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1、1SAP Project team采购管理2SAP Project team物料管理模块图物料管理模块图物料物料需求计划需求计划（MRP）外外部采部采采购采购购购内内部生部生采产采产购购发票发票校验校验收货收货发货发货库存管理库存管理转储记帐转储记帐财财务务模模块块销销售售 分分销销模模块块主数据主数据物料物料批号批号供应商供应商总分类帐总分类帐客户客户库存地点库存地点3SAP Project team供应商主数据4SAP Project team供应商供应商银行银行采购采购订单订单发票发票发票校验发票校验验验票票机机收货收货维护物料物料采购采购供应商供应商 从采购和会计的角度来说，供应商主数
2、据中包含了一个供应商的信从采购和会计的角度来说，供应商主数据中包含了一个供应商的信息；息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的；供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；付款付款5SAP Project team供应商主数据结构图供应商主数据结构图常规数据常规数据- - 地址地址- - 电话电话采购数据采购数据- - 采购条款采购条款- - 最小订单最小订单量量财务数据财务数据- - 银行银行- - 付款条付款条款款6SAP Project team供应商主记录：科目组供应商主记录：
3、科目组 字段选择字段选择指定编号类型指定编号类型业务伙伴方案业务伙伴方案状态（供应商或一次状态（供应商或一次性供应商）性供应商）内部间隔内部间隔 供应商子域或特供应商子域或特定场地数据定场地数据7SAP Project team现在系统中使用的科目组，分为贸易类，非贸现在系统中使用的科目组，分为贸易类，非贸易类和服务类三大类，每一类下面又按照公司易类和服务类三大类，每一类下面又按照公司的性质分为的性质分为9个小类。基本涵盖了集团内所用个小类。基本涵盖了集团内所用到的所有供应商的类别。到的所有供应商的类别。8SAP Project team一次性的帐户组一次性的帐户组x供应商地址？供应商地址？供
4、应商科目组：例子供应商科目组：例子可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。供应商供应商供应商供应商供应商供应商供应商供应商一次性的供应商一次性的供应商采购订单采购订单供应商主数据供应商主数据描述描述预览预览统驭科目统驭科目货币货币银行细目？银行细目？发票核实发票核实验验票票机机9SAP Project teamSAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单采购采购订单订
5、单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收货收货/库存管理库存管理验验票票机机发票校验发票校验采购采购流程流程10SAP Project team两种类型物料的采购两种类型物料的采购维护物料物料1 1维护物料物料2 2 库存物料采购库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记录.(例如，库房收到或发出物料后)。而且,在物料主记录中会更新库存物料的价值和 数量。要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。 消耗型物
6、料的采购当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配 (例如，成本中心) 来指定消耗目的.在收货时,所收到的物料或服务已被计入消耗。如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。11SAP Project team采购申请采购申请采购申请采购申请请批示请批示12SAP Project team采购采购流程流程SAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单采购采购订单订单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收获收获/库存管理库存
7、管理验验票票机机发票校验发票校验13SAP Project team采购申请采购申请 内部使用文件，对某种物料的需求 可以自动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料 采购申请需经上级批准采购申请采购申请请批示请批示14SAP Project team采购申请的产生采购申请的产生采购申请采购申请请批示请批示部门部门1部门部门2由用户部门手动创建由用户部门手动创建自动创建自动创建OR15SAP Project team建立建立采购申请采购申请采购申请批准采购申请批准建立询价建立询价/供应商供应商价格比较价格比较选定供应商选定供应商建立建立采购订单采购订单供应商报价供应商
8、报价16SAP Project team维护科目设置（如果必要）：维护科目设置（如果必要）：成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等创建采购申请创建采购申请 各个项目的缺省数据：各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等发货日期、采购组、工厂等在概览屏幕中维护项目数据：在概览屏幕中维护项目数据：物料、数量、交货日期、采购组等物料、数量、交货日期、采购组等检查数据检查数据保存保存17SAP Project team询价询价 维护物料物料1 1维护物料物料2 2询价包括：询价包括：物料价格物料价格送货时间送货时间其它贸易条款其它贸易条款供应商供应商A A供应
