普通行政公文写作技巧大全.doc

#+ 公文写作知识汇总 #+ 目 录 公文写作基础知识公文写作基础知识 ...........................................................................2 公文概念 ........................................................................................................2 公文分类 ........................................................................................................2 常用的公文种类..............................................................................................3 公文结构 ........................................................................................................4 公文格式 ........................................................................................................6 公文写作与处理公文写作与处理...............................................................................8 1、写作基础知识............................................................................................8 2、公文的特点和种类 ....................................................................................8 3、政府系统的通用公文文种..........................................................................9 4、党政机关的通用公文文体........................................................................10 5、公文文体与结构常识...............................................................................11 6、公文格式排版规定 ..................................................................................11 7、公文的稿本 .............................................................................................11 8、公文写作的基本要求...............................................................................12 9、行文规则.................................................................................................12 10、公文写作的语言运用.............................................................................12 11、各种文种的撰写....................................................................................13 12、公文处理的基本原则.............................................................................13 13、收文处理的一般过程.............................................................................13 14、发文处理程序与方法.............................................................................14 15、公文销毁的方式和范围 .........................................................................15 公文写作技术规范公文写作技术规范 .........................................................................16 第一专题 公文写作基本要求 ........................................................................16 第二专题 行文规则.......................................................................................16 第三专题 文稿书写规范 ...............................................................................16 第四专题 公文写作的一般步骤.....................................................................16 第五专题 公文的语言特点............................................................................17 第六专题 公文词语的选择............................................................................17 第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求...............................................18 第八专题 公文修辞.......................................................................................18 #+ 第九专题 公文专用词语 ...............................................................................18 第十专题 公文语言表达的简化.....................................................................18 第十一专题 公文中避免歧义的一般方法 ......................................................18 常用行政公文写作技巧常用行政公文写作技巧..................................................................20 一、报告 ......................................................................................................20 二、请示 ......................................................................................................20 三、意见 ......................................................................................................23 四、批复 ......................................................................................................24 五、决定 ......................................................................................................25 六、议案 ......................................................................................................27 七、通报 ......................................................................................................29 八、通告 ......................................................................................................30 九、通知 ......................................................................................................31 十、会议纪要 ...............................................................................................33 十一、函 ......................................................................................................35 十二、简报...................................................................................................36 #+ 公文写作基础知识 公文概念 公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时 用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联 系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位， 具有处理公务的合法效用。 公文分类 （1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自 使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府 机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外， 还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性， 即从不同角度，有不同的分类法。 1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文 件三种。 2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。 3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。 4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。 5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。 （2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关 公文处理办法》 ，经过多年的实践，修订后的《办法》从 1994 年 1 月 1 日起施 行。把公文种类调整为十二类十三种，删去“指令” 、 “决议” 、 “布告”三个文 种，将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。即：命令（令） ，议案，决 定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。此 外，中共中央办公厅于 1989 年 4 月 25 日发布的《中国共产党各级领导机关文 件处理条例（试行） 》中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。 这样，现在常用的公文种类总共有十六种。 1）命令（令） ； #+ 2）议案； 3）决定； 4）指示； 5）公告； 6）通告； 7）通知； 8）通报； 9）报告； 10）请示； 11）批复； 12）函； 13）会议纪要； 14）公报； 15）条例； 16）规定。 还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛， 同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。如某些章程、办 法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。 常用的公文种类 一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议” 。 二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定” 。 三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告” 。 四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告” 。 五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机 关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的 事项，任免和聘用干部，用“通知” 。 六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通 #+ 报” 。 七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告” 。 八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示” 。 九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复” 。 十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例” 。 十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范， 用“规定” 。 十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见” 。 十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主 管部门请求批准等，用“函” 。 十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要” 。 公文结构 公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、 标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送 机关、印发机关等项。 （1）文头部分 1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红 大字居中印在公文首页上部，以示庄重。 2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发［199］号”用黑 体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有 五星。 3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左 角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密”字样。 4）紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度 在正文标题左上角注明“急” 、 “紧急” 、 “特急” 、 “限时送达”字样。 5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人” ， “签发人”后面标 明签发人姓名。 #+ （2）行文部分 1）标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文 件头的字体小些，比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文 种组成。 2）主送机关。是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并 顶格书写，其后用冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型 机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。 3）正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小，字距行距要清晰。要 求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。 4）附件。是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如 有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 （3）文尾部分 1）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版 头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。 2）成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文“落款”即发文 机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。 3）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公 文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。 4）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词 必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上， 即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。 5）抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横 线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。 6）印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏， 要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不 一样，应晚于成文时间。 #+ #+ 公文格式 第一条 公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。 第二条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级 等内容，一般用横线与正文部分隔开。 一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上 部，居中。 二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、 横线之上，居中。 三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。 四、紧急文件分“急件” 、 “特急件”两种，标于眉首右上角。 五、秘密文件应准确标明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” ，标于眉首右上角。 第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。 一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名 称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级 规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。 二、 “公告” “通告” “条例” “规定” “决议” “决定”等公文可不标明主送 机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。 “决议” “决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。 三、正文内容的结构层次序数依次为“一、 ” “(一)” “1.” “(1)” 。规章和规 范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。 四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送， 不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。 五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期 以领导签发日期为准。 六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发 文机关名称。 文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。 #+ 第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一 个汉字距离。 第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 第六条 印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发 机关全称，右端署印发日期。 第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。 