浅谈如何做好办公室工作95436.doc

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1、浅谈如何做好办公室主任工作办公室工作既参与政务,又掌管事务,既是综合部门,又是服务机关。它在工作中,既对领导负责,又对同级、下级负责;既管沟通上下,又联结左右。因而,办公室能否真正成为整个机关联系的纽带、信息的中心和领导决策的有力助手,关键在于办公室主任。如何当好办公室主任:首先要做到“当家不作主”。一方面办公室工作大量是领导交办的工作,只能按领导指示和意图办事,加之所处的辅助地位决定了办公室有被动服务的一面。无论是参与政务还是管理事务方面,办公室主任都只能按照局领导的决定和意图办事,决不能超出领导意图去“作主,更不能“越俎代庖”,自作主张。另一方面,办公室又是领导的服务机关,局领导的决定和措

2、施要靠办公室去落实、去督办,机关事务要靠办公室来管理。因此,办公室仍然有发挥主观能动性的广阔天地,必须在被动中求主动,充分发挥工作的主动性,主动地当好领导的参谋与助手。如果仅仅是被动地解决问题,来什么干什么,整个办公室势必穷于应付,造成被动的恶性循环。反之,如果在日常工作中寻找主动出击的方向,注意研究某一时期出现的带有普遍性的问题,思考成批地解决某一类问题的方案,提供领导决策.久而久之,就能提高办公室工作的主动性、预见性,就能创造性地进行工作,变被动为主动。正确处好“当家”与“不作主”的关系,是办公室主任能否有声有色开展工作的前提条件。我们不能片面强调一个方面,也不能把两者对立起来,只有相辅相

3、成,把两者统一起来,“当家”既说明办公室工作的重要性和办公室地位的举足轻重,使我们从事办公室工作的同志充满自豪感和自信心;同时“不作主又说明办公室工作的被动性和辅助性,警示我们办公室工作的同志不要自以为是,要摆正自己的位置。要克服“当家”了就妄自尊大的倾向,又要避免“不作主”而带来的工作消极被动局面。一个称职的办公室主任,必须具有政治上可靠、思想上敏锐、工作上勤奋、学习上刻苦、作风上严谨以及热爱本职工作等素质和条件,同时还要具备以下几个方面的素质和能力。第一,要有较高的理论水平和法规政策水平。领导的主要任务是了解情况,掌握法规和政策,运用信息,作出决策,保证党和国家的方针政策及法规的贯彻落实.

4、在这一过程中,办公室主任要参与并协助领导作好决策工作。因此,没有较高的理论水平和法规政策水平,就难有独立思考能力,识别是非能力,因而就难以起到参谋助手的作用。第二,要有相当的语言知识修养和文字能力。党的方针、政策总要通过一定的文字形式表达出来;上令下行,下情上呈,大都要形成文字材料;与各方面的工作交往、联系,也离不开文字.办公室经常的工作是和公文打交道,制发的每一件公文都应做到观点正确、语言鲜明、材料生动、结构严谨、层次清晰、文字精练。能否达到这样的标准,负责拟制和审核公文的办公室主任的文字水平起着决定性作用。如果办公室主任的文字表达能力强,就可以使机关制发的公文材料能够达到较高的质量标准。第

5、三,要有人际关系的协调能力。协调,本是社会生活中,特别是现代生活中的一种普遍存在的现象。协调的过程也就是管理的过程。任何有组织的工作过程都需要协调组织行动.任何综合性部门都有协调工作的职责.处在领导机关枢纽地位的办公室,上和领导接触,下和群众(包括机关干部群众)接触,又来往于各部门之间,负责沟通各方面的情况。上级机关来人了解情况,下面单位请示汇报,外单位联系工作,群众来访,记者采访,都得先与办公室联系。可以说,办公室是承上启下、联系内外、沟通左右的立体网络中心。这种位置的特殊性,就决定了办公室主任在协调工作中占有特殊的地位。办公室主任不仅要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调,还要搞好人

6、际关系的协调。人际关系协调中,又分上下关系的协调、左右关系的协调和领导人之间关系的协调。在各种纷争中,要当好“调解员,不当“首席官”.在日常工作中,事事要多为各部门服务,不要只要求各部门处处为自己让路。处理问题时,属领导解决的问题,要及时请示领导;属各部门解决的问题,要做好部门之间的衔接,防止互相推脱或无人负责的现象发生;领导交办和部门委托的事情,凡能做到的都要主动做好。协调和修养有关。要切实做好协调工作,而且始终如一,就要有大海一样的胸怀.馊酸苦辣都能含,闲言碎话都能装。批评别人是免不了的,但不要妄动肝火。许多场合是需要讲究策略,注意方式方法。一般情况下,不要使人难堪,不要轻率伤害别人的感情

7、.成功的办公室主任既会照章办事,又善以理服人,关心别人的福利,尊重别人的人格。第四,要有较强的组织才干和领导技能。一个较好的办公室主任,总是要具备比同级干部多得多的组织才干和领导技能。而且这种才干和技能,又常常集注在以下几个问题上。一是善当“不管部长”。从某种意义上讲,办公室是本单位的“不管部”。上自领导决策,下至家属看病要车,大事小事都找你。找不到主的难办事要管,踢皮球的棘手事也要管;机关领导管的事情得管,机关领导不管的事情也得管。不仅自己要身体力行,还要善于把各方面的力量组织起来。总之,在办公室主任嘴里说不出“不管”二字。二是要“有忍有谋。办公室工作多、难、累,靠什么摆脱?一靠“忍,二靠“

8、谋”.这个“忍”字是坚忍的忍,忍耐的忍。工作碰壁了,挨骂了,还得硬着头皮干下去;群众埋怨了,领导错怪了,还得留下笑脸。有忍又有谋,运用智谋调动各方面积极因素,就会收到事半功倍之效。三是既要会“搬道岔”,又要会“弹钢琴”。办公室管的事多,事务繁琐,一切自己去办不行,该“搬道岔时搬道岔,该当“收发室时就当收发室,但更要紧的是学会“弹钢琴”,协助领导掌握全盘工作.弹钢琴要十个指头都动,不能有的动,有的不动.但是,十个指头同时都按下去,那也不成调子。要产生好的音乐,十个指头的动作要有节奏,要互相配合.当然,协助领导掌握全盘,不等于眉毛胡子一把抓,事无巨细全来了。全盘中有重点,叫做“抓住重点,照顾全盘”.四是态度上要做到“殷勤而不自卑”。办公室主任还有一项重要任务就是接待工作。接待工作就要做到“殷勤而不自卑.办公室接待的人来自四面八方,有上级领导,也有基层同志,都要做到“殷勤”,热情周到,体现东道主的热情好客;同时又要“不自卑”,不要因为接待的人地位高就有自卑心理,要不亢不卑,落落大方.办公室主任的工作着重点是:协助领导,综合情况,研究政策,推动工作。找准自己的位置,抓住自己的工作重点,就能真正当好参谋部和后勤部,做一名合格的办公室主任.

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