9、商供应商B B供应商供应商C C18SAP Project team一个报价例子一个报价例子 供应商供应商 A A 供应商供应商 B B 供应商供应商 C C 报价报价 1 1物料物料 A A报价报价: RMB 400/: RMB 400/吨吨折扣折扣: RMB 50: RMB 50报价报价 2 2物料物料 A A报价报价: RMB 400/: RMB 400/吨吨额外费用额外费用: 20%: 20%报价报价 3 3物料物料 A A报价报价: RMB 500/: RMB 500/吨吨额外费用额外费用: RMB 20: RMB 20输输入入报报价价和和价价格格条条件件1对对报报价价进进行行价价格
10、格比比较较2价格价格 2 2吨钢吨钢 报报价价 350/350/吨吨 1 1报报价价 480/480/吨吨 2 2报报价价 520/520/吨吨 3 3平平均均 450/450/吨吨 报报价价建建立立信信息息记记录录和和拒拒绝绝信信3供应商供应商 A A- -订单订单- -物料物料数量数量价格价格钢钢2 2 吨吨350/350/吨吨拒绝信拒绝信供应商供应商 C,BThank you for your Offer . We cannot place an order at this time.19SAP Project team采购申请采购申请A项目项目请批示请批示转换采购申请转换采购申请采购申
11、请采购申请请批示请批示采购订单采购订单有参照模板有参照模板采购申请采购申请请批示请批示分配资源分配资源分配处理分配处理采购订单采购订单手手动动自自动动20SAP Project team采购订单采购订单采购订单采购订单21SAP Project team采购采购流程流程SAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单采购采购订单订单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收获收获/库存管理库存管理验验票票机机发票校验发票校验22SAP Project team什么是采购订单什么是采购订
12、单? ? 采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准的采购业务 它包括:- 供应商 - 物料- 数量 - 价格- 要求送货时间- 贸易条款- 付款条款采购订单采购订单23SAP Project team订订单单历历史史采购订单处理采购订单处理无参考无参考采购申请采购申请请批示请批示合合同同询价询价采购订单采购订单价格价格-条件条件信息记录信息记录供应商供应商供应商供应商一次性供应商一次性供应商24SAP Project team采购订单结构采购订单结构采购订单采购订单项目:? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ? .表头数据采购订单
13、编号。?付款期限采购订单日期供应商货币.?项目30: ? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ? .项目20项目1025SAP Project team项目分类项目分类Item Category & Account AssignmentPurchase orderItemMaterialQuantityAI.SL-01.D.20.200Item categoryStandardConsignmentSubcontractingThird-partyTextServicePText Item categoryKLSTDA: AssetK: P: ProjectF:
14、 OrderC: Sales orderOthersAccount Assign. Categ.26SAP Project team物料接收物料接收维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料27SAP Project team采购采购流程流程SAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单采购采购订单订单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收获收获/库存管理库存管理验验票票机机发票校验发票校验28SAP
15、Project team库存类型库存类型 非限制使用货物 质量检验货物 冻结货物29SAP Project team物料接收物料接收采购凭证采购凭证供应商供应商物料接收物料接收仓库仓库30SAP Project team物料移动凭证物料移动凭证物料凭证物料凭证维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料会计凭证会计凭证维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料维护物料物料仓库仓库31SAP Project team物料凭证和财务凭证物料凭证和财务凭证物料凭证物料凭证会计凭证会计凭证凭证表头凭证表头 物料物料 表头表头 79000757凭证项目凭证项目 日期日期
16、 04/06 数量数量 物料物料 工厂工厂 001 10liter paint 3000 002 25pcs mirror 3000凭证表头凭证表头 物料物料 表头表头 79000642凭证项目凭证项目 日期日期 04/06 帐目帐目 简称简称 金额金额 001 300000 Stock 75- 002 300000 Stock 400- 003 400000 Consumption 475-物物料料移移动动的的物物料料和和会会计计凭凭证证是是同同时时创创建建 的。的。32SAP Project team收货的效力收货的效力采购订单：采购订单：50 pcs50 pcs UNI 2.00/pc
