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1、广东省电信实业集团广州市有限公司电信器材分公司记录管理程序文件编号：修订状态：生效日期：第 1 页 共 3 页1.目的对本公司记录管理的流程、职责、关键控制点予以规定，为记录管理的有效控制提供程序准则。2.适用范围适用于本公司管理体系涉及的质量记录的管理。3.流程、职责和关键控制点流程职责关键控制点相关文件 /记录综合部文件编写人员部门领导管理者代表综合部综合部在体系文件策划中同时完成在文件编制过程中完成记录表格的设计，格式和内容应满足文件内容要求，栏目空间大小与所填写内容应相适应；文件编写人员将表格与文件一式两份同时提交审批。由部门领导或管理者代表按文件管理程序中的权限对文件和记录表格同时进
2、行审批。记录表格审查内容：检查文件格式、标题和内容是否符合文件内容要求，栏目空间大小与所填写内容是否相适应；作好备案登记。按照文件管理程序的规定制定质量记录清单 ；在清单中规定质量记录的保存期限。管理手册工作手册文件管理程序文件管理程序文件管理程序质量记录清单开始确定记录要求表格审批N Y 编制记录表格编制质量记录清单名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 3 页 - - - - - - - - - 广东省电信实业集团广州市有限公司电信器材分公司记录管理程序文件编
3、号：修订状态：生效日期：第 2 页 共 3 页流程职责关键控制点相关文件 /记录综合部使用人员记录审核人员填写部门综合部纸质质量记录表格由质量管理办公室随文件发放到相应的使用部门，同时发放质量记录清单通知使用部门表格的有效版本；计算机中使用的记录，根据软件的功能自动生成，并在数据库中存放。各类人员应按 质量手册 、 工作手册中有关记录的要求填写各项内容，保证字迹清晰、数据准确、签名和填写日期完整；录入计算机网络的质量记录由操作员录入，以磁带、磁盘、光盘为媒介的质量记录由使用部门实施控制；要求审核的记录应交审核人审核并签字。质量记录归档前由填写部门负责收集保管，妥善保存，纸质记录应注意防水、防潮
4、、防火和防丢失；电子形式的记录必须做好备份，备份记录应做好标识和采取防潮、防磁、防病毒措施；按质量记录清单中规定的期限进行整理、归档。负责质量记录保管的人员应该检查提交的记录是否填写规范、清晰等，双方在质量记录归档登记表中签字确认。质量记录清单管理手册工作手册管理手册工作手册质量记录清单质量记录归档登记表表格发放记 录 归档检查记录表格的填写记录使用中的管理N Y 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 3 页 - - - - - - - - - 广东省电信实业集
5、团广州市有限公司电信器材分公司记录管理程序文件编号：修订状态：生效日期：第 3 页 共 3 页流程职责关键控制点相关文件 /记录综合部各部门综合部各部门综合部各部门综合部综合部各部门采取妥善保存方式，纸质记录防潮、防虫，电子媒体防磁、防水；编目便于检索；采取消防安全、防盗、防失密等安全手段。质量记录的检索须经质量记录管理部门负责人批准，职能部门保管的记录由部门负责人同意后检索；保存在档案室的记录及涉及公司机密的记录需检索时由综合部负责人批准。检索质量记录原则上不能带离现场，确实需要时经批准后可复印 。到期记录，由质量记录管理部门业务人员负责提出处理要求，由质量记录管理部门负责人审批。经批准后，到期记录可按批准的处置方式处理。到期质量记录经批准后可销毁，电子文档记录可直接删除；销毁应记录销毁方式、数量和名称等 。需延长保存期的记录将由质量记录管理部门负责人批准，到期质量记录按批准的延长期保存；质量记录处理或延长保存都须作好记录。文件处理申请单记录保存到 期 记录 保 留审批记录检索继续保存N Y 记 录 检索审批N Y 结束处置名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 3 页 - - - - - - - - -