《excel高级应用教程.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《excel高级应用教程.ppt（183页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、一一 、数据显示、数据显示显示方式与调整单元格宽度显示方式与调整单元格宽度p ExcelExcel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，ExcelExcel将会改变将会改变资料的显示方式。资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。而文字资料
2、则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边单元格太窄，数字会显示成#字当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。二、二、 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p 如果要选取多个
3、不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。 先选取B2：D2范围按住Ctrl键后，再接着选取A3：A5三、三、 选取整行或整列选取整行或整列p 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：在此按一下，选取整个B列在此按一下，选取整个第4列四、四、 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表五、五、 快速输入出现过的资料快速输入出现过的资料1 1、 利用利用“自动完成自动完成”
4、输入相同的资料输入相同的资料p 在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中输入“成”字，此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反白额方式显示。p 若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作，p “自动完成”功能，只适用于文字资料。p 此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容的情况下，将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容，才会显示自动完成的文字内容：一
5、直要输入到“风”字，才会发挥“自动完成”的功能2 2、 从下拉式清单挑选输入过的资料从下拉式清单挑选输入过的资料p 当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。 接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容，然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令： 从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。 执行此命令p C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过的数据，如：”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”，只要由清单中选取就可输入数据了：p 哪些资料会列入下拉式
6、清单中Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料，就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当选区A6单元格时，清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目，而不会出现“生产部”、“资讯部”。 空白单元格空白单元格不再往上找不再往下找选取的单元格3 3、 快速填满相同的资料快速填满相同的资料p 当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制贴上单元格内容外，更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成，此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。p 假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能
7、来快速输入：可建立具规律变化的资料，详细请参考下一节可为连续的储存格填入相同的数据p 请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + + 状：选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：指标旁出现工具提示，显示单元格将填入的资料自动填满选项钮 在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6
8、单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）若改选此项，只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式 自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。4 4、 自动建立等差、日期及等比数列自动建立等差、日期及等比数列（1 1） 建立等差数列建立等差数列 首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由E
9、xcel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种：等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。 以下就分别说明如何建立以上这4种数列。 建立等差数列 在下图的A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，操作如下： 在A2、A3单元格分别输入1、2
10、，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。来源储存格将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了：建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同：以复制数据的方式来填满。就上例而言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成
11、，你可以自行试试看。（2 2） 建立日期数列建立日期数列 再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：1、输入起始日期2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时 ，会看到多出几个与日期有关的选项若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日此为预设选项选此项，A1：El 会填入，2012/1/1 、2012/2/12012/5/1（3 3） 建立文字数列建立文字数列Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二
12、月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。在A3输入“甲”（4 4） 建立等比数列建立等比数列不用按计算器，就能轻松建立等比数列等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比数列。在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：切换到开始页次，按下编辑区的填满钮 ，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列
