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1、办公室物品管理制度 办公室物品管理制度 1.0目的： 为使办公物品的购买、保管和使用能做到物尽其用和有效利用，更为 完善公司的管理体系，特制定本办法。 2.0适用范围：公司全体人员 3.0定义：办公物品是公司为保障公司业务的正常进行，员工必要的工作条件和 为提高工作效率，而由公司给予员工或部门使用和保管等的物品。分为两种：办 公设备和办公用品 3.1办公设备：指使用寿命较长且价值较高的办公用固定资产：如程控交换机、 网络设备、电脑、复印机、打印机、投影仪、空调等等。 3.2办公用品:使用寿命较短且价值较低的办公用固定资产：如笔记本、电话、 文件夹、墨盒、碳粉、白板、打孔机、订书机、计算器、标签
2、、各种印刷单据等 等。 4.0内容： 4.1申购管理 4.1.1流程图： 责权人 4.1.2所有办公物品的申购必须要申请人填写物品申购单，经过部门 主管审核后，报人力资源行政部汇总；人力资源行政部根据现有办公物品实际使申请人 部门主管 人力资源行政部 总经理 人力资源行政部 总经理 用情况、物品使用周期、费用预算等因素综合分析，确定购买后报总经理批准。 4.1.3办公用品的申购两个月进行一次，于请购当月的28日前送至人力资源行政部，人力资源行政部于次月10日前进行发放登记。 4.1.4总经理审批后由人力资源行政部进行询价/议价后报总经理审批，然后统一购买。 4.1.5所有员工在办公物品的申请采
3、购和使用过程中，不得假公济私、以权谋私。人力资源行政部将全程监控办公物品的申购、使用过程。 4.1.6人力资源行政部的物品采购人员要本着公司的利益为重，尽可能为公司节约成本，还要有质有量。行政管理人员要定期和不定期调查办公物品的市场价格。 4.2保管和领用管理： 4.2.1所有办公物品由人力资源行政部指定人员购买后按申购单进行部门登记发放，所发放之物品即时归部门所有，并由部门主管担任责任人并监督使用，并根据部门人员需要发放至个人。但都需要做到物料清、帐目清、数量清，帐、单、物一定要保持一致。财务部要定期对各部门之办公物品进行核查。 4.2.2人力资源行政部备库物品需领用部门到人力资源行政部指定
4、人员处进行登记领用。 4.3维护和维修管理： 4.3.1人力资源行政部有权监督和维护各部门办公物品的保管和使用过程。 4.3.2部门或个人使用物品由个人或部门进行维护，如不能正常使用时其使用人或其他人员在无把握修复的情况下，不得擅自修理，需报行政部，由行政部 安排专业人员前来查看。人力资源行政部将根据查看情况进行处理：如可以维修即进行维修咨询并维修；如不能维修则由使用部门或个人填写申购单申购，并以旧换新。属公司用品则由人力资源行政部进行维护和维修管理。 4.3.3办公物品的使用人必须正确使用，爱护有加，努力提高物品使用寿命。责任人负责监督使用人的使用和物品维护，如办公物品出现人为损坏，其责任人
5、负全部责任。 4.4费用的控制与审核管理： 4.4.1办公设备是公司的固定资产。各部门可根据实际情况，制定年度申购计划人力资源行政部将根据年度发展规划，制定购置时间与数量，报总经理批准后，方可购买。 4.4.2办公用品属低值易耗品，有一定稳定性和周期性，可计划性预算后进行申 购，申购需严格执行预算审批，各部门于请购当月二十八日，将后两个月办公易耗品购买申请报人力资源行政部，人力资源行政部根据费用预算使用情况，于月底前汇总各部门申购事项，报总经理批准。 4.4.3费用报销按财务管理的有关规定并附申购单办理。 4.5申购物品规定和奖惩管理： 4.5.1人力资源行政部根据办公物品领用统计表，计算各部
6、门办公物品费用的使用情况。对连续三个月办公物品费用节约10%以上的部门（人），公司将根据有关考核规定给予奖励。 4.5.2部门申购的办公物品必须是本公司工作需要的物品。如果部门(人)为非本公司或个人使用申购办公物品，一经查实，公司将予以追收，并处以当事人记过处分，情节严重的处以记大过，直至辞退。 4.5.3任何员工不得人为破坏、故意浪费办公物品，否则，公司将要求当事人按破坏或浪费的实际损失全额赔偿，并处当事人记过处分，情节严重的处以记 大过，直至辞退。 4.5.4财务部要会同人力资源行政部行政管理人员，不定期抽查办公物品的市场行情。如发现采购经办人有以权谋私行为，公司将追缴其所得，并处当事人记
7、过处分，情节严重的处以记大过，直至辞退。 4.5.5人力资源行政部行政管理人员将会同财务部，定期检查办公物品的保管和领用。如保管人员未能妥善保管或未按领用原则发放物品，公司将给当事人 予以警告处分；如出现保管物品遗失或损坏，保管人要全额赔偿损失，并处严重警告处分，情节严重的给以记过处分 4.5.6如行政管理人员未能严格执行此管理办法，监督不力，给公司造成直接经济损失，公司将以情节严重程度进行处分。 5.0附则： 5.1本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人：人力资源行政部经理 5.2本制度自批准生效之日起执行。 5.3本制度解释权归人力资源行政部。 6.0相关记录： 申购单、办公物品领用统计表