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1、1 目的加强人事档案管理, 规范人事档案管理工作流程, 有效保护和利用好人事档案信息, 提高人事档案管理水平。 2 适用范围集团公司及所属单位。 3 编制依据 3.1 中华人民共和国档案法,1987 年 9 月 5 日, 全国人大常委会; 3.2 干部档案工作条例,1991 年 4 月 2 日, 中共中央组织部/ 国家档案局 ; 3.3 企业员工档案管理工作规定,1992 年 6 月 9 日, 劳动部 / 国家档案局 ; 3.4 中国海洋石油总公司档案管理办法。 4 释义 4.1 集团公司指山东海化集团有限公司。 4.2 所属单位指集团公司所属的各分公司、全资子公司、控股子公司及其他有实际控制
2、权的单位。 4.3 人力资源部指山东海化集团有限公司人力资源部 4.4 人事档案管理部门指负责员工人事档案管理的部门, 其中 : 集团公司滨海片企业人事档案由人力资源部统一管理。 4.5 人事档案指企业在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、 业务技术水平、 工作表现以及工作变动等情况的文件材料, 是历史地、 全面地考察员工的依据 , 是国家档案的组成部分。 5 职责分工 5.1 人力资源部负责集团公司滨海片企业人事档案的建档、保管、整理补充、 维护、转移等工作 , 负责指导、督促所属单位做好人事档案管理和档案材料的收集工作。 5.2 所属单位人事档
3、案管理部门负责本单位员工人事档案的建档、保管、 整理补充、 维护、 转移等管理工作和人事档案材料的收集、整理和上报工作。 6 材料与分类 a) 履历材料 , 包括员工个人历年填写的个人简历、履历、登记表等; b) 自传材料 ; c) 工作总结、鉴定、考核、考察材料; d) 评定职称、岗位技能和学历材料, 包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘职称、职业技能资格、执业资格的考绩、审批等材料; e) 政审材料 , 包括甄别、 复查材料和依据材料, 党籍、 参加工作、 出国政审等干部审查材料和更改档案内容的审批材料; f)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; g) 奖励材料 , 包括科学技术
4、和业务奖励、英雄模范先进事迹等各种奖励、先进事迹材料; h) 处分材料 , 包括甄别、处分、复查、取消处分等材料; i)招用、任免、 劳动合同、 调动、 聘用、入伍、 复员退伍、 转业、 工资待遇、 保险福利待遇、因工伤残、劳动鉴定、医疗保健、出国、退休、退职、去世及各种代表会代表登记表等材料; 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - j)其他可供组织参考的材料。 7 管理内容 7.1 人事档案的建立 7.1.1 人事档
5、案管理部门按规定为员工建立人事档案, 员工应积极协助人事档案管理部门完成人事档案的建立工作。 7.1.2 新员工入职后一个月内, 需将本人人事档案通过规定渠道转移到人事档案管理部门,协助完成建档工作; 入职一个月后, 因员工未及时提供个人档案信息致使无法建档的, 经人事档案管理部门确认, 所在单位停发其工资, 待人事档案管理部门建档完成后, 再补发工资。 7.1.3 档案管理人员在接收人事档案时, 须详细登记档案来源、档案内容等情况。 7.1.4 未按规定封装或虽封装但擅自开封的人事档案, 人事档案管理部门拒绝接收。对接收后发现缺少材料、 整理不合格、 转递档案材料手续不全等问题的档案, 人事
6、档案管理部门可将档案或档案材料退回档案提供单位, 要求其尽快补充或整理。 7.2 人事档案资料的收集 7.2.1 各所属单位、部门应安排专人经常、有计划地收集、整理有关员工德、能、勤、绩、廉等方面资料,特别是反映员工业务水平、技术专长、工作能力、成绩贡献等方面的材料, 并在每年第一季度末将整理的上一年度应归档材料进行归档。任何组织或个人不得以任何理由积压或滞留员工档案材料。 7.2.2 人事档案管理部门每年第一季度要通过有关部门或单位及时收集员工任免、调动、考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料, 并整理立卷 , 补充员工人事档案内容。 7.2.3 收集补充的档案材料必须内容真实、齐全完整、文字
