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1、档案管理规定一、 总则 1 、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，根据中华人民共和国档案法有关规定，结合本公司实际情况，特制定本规定。2、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用保存价值的各种文字，图表、图纸、声像以及其他不同形式、 不同载体的文件材料必须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。3、公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循统一领导、 分级管理的原则， 维护公司档案全宗的完整、 准确、系统与安全，为公司的发展服务。4、档案工作是公司管理工作的重要组成部分，公司领导应重视本公司文件资料的管理和档案归档工作，
2、 将档案管理工作纳入公司管理工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能适应公司档案工作发展的要求。二、 归档范围及归档时间公司档案全宗按组织机构统一划分为六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：市场部、工程部、采购部、设计部、财务部和行政部。1、市场部产生的档案需在相关文件生效一周内进行归档。市场部应归档的材料有：（1）项目建议书或可行性报告（2）项目合同文本（ 3）合同评审2、工程部产生的档案需在项目竣工后15 日内进行归档。工程部应归档的材料有：组织阶段：项目总进度表施工阶段：（1）施工进度表（ 2）组织施工方案（包括总则、调试方案、开车方案及其他相关资料）（3）相关传真（ 4）竣工图
3、（ 5）现场资料（包括项目经理工作日志及相关记录等资料）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 竣工阶段：（1）考核报告 / 用户报告 / 用户证明文件（ 2）满意度调查表（质保期到期即调查 1 年为期） （3）售后服务（ 4）回访记录（ 5）安装队资料3、采购部产生的档案需在项目竣工后15 日内进行归档。采购部应归档的材料有：（1）采购清单及附件（ 2）供应商资料（ 3） 订货合同（4） 验货记录（ 5）仓库出、入库记
4、录4、设计部产生的档案需在文件交付使用后15 日内进行归档。设计部应归档的材料有：（1）设计输入资料目录，包括工程部的设计任务书和设计部的组织设计方案（2）设计输出资料目录，包括工程项目设计进度表、工艺安装手册、工艺操作手册、设备手册、仪电手册及其他设计全过程文件（3）设计过程测量资料（4）作废图纸和文件收回记录备案5、财务部产生的档案由财务部门保管三年期满后的次年6 月底前进行归档。财务部应归档的材料有：（1）会计凭证包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（2） 会计账簿包括：总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账薄、其他会计账簿（3） 财务报告包括：月度、年度财务报告、其他
5、财务报告6、行政部产生的档案需在具体事项完结后15 日内进行归档，其中人事档案由人力资源管理部门收集整理，于第二年上半年移交归档。行政部应归档的材料有：公司的设立、 变更申请资料、 工商登记资料、 公司各股东及高层领导召开的会议所形成的会议文件、法律事务方面的文件材料、申报材料（资质、项目等）、红头文件、收文和发文、公司基建档案、公司招标及投标文件、劳动工资及人事档案、教育培训方面的文件材料和科技档案。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - -
6、 - - - - - 三、归档要求1、各部门应及时向档案室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续； 各部门必须严格遵守归档制度， 不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。2、案卷归档的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。各部门档案归档时具体应做到下述要求：（1）各部门归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）各部门归档的材料必须为有效原件，其中工程部归档的文件必须至少三级签字齐全， 重要的文件还需要分管领导批准，形成的记录必须有记录人签字；设计部们归档的材料必须至少三级签字和盖章；有关压
7、力管道和压力容器的文件除了必须三级签字盖章以外还必须加盖压力管道印章。（3）按各类档案资料的组织机构、保密级别、保管期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录， 对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。（4）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。 长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定公司档案保管期限的原则（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长
8、远利用价值的档案，列为永久保管。（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密两级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离档案室；有密级档案复制时
9、，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上级领导批准。4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。六、档案的借阅1、各部门因工作需要，借阅档案必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。2、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。3、借阅档案必须严格履行登记手续，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，并在登记薄上注销，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。4、借阅档案的
10、人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。5、有密级的档案调阅、复制时需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。6、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室， 需摘抄卷内档案， 应经总经理同意， 对摘抄的材料要进行审查签章。7、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过两周。8、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。9、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。未
11、经领导批准或授权，任何部门、个人无权公布档案内容。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 七、档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁是指对已过保管期限的档案进行价值鉴定，对确无保存价值的档案集中组织销毁的过程。1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案。2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交办公室主任审核经总经理批准后执行。3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由办
12、公室主任批准后方可销毁。4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5、在销毁公司档案资料时，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。八、附则1、本制度自 2011 年 4 月 1 日生效。2、各部门应根据本规定，结合本部门的实际情况，制定具体实施细则。3、以往的相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。编制：校对：审核：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -