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1、高清视频会议系统建设项目实施流程目标和任务时间人力安排1.1.1 项目管理综述项目管理总体概述我司经过多年的探索及不断总结，在项目的组织实施过程中规范流程、强化监管，总结出比较成功的项目组织实施管理办法：认为项目的实施必需遵循PMI的管理规范（被ISO组织引用成为项目管理的质量标准ISO10006国际标准），在项目管理过程中，接受ISO9001质量保证体系的监控，同时强调用户的积极参与。“客户满意”是项目管理必须始终遵循的原则。在实施项目的过程中，将严格执行ISO9000质量标准，凭借质量体系文件对项目流程进行严格的管理与控制，从而保证客户对项目效益的最大需求。美国PMI的原则也是我们在项目管
2、理活动中参照执行的原则之一。PMI以组成过程的形式描述项目管理的知识和实践，总共为39个项目管理过程，这些过程被组织成九个知识领域，为了提供更好的管理监控，并与项目执行组织的持续运作之间建立恰当联系，我们把整个项目执行分为五个阶段：l 准备阶段：项目前期的准备工作，证实一个项目已经正式启动。l 计划阶段：制定并维护一个可执行的进度计划，以实现所承担项目所要达到的目标。l 实施阶段：协调人员和其它资源以执行计划。l 控制阶段：通过监控和测量过程，并在必要的时候采取纠正措施以确保项目目标的实现。l 收尾阶段：项目的正式接收并达到有序的结束。各个阶段通过它们创造的结果相互联系每个阶段的输出或结果成为
3、另一个阶段的输入，如下所示：各阶段的相互关系。每个项目都是从准备阶段开始，正式启动项目，在准备阶段，主要是为项目的执行做一些铺垫工作，如指定项目经理，成立项目组，系统设计，现场勘查等，然后进入计划阶段，在此阶段，利用准备阶段确定的文档，如：项目章程，总体方案等，对项目进行详细的计划，形成一系列计划，如：进度计划，质量计划，费用计划，风险计划等，用于指导项目实施；参照制定的计划，项目进入实施阶段，此阶段主要是对设备及软件产品进行安装、调测，同时会把项目进度情况及变更情况反馈到控制阶段，控制阶段中会对比项目实际进度和计划的偏差及评估变更的影响，决定所采取的纠正措施，重新返回实施阶段，如果计划需要重
4、新调整，就要返回计划阶段，修改计划，然后进入实施阶段。在控制阶段，如果确认项目按计划全部完成，就进入收尾阶段，项目文档整理、提交，用户对项目正式验收，标志项目正式结束。对于本项目而言，我们可以分为准备阶段、计划阶段、实施阶段、控制阶段和收尾阶段。项目管理业务流程图根据项目管理的要求和系统项目的特点，将项目管理的五个阶段细化为四十八个过程。形成了系统项目管理业务流程图。并明确了流程图中每个过程的任务、责任人、形成的质量记录文档及关键点和注意事项等要素。项目质量保证体系及项目管理方法我司经过多年的探索及不断总结，在项目的组织实施过程中规范流程，强化监管，接受ISO90001质量保证体系的监控。项目
5、实施计划管理本项目建设的范围及内容完成招标文件要求的所有设备的供货安装调试工作，并根据用户要求配合用户完成相关的配置优化等工作，最终完成整个项目的安装、调试、验收与培训工作。l 关于本计划的说明提供项目的相关背景说明，明确项目的进度安排、资源分配、内外部接口和工作流程等信息，为项目组工作提供指导。在通过我司项目组成员通过认可后，下发我司项目组成员；人力资源管理l 目的确保项目有足够数量的符合资质要求的人力资源，并建立合适的组织结构，明确人员的工作职责保证人力资源得到充分使用。l 人力资源要求l 项目管理人员熟悉项目管理的基本原理和方法，有丰富的项目管理经验，协调能力强，现场处理能力强。l 技术
6、人员要求技术实施经理：熟练掌握视频会议系统、AV视频显示系统、音响扩声系统、集中控制系统，有实施过大型项目的经验；工程师：熟练掌握相应的视频会议MCU、终端、显示设备、调音台、音响扩声设备的安装、配置和调试等相关技能。l 项目进度管理l 目标对本项目的工作进度进行监控，确保项目按照预期的计划实施。依据项目对进度的要求，我司制定了项目进度计划。具体进度计划请详见本文档中的“项目进度计划”部分。在进度计划中，明确标识出了完成项目所需的任务、时间进度，并且标注了里程碑标志。l 控制手段项目经理作为项目的总接口人及项目总负责人，负责项目实施的全面工作，包括收集有关产品到货、现场准备、安装进展、用户技术