7、清楚、手续完备、规格一致, 凡使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写的材料一律不得归入档案。 7.3 人事档案资料的鉴别 7.3.1 立卷归档的材料必须进行认真审查和鉴别, 保证材料真实、 文字清楚、 手续齐备 , 符合归档要求的才能归档。入档材料须经组织审查盖章或本人签字的, 应在盖章、 签字后归档。 未经鉴别 , 任何人不得私自将材料放入档案。 7.3.2 人事档案材料鉴别的主要重点有: a) 材料是否属于该员工, 是否属于人事档案的内容和范围; b) 材料是否真实、清晰、完整。对内容不完整, 来源、时间不明, 手续不完备或字迹模糊的材料 , 应注明暂不归档, 待查清原因 , 补办
8、完手续或复制后再归档。对查不清、内容又不重要、参考价值不大的材料, 可不归档 ; c) 涉及员工政治历史问题或其他重要问题的, 需要查清而未查清的材料, 应转交有关部门查清后 , 再确定是否归档; d) 不属于规定归档范围的材料, 不得擅自归档 , 经过鉴别 , 分别情况予以处理。 7.4 人事档案资料的整理 7.4.1 凡归入人事档案的材料,均应按有关要求进行整理, 做到认真鉴别、 分类准确、 编排有序、目录清楚、装订整齐, 使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。 a) 人事档案要按规定内容进行分类归档; b) 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准; c) 档案装
9、订整齐、划一, 并填写好目录、类号、材料名称及形成时间、页数、份数等内容; d) 档案装卷时 , 应进行全面的复查和审核。 7.4.2 人事档案材料使用统一规格办公用纸, 对大小不一的材料, 必须裱糊整齐后再装订, 不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 7.4.3 整理人事档案工作要坚持经常整理与集中整理相结合, 普遍整理与个别整理相结合,使人事档案经常保持整洁规范状态。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 7
10、.4.4 根据人事档案中缺少材料的情况, 人事档案管理部门要有计划地布置填写员工履历表、做鉴定、写自传等, 并及时将这些材料补充进员工人事档案。 7.5 人事档案的保管与保护 7.5.1 人事档案应按照安全保密、便于查找的原则设专人管理, 设置专门的档案管理库房、整理室、查阅室和铁质档案橱、装具或密集架等, 安装空调、去湿、灭火等设备。 7.5.2 档案库房管理做到“七防”, 即防火、防潮、防光、防盗、防尘、防有害生物、 防污染。 相关设施和安全措施应经常检查, 保持库房的清洁和适宜温度、湿度 ( 标准要求 : 温度 14-24 , 相对湿度45-60%), 严禁在档案库房和查阅室、整理室内吸
11、烟和放置易燃易爆等妨碍档案安全的物品。 7.5.3 保管人事档案应建立档案登记和统计制度。定期对保存的员工人事档案及材料进行统计核对 , 做到簿册齐全, 数目清楚 , 帐档相符 ; 每年应全面检查核对一次, 发现问题及时纠正。 7.5.4 建立健全人事档案保卫、保密工作制度 , 防止损人害己、 泄密事件发生。严禁任何人私自保存他人或自己人事档案或利用人事档案材料营私舞弊。对违反规定者 , 视情节轻重予以严肃处理。 7.6 人事档案的利用 7.6.1 因工作需要查阅和借用档案, 必须遵守下列规定: a) 查阅、使用员工人事档案的单位, 应派可靠人员( 一般为中共党员二人) 持盖有单位公章的介绍信
12、到人事档案管理部门填写人事档案查阅申请单审批, 经同意后 , 方可查阅。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。人事档案管理部门根据查阅用途及有关规定, 确定是否提供和提供什么材料; b) 人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时, 应说明理由 , 经主管领导批准,严格履行登记手续, 限期归还 , 期限最长为半个月, 如需延长的应办理续借手续, 不得擅自转借他人 ; c) 任何个人不得查阅或借用本人及亲属( 包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等) 的档案 ; d) 查阅人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。查阅档案时 , 不准吸烟 , 喝水要离开档案材料 , 以防污染、烧毁、损坏档案
