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1、人事档案管理制度及规范 人事档案管理及规范1.员工人事档案 新进人员人事档案资料包括六项： （1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息） （2）身份证复印件 （3）两张 1 寸彩照 （4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司） （5）劳动关系说明书 2. 员工人事档案管理 2.1 行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。 2.2 行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在 终止/解除劳动关系手续清单 上签字，确认无 遗留问题； 2.4 查阅员工人事档案应经行政部负责人批准， 并办理登记手续。 档案管
2、理人员和查阅者不得私自增删、 涂改、 泄露档案材料内容。 3.员工管理档案的管理 3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、 薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理； 3.2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。 （1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等） 、奖惩、考核、 体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理； （2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存； （3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人
3、事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管 理档案； （4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。 4.档案的保密 4.1 严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 4.2 对重要的文件要设专柜存放。 员工档案管理工作流程图 单位名称 层 次单位行财部 3总经理/分管领导流程名称 任务概要行财部档案管理工作流程 员工人事档案管理工作公司员工节点1A开始BC2收集员工 人事材料提供材料（包括身份证 复印件、个人 简历、应聘登 记表、学历学 位证书及相关 资质证证明材 料）身份证明材料 学历学位证明 各类证书 招聘资
4、料 3 劳动合同及附件 试用转正文件 各类人事通知单 其他相关材料4审批编制明细 目录5编号6标识7归档8入库9结束 员工档案管理工作标准 任务 名称节点 程序任务程序、重点及标准时限相关资料B2由行财部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个 人简历、应聘登记表、学历学位证书、相关资质证明材 料、考核奖惩材料、录用材料、劳动关系说明书及其他 材料 员工应积极提供材料 统一装订 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 程序每月 1 次 入职时 1 个工作日材料 收集C21、 个人简历 2、 相关材料B4 A4 档案 编号 标识编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 报上级审核 将档案编号
5、，并做出标识 重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 程序 行财部应定期或不定期收集员工资料 审核、分类、整理后查看是否符合要求1 个工作日 1 个工作日 1 个工作日每月 1 次 即时 1 个工作日 1 个工作日档案 归档 入库B7 B8按资料内容进行归档 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密 附：人事档案相关表格招工录用登记表姓 名 学历 有何职业技能 政治面貌 身份证号码 联系地址 性别 婚否 健康状况 户籍所在 地 联系电话 出生年月 民 族 照 片个 人 简 历姓名 家庭情 况关系年龄文化程度工作单位用人单位意见县（区）劳动部
6、门意见录用意见：（盖章）（盖章）年月日备注1、 此表一式一份：由单位存入本人档案 2、 需持： 失业（保险手册）证或农民工服务手册 ，方可办理录用登记手续 3、 “户口所在地一栏” ：本区户口的人员填写街道办事处或乡镇名称；本省、地州及其他区县的务工人员填至原籍地州、县； 其他省份来昆的人员填至原籍省（市）即可。4、“住址烂” ：填写住址所在地详细地址 昆明宇恬科技工程有限公司应聘人员登记表申请职位： 姓 名 性 血 别 型 民 族 身 高 可到岗时间： 出生日期 户籍所在地 婚姻状况 联系电话 紧急联系人及电话 家庭主要成员 姓 名 关系 所在单位 职务 联系电话 照片文化程度 所学专业 身份证号码 现住址或通信地址专业职称教 育 简 历 起止时间 学校名称 专 业 获得何种证书培 训 简 历 起止时间 参加过什么培训 获得证书名称工 作 简 历 起止时间 公司名称 岗位 薪酬 证明人 联系电话兴 趣 爱 好你喜欢的人生箴言自 我 评 价