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1、物业公司制度程序采购管理标准作业程序 采购管理标准作业程序 weinol 采购管理标准作业程序 一、目的 规范公司采购管理工作, 确保公司采购物品符合规定要求。 二、适用范围 适用与物业部及下属管理处的采购管理工作。 三、职责 1、经营部采购员负责物品的采购工作。 2、公司/管理处仓库管理员负责物品审购计划的制订,物品的验收、出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。 3、公司财务部经理负责物品审购计划的审核。 4、各处主管负责零星物品、应急物品采购的审批。 5、公司总经理负责审购计划的审批。 四、程序要点 1、物品采购的申请范围 (1)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等, 均属采
2、购申请范围。 (2)下列有形产品如公司仓库无储存时, 应提出采购计划: 公用设施设备、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配 件、组件、单机和整机； 为便于服务和管理所添置的设备、设施、装置； 房屋本题及其他公共配套设施修缮所需要的材料。 2、物品采购的申报程序 (1)计划采购物品的申报程序: 仓库管理员应于每月25 日前根据仓库管理标准作业程序中的 相关限额规定编制下月物品审购计划表； 物品审购计划表,应于每月26日交公司财务部经理根据仓库管理标准作业程序中的相关规定进行审核； 审核无误的物品审购计划表报公司总经理审批； 公司总经理审批同意的物品审购表交经营部采购员按计划购买。 (2)
3、零星物品的审购: 零星物品的标准: 常用品以外的； 数量较少的； 仓库中没有储存的。 零星物品的申报程序: 由使用部门填写零星物品申购单: 管理处会计审核； 零星物品单位价值在500元以内的, 由各处主管审批； 审核手续完整的审购单交回公司采购员购买。 (3)应急物品的申报程序 应急物品的标准: 突发性急用物品； 仓库中没有储存的。 应急物品的申报程序: 使用部门填写应急物品申购单； 物品单位价值在1000元以下的,申购单交各处主管审批； 物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批；审批同意后交公司采购员购买。 3、物品采购的时效 (1)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成,
4、 特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。 (2)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成, 特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。 (3)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成, 特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。 (4)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成, 特殊情况报经营部经理或各处主管同意后另行处理。 4、物品采购程序 (1) 公司采购员在采购物品时, 应按物品验证标准作业程序中的相关要求选择所需物品。 (2) 公司采购员在采购物品时, 应按照分供方评审与管理标准作业程序中的相关规定选择评审合格的分供商。 (3)批量物品的采购: 采购员凭审批手续完整
5、的采购计划单到公司财务部按照备用金管理标准作业程序中的相关规定借支物品采购资金或支票；采购单位数量在 10 个以上的物品时, 原则上应通知评审合格的供应商送货上门； 采购量不大或其他原因使供货商不能送货上门的, 由采购员到评审合格的分供商处购买； 采购价值在50 元以上的物品时, 采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票； 采购员在合格供应商处购买不到的物品, 应做到货比三家, 争取采购物料质优价廉。 (4)零星物品的采购: 采购员凭审批手续完整的零星物资申购单, 到管理处财务部办理采购借支手续； 管理处财务部相关人员按照备用金管理标准作业程序中的相关规定借支现金或支票； 采购员原则上应到评
6、审合格的供应商处购买, 如合格供应商处没有所需物品, 应到物优价廉的正规商店购买； 购买价值在50 元以上的物品, 应要求供货方提供正式商品销售发 票。 (5)应急物品的采购: 采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务处办理借支手续； 管理处财务部相关人员按照备用金管理标准作业程序中的相关规定 借支现金或支票； 采购员应到距离公司较近的正规商店购买。 (6)采购员应将采购回来的物品按照仓库管理标准作业程序中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。 (7)物品采购发生的费用, 由采购员按照费用报销审核标准作业程序中的相关规定到财务部办理费用报销手续。 5、物品采购资料的保管 (1) 物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。 (2) 物品采购的发票及验收资料等, 由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后, 在公司财务部或仓库加密长期保存。 五、记录 物品采购计划表 六、相关支持性文件 1、仓库管理标准作业程序 2、备用金管理标准作业程序 3、物品验证标准作业程序 4、分供方评审与管理标准作业程序 5、费用报销审核标准作业程序