13、材料, 严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料, 档案查阅完毕要及时放回档案柜。查阅者不得向无关人员泄露或擅自对外公布查阅档案内容; e) 借用、查阅人事档案单位和个人不得擅自拍摄或复制档案内容。因工作需要从档案中取证的, 必须经分管领导批准后方可办理复印; 摘抄材料要办理登记手续, 不得擅自记录 ; f) 查阅人事档案原则上同级不能查阅同级档案, 下级不能查阅上级档案。对违反规定者, 视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分, 或追究法律责任。 7.7 人事档案的转递 7.7.1 员工因调动、辞职、解除( 终止 ) 劳动合同或被开除等原因离开集团公司企业的, 人力资源部门 ( 人事档案管理部门) 应
14、在员工解除 ( 终止 ) 劳动合同手续办理完毕后1 个月内将其人事档案转交到新的工作单位或企业所在地的政府劳动人事部门。 7.7.2 员工因退休、 退职、死亡等原因与企业终止劳动关系的, 人力资源部门 ( 人事档案管理部门 ) 应在相关手续办理完毕后3 个月内将其人事档案转交到企业离退休人员和遗属抚恤档案管理部门或企业所在地负责离退休人员和遗属抚恤档案管理的政府劳动人事部门。 7.7.3 员工未报到、失踪等原因导致个人下落不明的, 其人事档案可由人事档案管理部门设专橱管理。 7.7.4 人事档案接收单位必须是依据国家规定有人事档案管理权限的政府或企业劳动人事部门或政府劳动人事部门所属的人才服务
15、中心等, 坚决不允许将员工人事档案移交给个人或民办人事档案管理机构。 7.7.5 人事档案转递应遵守下列规定: 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - a) 通过机要途径或派专人送取,一般不准随便邮寄或交本人自带; b) 对转出的档案 , 必须按统一规定的“企业员工档案转递通知单”的项目登记, 并密封包装 ,密封袋加盖转出单位公章; c) 转出的档案材料必须完整齐全, 并按规定进行认真整理装订, 不得扣留或分批转出; d
16、) 接收单位收到档案经核对无误后, 应在回执上签名盖章, 并将回执立即退回。档案转出1个月后 , 转出档案单位仍未收到回执的应及时催问, 以防丢失 ; e) 严格执行转递制度,避免产生“无头档案” 。对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查找不到的,凡有保存价值的档案材料, 可在档案室妥善保存。 7.8 人事档案的销毁凡按规定需要销毁的人事档案材料, 必须严格审查, 详细登记造册, 经单位主管人事档案工作的领导批准 , 指定专人监销。 a) 未经鉴别 ,任何人不得私自从人事档案中撤出材料, 不得擅自销毁人事档案材料。如有类似情况发生应查清原因,追究责任 , 严肃处理 ; b) 销毁人事档案材
17、料时, 必须由专人把关, 进行认真登记, 填清销毁材料的名称、 原因和时间等, 经领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点销毁, 并派两名以上工作人员进行监销。 8 工作纪律 8.1 人事档案管理工作人员要严格遵守国家、省市及集团公司关于人事档案管理方面的法律法规和保密规定, 认真、细致做好本单位人事档案材料收集、整理和上报工作, 档案库房、整理室、查阅室、橱具、相关设备等的保管和整理工作, 保护好人事档案安全。 8.2 人事档案管理工作人员应严格按照档案管理工作的各项规章制度办事, 不得泄露档案机密。整理人事档案时, 要严防丢失和泄露人事档案内容, 严禁在人事档案管理相关场所吸烟,不得私自涂改
18、、抽取或伪造档案材料, 不得擅自处理或销毁档案材料。 8.3 人事档案管理工作人员在员工工作调动时, 要及时整理其人事档案材料, 办理转移手续 ;人事档案管理工作人员发生工作调动时, 必须做好人事档案、 人事档案材料及业务文件等的交接工作 , 对工作接替者要进行至少一个月期限的带岗培训。 8.4 人事档案管理工作人员严禁用电话提供有关人员人事档案的全面情况和涉及政治历史等重要问题的内容, 严禁与亲属、子女、朋友等谈论人事档案内容。 8.5 人事档案管理工作人员不准向无关人员谈论人事档案内容, 不准携带人事档案或档案材料参观游览、探亲访友或出入公共场所, 不准将人事档案带回家。 9 信息化管理
19、9.1 各单位、部门要安排专人, 做好本单位 ( 部门 ) 人事档案管理信息系统建设工作; 人力资源部根据集团公司发展和管理要求, 定期组织专业人员对人事档案管理信息系统进行开发和优化。 9.2 各单位、部门专兼职档案管理人员应根据人事档案管理信息系统要求, 定期、及时输入各类人事档案资料。 9.3 人力资源部及各单位、部门应建立多渠道人事档案信息核对途径, 定期对人事档案信息进行核对 , 确保录入的人事档案资料准确完整。 9.4 人事档案管理信息系统实行严格的分级授权管理制度, 确保人事档案信息安全名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -