公司通用文件管理制度.docx

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1、公司通用文件管理制度 公文通用文件管理制度 为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例，本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。 第一条公文的种类 一、决定、决议类 1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。 2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 二、通知、通报类 1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。 2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。 三、报告、请示类 凡上行文均使用呈批呈阅件。其中，向上级主管

2、和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。 四、公函类 对外商洽工作、询问和答复，用“函”。 五、会议纪要 记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。 第二条公文的格式 一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。 一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。如：公司部关于的通知。 二、发文字号。 （一）发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。 （二）公司级文件。 1、使用“上发”字的，仅限于由

3、总经理起草和公司办公会确定的文件。 2、使用“上（*）发”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件 内容进行审核后在“审签人”处签字确认。 3、使用“上（*）发”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文，主办单位为服务部的公司级文件发文字号为： （三）部门文件不使用公司字号，直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务，以下情况不得以部门文件下发：涉及规章制度类文件；涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件，需见股

4、份公司批文，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。 三、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。如关于春节放假的通知主题词简写为“春节 放假 通知”。 四、公文一律加盖印章，并应注明签发人。 五、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。 六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见

5、、态度可采用传阅方式。 七、密级公文应分别标明“秘密”字样，是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。 八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 九、文件页面标准格式（附件1-1、1-2、1-3）。 第三条 行文规则 一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。 二、公司各部门可以联合行文。 三、公司所属各部门不得越级请示。 四、请示的公文一般应一文一事。 第四条 部门申请“上（*）发”公文办理程序 第五条起草公文要求。 一、起草必须使用办公室统一的文件格式。 二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉

6、及其他部门，以公司级文件下发。 三、凡以“上（*）发”字号发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核，报办公室备案存档。 四、公文用印应填写用印登记，经相关领导签批后，办公室方可办理。部门自行用印，应建立登记制度，办公室将随时不定期进行检查。 五、传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。 公司处理来文程序应注意： 一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。 二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门

7、必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。 三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。 四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其 处理程序见“第六条收文处理程序”。 第七条公文立卷、销毁。 一、与公司经营活动有关的上级机关来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。 二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。 三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度组织机构档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。 四、没有存档价值和

8、存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。 附件1-1：公司级文件格式 秘密等级 紧急程度 #有限公司文件 上发年份号签发人： 标题字号：小初号黑体字，红色。发文字号：4号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。如果是某部门主办的公司级文件，在上和发之间加入带括号的部门简称。 空一行 关于的决定 公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当

9、。标题中除引号“”和书名号外，一般不使用其它标点符号。 空一行 、： 主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 。 （空一行） 附件：1. 2. （空一行） 年月日时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （加盖公章） 公文正文：为小4号仿宋GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶 格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。 公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒

10、号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。 如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2mm-4mm，用印必须清晰、端正。 （此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 题词小4号黑体字：小4号仿宋体字，词目之间空1字 发送：、小4号仿宋GB2312字，词目间 顿号 校对：小4号仿宋GB2312字 #有限公司年月日印发 小4号仿宋GB2312字制文时间，数字小写 附件1-2：部门主办的公司级文件格式 秘密等级 紧急程度 #有限公司文

11、件 上（*）发年份号审签人：签发人：标题字号：小初号黑体字，红色。发文字号：4号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。带括号的*为主办部门的部门简称。 空一行 关于的决定 公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“”和书名号外，一般不使用其它标点符号。 空一行 、： 主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 。 （空一行） 附件：1. 2. （空一行） 年月日时间：

12、领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （加盖公章） 公文正文：为小4号仿宋GB2312字体，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 页码：阿拉伯数字1、2、3，居中。 公文如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号防宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。 如无附件，在正文下空一行，标注日期，加盖公章。公章必须加盖在正文页上。距最后一行正文不超过2m

13、m-4mm，用印必须清晰、端正。 （此外，页面边距为上下各1.5cm,左右各2.5cm） 主题词小4号黑体字：小4号仿宋体字，词目之间空1字 发送：、小4号仿宋GB2312字，词目间顿号 校对：小4号仿宋GB2312字 #有限公司年月日印发 小4号仿宋GB2312字制文时间，数字小写 附件1-3：部门文件格式 秘密等级 紧急程度 #有限公司部文件 *发年份号签发人： 发文字号：文件头用黑体，小初字，间距一经固定，不得改动。4号仿宋GB2312字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识：年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。*为部门简称，如“服发”。 空一行 关于的决定 公文标题：用3号仿宋GB2312体加深，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引号“”和书名号外，一般不使用其它标点符号。 空一行 、： 主送机关：标题下空一行，左侧顶格用4号仿宋GB2312体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 。 （空一行） 附件：1. 2. （空一行） 年月日时间：领导签发日期，用大写数字将年、月、日标全 （特殊情况需加盖公章）