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1、发达国家秘书工作的发展情况 发达国家高铁技术和高铁发展情况 各国国情不同，社会制度有异，行政管理机构和秘书结构自然也不尽相同。加之，经济发展的速度和规模各国之间存在差距，秘书工作发展的具体情况并不一致。从总的趋势看，当前世界各国的秘书工作发展的情况是有着十分显著的区别的。 第二次世界大战后，随着经济的恢复、发展、腾飞和科学技术的突飞猛进，日益迫切需要加强行政管理，以求提高经济效率，增进社会效能。对于秘书工作，西方发达国家有关专家都在从各方面探讨和研究这门社会科学。前苏联从秘书的组织结构方面开始研究改革。德国的克里萨尔从秘书工作的合理组织、秘书工作的心理观点等方面着手研究提高工作效率的实用方法。
2、英国的米尔及洛克德等研究秘书与秘书工作的历史发展，他认为在英国脑力工作的增长，官僚政治的成长，以及妇女在办公室的作用，是影响英国秘书机能与作用发展的重要的因素。整个职业范围内办公室工作的庞大扩充，必定构成现代工业社会压倒一切的特点之一。在1911至1977年问，从事脑力工作的雇员人数增加了203，而体力工作者的可比人数却下降2。从这两类工作人员的增减情况来看，包括秘书在内的脑力工作职业相对不断地增长。这期间英国脑力工作部分的总数由18.7增至42.7，而体力劳动部分由74降至54.7。人们认为整个工业社会发生的这些变化及其影响，是20世纪一次实际的行政革命。尽管大部分脑力工作的雇员就秘书而言多
3、居于从属职位，但所履行的任务，主要直接来自握有权力并在传统上参加制定决策的组织机构的管理人。所以英国专家认为，办公室工作人员的庞大扩充，是20世纪秘书发展的主要因素。同时，由于在生产过程中所使用机器的不断改善，引起体力工作者人数相对下降，生产力反而提高。工业结构的变化，像运输、金融业一样，非生产性的商业作业的激增，促使两类工作人员相互分解和转化。任何能阅读和能写作的人，都可能成为文书和秘书的扩充对象。其次，官僚政治的成长和普及，也形成脱离实际脱离群众高职高位的养尊处优。行政脱离管理，行政组织机构膨胀，通信、文书的日益重要，促使办公室人员不断扩充。再者，工作性质的适宜性，较厚待遇的吸引性，对体力
4、工作的传统歧视性，决定了妇女在办公室工作中的作用日增。 事实上，在科学技术发展速度不断加快、生产规模及生产的复杂性急剧增长的情况下，管理领域从事工作的人员也在增多。而这些人员在从事工作的总人数中所占的比重亦在扩大。但是，在另一方面，经济上近40年间甚至最发达的国家，其管理部门工作效率的增长相对并未突破多少，这种与经济增长不相适应的行政管理方面的缓慢进展状况，难以保证工作的高效率，已经引起世界发达国家的严重注意。就秘书一类佐助工作人员的工作而言，尚存在组织机构、知识素养、公文处理等等方面的问题有待研究解决。 以前苏联为例，前苏联从20世纪30年代到70年代期间，技术专家参与行政管理的人数逐渐增多
5、，而秘书或全体辅助人员的人数却相对缩减。据1973年统计，30年代初每百名工程技术人员需170名辅助人员，而到70年代则只需要40名，这意味着秘书人员的行政事务工作由技术专家包办代替了。前苏联已认识到并着手详尽调查研究了其中的流弊和所造成的不良恶果，因而在20世纪80年代大力扭转秘书界的这种反常现象。在20世纪70年代，前苏联的秘书队伍中有秘书13万多人，事务员有53.5万多人。前苏联的任何机关、任何部门或任何专业都有秘书在起作用，但科研部门、工业部门的大部分秘书工作是由非秘书人员兼任甚至由工程技术科研人员来料理，这种情况若不谋求合理改变，从改革机关人员结构着手，大力充实秘书结构，发展秘书人员
6、，并使之专门化、职业化，则前苏联的行政管理效率将会继续受到不利影响。前苏联认清这一消极因素，遂计划和谋求大量增添秘书人员，以解除科技人员的分外工作负担。前苏联通过对文书处理工作在机关中所占比重的分析研究表明，机关总工时中事务性工作花费的时间比重，竟占90以上的惊人程度，以致不根本改善公文处理工作的组织机构，就不可能顺利执行任何科学化的劳动组织计划，也不可能使管理系统自动化。在这种情况下，前苏联提出要认真贯彻劳动分工，要求秘书人员学识广、能力强，职业化和专门化。 美国在20世纪70年代大致已有280多万个秘书，这个数字比前苏联高达近14倍。80年代统计增加了100多万。据美国劳工局统计，到199
