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1、乳品科学教育部重点实验室制度汇编行政管理2005年5月26日目 录1、行政办公室岗位要求22、档案归档范围53、印章管理制度64、图书管理办法75、日常工作管理制度86、环境卫生制度97、安全制度108、人员出入管理制度119、办公用品使用制度12行政办公室岗位要求行政办公室是乳品科学教育部重点实验室的参谋部门和办事机构。一、基本任务协助重点实验室领导抓好上级指示精神和重点实验室工作部署的贯彻落实；为重点实验室领导决策提供信息、建议、预案；承上启下、协调左右、联系内外；为领导服务，为实验室各部门服务，为实验室全体人员服务。二、主要工作1、领导秘书工作；2、综合协调工作；3、各种相关会议的组织和
2、会务工作；4、信息搜集工作；5、催办和督促检查工作；6、发文和收文工作；7、印信管理工作；8、接待工作；9、档案工作；10、领导临时交办事宜；11、其他工作。三、主要职责范围1、负责上级和重点实验室有关重要会议、文件、决策、工作部署及领导批办、交办事项贯彻落实情况的督促检查；2、负责起草重点实验室的工作计划、总结报告、规划、决议、决定等文件，负责拟定重点实验室的规定和以重点实验室名义发布的行政事项布告、通知等；3、负责信息的收集、整理、传递，编辑重点实验室简报；4、协助重点实验室领导安排日常工作，负责每周会议日程安排；5、负责重点实验室办公会议及大型活动的组织、安排、会议通知、材料准备、发放、
3、记录及会议服务，同时负责会议纪要的整理印发工作；6、负责文秘和公文处理工作，包括文件的制发、核稿、呈批、登记编号、打印、装订及上报下发；负责重点实验室大事记的编纂；7、负责重点实验室印信、介绍信的管理和使用；8、负责与上级有关部门工作的协调和沟通；9、负责重点实验室接待工作，包括接、送站，安排食宿和活动日程、陪同参观、组织座谈会、汇报会等；10、负责安排节假日值班；11、负责具有重点实验室标志的纪念品订制、发放和管理工作；12、负责重点实验室档案工作，包括研究生与客座教授档案和综合档案；13、完成领导交办的其它工作。科研秘书岗位要求科研秘书要尽职尽责做好科研和研究生管理与服务工作。1、根据学校
4、研究生管理相关规定和重点实验室研究生管理委员会制定的规章制度，协助研究生管理委员会管理进入实验室的研究生，包括：组织开题报告、进出实验室相关手续的办理、组织论文答辩、建立研究生档案等工作。2、协助重点实验室领导和各研究方向首席专家做好科研课题申报、课题中期汇报、项目结题、项目验收和鉴定，以及建立科研档案等工作（含重点实验室主任基金）。3、负责会议纪要的整理和印发工作。4、每日记录、每月整理重点实验室大事记，每半年编撰重点实验室简报。5、负责重点实验室日常事务支出票据报销工作。6、负责重点实验室办公设施的资产管理工作。对办公室的固定资产登记造册，负责办公家具的更新、维修保养，确保电器设备安全及正
5、常使用。7、负责办公室安全保卫工作，节假日期间值班、安全检查的安排。8、完成领导交办的其它工作。行政秘书岗位要求精心组织，合理安排，礼貌热情，细致周到，认真负责。1、上级文件、函件、校外来文的签收、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档全过程管理。2、重点实验室文件的拟稿、审核、送领导签发、登记、打印、校对、盖章、上报或分发、立卷、归档全过程管理。3、负责重点实验室大型会议及活动的事务接待工作。4、做好上级领导参观、检查、现场办公以及兄弟单位领导考察、学习的日常接待等服务工作。5、负责会议室管理工作。保持整洁卫生，保证室内家具、设备的安全和正常使用，会议室使用实行预约和登记。6、
6、做好电话记录。包括来话单位、姓名、电话、接话人、时间、电话内容等，及时向领导汇报，请示处理意见，填写经办结果。7、负责办公用品和办公设备的采购，分发并保管办公用品。8、完成领导交办的其它工作。档案秘书岗位要求 认真、细致、及时、完整、系统。1、重点实验室大事记和重点实验室简报的归档工作。2、重点实验室办公室各类文书档案的归档工作。3、重点实验室领导公务活动形成的文字、图片资料归档工作。4、重点实验室大型会议及活动形成的文字、图片资料归档工作。5、负责实验室图书管理工作。6、负责文件资料借阅等工作，建立文件资料借阅机制。7、完成领导交办的其它工作。档案归档范围1、行政类（XZ），主要包括办公室、
7、各研究部等行政职能工作中形成的文件材料。2、教学类（JX），主要包括研究生的教学管理、教学实践和教学研究工作中形成的文件材料。3、科学研究类（KY），主要包括科研工作管理、学术交流和科研项目研究过程中形成的文件材料。4、仪器设备类（YQSB），主要包括仪器设备工作管理和仪器设备项目的购置合同，随机文件及验收、安装、调试、使用、维护、改造和报废等各个环节形成的文件材料。5、外事类（WS ），主要指外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括出国（境），来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际工作及留学生等工作中形成的文件材料。6、声像类（SX），主要包括重点实验室各项活动中形成的照片