13、会产生在列2、选择要建立的数列类型此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格3、输入等比的数值按下确定钮，等比数列就建立完成了：3-1 3-1 在单元格建立公式在单元格建立公式当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。3-1-1 3-1-1 公式的表示法公式的表示法ExcelExcel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：若将这个公式改用若将这个公式改用ExcelExcel表示，
14、则变成要在表示，则变成要在A3A3单元格中输入：单元格中输入：意思是意思是ExcelExcel会将会将AlAl单元格的值十单元格的值十A2A2单元格的值，然后把结果显示在单元格的值，然后把结果显示在A3A3单元格中。单元格中。3-1-2 3-1-2 输入公式输入公式输入公式必须以等号“=”起首，例如= Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学生的成绩： 我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”，也就是要将“王书桓”的英文、生物、理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格
15、的公式设计为“=B2十C2+D2”。请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”：函数方块在此输入“”接着输入“=”之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中：此时B2被虚线框包围住B2自动输入到公式中再输入，+，然后选取C2单元格，继续输入，+，选取D2单元格，如此公式的内容便输入完成了：最后按下数据编辑列上的翰入钮 或按下 键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中：数据编辑列会显示公式单元格显示公式计算的结果 Tip:若想直接在单元格中查看公式，可按下 + 键 键在 键的上方，在公式和计算结果间做切换。你也可以直接在E2储存格中，以键盘
16、直接输入“=82十C2十D2”、再按下Enter键来输入公式3-1-3 3-1-3 自动更新结果自动更新结果公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现”王书桓”的英文成绩打错了，应该是”90”分才对，当我们将单元格B2的值改成”90”，E2单元格中的计算结果立即从220更新为225：自动更新计算结果了3-2 3-2 相对参照位址与绝对参照位址相对参照位址与绝对参照位址3-2-1 3-2-1 相对与绝对参照的差异相对与绝对参照的差异公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而绝对参照地址的表示法，
17、则须在单元格地址前面加上”$”符号，例如：$B$l、$C$4。 假设你要前往某地，但不知道该怎么走，于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走，碰到第一个红绿灯后右转，再直走约100公尺就到了，这就是相对引用地址的概念。 另外有人干脆将实际地址告诉你，假设为”中正路二段60号”，这就是绝对参照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不论你在什么地方，根据这个绝对参照地址，所找到的永远是同一个地点。 将这两者的特性套用在公式上，代表相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。3-2-2 3-2-2 实例说明实例说明 底下我们以实例为你说明相对引用
18、地址与绝对参照地址的使用方式。先选取D2单元格，在其中输入公式”=B2十C2”并计算出结果，根据前面的说明，这是相对引用地址。以下我们要在D3单元格输入绝对参照地址的公式=$B$3+$C$2。选取D3单元格，然后在数据编辑列中输入”=B3”。按下 键，B3会切换成$B$3的绝对参照地址：你也可以直接在资料编辑列中输入=$B$3。切换相对引用与绝对参照地址的快速键 键可循序切换单元格地址的参照类型，每按一次 键，参照地址的类型就会改变，其切换结果如右：接着输入“+ C3”，再按下F4键将C3变成$C$3，最后按下 键，公式就建立完成了：D3的公式內容D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成
19、，但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里呢？选定D2：D3单元格，拉曳填满控点到下一栏，将公式复制到E2：E3储存格：计算结果不同了相对地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相对位址，表示要计算D2往左找两个储存格(B2、C2)的总和，因此当公式复制到E2单元格后，便改成从E2往左找两个储存格相加，结果就变成C2和D2相加的结果：绝对地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了绝对位址，因此不管公式复制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值来相加，所以D3和E3的结果都是一样的：3-2-3 3-2-3 混合参照混合参照如果在公式中同时使用相对引用与绝对参照，这种情形称为混合参照，例如：
20、这种公式在复制后，绝对参照的部份(如$Bl的$B)不会变动，而相对引用的部份则会随情况做调整。绝对参照相对参照绝对参照相对参照我们继续沿用范例文件Ch03-02做练习，请依照下列步骤将E3单元格中的公式改成混合参照公式= $B3+C3：双按E3单元格，将插入点移至”=”之后，接着按两次F4键，让$B$3变成$B3。将插入点移至“+”之后，按3次F4键将$C$3变成C3，最后按下enter键，公式便输入完成。接着选定F3，分别拉曳填满控点至F3及E4：E4单元格F3单元格B4单元格为0，C4单元格也为0B3维持1215，D3为21803-3 3-3 函数的使用方法函数的使用方法3-3-1 3-3
21、-1 函数的格式函数的格式函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可让你节省自行设计公式的时间，底下我们就来看看如何运用Excel的函数。每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明：SUM即是函数名称，从函数名称可大略得知函数的功能、用途。小括号用来括住自变量，有些函数虽没有自变量，但小括号还是不可以省略。引敷是函数计算时所必须使用的数据，例如SUM(1，3，5)即表示要计算1-3-5三个数字的总和，其中的1.3.5就是自变量。自变量的数据类型函数的自变量不仅只有数字类型而已，也可以是文字或以下3项类别：位址：如SUM (B1，C3)即是要计算B1
22、单元格的值十C3单元格的值。范围：如SUM (A1：A4)即是要加总Al：A4范围的值。函数：如SQRT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的总和后，再开平方根的结果。3-3-2 3-3-2 使用函数方块输入函数使用函数方块输入函数p 函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”=”起首起首，假设我们要在假设我们要在B8B8单元格运用单元格运用SUMSUM函数来计算班费的总支出。函数来计算班费的总支出。首先选取存放计算结果的 B8 储存格，并在数据编辑列中数入等号”=”接着按下函数方块右侧的下拉钮，在列示窗中选取SUM，此时会开启