第八条 公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为 A4 型，并用统一印制 的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。 #+ 公文写作与处理 1、写作基础知识 主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行， 必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直 接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。 文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段 落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细， 无懈可击） 、自然（顺理成章，开阖自如） 、完整（匀称饱满，首尾圆合） 、统一 （和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾） 文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具 体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。 语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有 力。 2、公文的特点和种类 公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和 法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：① 由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法 定的程序。 根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类： （1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两 类。 （2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、 内部使用、秘密、机密、绝密六类 （3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。 （4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈 请性、商洽性、证明性公文。 （5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。 #+ （6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。 3、政府系统的通用公文文种 （1）规范性文件 条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和 地方人民政府的规章不得称“条例” 。 规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。 办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。 （2）领导指导性文件 命令（令） 。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强 制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。 指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 批复。用于答复下级机关的请示事项。 通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 任免和聘用干部。 通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （3）公布性文件 公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （4）陈述呈请性文件 议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会 提请审议事项。 请示。用于向上级机关请求指示、批准。 报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上 级机关的询问。 调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。 #+ （5）商洽性文件 函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门 请求批准等。 （6）会议文件 会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。 4、党政机关的通用公文文体 （1）规范性文件 条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章 制度。 规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （2）领导指导性文件 决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 决定。用于对重要事项作出决策和安排。 指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 意见。对于重要问题提出见解和处理办法。 通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机 关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有 关单位共同执行或者周知的事项。 通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 批复。用于答复下级机关的请示。 （3）公布性文件 公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。 （4）陈述呈请情文件 报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的 询问。 请示。用于向上级机关请求指示、批准。 （5）商洽性工作 #+ 函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主 管部门请求批准等。 （6）会议文件 会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。 5、公文文体与结构常识 应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结 构格式的规范性。 公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制 性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、 主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。 6、公文格式排版规定 保密等级：“绝密” “机密” “秘密”标注后，加“★” ，必要时加期限（如 机密★5 年） ，3 号或 4 号黑体。 紧急程度：“急”或“特急” ，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。 发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3 号 或 4 号仿宋字。 签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。 标题：标题由作事、事由、文种组成（可省） ，字数一般不超过 50 字；除 出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、 除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中 附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。 注释：注释排在日期下方，用 4 号或小 4 号仿宋体。 #+ 7、公文的稿本 （1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿” “征求意见稿” “送审稿” “草稿” “初稿” “二稿” “三稿”等稿本标记。 （2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生 效标志（签发等） 。 （3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效 性的标。 （4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。 （5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。 （6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有 相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法 定效用，需加注“副本”字样标记。 （7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本） ” ，也可在标题下做题注， 在圆括号内注明“某年某月修订” 。 8、公文写作的基本要求 合“法” 、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。 9、行文规则 可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达 会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决； 三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、 答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直 接上级机关等。 行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义 迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。 10、公文写作的语言运用 公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。 #+ 公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号， 如 1912 年（民国元年） 。 数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。 11、各种文种的撰写 （1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日 期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题） 、文种两部分构成；正文中 开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领” 。 （2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。 （3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨 论通过或批准。 （4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。 （5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及 文种（通报） 。 （6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明 “同意” “批准”与否的态度。 （7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注 文种。 （8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。 （9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与 否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函； 相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。 12、公文处理的基本原则 （1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度 化。 （2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一 原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则 13、收文处理的一般过程 #+ （1）公文的收受与分流 签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。 登记形式有薄式、卡片式、联单式 外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。 启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领 导亲启。 内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。 分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、 综述、汇集有关数据资料。 （2）办理收文 拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核 定夺。 批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。 承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。 注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 （3）组织传阅与催办查办 组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。 催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。 查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行 的核查协办工作。 （4）处置办毕公文 包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。 14、发文处理程序与方法 （1）文稿形成 拟稿。撰拟公文文稿。 会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围， #+ 需征得其同意和协助。 核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。 签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之 后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、 代签、核签、会签等数种。 （2）公文的制作 注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体 化、技术化。 缮印。制作供对外发出的公文。 用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。 （3）公文的对外传递 分装。按规定具体拣配和封装公文。 发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。 （4）处置办毕公文 包括：阅卷归档、暂存、销毁。 15、公文销毁的方式和范围 销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、 磁带） 。 以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行 鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定 批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。 #+ 公文写作技术规范 第一专题 公文写作基本要求 公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还 需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容 是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。 第二专题 行文规则 行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵 守行文规则具有重要意义。 行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的 行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越 权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有 关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。 第三专题 文稿书写规范 文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书 写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公 文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文 稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。 第四专题 公文写作的一般步骤 （一）公文写作前的准备 1、明确行文目的和要求。 2、确立公文主题。 3、选定公文文种。 4、占有材料。 #+ 5、确定具体表达方式。 （二）撰拟文稿 1、安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好 各 组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和 结 尾。 2、拟出写作提纲。 3、正式撰拟文稿。 （三）审核修改 文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。 第五专题 公文的语言特点 公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特 点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。 第六专题 公文词语的选择 在选择词语的过程中应注意： 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符 合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词 语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循 语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强 制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和 执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直 接的表达效果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意 根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提 高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。 #+ 第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求 在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的 语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时 间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度 的表达；语气、神态的表达。 第八专题 公文修辞 公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反 对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方 面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下 功夫，审慎使用修辞格。 第九专题 公文专用词语 由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这 些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所 熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者 便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效 率。 依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称 谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受 事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、 目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。 第十专题 公文语言表达的简化 简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。 #+ 第十一专题 公文中避免歧义的一般方法 歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言 现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内 容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。 歧义的出现是有规律的。 消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修 饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须 附加时用标点符号作为辅助表达方