8、档案、录音带、录象带、光盘等。7、产品生产与科技开发类（CP），主要包括产品生产、科技开发管理、经营管理和生产实践中形成的文件材料。8、实物档案类（SW），主要包括重点实验室及成员在各项活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、证书、会标及赠送品、纪念品等。印章管理制度一、印章包括：乳品科学教育部重点实验室印章、实验室主任印章等。二、印章的保管规定（一）乳品科学教育部重点实验室印章和主任印章由实验室主任指定专人保管和监印，如有遗失或误用事情，由监印人全权负责。（二）未经允许，不得将印章带出办公室。（三）监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处，且承担责任。三、印章的使用规定（一）用印人先填写“用印申请
9、单”，报请相关领导同意并签字后，方可用印。（二）重点实验室重大重要事件、代表重点实验室所行的公文、函件等材料，必须由承办人报请实验室主任同意后方可用实验室印章。（三）除常规用印外，重点实验室印章、实验室主任印章的使用，需报请实验室主任批准。（四）常规性用印。常规用印实行归口管理，由主管负责人签字同意后，经重点实验室办公室主管负责人同意方可用印。常规及日常事务指：1、证明信、介绍信；2、科研计划项目的申报、鉴定、报奖、技术转让等；3、特殊情况用印，经重点实验室办公室主任报请实验室主任批准方可。四、文件材料用印内容应与批准用印内容一致。五、用印均应进行登记。登记内容包括：用印日期、编号、内容摘要、
10、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。六、对公文、函件等材料经过上述审查符合规定并登记后，方可按要求盖章用印。七、用印留存的材料定期进行编号、整理、立卷归档。八、印章使用应在重点实验室办公室内，不得私自将印章带出办公室以外。九、印章管理人员不得在空白凭证或空白纸张上用印。图书管理办法（一）总则第一条 重点实验室图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。第二条 重点实验室图书由专人负责管理，并于每年5月、12月下旬各清点一次。第三条 新购图书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“重点实验室图书登记总簿”并填制图书
11、卡插放于图书的末页。第四条 图书由专人编制目录卡供查阅。第五条 借书人以重点实验室人员为限。第六条 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，阅览者限于当天归还，其借还手续比照本办法第十二条、十三条规定办理。第七条 一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出实验室或撕剪。第八条 所借的图书，如遇清点或公务上需参考时得随时通知收回，借书人不得拒绝。（二）借书时间、借阅期间与册数第九条 借书时间限办公时间内上午10点30分至11点，下午3点至3点30分，其他时间概不受理。第十条 借书期间一律为一个月，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。第十一条
12、 借书册数以四册为限。（三）借还书手续 第十二条 欲借书应先查阅图书目录卡片，填写借阅单，并持借阅单向管理员取书，管理员将图书交予借书人应先抽出图书卡由借书人填好后，一并与借阅单妥为保管。第十三条 还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。（四）罚则第十四条 借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书原价赔偿或照原价加倍赔价。第十五条 借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而不还书者，除未还书前停止其借书权外，必要时给予一定惩罚。日常工作管理制度重点实验室是办公、科研的重要场所，为加强管理，在东北农业大学有关
13、规定的基础上，特制定本条例。 1、办公室要保持清洁卫生，不堆放杂物。 2、爱护办公室内公物，故意损坏者照价赔偿。 3、办公室内不许吸烟、大声喧哗、留宿。 4、离开办公室时，应注意关闭电灯、电扇、空调等电器设备；夏季开空调期间不许开门窗使用空调。 5、办公室内不许用电炉取暖。 6、上班时间不许用办公用计算机玩游戏、上网聊天。 7、不许出租或变相出租办公用房。 8、办公室和研究室由重点实验室统一分配。出国一年以上或调离本室，办公室和研究室由重点实验室统一安排使用。 9、加强安全意识，防止失火、失盗事件的发生。 环境卫生制度1、各房间的清洁卫生工作，由使用人负责打扫，几人合用的房间排定卫生值日并标记