7、人员反应等有关项目信息。在项目实施过程中，项目经理将严格按照项目实施计划，全权负责项目进度的管理与监督。定时向用户项目实施负责人汇报项目进度，在处理突发事件和项目变更时，及时调整人员和计划以保证项目正常进行。在遇到导致项目进展的因素发生时，项目经理将采取必要的措施。l 项目的进度控制项目进度控制以项目进度计划为依据，项目的进展通过工作日报、周报及阶段报告来反映。l 沟通管理目标:保证本项目内/外部沟通顺畅，使信息及时、完整、准确的传递给相关人员，以做出相应决策。l 沟通原则有效的沟通交流是项目实施很重要的部分。根据本项目的工作要求，沟通分为例行沟通、一般事件沟通、重大事件沟通。与项目管理组及客
8、户的沟通、我司项目组内部针对重大事件的沟通都需要形成会议纪要。（1）例行沟通每周向项目管理组和客户方提交项目的工作日报、工作周报及阶段进度报告，报告项目的进度、与计划的吻合程度、当前存在的问题及解决方法建议等。（2）一般事件沟通（3）重大事件沟通如项目出现重大的问题（如进度严重拖期、出现大的返工等情况）时向项目管理组汇报，请项目管理组做出决策。重大事件沟通：以下事件定义为重大事件：l 项目延期超过7天l 方案编写及评审工作l 设备到货加电验收完成l 系统验收l 其它经过项目管理组确认的重大事件（4）其它会议纪要由项目经理发布。变更管理目标:有效控制项目中发生的既定计划、工作流程及咨询服务成果的
9、变更，通过识别变更对咨询服务的影响、监控变更的实施和记录变更情况等手段来保证变更充分受控，避免无序的变更造成项目整体计划拖延或者工作流程混乱等现象。变更管理,变更管理的步骤： 变更申请变更审批变更执行变更确认变更发布变更记录工作内容变更随着项目工作的开展，客户方可能会提出服务内容方面的变更；通过项目组中的成员传递客户的变更申请，以变更申请表的方式提交；由项目管理组相关人员讨论后确认是否变更。如确认变更，则影响到本实施计划的如下内容：工作任务分解描述：增加/减少相应的工作内容；组织结构和人员分工：增加/减少相应的人员分工；外部接口关系：增加/减少相应工作的接口描述；阶段计划：增加/减少相应的阶段
10、工作； 文档管理：增减/减少相应的文档要求。变更记录项目经理将变更情况记录到变更状态跟踪表中。文档管理目标:建立一个标准化的项目技术文档体系是项目管理规范化、程序化的重要手段。正确地管理、使用各类文档则使项目管理工作变得有据可依、井井有条。文档的管理是系统集成服务中的重要部分，其对于项目的按时、顺利实施提供了保障，同时为技术转移给用户和系统的运行维护及管理提供依据。我司在项目实施中严格遵循ISO9000质量管理规范，并在十几年的项目实践中积累出一整套文档管理规范，在项目每一个环节的实施都严格按照文档管理规范进行，项目文档的管理贯穿于项目的准备、实施和售后服务的全过程中。项目实施结束后，我们会将
11、所有的项目文档导入技术响应中心的数据库中，以便于项目文档的规范化管理和系统的售后维护。对项目组发布的文档进行有效的管理，确保文档内容全面、格式规范并得到正确的使用。l 文档管理要求l 部分文档参照模版编写。l 文档在发布之前需要审核、批准。l 文档的发布需要进行记录。l 对文档的更改情况作记录。l 文档的清单、编写人、审核/批准人、发布范围等信息及当前有效的文档列表以配置记录的方式体现。l 本项目中，项目协调组的一名成员来负责文档的搜集、整理和保存工作。本项目可能的文档清单序号阶段阶段成果编写人审批人提交对象1准备阶段项目组人员联系名单张伟刘海用户方项目组客户方项目组人员名单用户用户方负责人项
12、目组，原厂商项目组需求说明书陈海明用户方负责人用户方项目组总体设计方案刘鹏飞用户方负责人、专家组用户方项目组、我司项目组系统资源规划方案李彩虹测试方案黄小见设备到货情况报告张良项目经理用户方项目组、我司项目组2计划阶段项目整体计划张伟用户方负责人、项目经理用户方项目组、我司项目组范围计划李彩虹用户方负责人、项目经理用户方项目组、我司项目组进度计划袁卫亮用户方负责人、项目经理用户方项目组、我司项目组、原厂商质量计划李彩虹项目经理用户方项目组、我司项目组、原厂商资源计划张良项目经理我司项目组、原厂商沟通计划刘鹏飞用户方负责人、项目经理用户方项目组、我司项目组风险计划陈海明项目经理我司项目组、原厂商