17、UNI 2.00/pc 物料接收：物料接收：50 pcs50 pcs库存值库存值 +100数量数量 +50估价估价会计帐目会计帐目库存帐目库存帐目总分帐目总分帐目100100物料主数据物料主数据33SAP Project team采购采购流程流程SAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单采购采购订单订单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收获收获/库存管理库存管理验验票票机机发票校验发票校验34SAP Project team发票校验发票校验验验票票机机发票校验发票校验35S
18、AP Project team什么是发票校验什么是发票校验在物料管理中，采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。 但是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送到其它部门了。因此， 发票校验在物料管理和外部或内部帐目之间建立了一个链接。当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物料接收中提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数据提示用户。如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定付款发票。发票过帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。3
19、6SAP Project team发票校验发票校验发票凭证发票凭证 发票发票 物料接收物料接收物料凭证物料凭证验验票票机机付款付款程序程序采购订单采购订单主数据主数据37SAP Project team发票校验的环境发票校验的环境采购订单采购订单物料物料物料物料物料物料物料物料物料物料收款发票收款发票发票校验发票校验验验票票机机物料主数据物料主数据主数据主数据条件条件总分帐目总分帐目资产资产成本中心成本中心工程工程订单订单38SAP Project team发票校验的种类发票校验发票校验验验票票机机物料物料物料物料物料物料物料物料物料物料 确确 认认采购订单采购订单交货注释交货注释oror39
20、SAP Project team 发票发票基于采购订单的发票校验基于采购订单的发票校验采购订单采购订单100 pcs100 pcs发票校验发票校验物物料料接接收收采购订单采购订单NO. 4500012345收货单收货单1 1收货单收货单2 2收货单收货单3 3 按采购定单存取按采购定单存取选择屏幕选择屏幕采购定单采购定单x 4500012345 10040SAP Project team基于收货凭证的发票校验基于收货凭证的发票校验 发票发票采购订单采购订单100 100 件件收货单收货单1 1 校验：收货凭证校验：收货凭证NO 50194333收货凭证过帐收货凭证过帐NO 50194333物物
21、料料接接收收查找收货凭证查找收货凭证41SAP Project team发票差额发票差额 发票发票采购订单采购订单100 100 件件允许差额允许差额10% 10%差额过帐：差额过帐：发票凭证号发票凭证号 5100012345冻结付款冻结付款收货收货42SAP Project team发票差额：例子发票差额：例子实收实收40采购订单采购订单RMB 5RMB 5采购订单采购订单计划计划 送货时送货时间间04/21/9404/21/94 发票发票50件件 发票发票单价单价 RMB 6 发票发票04/11/94数数量量价价格格时时间间43SAP Project team数量差额数量差额收货收货发票发
22、票随后收货随后收货存货科目存货科目GR/IR GR/IR 科目科目供应商科目供应商科目500 +500 +500 -500 -800 +800 +800 -800 -300 +300 +300 -300 -采购订单采购订单100100件件 RMB10/RMB10/件件收货收货50件件 发票发票 80件件 RMB 10/件件= RMB 800 收货收货44SAP Project team价格差额价格差额收货收货发票发票随后收货随后收货存货科目存货科目GR/IR GR/IR 科目科目供应商科目供应商科目价格差额价格差额130+130+130 -130 -130 +130 +124 -124 -13
23、0 +130 +124 124 6 - 6 -采购订单采购订单100100件件 RMB1.3/RMB1.3/件件收货收货100件件 发票发票 100件件 RMB 1.24 /件件= RMB 124价格控制价格控制45SAP Project team付款条款付款条款供应商主数据供应商主数据采购定单采购定单发票发票采购数据采购数据条件条件付款条款付款条款订单文件头订单文件头送货条款和付款条款送货条款和付款条款5 5天内付款天内付款 -3 % -3 % 1515天内付款天内付款 -1.5%-1.5%超过超过1515天付款天付款 0%0%付款控制付款控制 付款条款付款条款 days %days %da
24、ys %days %days days netnet46SAP Project team运输成本运输成本运运输输成成本本计划内计划内计划外计划外采购订单采购订单 45000123454500012345100 100 件件 RMB 1000RMB 1000运费运费 RMB 2/RMB 2/件件Purchase order 4500023456Purchase order 4500023456100 100 件件 RMB 1000RMB 1000运费运费发票发票 100 100 件件 RMB RMB 10001000运费运费 RMB 200RMB 200 RMB 1200 RMB 1200发票发
