完整版建设工程档案管理制度.docx

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1、完整版建设工程档案管理制度 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号修订试行版本制度汇 建设工程档案管理制度编制日期编制人 审核人签发人 修订记录审核人修改人修改内容修订状态日期签发人河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号 试修版制度汇 规范公司建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。 2. 适用范围 本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。 3. 术语与定义 3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、

2、施工文件、竣工图和竣工验收等； 3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷； 3.3 归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送经整理立卷的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成并经过整理立卷的工程文件、资料及时送行政管理部的过程； 3.4 移交：工程竣工验收后，公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。 4. 职责 4.1 行政管理部 4.1.1 负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作； 4.1.2 负

3、责建立公司工程档案的分类、检索及调用体系； 4.1.3 指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档； 4.1.4 协助开发管理部完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作； 4.2 项目工程部 4.2.1 负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密； 4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料； 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号 试修版制度汇 4.2.3 负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收； 4.2.4 负责按照工程档案相关规定和要求移交； 4.3 工程管理部 4.3.

4、1 负责收集和整理从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档； 4.3.2 负责监督和检查项目工程部对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密 4.4 开发管理部 4.4.1 负责收集和汇总整理各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档； 4.4.2 负责收集和整理各工程立项文件并立卷、保密、归档； 4.5设计管理部 4.5.1 负责收集和汇总整理各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档； 4.6 成本管理中心 4.6.1 负责收集和汇总整理工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密； 4.6.2 负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分

5、散招投标采购文件的组卷归档和保密工作； 4.6.3 负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。 5. 工作内容 5.1 工程档案管理体系的建立 5.1.1 建立工程档案管理的组织体系； 5.1.2 各职能部门应制定内部档案管理制度； 5.1.3 公司由一名领导分管档案管理工作，并根据实际情况设置专职或兼职档案工作人员； 5.1.4 行政管理部统一制定工程档案的编目，设定系列编号、指导各部门按该体系分类编目，并制定工程档案归档计划； 5.1.5 各职能部门须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员 按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件

6、、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。 5.2 工程档案的收集、整理 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号 试修版制度汇 5.2.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间； 5.2.2 各职能部门专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3 天内主动将文件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别； 5.2.3 各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹； 5.2.4 各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件； 5.2.5 各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次整理，以保证预立卷文件、资料的完整

7、。 5.3 工程档案的立卷、归档 5.3.1 案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式； 5.3.2 各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交项目工程部归档； 5.3.3 工程管理部须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任务后向项目工程部提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件； 5.3.4 在工程竣工后，工程管理部须督促项目工程部组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在7天内完成对项目竣工档案的整理、核实、确认、立卷、归档等工作； 5.3.5 各职能部门必须要求勘察、配套、材料设备供应、施工、监

8、理等单位完成其工作任务或阶段性任务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、资料，并组织各专业技术人员、管理人员和专（兼）职档案员在30天内完成核实、确认、立卷、归档工作； 5.3.6 各职能部门宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备使用，对电子版文件做好备份工作。 5.3.7 开发管理部应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。 5.4 工程档案的移交、保管 5.4.1 移交工程档案应编制清单目录，并符合下列规定： a. 工程档案必须规范完整、准确、系统； b. 工程档案必须符合归档的质量要求； 河北昌悦房地产开

9、发有限公司 文件编号 试修版制度汇 c. 工程档案必须与清单目录保持一致； d. 工程档案必须有交接、签字、盖章。 5.4.2 项目工程部须根据建设当地档案管理机构和竣工验收意见及时对工程档案进行整改，并根据建设当地工程档案移交时限规定移交； 5.4.3 工程管理部须在竣工验收并对工程档案文件整改完成后及时向物业管理部门移交相关工程档案； 5.4.4 工程管理部须在完成大产证的办理或在移交物业管理部门的同时向集团行政管理部移交工程档案； 5.4.5 行政管理部和物业管理部门须对移交的工程文件、资料进行鉴别，剔除无历史保存价值的文件、资料，确保不遗漏关键性的文件、资料； 5.4.6 工程档案资料