13、3实施阶段开箱验货报告张良用户方负责人用户方项目组、我司项目组现场环境检查表周小星用户方负责人用户方项目组、我司项目组系统参数配置报告刘鹏飞用户方负责人用户方项目组、我司项目组安装测试报告李彩虹用户方负责人用户方项目组、重庆市XXXX有限公司项目组测试报告张伟用户方负责人用户方项目组、重庆市XXXX有限公司项目组用户手册陈海明项目经理用户方项目组配置报告陈海明项目经理用户方项目组、我司项目组4初验联调测试报告袁卫亮用户方负责人用户方项目组、我司项目组袁卫亮袁卫亮用户方负责人用户方项目组、我司项目组5试运行试运行报告黄小见用户方负责人用户方项目组、我司项目组6终验终验合格证明黄小见用户方负责人用
14、户方项目组、我司项目组7控制项目进度报告周小星用户方负责人、我司项目经理用户方项目组、项目组8收尾集合成册的项目文档袁卫亮项目经理用户方项目组项目组外部输入文档的管理对外来文档进行登记记录。外部文档的有效性以配置记录的方式体现。我司项目管理原则项目组采用项目领导小组领导下的项目经理负责制。1、项目的最高管理机构是项目领导小组，负责工程的总体部署和决策，包括对具体实施计划和设备变更的审核等，并通过项目经理对整个工程进行管理。2、项目经理向项目领导小组负责，主要负责调度和管理各小组并协调各种资源，直接管理和领导各个小组的工作，负责完成整个项目的实施。3、各项目小组，在项目经理的统一协调下，完成本项
15、目小组的工作，并和其它小组进行良好的协作，保证整个系统的顺利进行。4、项目经理每天召开项目小组会议，总结当天的工作，解决问题，安排第二天的工作。5、项目管理以项目计划为主要内容，各项目组成员按照项目计划安排和开展工作，项目计划的变更应向项目经理汇报，并得到批准。6、我公司项目组接受项目领导小组的管理和协调，服从领导小组的统一计划安排，并每天向领导小组汇报当天的工作。7、项目实施小组负责监督和管理整个项目的实施，我公司项目组将听从相关的安排，并每天进行工作汇报。1.1.2 工程实施任务项目实施目标本项目高清视频会议系统，实现远程、实时、交互功能，为用户与下属单位之间的协调会议、行政会议、工作会议
16、、表彰会议、远程培训、应急会议等多种应用提供支持。项目实施内容在总部机房和会场配置高清视频会议系统等相关设备，通过IP网络实现与各下属单位高清视频终端等的连接，最终完成整个高清视频会议系统的安装、调试、验收与培训工作。项目实施任务1、制定详细的项目建设进度计划，全面实现设计目标；2、制定项目建设质量控制方案和措施，对影响整个视频会议系统实施的关键工序、关键设备（含软件）进行分析，提出相应的解决措施，保证项目实施的顺利进行；3、制定详细的培训计划，编写培训教材；4、合理安排和组织项目实施，并在规定时间内完成各阶段的工作，主要任务有：实施准备、设备的采购、安装、设备和系统调试、现场培训和集中培训、
17、验收等；5、为用户建立视频会议管理规定和现场操作规程；6、进行工程验收，包括到货验收、系统初步验收、试运行和系统最终验收四个阶段，编写每个阶段的验收文件和验收报告；7、制定和整理项目实施各阶段的文件和文档，按照档案管理的要求装订成册；8、制定技术支持和售后服务方案，实施技术支持和售后服务；9、制定应急处理措施；10、以规范化的方式进行项目管理。详见以下的工作任务分解表序号项目阶段阶段细化工作任务1项目准备阶段签订合同2项目启动3启动会4设备采购及运输5场地环境需求6系统需求调研7系统设计方案编写8系统实施方案编写9系统测试方案编写10方案评审11机房环境确认12设备到货13急需设备提供根据到货
18、情况准备应急设备15视频会议MCU设备加电安装16视频设备系统联调17视频会议MCU系统安装调试19其它辅助设备开箱验货22系统测试系统整体测试23初验初验会议24签署初验报告25试运行解决试运行中出现的问题，试运行报告26终验签署终验报告工程项目设计联络会为了项目的顺利实施，我公司将根据需要与招标方召开设计联络会。第一次设计联络会确认投标方的系统设计方案和设备配置方案，第二次联络会讨论系统设备安装调试等工作的界面和接口问题以及验收大纲、培训计划、工程文档等。每次设计联络会双方均应签署会议纪要，该纪要应作为合同执行文档的组成部分。我公司将严格遵守招标方对设计联络会的时间、地点等要求。我公司将配
