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1、人力资源共享背景下的企业人事信息管理与维护工作探讨人力资源共享背景下的企业人事信息管理与维护工作探讨 李慧 【摘要】结合企业人事信息工作的主要内容，围绕加强企业人事信息管理与维护的必要性及其重要作用，论述了强企业人事信息管理与维护的基本路径与措施，以期为促进企业人事信息工作提供参考。 【关键词】人力资源共享人事信息管理人事信息维护 人力资源共享的概念在国内已经有了十多年的发展，它是伴随着信息技术的更迭速度加快而获得了长足进步，并受到越来越多企业的青睐。人事信息作为人力资源管理的重要组成部分，它既是企业人力资源管理的基础，也是确保人力资源发展的支柱，处于基础性根本性地位，在人力资源共享背景下，如
2、何加强企业人事信息管理与维护工作是一项重要课题。 一、企业人事信息工作的主要内容 企业中人力资源管理部门所包括的人事信息主要是企业在册员工的基本情况，以及各位员工在职业生涯当中的综合表现等。这是承载企业员工在其工作岗位上发展变化的重要档案记录，不仅能够全面的记录员工的现有工作情况，而且对员工的年龄、参加工作时间、工作年限、工作学习经历、劳动合同的签订、奖惩记录、专业技术职称、技能和家庭成员关系等都有详细的记述。通过企业人事信息管理与维护，可以为企业总体管理能力的提升提供有效的平台和手段，对于企业资源的优化处理、合理配置，企业总体发展能力的有效提升具有重要的作用。 二、加强企业人事信息管理与维护
3、的必要性分析 加强企业人事信息管理与维护工作保证了信息共享，促使流程规范化，从而使各项人力资源管理职能在实际运用中得到有序衔接。加强企业人事信息管理与维护工作使各项业务流程规范清晰，数据库能够完整准确地记录企业所有员工的人事、考勤、绩效、培训、薪资、福利等各方面信息，系统将能快捷、方便地获得各种统计分析报告，并为企业管理与决策提供准确、全面、及时的人力资源信息支持。同时，加强企业人事信息管理与维护工作，使企业在发展过程中实现对自身的人事信息进行合理的管控的基础上，通过加大对员工信息数据的管理与维护工作，保证企业人力资源完整的同时，有效提高人力资源整体的工作效率和工作水平，促进企业人事管理工作的
4、有效展开，为企业核心信息数据维护工作的良好展开提供了必要条件，并为企业整体产业链的有效运作提供了重要人事信息基础。 三、加强企业人事信息管理与维护的重要作用 从人事信息管理与维护在企业管理、企业系统优化、企业资源配置等方面的应用来看，人事信息管理与维护具有较强的实用价值。人事信息管理与维护主要是企业为了更好的实现自身人、事、物等多方面的综合处理所使用的资源管理和系统优化，对于企业有效的开展业务、促进总体的发展经营等都有重要的作用。通过人事信息管理与维护，促进人力资源优化配置，能够帮助企业提高总体的竞争能力。对于企业来说，人事信息资源的庞杂无疑是其发展过程中的资源处理和信息收集的重大阻碍，通过人
5、事信息管理与维护能够将信息管理、信息整合、信息供应等融为一体，具有较强的整合效用和高精度的数据存储效用，能能够帮助企业在最短的时间内实现数据的有效共享，进而实现企业各部门的有效配合，提升各部门数据的一致性，保证数据处理工作的精确度。 四、加强企业人事信息管理与维护的基本路径与措施 （一）强化责任意识，不断加强人事信息专员业务培训 做好人事信息工作，必须有很强的工作责任心。人事信息管理与维护工作纷繁复杂，直接涉及到每一位干部员工的切实利益，小到简历，大到薪酬，每一个环节，都严细认真，确保每一位干部员工的人事信息不缺、资料不少。人事信息工作不像做统计专业，做错了再重新录入汇总一次就可以。在处理人事
6、信息工作时，即使九件事都做好了，但只要一件事做差了一点点，就可能带来不可估量的负面影响。例如在薪酬调整工作中，这是事关每个干部员工最切身的利益，为此必须把每个人的信息确保完整、准确、无误。要做好人事信息管理与维护工作，一定要保持严谨细致的工作态度，做到细心、再细心;要坚持对干部职工的各项进系统数据做全面的清查和核对，发现缺少及时补齐，以免造成以后不可挽回的影响。同时，企业要有针对性地强化对人事信息信息专员的培训，使人事信息信息专员全面掌握理论知识和操作技能，同时增强保密意识，确保软件信息数据的安全性。 （二）强化服务意识，做到积极核实人事信息，完善基础信息数据 人事信息管理与维护工作主要是服务
7、工作，如人员的录用、流动、考核、职称评审、晋升薪酬、福利、办理退休等信息数据维护工作都是为干部员工服务。做好服务工作我感到要做到三点。一是热情。热情就是要有点“阳光”，阳光来自于我們愉快的心态，我们要以愉快的心态对待每个企业、每一位企业人员，这个“阳光”的表现形态就是微笑。在我们的工作中，微笑就是阳光，有利于消除人们脸上的“寒光”，使人感到温暖，有利于缩短人们之间的距离，使人感到亲近，有利于感化人们工作中的摩擦，使人感到和谐。在工作中热情一点，微小一点能给我们带来愉悦，使我们的工作更有一种亲和力。二是耐心。耐心，就是不计较时间，也是搞好与企业人际关系的需要。在工作中经常会碰到与企业有关人员以及
8、同组员工进行思想交流，在交流的过程中最难的就是理解对方的观点及思维方式，这就需要耐心地倾听。因为每个解说者都有他自已独特的见解和表达方式，必须要仔细琢磨，即使你不知道他下面会说什么，也不能打断他人的说话，因为你的目的不仅仅是要听明白他说话的内容，而且要让他确信你尊重他和他所说的话，这样的思想交流时间虽然比较长，但效果会比较好。耐心还能使工作赢得更多的尊重与支持。同时，在工作中，要认真核对系统中各项基本情况和人员信息，对人员的基本信息、薪酬信息等重点核实，确保软件信息数据的准确性。同时，还要及时更新数据，实现动态管理。根据人事实际变动情况，对各类必要信息及时登记，对调出、退休、死亡等相关人员信息及时核减，确保人事信息数据的实时性。 加强企业人事信息管理与维护工作还要形成长效机制，确保数据质量，将数据质量管理与业务工作有机融合，适时对人事信息数据质量进行监控和分析，完善相关工作方法和管理制度，确保信息数据的长效性，更好的服务企业发展。 3