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1、档案管理制度一、定义1. 集团公司的档案管理由集团公司综合办具体承担。集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，需报集团公司档案室存档和管理。2. 档案管理工作流程包括一分类、 二归档、三保管、四借阅及调用、五销毁共五个方面。二、具体的管理流程如下：（一） 档案的分类：1. 基本档案1.1 集团公司包括法人营业执照、开户许可证等。1.2 集团公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更历次批准文件）。1.3 集团公司章程（含历次修正案） 。2. 公司综合档案2.1 集团公司发布的各种标准、规章制度等。2.2 企业的重大决议， 包括由集团公司董
2、事办及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。2.3 计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。2.4 总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。2.5 批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。2.6 凭证性文书材料， 包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。2.7 证件性文书资料， 包括公司各类资质证书、 企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要
3、领导人获得的各类荣誉等。2.8 汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；2.9 声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、 考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。2.10 题赠性资料，包括上级领导和外协友好部
4、门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。3. 专业档案 . 3.1 人事档案3.1.1 职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。3.1.2 劳动合同。3.1.3 任免职、调岗调薪记录。3.1.4 考核与奖惩记录。3.1.5 考勤与工资福利发放。3.1.6 教育与培训记录。3.1.7 其他人事管理档案。3.2 财务档案3.2.1 历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。3.2.2 财产目录清单。3.2.3 财产所有权证。3.2.4 其他财产管理档案。3.3 法律档案3.3.1 各类合同原件。3.3.2 各类案件的有关法律文书、行文。3.3.3 其他法律方面档案材料。3.
5、4 投资项目及工程档案3.4.1 投资项目的论证材料；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 3.4.2 实施项目的前期材料 （两证一书等）及工程（含房地产开发）资料（勘察、设计、施工、竣工、验收等）。3.3.4.3 其他有关投资项目及工程的档案、材料。3.5 购销业务档案包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。3.6 部门工作档案3.6.1 各职能部
6、门（包括检测、汽修、建筑、开发）在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。（二） 归档1. 立卷归档要求1.1 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。1.2 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔， 字迹应清楚、准确。1.3 立卷以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。1.4 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。1.5 归档的文件资料必须完整，底稿、正文和附件必须立在一起。各种实物档案（奖品
7、、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。1.6 声像档案摄录必须详细记录事由、 时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件。2. 归档时间要求：2.1 文书档案：每个季度，公司各职能部门及分公司将上一季度的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 需归档的文书材料整理报档案室归档。2.2 会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案室归档。2.3 法律
8、档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。2.4 工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。 工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档。2.5 音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。2.6 证书、重要文件等：在取得之后及时归档。2.7 归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。2.8 档案员负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办理归档工作的，处罚责任人50 元/ 项. 次。2.9 人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。（三） 档案的保管1. 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案
9、分散），不乱（不使档案互相混乱）， 不丢 （档案不丢失不泄密）， 不坏 （不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。2 档案员对重要档案资料应重点保管， 严防丢失、损坏等现象发生。3 档案保密要求3.1 档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。3.2 档案分一般档案和有密级档案两类。 档案密级分为绝密、机密、秘密三级。3.3 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。3.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利
10、用需经集团公司领导批准。3.5 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 经济处罚，直至依法追究刑事责任。3.6 在职工作人员离职（或调离）时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案， 档案室审查无误签字后， 才能离职（调离） 。档案管理员离职（或调离），应由综合办负责人监督办理，档案交接之后，方能离职（调离） 。（四） 档案借阅、调用1 借阅档案者需办理借
11、阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用途。财务档案、 法律档案及涉及资金往来的原件，必须由相应部门负责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。2 因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负责复印后，提供复印件。3 因工作需要调用档案（原件）者，需办理调用登记审批，注明调用档案的具体名称、用途。4 外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资料。5 借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在登记表上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报综合办处理。（五） 档案销毁1. 档案保存期限应按以下规定执行：1.1 国家有关规定有明确的，按其规定执行；1.2 反映公司沿革（包括有时延续关系的档案资料）及主要活动的档案资料永久保存；1.3 其他档案材料由档案员每年提出销毁意见，综合办审核，报董事办审批后方可销毁。1.4 销毁档案时，由档案员具体负责，综合办主任监督执行。销毁档案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -