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XX公司合同管理制度
文件名称
XX有限公司合同管理制度
文件编码
承办部门
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审核人
审核日期
批准执行人
批准执行日期
修订版本号
修订原因及内容
修订人
修订执行日期
00
制度制订
制度分发部门
投资部
【 】
财务部
【 】
战略研究部
【 】
商业地产部
【 】
电子商务部
【 】
行政人事部
【 】
目 录
第一章 总则 3
第一节 目的 3
第二节 适用范围 3
第三节 总体要求 3
第四节 职责分工 4
第二章 合同的订立、履行、变更和解除 4
第一节 合同的订立 4
第二节 合同的履行 6
第三节 合同的变更和解除 7
第三章 合同资料的管理 8
第四章 其他规定 9
第一节 提前履行的处理 9
第二节 履行顺序 9
第三节 履行合同不符约定或存在瑕疵的处理 9
第四节 对方变更主体的处理 10
第五节 责任 10
第五章 附则 11
附件1：合同审批流程图 12
附件2：合同审批流转单 1
第一章 总则
第一节 目的
第一条 为加强合同管理，规范员工对外业务中的合同行为，明确各相关业务单位和人员的工作职责，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况，制定本制度。
第二节 适用范围
第二条 本制度适用于公司本部及子公司。
第三节 总体要求
第三条 本制度所称合同是指以公司名义对外所签订的经济方面的合同（协议），包括销售合同、采购合同、承包合同、租赁合同、建设工程勘察合同、建设工程设计合同、建设工程施工合同、工程发包协议、供用电水气热力合同、保险合同等经济方面合同，但不包括劳动合同。
第四条 本制度所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、函件、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
第五条 合同作为明确合同当事人权利义务的依据，对当事人具有法律约束力。故凡在经营管理中以公司名义与外界发生经济往来的，除即时清结者外，均应签订合同。
第六条 为提高合同签订效率，更全面保障公司权益，公司将按照业务情况制定并统一下发某些合同标准文本。凡公司有合同标准文本的，则必须采用合同标准文本。
第七条 为便于提高业务运作效率，公司合同将按照合同金额、合同属性等因素，适时通过执行董事或总裁授权对合同实行分级管理。部分合同的最终审核权将直接下放到某一层级，具体分级细则另行颁布。在分级细则公布前，所有合同均按照本制度规定的方式进行管理、签订。
第四节 职责分工
第八条 合同使用负责人负责指定经办人起草所需的合同文本或者填入示范合同文本，填写附件1《合同审批流转单》的相关内容，并按附件2“合同订立流程”报送业务负责人审核流转。
第九条 业务负责人按照其业务职责审核合同，在《合同审批流转单》上明确发表意见、签字，并按附件2“合同订立流程”报送下一审核者审核流转。
第十条 公司相关业务负责人按照其管理职责审核合同，在《合同审批流转单》上明确发表意见、签字，并按附件2“合同订立流程”报送下一审核者审核流转，直至完成整个审核过程。
第十一条 各印章保管人凭公司领导签署的同意意见直接用印，并在“用印审批表”中予以登记，但不必再经另行用印审批。
第十二条 法务管理人员根据总裁的授权，对合同进行动态监督管理。有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由公司法务管理人员对各业务及子公司实行指导。
第十三条 法务管理人员、财务部、合同签订业务条线负责人负责根据本制度规定妥善管理合同资料。
第二章 合同的订立、履行、变更和解除
第一节 合同的订立
第十四条 除即时清结者外，与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立合同。
第十五条 合同由各经办人自行拟稿，重要合同可由法务管理人员协助拟稿。合同内容一般包括以下条款：
（一） 当事人的名称（单位）或者姓名（个人）和住所，个人为一方当事人的应注明其身份证号码；
（二） 标的（指货物、劳务、工程项目等）；
（三） 数量；
（四） 质量；
（五） 价款或者报酬；
（六） 履行期限、地点和方式；
（七） 违约责任；
（八） 解决争议的方法。
第十六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本；有国家示范合同文本的，参照示范合同文本拟定合同；公司规定采用统一下发的合同标准文本的，则必须采用合同标准文本。
第十七条 合同均需按规则编号。编号的形式为： （201X）XXX号，其中 （ ）内为年，XXX为流水号”。合同编号由法务管理人员统一汇总编写。
第十八条 经办人拟稿完毕后，按照所属公司填写附件1《合同审批流转单》的相关内容，同时，在报送审核的合同上签字确认，并按附件2“合同订立流程” 将《合同审批流转单》和报送审核的合同报送业务负责人审核流转。
第十九条 业务负责人按照其业务职责审核合同，不同意的，直接退回经办人；同意的，在《合同审批流转单》上明确发表意见、签字，同时，在已审核的合同上签字确认，并按附件2“合同订立流程”将《合同审批流转单》和合同报送法务管理人员审核流转。
第二十条 法务管理人员按照法律要求审核合同，在《合同审批流转单》填写合同编号，并明确发表意见、签字，同时，在已审核的合同上签字确认，并按附件2“合同订立流程” 将《合同审批流转单》和合同报送财务部审核流转。
第二十一条 财务部按照其管理职责审核合同，在《合同审批流转单》上明确发表意见、签字，同时，在已审核的合同上签字确认，并按附件2“合同订立流程” 将《合同审批流转单》和合同报送公司领导审核。
第二十二条 公司领导对合同稿予以审核，审核完毕由经办人取回。
第二十三条 经办人取回审批流转单和审批合同后，应详细领会审批意见。如果相关业务审核人员有修改意见的，经办人应根据修改意见与合同相对方磋商，并按照磋商结果修改合同，经下述程序，在最终合同文本的首页右上角处注明合同编号后，将合同文本交印章保管人用印：
（一）如果已根据全部审批意见修改合同的，经办人应在备注栏注明“已根据审批意见修改完毕”，并签字确认后，凭《合同审批流转单》和有各审核人员签字确认的合同交印章保管人在拟用印合同上用印；
（二）如合同仍有未按修改意见修改部分的，经办人应在备注栏注明合同根据审批意见的未修改部分，并由相关业务审核人员签署意见：
1、如审核人员同意的，由审核人员签署同意意见后，经办人交各印章保管人用印；
2、如审核人员有保留意见的，经办人提交公司领导审批决定，公司领导审批签字同意的，经办人交各印章保管人用印。公司领导审批不同意的，直接退回经办人；
第二十四条 各印章保管人印章保管人依据《合同审批流转单》的审批意见并核对审批合同与拟用印合同无误后用印。
第二十五条 原则上，各级审核人员审核的时间不应超过半天。审核意见签署在合同审批流转单上，流转单空白栏不足的，可使用附页。
第二节 合同的履行
第二十六条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。
第二十七条 合同所属业务条线、法务管理人员、财务部、应根据合同编号建立合同档案。
第二十八条 合同订立后，在履行过程中，经办人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应按本制度规定的程序及时汇报。
第二十九条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
（一） 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未经公司领导认可的；
（二） 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第三十条 除付款以外，其他合同义务，一般应当拒绝由第三人代为履行合同义务。由非签约的对方合同当事人的第三人代为付款的，应当由对方当事人及第三人出具书面说明。对方付款单位与合同对方当事人名称不一致的，经办人应当督促付款单位出具代付款证明。
第三十一条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须按财务部确定的审核签字程序流转完成后，再转财务审核付款。
第三十二条 对方要求公司向第三人履行义务的，经办人一般应予以拒绝，如确需向第三人履行的，必须按本制度进行合同变更。
第三节 合同的变更和解除
第三十三条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经合同所属业务负责人、法务管理人员等相关人员和公司领导审核通过方可。
第三十四条 变更或解除合同的通知、双方变更或解除合同的协议均应采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
第三十五条 经办人收到对方要求变更或解除合同的通知必须立即按照本制度的要求进行合同审批。
第三十六条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，并挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分归入合同档案。
第三十七条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本制度规定的管理范围。
第三十八条 合同变更后，合同编号不予改变。
第三章 合同资料的管理
第三十九条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按程序专门归档。
第四十条 合同签章生效后，合同原件一份交财务部，同时于5日内将合同审批流转单及原件一份交总部法务管理人员归档；合同有关的业务资料由相关的业务业务负责单位保管。只有一份正本的，复印件存于相关的业务负责单位，正本存法务管理人员处。
第四十一条 合同订立后，在履行过程中，经办人应将双方签字盖章的初始资料（如租赁合同或承包合同开始履行时的移交清单、水电表的抄表单等；采购合同的销货清单、货物说明、报价书等；工程合同的开工报告等）应作为相应的合同附件列入本业务合同档案；经办人对双方在合同履行过程中的会议纪要等应当由会议各方签字并列入合同档案，有条件的，并作会议录音。
第四十二条 在合同履行过程中，经办人向对方发送的公函、通知等文件，应附上对方签收的文件或邮局已妥寄的快递详情单，一并列入相应的合同档案。
第四十三条 合同履行过程中经办人应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第四章 其他规定
第一节 提前履行的处理
第四十四条 在不损害公司利益的情况下，可以同意对方提前履行义务，但应由对方出具书面文件，说明不要求公司同时提前履行付款等义务。
第二节 履行顺序
第四十五条 在合同约定的义务没有先后顺序或约定同时履行的情况下，公司在对方履行前可以拒绝履行相应的义务。
第三节 履行合同不符约定或存在瑕疵的处理
第四十六条 在合同履行过程中，对方履行合同不符约定或存在瑕疵时，首先应做好证据的保存。经业务负责人同意后,经办人可以采取以下方式进行证据的保存：
（一）要求对方当事人到场对存在的问题进行确认，并做好现场记录，由双方当事人签字；
（二）发出异议通知书，要求对方在通知书上记载问题属实；
（三）对产品或现场进行拍照；
（四）对产品等交由当地权威检验机构（如质监局、卫生局等）进行检验；
第四十七条 在保存证据的同时，经办人经业务负责人同意后可以按以下方式处理：
（一）与对方协商处理办法；
（二）依据合同明确约定的方式处理；
（三）通知财务部暂停相关款项的支付；
（四）向当地政府主管部门举报。
第四十八条 对方当事人延期履行合同义务的处理
（一）对方延期履行在三日以内的，经办人应当口头催促对方履行；
（二）对方延期履行在三日以上七日以内的，经业务负责人同意后，经办人应当向对方发出限期履行的书面通知等公函；
（三）对方延期在七日以上十五日以内的，经业务负责人同意后，经办人应当要求对方出具限期履行的书面承诺；
（四）延期超过十五日以上或对方拒绝出具限期履行的书面承诺的，必须业务负责人，由业务负责人决定处理方式或上报总裁。
第四十九条 在公司履行合同中有违约情形出现时，经办人在与对方协商过程中，在未得到业务负责人允许前，不得向对方作出任何承诺；在未得到法务管理人员同意前不得向对方确认或出具任何文件。
第五十条 对方有丧失或者可能丧失履行债务能力的情形的处理
在有证据证明对方存在下述事实时，公司应暂停履行合同义务，并书面通知对方：1、对方已经拖欠员工工资超过一个月；2.、转移财产；3、债务人上门索债；4、法院查封、扣押其财产；5、其他经营状况严重恶化或丧失商业信誉的事实。
第四节 对方变更主体的处理
第五十一条 对方当事人变更企业名称的，应当要求对方当事人提供工商局盖章的企业名称变更证明。
第五十二条 对方当事人转让合同义务的，必须按照本制度进行审批。
第五节 责任
第五十三条 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料或因其他未遵守本制度的行为而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任，并由人力资源管理部门进行处理。
第五十四条 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
第五章 附则
第五十五条 本制度编制及管理办法由公司行政人事部负责解释。
第五十六条 本办法自发文之日起执行。
附件： 1、合同审批流程图
2、合同审批流转单
XX有限公司
二〇一一年 月 日
附件1：合同审批流程图
经办人填写或者草拟合同
业务负责人审核
法务管理人员审核
财务部审核
公司领导审核
经办人修改
签订合同，印章保管人用印
归档
#+
附件2：合同审批流转单
XX有限公司合同审批流转单
日 期： 合同编号：
部 门
经办人
合同名称
合同金额
合同主要内容
合同主要附件
分管总经理审核
签字： 日期：
法务人员审核
签字： 日期：
财务部审核
签字： 日期：
公司总裁审批
签字： 日期：
备 注
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