识作用。（2）参数就是写在函数名称后面圆括号内的常量值、变量、表达式或函数。（3）返回值是指经过计算，函数会返回一个值。返回值因参数值而异。,例如，Sum（）函数用于计算字段值的总和，因此可以使用Sum（）函数来确定运货的总费用。默认参数的函数称为哑参数，但仍有返回值。例如Time（）函数将以00:00:00格式返回系统当前时间，如12:30:30。2.函数的类型Access中内置了大量的函数，这些函数根据功能的不同可以分为算术函数、文本函数、转换函数、数组函数、输入/输出函数、常规函数、财务函数、出错处理函数、域集合函数、DDE/OLE函数、日期/时间函数、SQL函数、程序流程函数、消息函数和检查函数等16种。常用算术函数、常用日期/时间函数和常用文本函数及示例见表2-6表2-8。,2.4Access中的数据,2.4Access中的数据,2.4Access中的数据,2.4Access中的数据,谢谢观看THANKYOU,