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1、酒店采购管理制度及工作流程 酒店采购管理制度及工作流程 东莞喜来登大酒店 采购部管理手册 目录 第一章采购管理制度 第二章采购部工作流程 第三章采购部各岗位职责及分工 第四章采购部相关工作表格. 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、采购部工作基本要求 1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物
2、品 每月每一类至少有三家供货商提供报价单 3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定 4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5.采购部须每半个月一次经过电话、传真、外出调查、接待 厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会 6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登 记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库. 7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必 须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须 提前一个月下单采购
3、8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予 以报销 9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜. 对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 三、采购审批程序 1.申购单审批程序: 使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查董事同 意采购部询价财务总监稽查部 行政办 董事会申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在元以下的由采购部现 金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务
4、部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值1000元以上或批量价值在元以上的物品采购 审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行. 各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,
5、通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 四、采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督. 五、供应商管理 1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、 使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商. 2.选用供应商角度采用1+2+N原则,所谓1+2+N是指一类商品 一个主
6、供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商 品只有一个主要供应商,大约70%的物资从她手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其它供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 1、仓库补仓物品的采购工作流程: 仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量 接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库 主任要填写一份仓库补仓”采购申请单”,且采购申 请单内必须注明以下资料: (1)货品名称,规格; (2)平均每月消耗量; (3)库存数量; (4)最近一次订货单价; (5)最近一次订货数量; (6)提供本次订货数量建议。 经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理 在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部 经理初审同意后,按仓库”采购申请单”内容要求,在 至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意 见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购 部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有