14、值日人员。应把各房间清理的垃圾送到卫生间内的垃圾桶里，不得放在走廊里。2、公共场所由清洁人员负责，做到一日两清。重大事件前应对所用场所提前清扫，并保证使用期间的清洁。3、仪器、设备应无积尘，桌椅、地面、墙壁应洁净，物品放置整齐。由使用人及管理人员负责。仪器设备用完后，要盖好罩布，罩布每学期清洗两至三次 4、实验室内严禁吸烟、做饭、吃零食，不得在走廊、窗外及平台等处乱扔烟头、果皮、纸屑等杂物。 5、有特殊要求的实验室，应制定卫生工作细则，细则定好后送交办公室。 6、楼外环境、楼内门厅、楼梯、走廊、卫生间等由清洁工清扫，大家共同维护。7、不往水池、便池内扔废弃物，防止水池、便池堵塞。大、小便后要放
15、水冲洗干净。8、办公室人员每两周大检查一次卫生情况，对不符合卫生要求的室，提出限期清扫意见，如不改正则在公告栏公开批评。安全制度 1、要严格执行学校的安全条例和主要设备的操作规程，切实抓好安全工作。实验室主任应对本实验室全体成员经常进行安全教育，明确安全责任，定期进行安全检查。 2、实验室由一名副主任负责主管安全工作，并由各研究室安排专人负责安全保卫工作。应对实验室进行经常化的安全检查，加强防火、防盗、防水、防事故，指导实验室人员掌握消防器材的维护和使用。3、凡进入实验室工作的各类人员，必须认真阅读安全知识，明确安全规范和本人承担的责任。对违反规定者，实验室人员有权停止其实验。4、实验室所有房
16、间有专人负责。未经许可不得将私人财物存放实验室，负责人应负责房间水、电、气、门窗安全，防止发生意外。水、电、气、门窗出现故障应及时报告办公室，尽快修复。 5、非本室人员未经许可不得进入实验室。假期时间严格按照学校规定实行假期轮流值班，并做好值班记录。经批准的校外单位人员来实验室加工、协作、调试、试验等工作者必须由本实验室人员陪同。 6、使用空调、电热等设备必须遵守学校有关规定。 7、实验室内严禁吸烟。危险物品（易爆、易燃、剧毒、强腐蚀）要妥善保管，剧毒物品由实验室统一购买。存放剧毒物品须用保险柜和铁柜，并由专人负责保管。实验人员必须当日向保管员领取，当日使用。剩余部分须立即交还保管人员妥善保存
17、。一旦发现丢失，必须立即查找，同时向学校保卫处及当地公安机关报告。 8、消防器材按规定放置，不得挪用。要定期检查，及时更换失效器材，保证正常工作状态。9、实验室及计算机房的钥匙必须妥善保管，对持有者要进行登记，不得私配和转借，人员调出时必须交回。实验室工作人员不得将钥匙借给学生。10、不准擅自拉、接电线、改装电路、增加电器设备，不得超负荷用电以及自行加大线号和保险丝。 11、一旦发生火情，要及时组织人员扑救，并及时报警。遇到案情事故，要注意保持现场，并迅速报警。要积极配合有关部门查明事故原因。 火警119、匪警110、校保卫科55190110。 12、实验人员和上机者晚上10:30以前应离开实
18、验室。除夜班保卫人员外，未经批准，任何人不得在实验室过夜。节、假日需要加班者应写加班申请单，应征得实验室主任同意后方可加班做实验，并必须有两人以上在场，以确保人身安全。 13、若工作需要对仪器、设备进行开箱检查、维修，要经实验室主任签字同意才能拆装，并要有两人在场。检修完毕或离开检修现场前，必须将拆开的仪器设备妥善安排。14、不准在实验室吸烟、做饭、住宿、聚餐和跳舞等。人员出入管理制度1、固定成员凭统一格式的工作身份卡进入实验室，合作研究、访问进修的研究人员凭临时工作卡出入实验室。2、在实验室进行毕业设计的硕士研究生、博士研究生凭临时出入证及学生证明出入。3、来访人员需通过管理人员或实验室研究
19、人员取得联系后，方可进入。4、携带实验设备、大型物体出入实验室，应提供本室有关负责人同意并签名的有关证明。5、实验室的门卫审查出入证件和有关证明，并负责与有关教师联系以便来访人员出入实验室。6、所有人员的出入时间7：00am10：30pm，节假日出入时间另见具体通知。办公用品使用制度一、通讯设备的使用管理 1、 实验室所配传真机、电话机仅用于公务目的，每个成员都应爱护使用。使用传真机应有专人指导收发。所有人员均不得利用公用电话进行私人聊天。 2、 非本单位人员未经批准不得使用实验室电话。 二、计算机的使用管理 1、不准使用公用计算机上网玩游戏，禁止浏览非法网站。 2、未经允许，不得私自修改系统
20、配置、拷贝系统使用的软件，不得拆卸、连接各种硬件设备、不得使用未经病毒检查的软盘。 3、凡涉及实验室机密的文件资料，均应设置密码，严防失密。 4、 严禁非重点实验室人员操作使用计算机，违反上述规定或造成事故者，视其情节轻重予以批评或经济处罚。 三、复印机的使用管理 1、复印文件、资料要记帐。 2、为确保复印机安全运转，未使用过计算机的人员要在专门管理人员的指导下进行复印，尽量控制开机频率，最好集中统一复印。 3、复印机由办公室指定专人保管使用，其他人员未经许可不得自行开机。 四、耗材的使用管理 1、日常办公用品及耗材由办公室统一编制计划，报经实验室主任批准后集中采购，并由办公室进行管理。 2、传真、复印纸张、文头纸、信签、信封等，各部门要严格管理，限量领用。 3、小件办公用品由各部门根据工作需要提出计划，向办公室申报，经审核后方可领用。 4、严禁将办公用品携带回家私用。 对计算机、打印机、复印机等办公设备应本着责任到人的原则，由办公室统一登记造册，责任到人。如出现故障需要维修，应报请办公室联系专业维修人员进行维修。12