档案室规章管理制度.docx

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1、档案室规章管理制度 档案室规章管理制度 第一章总则 一、目的 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 4、重要原

2、始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。 第二章档案归档 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公

3、司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。 7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（变更、进度控制、质量空hi ）、工程验收、工程报批资料等。 &合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。 9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。 10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告 11、供应商档案 四、归档时间 1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件 复印件须于文件产生的24小时（一个工作

4、日）内到档案室办理归档手续。 2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产 生随时归档。 3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档 案室办理归档手续。 4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11 月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。 5、供应商档案按每年度归档，于每年1月25日之后2月5 日之前将 上一年的资料到档案室办理归档手续。 6、记录文件，辅助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。 7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办 理归档手续。 8未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部

5、责任，并根据情节轻重予以相应处理 五、归档份数 1、原件全部归档，并注明份数、出处。 2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 六、档案要求 1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。 2、对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 3、文件必须通过系统整理后再归档。 4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。 5、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 6、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序 排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行

6、系 统的排列。 7、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请 示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 &档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机 联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 七、归档手续 各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门 负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写 文件归档登记簿，贵当然和档案员共同签字确认。 第三章档案的收集与整理 八、档案的收集 1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的

7、文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。 2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。 3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 九、档案的整理 1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。 2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的 整理，并做电子目录方便日后检索。 第四章档案建档 十、分类梳理 归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账 十一、档案专用章 所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用

8、章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 十二、档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 十三、检索目录 所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。 十四、电子备份 重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章档案使用和归还 十五、档案使用 1、文件复印：由使用人填写档案复印件登记簿，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。 2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写档

9、案借出登记簿，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。 3、借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记簿，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。 4、外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记簿，须经总经理批准后方可使用。 5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/ 件的罚款；造成损失 的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相 应处理。 十六、档案归还 1、档案使用者应爱

10、护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档案借出登记簿登记，并由使用人和档案员分别签字确认。 2、发生损坏、丢失的，对使用人处以200-100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。 3、档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。 十七、档案保管与检查 1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 2、每月底，由综合部负责人将对档案室的资料

11、进行抽查；每三 个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写档案清查记录。 3、档案管理应账实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理 十八、档案的销毁 1、对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写档案销毁申请表，并制作档案销毁清册，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。 2、档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。 3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况” 一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。 十九、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。