10、移交前的保管工作由各职能部门、项目工程部承担； 5.4.7 行政管理部须按照集团制定档案相关管理办法和建设工程文件归档整理规范的要求保管工程档案资料。 5.5 工程档案的安全、保密 5.5.1 公司各职能部门以及企业员工对工程档案的安全和保密工作都有不可推卸的义务和责任； 5.5.2 凡属密级的工程档案，应由公司行政管理部统一保管； 5.5.3 对泄露工程档案机密的，应按有关规定视情予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。 5.6 工程档案的查阅、利用、销毁 5.6.1 行政管理部部应制定工程档案检索体系，并指导各职能部门及项目工程部制定相应的文档检索系统方便工程档案的查阅和利用； 5.6.2

11、 行政管理部应制定工程档案查阅利用制度，各职能部门和项目工程部应按制度查阅或利用工程档案； 5.6.3 行政管理部须定期对工程档案逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见； 5.6.4 需销毁的档案必须编制销毁清册，经部门领导和公司领导鉴定批准后，由行政管理部具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号 试版修制度汇 5.7 工程档案的指导、检查 5.7.1 行政管理部应在项目立项后，制定工程档案归档计划，指导、督促、检查各职能部门和项目工程部按计划归档； 5.7.2 行政管理部应指导和定期检查职能部门、项目工程

12、部工程档案制度建设、完善情况； 5.7.3 工程管理部应结合现场检查工作的内容，对施工单位、施工监理的工程档案文件和资料的收集、整理、归档、保管等工作进行抽查,对不符合要求的应提出整改意见并予以跟踪。 6. 支持性文件 6.1 建设工程文件归档整理规范 GB-T50328-2022 7. 相关表格及记录 7.1 建设工程文件归档范围 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编试版修制度汇 建设工程文件（原件）归档范围 保存部门归档文件序号城建归档前保存综合项目协调部档案馆公司部门 工程准备阶段文件 一立项文件 行政管理部项目建议书永久1 项目建议书审批意见及前期工作通知书 2 永久行政管理部行政管理部

13、3 可行性研究报告及附件永久 4 行政管理部永久可行性研究报告审批意见 行政管理部关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久5 专家建议文件永久行政管理部6 调查资料及项目评估研究材料7 行政管理部长期建设用地、征地、拆迁文件二 永久选址申请及选址规划意见通知书1 开发管理部 永久开发管理部2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 3 开发管理部拆 迁安置意见、协议、方案等长期 建设用地规划许可证及其附件开发管理部4 永久 开发管理部永久5 划拨建设用地文件 永久财务部6 国有土地使用证 三勘察、测绘、设计文件 工程地质勘察报告1 永久工程管理部 永久工程管理部水文地质勘察报告、自然条件

14、、地震调查2 工程管理部建设用地钉桩通知单（书）3 永久 4 永久地形测量和拔地测量成果报告工程管理部申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久工程管理部5 河北昌悦房地产开发有限公司 文件编号 试修版制度汇 设计管理部方案设计图纸和说明长期 6 初步设计图纸和说明长期7 设计管理部 8 长期审定设计方案通知书及审查意见设计管理部市政、（人防、环保、消防、园林、交通、有关行政主管部门行政管理部永久文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准9 文件或取得的有关协议。施工图及其说明工程管理中心10 长期 长期设计管理部设计计算书11 设计管理部永久12 政府有关部门对施工图设计文件的审批

15、意见 四招投标文件长期1 勘察设计招投标文件行政管理部勘察设计承包合同2 行政管理部长期 3 长期施工招投标文件行政管理部 4 行政管理部长期施工承包合同 行政管理部工程监理招投标文件5 长期 长期行政管理部监理委托合同6 开工审批文件五建设项目列入地方年度计划的申报文件行政管理部1 永久 建设项目列入地方年度的批复文件或年度计划项目表永久 2 行政管理部规划审批申报表及报送的文件和图纸3 行政管理部永久 行政管理部 4 建设工程规划许可证及其附件永久5 建设工程开工审查表永久行政管理部 行政管理部建设工程施工许可证永久6 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明7 长期行政管理部工程质量监督手续行政管理部8 长期六财务文件成本管理部短期 1 工程投资估算材料 河北昌悦房地产开发有限公司