19、合招标方随时召开设计联络会。1.1.3 项目组织建立适用于本项目实施和管理的组织和领导机构，是顺利进行工程实施的重要条件和保证，也是保证工程质量的重要手段。我们根据本项目的特点在项目立项以后将成立专门的项目组，由具有丰富国家骨干视频会议系统项目经验的高级技术经理担任项目经理，由有丰富工程经验的资深工程师负责设备和系统的安装调试，由专门的人员负责整个项目的物流供应，同时整个公司行政部门发挥后勤保障的作用，共同保证整个工程实施的顺利进行。项目组施工组织结构图项目组下设若干职能小组，其组织结构如下图所示：项目小组施工组织结构图项目领导小组由总局代表和我公司领导组成，负责项目的总体工作部署和总体协调。
20、项目经理在项目领导小组的统一指挥下，对各项目组成员进行调度、控制，明确各职能组的职责及小组间关系，以保证项目组织协调运作，顺利完成项目实施任务。项目组职责与人员构成项目领导小组负责整个项目实施的统一领导，在实施过程中对整个项目进行管理，做出重大决策。项目经理负责领导整个项目实施团队，对项目进行计划、组织、协调和控制，向项目领导小组负责。由我司具有良好的技术背景和丰富项目经验的技术经理担任，参与过多个视频会议工程的规划、设计与实施。技术专家组负责整个项目实施过程中技术支持，对项目中系统集成、网络、视频等问题提供解决方案。由我司具有优秀专业技术的人员担任。商务小组负责设备采购，保证设备如期、安全地
21、到达用户现场；负责安排货物的运输。由我司的商务部经理任成员。系统设计小组负责视频会议系统的设计规划；负责项目实施方案的设计；负责项目培训的设计；负责解决实施过程中的技术问题。系统设计小组由技术人员、系统设计人员和设备厂商技术专家组成。工程实施小组负责各会场设备的安装调试；负责对各单位设备操作、使用和维护人员进行现场培训；工程实施小组由视讯部工程师及各地分支机构的工程师组成。项目培训小组负责制定现场培训方案、编写现场培训教材；负责制定集中培训方案、编写培训教材，组织集中培训，进行授课；由我公司的资深工程师，资深培训讲师、培训助理组成。调试验收小组各会场设备安装完成后，负责全系统的测试、验收；制定
22、全网验收的测试方案，审核测试报告；在用户单位、集成商组织和监督下完成系统测试与验收工作；由用户单位代表和我公司的技术人员组成。文档和质量管理小组负责收集和整理项目实施过程中产生的文档资料（书面的和电子的）；依据ISO9001质量管理体系中质量控制程序的要求，对项目实施的各个环节进行质量监督；针对本项目特点制定质量管理方案和措施。由具有丰富的项目质量监督经验的质量专员和技术人员组成。服务保障小组负责工程验收后的技术支持和售后服务工作。由售后服务中心提供支持，同时将指派三名技术支持经理专门负责本项目支持服务工作。5.2.3.3项目小组成员概况重庆市XXXX有限公司重庆市XXXX集团有限公司高清视频
23、会议系统项目组由20位成员构成，其中项目实施小组包括12名工程师，他们将发挥团结合作的精神，在厂商的全力支持下，按期保质地完成系统的安装调试工作。我公司在本项目中的各级支持和实施技术人员均参与策划、主持和实施过多个全国高清视频会议系统项目，具有丰富的技术经验、实施经验和管理经验。项目领导小组：由重庆市XXXX有限公司副总经理李拥军担任项目领导小组组长。会议工程的规划、设计与实施，有丰富的工程经验。下表为项目实施小组成员表工程实施技术人员表序号拟在本项目中担任职务姓名职务主要资历、经验及承担过的项目联系方式项目领导小组组长公司总经办副总技术专家视频会议事业部总经理高级项目经理项目经理视频会议事业
24、部技术经理高级项目经理视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师视频会议设备安装工程师厂家认证工程师售后专员售后部工程师厂家认证工程师项目主要负责人简历1、一 般 情 况姓名年龄岁电话出生年月年 月 日在我公司工作年限10年职称高级项目经理职务视讯部总经理拟担任职务项目领导小组组长学习经历技术认证计算机信息系统集成高级项目经理 中级工程师专职安全员 Polycom 认证视频工程师2、工 作 经 历时间近几年参加过的类似项目项目中任职1、一 般 情 况姓名年龄岁电话职称职务拟担任职务技术专家经历技术认证计算机信息系统集成高级项目经理 Polycom 视频认证工程师2、工 作 经 历时间近几年参加过的类似项目项目中任职项目经理项目经理项目经理项目经理项目经理项目经理1、一 般 情 况姓名年龄岁电话出生年月年 月 日在我公司工作年限年职称高级项目经理职务视频会议事业部技术经理拟担任职务项目经理学习经历技术认证计算机信息系统集成高级项目经理 Polycom 认证视频工程师2、工 作 经 历时间近几年参加过的类似项目项目中任职