25、票100 100 件件 RMB RMB 10001000运费运费 RMB 50RMB 50 RMB 1050 RMB 105047SAP Project team发票允许差额范围发票允许差额范围采购订单采购订单RMB 100RMB 100维护9090维护105105发发 票票发发 票票冻结冻结冻结冻结48SAP Project team记帐过帐记帐过帐。00采购订单采购订单50件件 2.00UNI/件件相应订单的物料接收相应订单的物料接收50件件发票发票50件件 2.00UNI/件件库存帐目库存帐目物料接受物料接受/发票校验科目发票校验科目供应商供应商物料接收物料接收100 +100 -发票发
26、票100 +100 - 发票发票UNI 100.0049SAP Project team发票校验的效力发票校验的效力 发票发票（针对采购订单）（针对采购订单）记帐记帐库存帐目库存帐目总分帐目总分帐目100100物料主数据物料主数据平均移动价格平均移动价格价值价值采购订单历史采购订单历史物料接收物料接收预付订金预付订金发票发票凭证编号凭证编号51000123100-物料接收物料接收/发票校验发票校验100+在其在其将各将各一项一项张目张目发将发将票会票会过发过发帐送帐送时到时到，相，相将应将应会的会的创科创科建目建目一一 。个个 凭凭 证证 。 价价格格差差异异50SAP Project tea
27、m合同与框架协议51SAP Project team框架协议框架协议合合同同总量合同总量合同总值合同总值合同计划计划协议协议52SAP Project team什么是框架协议什么是框架协议? ? 框架协议是一个SAP术语，它用于描述与供应商之间的长期采购行为。 框架协议的两种类型:合同合同: 没有指定送货的时间和每一次送货的数量。合同仍然需要使用采购订单从供应商处购买货物计划协议计划协议: 已经具体确定每一次送货的时间和数量.计划计划协议协议合合同同53SAP Project team采购框架协议采购框架协议 物料物料 数量数量 价格价格 收货时间收货时间(小时，天，小时，天， 周，月周，月)
28、合合同同总量合同总量合同总值合同总值合同 物料物料 数量数量 价格价格 收货时间收货时间批准定单批准定单收货收货计划计划协议协议送货送货计划计划收货收货54SAP Project team批准订单批准订单 批准订单是一种参考合同的采购订单 批准订单复制合同上的所有数据到其订单 随着批准订单的产生，合同也随之更改(数量上或总值上)55SAP Project team送货计划送货计划 对于基于计划协议的采购，我们不会给供应商采购订单或批准订单，供应商只会收到送货计划。送货计划的每一行代表指定的送货要求，它包括： 送货数量 送货时间56SAP Project team计划协议的好处计划协议的好处 减
29、少纸面工作减少纸面工作: : 一个送货计划可以代替许多订单。 减少库存减少库存: : 确定的送货时间和数量，提高仓库的管理 减少供应商生产减少供应商生产/ /送货时间送货时间57SAP Project team送货计划送货计划送货计划送货计划Item 10 Item 10 数量数量 17017012/12. 9.00am 10012/12. 9.00am 10012/21 1.00pm 5012/21 1.00pm 50W01 20 W01 20 计划计划协议协议58SAP Project team大宗订单59SAP Project team大宗采购订单大宗采购订单采购订单采购订单有效期为有效
30、期为20002000年年1 1月至月至20002000年年1212月月 发票发票 1998.2.31998.2.3 CCtr 1 8，000.00 CCtr 5 1，000.00 CCtr 3 1，000.00 10，000.00 发票发票 1998.11.91998.11.9 CCtr 2 4，000.00 4，000.00 系系统统内内系系统统外外60SAP Project team货源货源61SAP Project team采购采购流程流程SAP物料管理物料管理确定采购需求确定采购需求货源确定货源确定供应商供应商供应商供应商供应商供应商选择供应商选择供应商采购采购订单订单采购采购订单订单
31、采购采购订单订单采购定单处理采购定单处理采购定单跟踪采购定单跟踪收获收获/库存管理库存管理验验票票机机发票校验发票校验62SAP Project team货源货源 货源清单 配额协议 合同总量合同总值合同计划协议 采购信息记录63SAP Project team货源清单货源清单 货源清单对采购货源清单对采购提供决策支持提供决策支持 货源清单包括：有效期供应某一物料的所有供应商对于某一物料优先选择的供应商已经被冻结的供应商货源清单货源清单货源清单货源清单64SAP Project team货源清单 货源清单通过以下方式得到更新： 手动维护框架协议 采购信息记录货源清单对采购货源清单对采购提供决策
32、支持提供决策支持货源清单货源清单货源清单货源清单65SAP Project team配额管理66SAP Project team配额管理配额管理 Vendor A Vendor B40 %60 %67SAP Project team配额管理例子配额管理例子 物料物料 : 1234: 1234工厂工厂: 0001: 0001有效期从有效期从: 04/07/93: 04/07/93至：至： 12/31/9312/31/93供应商供应商 1 30% 1501 30% 150供应商供应商 2 40% 1802 40% 180供应商供应商 3 30% 1003 30% 100. . .供应商供应商配额管
