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1、关于档案安全的研究与防范分析关于档案安全的研究与防范分析 罗如英 摘 要：伴随着近些年我国相关档案管理制度的改革及管理模式深化的深入，国外的先进管理制度不断地冲击着国内传统的档案管理模式，而在国际市场的竞争中，这些管理制度和水平上的差距一度成为了我国企业在参与市场竞争时的弱势，对于我国企业的进一步国际化形成了阻碍，同时对于我国企业的可持续发展也形成了较为严重的问题，是符合我国当前经济发展及企业可持续发展战略的重要举措，对于我国档案管理的发展也具有较为积极的促进作用。 关键词：档案管理； 管理模式优化； 企业可持续发展； 国际化战争 随着我国市场经济体制制度的不断完善，当前我国国内外各行业之间的
2、竞争日益激烈，而在这样激烈的竞争环境下，我国相关企业需要能夠针对当前环境形势对自身的管理水平进行相关的优化，而为了维持国内经济的健康和稳定发展，需要相关的企业能够制定正确的档案管理，从而才能够更好地进行档案工作服务，并为企业提供不断的财务支撑，同时扩大企业自身的生产规模，提高最终生产收益，避免企业财务更替出现“青黄不接”这样的现象，使得企业可持续发展受到威胁。 1 档案管理概念 所谓的档案管理，就是对组织内部的财务以及档案，进行的一系列收集、整理、鉴定以及统计保管和进行相关利用的行为活动。其主要是由档案部门、组织部门以及劳资薪酬等部门组成，在进行相关审计、统筹以及使用财务的工作活动中形成的一种
3、管理行为活动，是组织内部财务的财务经历、学历水平、社会关系复杂程度、思想品德高低、业务能力水平、工作状况水平以及相关的奖励处罚等方面进行的原始记录数据，是组织内部财务参与组织所进行的一系列社会活动的记载，并对于组织成员财务自然情况进行的真实反映记录。在当前我国企业管理活动中，档案管理作为管理活动的重要内容之一，展现着企业对于财务审计、吸引、以及任免使用等方面的观念，同时也是影响企业延续的重要因素1。 2 档案安全防范面临的问题 2.1 管理部门较为松散 当前档案管理部门较为松散，这也是档案管理内容中较为严重的问题。档案的主要作用便是为企业提供较为准确的财务综合信息数据库，从而帮助企业更好地完成
4、对于高级财务的任用及调动，但当前档案管理各部门的管理都较为松散，而这些管理方面的疏忽都将成为了企业在档案管理方面的弊端，进而导致相关的管理机制无法生效，也无法发挥档案管理的作用。 2.2 档案安全保障管理制度不完善 当前企业档案管理活动中，存在的又一弊端便是在管理制度上的弊端，由于对于档案管理制度的制定时间较短，相关制度的实践也不够成熟，进而导致档案管理制度的制定不完善。缺乏一个完整的档案管理制度，便无法对于档案管理活动进行规范化和有效化的应用，也无法发挥出档案管理活动的综合性考核和评价作用，对于财务信息的收集整理、鉴别使用、以及转递审核等都将造成问题。 2.3 缺乏一定规范性和真实性 档案首
5、先的要求便是规范性和真实性，其中规范性便是具有一定统一的规范，具体需要的信息需要能够统一标出，避免相关档案出现差别，如果在不同档案管理之中存在较大差异性，这些差异性便会导致企业在调用这些资料时应用效率的降低，而真实性方面，则是指档案管理活动数据的真实性，这也是确保档案管理行为活动有效的首要条件，缺乏一定真实性的档案，必然会导致企业在财务选用鉴别时出现错误，从而影响企业正常的财务调配与应用2。 3 档案安全防范分析以及改革路径建议 3.1 建立完善的档案管理规范 相关的管理部门需要能够结合实际的认识档案管理问题，对档案管理的活动进行一定的规范，确保职责明确，避免由于职责不明确和管理监督松散，造成
6、的管理活动懈怠等问题，明确地进行有效的改革与创新，并设定正确的奖惩制度，通过正负两面激励当前档案管理财务的工作积极性，以避免由于工作失误造成的相关管理问题。同时，想要真正构建行之有效的档案管理安全保障体系，便需要确保相关的管理制度行之有效，同时能够明确地应用到当前档案的管理工作中，并对相关的档案管理工作提供较为高效的指导。 3.2 内部监督制度的构建 对于档案管理部门的监管一定要提前做好预防，避免工作中问题的推诿现象。这便是对于档案管理部门人员的深入监管，通过人管人、制度管人、人管制度的三重作用，尽量避免由于工作失误造成的相关档案管理上的漏洞，从而不利于相关档案安全保障管理体系的构建，并对相关
7、的管理工作造成不必要的麻烦，从而影响相关档案管理的质量和效率。 3.3 提高档案管理部门人员自身素质 档案管理部门存在的问题，一部分也体现在档案管理人员的身上，由于在过去的一段时间内，档案管理没有受到足够的重视，相关的管理人员自身素质的要求也较低，这样一来，随着企业档案管理活动复杂性的增加，相关的档案管理人员自身素质水平也就不足以准确地完成档案管理工作，从而导致了档案管理行为活动水平的下降。为此需要相关企业能够针对性地审计高素质的档案管理人员，着重强调对于档案管理人员职业素养的审计，同时规范对于档案管理人员的管理活动，并引进高素质的财务档案管理人员3。 3.4 强化档案计算机管理的加密处理 随
8、着近些年互联网信息技术的快速发展，当前将计算机技术应用到档案管理的案例逐渐增加，相关的应用范围也日趋广泛，与此同时带来的相关的计算机安全问题也逐渐成为了人们热议的话题。这是在这样的背景下，加密处理成为了当前对于互联网计算机系统信息资源防范设计的必然趋势，如何更好地应用加密技术则是相关专业人员需要思考的问题，而对于传统的加密信息技术而言，其对于信息的加密在应用时会产生一定的应用问题，例如对相关数据进行处理前，需要能够对相关数据进行解码，这样才能够更好地完成对于加密信息的处理，但这同时也给了黑客攻击或者病毒入侵的机会。 4 结语 总之，在当前这样的国际竞争的情况下，这些管理制度和水平上的差距一度成为了我国企业在参与市场竞争时的弱势，对于我国企业的进一步国际化形成了阻碍，同时对于我国企业的可持续发展也形成了较为严重的问题，我国相关企业需要能够针对当前环境形势对自身的管理水平进行相关的改革和强化。 4