7、0年，每年需要3.5万名专业秘书。美国是资本主义世界具有代表性的经济发达国家，随着经济的发展百业盛兴，社会分工越来越细，秘书队伍在逐渐扩大，人数在逐渐增多。这是以美国为代表的国外秘书事业发展的共同特点之一。 国外秘书的显著发展，也表现在趋向于秘书的职业化和专门化上。社会效能的增进，有赖于工作效率的提高，而工作效率的提高更依附于社会的劳动分工。工业发达的前苏联，在对秘书学这门新兴社会科学的学习和研究方面显然远远不如美国，但是，前苏联瓦解前有关高等学校正在从事培训秘书，使之职业化和专门化，有关研究单位亦在深入具体地进行调查研究，力求改进秘书机构和秘书工作，以图迎头赶上世界发展趋势。随着秘书的职业化
8、，秘书在美国已成为一个专门行业，有专门培养秘书的各类学校，有各种秘书协会，此外，美国还有各种秘书杂志，而提供给各行秘书为其领导人可资查询的各种专业信息的定期杂志和书报刊物，更是千千万万不胜枚举。重视职业化、专业化和专门知识，是当今世界秘书发展的第二个特点。 国外秘书工作的发展，还显著表现在趋向自动化和现代化上。在国外，一个得力秘书加上先进设备，所能处理的工作及其所达到的效率，所能影响的社会生产和得到的社会效益，都发生了划时代的显著变化。 20世纪80年代，电脑对秘书工作逐渐发生巨大作用。在国外80年代的秘书已成为文字处理系统的专家。据美国统计，25岁以下的秘书队伍结构发生了明显的变化。在新一代
9、秘书中，三分之一的人已掌握计算机编制技术，五分之二的人有70的时间用于文字处理机的操作使用，二分之一左右的人由于掌握新技术而加了薪金。微电脑的应用，可直接将信息资料送入电脑，贮存于微电脑的记忆装置内，秘书只须掌握如何获得所要寻找的程序，便可轻而易举地获得所需的准确资料。秘书掌握电脑技术，可协助作预算和总计划，学会如何分析与判断资料，成为作决策的行政官员及总经理的宝贵助手；秘书人员在不同的遥控地点有终端装置或用电话线将终端装置同电脑衔接起来，即用所谓遥控联机工作，提供即时发生的最新资料的复印材料。联机遥控的功能，在于使通讯能力增大，解除秘书从许多卷宗搜寻资料和使之归档的大量繁琐工作，从而使秘书工
10、作发生巨变，使全盘工作效率提高到惊人的地步。国外工业发达国家如美国、加拿大、西欧、日本等国的公文投递、传阅、处理已大量采用电子计算机。企事业单位的业务会议，可以选用电传设备进行，与会人员不必再集中，而可以在不同地点和不同国家开会。首长指示工作可以利用听写机，自动打成文稿交给秘书作研究与润色。美国曾率先应用了价值昂贵的电脑秘书，日本在这方面也不落后，英国于1987年决定投资8千万英镑研究办公室设备自动化并举办这方面的展览与讲座，用以倡导和鼓励秘书科学现代化的研究；德国、法国和加拿大等国亦步亦趋不甘落后；前苏联这方面同西方虽有显著差距，但瓦解前也加紧从事研究，并渴望引进国外技术。前苏联于1985年
11、已成立了控制论、数据处理和微电子三个研究所，并决定所有学校一律必须开设电子计算机课程。1986年3月，前苏共政治局宣布成立一个电子计算机部，以便促进电子计算机的生产，赶上遥遥领先的西方。总之，奔向现代化、自动化的趋势，已成为秘书事业发展的又一显著特点。 尽管先进技术能保证领导人与秘书的高效率工作，但在管理工作中，直觉的解决问题的作用迄今仍是不可忽视的。人的相互关系的心理方面，对管理领域的工作效能也能起着极大的影响。一句话，再先进的工具代替不了人的意志。例如，在美国70年代后半期，曾开始试图用电子计算机借助设立自动化的信息处理中心而达到减少工作人员的人数并提高管理方面的工作效率。但是，信息加工和处理的集中服务代替私人秘书，对于高级及中级领导人来说，实现这样的途径显然不便工作，结果不得不恢复原来的组织结构。 第 7 页 共 7 页