33、理配额管理 68SAP Project team采购信息记录69SAP Project team采购信息记录采购信息记录 记记录录物物料料与与供供应应商商的的关关系系货源分析货源分析价格比较价格比较手动维护手动维护采购订单采购订单框架协议框架协议询价询价/ /报价报价采购信息记录采购信息记录 历史采购订单历史采购订单 条件条件 计量单位计量单位 文本文本 价格价格历史价格历史价格供应商条款供应商条款70SAP Project team采购信息记录采购信息记录 采购信息记录对于物料与供应商之间的关系，提供持续更新的信息 它会记录如：订单单位，价格，价格变化，历史采购数据等信息 采购信息记录的更新
34、可选择自动或手动方式71SAP Project team自动订单管理自动订单管理72SAP Project team采购订单自动生成采购订单自动生成 1-MRP1-MRP原理原理相关需求相关需求预留预留生产定单生产定单仓库仓库计划定单计划定单MRP转换转换销售定单销售定单计划独立计划独立需求需求采购定单采购定单计划协议计划协议采购申请采购申请73SAP Project team采购订单自动生成 1-MRP原理 在运行MRP时，根据物料的类型确定是对外采购还是内部生产。 相关需求的传递是以生成BOM的结构为基础，向下展开。 MRP视图定义的各种参数（批量策略、策略组)来确定该物料的采 购细节（生
35、产细节） BOM BOM74SAP Project team采购订单自动生成采购订单自动生成 2 2对数据的要求对数据的要求 为采购类型的物料 给物料维护了采购视图，并且视图中确定了该物料能够自 动采购。 该物料已经存在货源清单，以及这些货源的信息纪录 如果希望该物料的采购申请能够根据配额协议分割给相应 的供应商，则还需要维护配额协议并且定义该配额协议能够在运行MRP时生效 维护了生产BOM。 SAP AG 2000MRPMRP Data Data in in the the Material Material Master Record Master RecordProcurement Da
36、taProcurement DataProcurement DataProcurement DataGeneral DataGeneral DataGeneral DataGeneral DataStorage Location Storage Location Storage Location Storage Location DataDataDataDataForecast DataForecast DataForecast DataForecast DataConsumption dataConsumption dataAccounting DataAccounting DataAcco
37、unting DataAccounting DataMRP DataMRP DataMRP DataMRP DataMaterial Material DescriptionDescriptionUnit of measureUnit of measureMRP typeMRP typePlanned delivery time / Planned delivery time / inhouseinhouse production timeproduction timeLot-size indicatorLot-size indicatorMRP controllerMRP controlle
38、rScheduling margin keyScheduling margin keyPurchasing groupPurchasing groupGoods Goods receiptreceiptprocessing timeprocessing timeValuation classValuation classValuation procedureValuation procedureValuation priceValuation priceMRP indicator for storageMRP indicator for storagelocationlocationSpeci
39、al procurement typeSpecial procurement typestorage locationstorage location75SAP Project team采购订单自动生成采购订单自动生成 3 3步骤步骤 制定成品的计划独立需求（或者销售订单） 运行MRP 生成物料的计划订单（也可以在运行MRP时选择采购物料直接生成采购申请） 在生成采购申请时，系统根据该物料的配额协议，信息纪录等信息确定分配的供应商 根据该物料的需求日期以及采购提前期（在信息记录中确定），决定该物料的批准日期。 该物料的批量策略（以及配额的批量）确定采购申请的批量 对已到达批准日期的采购申请集中
40、批准（如果已经设定需要批准） 对批准的采购申请集中转订单。根据供应商合并采购申请生成采购订单。76SAP Project teamR计划订单计划订单计划订单计划订单计划订单计划订单采购申请采购申请采购申请采购申请采购申请采购申请成品成品 t装配装配 1 装配装配 2原材料原材料 1 原材料原材料 2原材料原材料 3时间时间订单订单完成日期完成日期开始日期开始日期需求日期需求日期采购订单自动生成采购订单自动生成 4 4采购时间的确定采购时间的确定77SAP Project team采购订单自动生成采购订单自动生成5 5 适用条件及意义适用条件及意义 对于大型制造行业，每天需要采购大量的物料 供应商体系完整，配额确定 价格在一定周期内固定，而不是每次采购要重新确定价格 能够节省大量的人力物力。 提高工作效率数倍 采购人员的工作重心由下采购订单转为优化供应商体系。 采购订单的下达周期缩短。优化的企业的供应链78SAP Project team问题解答