23、函数引数交谈窗来协助我们输入函数：选取SUM函数若按下此处，可取得函数的进阶说明TIP：函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数，若在函数方块列示窗中找不到想要的函数，可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数（稍后说明）。这里会描述此函数的功能再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number 1右侧的折迭钮 ，将函数自变量交谈窗收起来，再从工作表中选取B4：B6当作自变量：按下自变量栏右侧的展开钮 ，再度将函数自变量交谈窗展开：选取B4：B6当作自变量TIP：除了从工作表中选取单元格来设定自变量，你也可以直接在自变量栏中输入自变量，省下折迭、展开函数引，数交谈窗的痲
24、烦。选取的范围会被虚线框围住函数自变量交谈窗目前被折迭起来这里会显示计算的结果按下确定钮，函数的计算结果就会显示在B8单元格内：刚才输入的函数及公式计算结果3-3-3 3-3-3 用自动显示的函数列表输入函数用自动显示的函数列表输入函数p 若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接在单元格内输入法。请直接在单元格内输入”=”=”再输入函数的第再输入函数的第1 1个字母，例如个字母，例如”S”S”，单元格，单元格下方就会列出下方就会列出S S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第
25、开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2 2个字母，个字母，例如例如”U”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了：，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了： 移动箭头键到函数上，会显示函数的说明双按函数可自动输入单元格TIP:若一直没有出现函数列表，请切换到文件页次再按下选项钮，然后切换到公式页次，确认已勾选公式自动完成选项。3-3-3 3-3-3 利用利用“自动求和自动求和”钮快速输入函数钮快速输入函数 在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下 钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设
26、定好了：只要按下enter键，就可以算出班费的总支出了会自勤选取好函数引数，你也可以自行重新选取其他范围这里会有函数的输入格式提示 除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下 钮旁边的下拉钮 ，即可选择要进行的计算：可用来做这些运算若选此项，会开启插入函敷交谈窗3-3-4 3-3-4 开启开启“插入函数插入函数”交谈窗输入需要的函数交谈窗输入需要的函数插入函数交谈窗是Excel函数的大本营，当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时，就可从这里来输入函数。现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数，列出面包店各家门市的营业额排名。请选取C4单元格，然后按下数据编辑列上的插入函
27、数钮，你会发现数据编辑列自动输入等号”=”，并且开殷插入函数交谈窗：可从这里选择函数的类别，如财务、统计、文字、日期及时间等列出Excel所提供的函数按下此处可显示目前所选取函数的使用说明函数的功能叙述接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数，进行门市营业额的排名：1、选择统计类别若不知道Excel是否提供你所要的函数，也可在此栏输入中、英文关键词，再按下右侧的开始钮进行搜寻2、选取此类别下的 RANK.EO函数3按下确定钮，开启 函数引数交谈窗开启函数自变量交谈窗后，如下图输入各自变量的内容：在此输入B42输入要进行排名的单元格范围（在此我们要排名的范围 是固定在B4：813之间，所以使
28、用绝对参照地址）按下确定钮即可得到计算结果。计算出，惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名请选取C4单元格，并拉曳其填满控点到C13储存格。计算出所有门市的营业额排名若想变更自变量设定，请选取函数所在的单元格，然后按下插入函数钮 展开函数自变量交谈窗来重新设定RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个，而在Excel 2007（或之前）版本则只有RANK函数。这3个函数都可用来排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差异是在遇到相同数值时的处理方法不同，RANK.AVG会传回等级的平均值，RANKEQ则会传回最高等级；RANK则是Excel
29、2007之前版本的函数，在Excel2010仍可使用，其作用与RANK.EQ相同。传回3、4的平均等级3.5传回最高等级，所以会有2个3，没有4结果与RANK.EQ相同3-4 3-4 函数综合练习函数综合练习- -奖金发放作业奖金发放作业n 学会插入函数之后，我们来做个综合练习，让你对函数有更进一步的了解。假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金，年资未满1年的员工没有奖金，满1年以上未满3年则发放5，000元奖金，满3年以上则发给8，000元奖金。 如下图所示：首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下：DATEI
30、F(开始日期，结束日期，差距参数单位）到职日奖金基数基准日（我们以这个日期为基准，所以使用绝对参照位址）求算两日期差距的整年数要使用“Y”参数在D2单元格中输入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按Entern DATEIF的差距单位参数参数 传回的值Y两日期差距的整年数，亦即满几年M两日期差距的整月敷，亦即满畿倜月”D两日期差距的整日数，亦即满畿天YM 两日期之间的月数差距，忽略日期中的年和日YD 两日期之间的天数差距，忽略日期中的年MD 两日期之间的天数差距，忽略日期中的年和月 计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年
31、资。年资为0表示未满一年 计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。计算出年资後，就可以依年资来计算奖金，我们要用IF函数来判断应发放的奖金。IF函数可判断条件是否成立，如果所传回的值为TRUE时，就执行条件成立时的作业，反之则执行条件不成立时的作业。 IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业）当年资小于1年的条件成立，没有奖金当年资小于3年的条件成立，奖金为5000；若条件不成立，就是满3年以上，奖金为8000在E2单元格中输入” =IF(D21,0,IF(D2 “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”
32、，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。 通过数据有效性还可以设置下拉菜单选定要设定下拉菜单的列。选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。u 数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。u 数据有效性的出错信息 数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。5 建立图表n 图表类型介绍n 建立图表物件n 调整图表物件的位置
33、及大小n 认识图表的组成项目n 变更图表类型n 变更资料范围5-1 5-1 图表类型介绍图表类型介绍u 工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。u 请切换到插入页次，在图表区中即可看到内建的图表类型。按下各个图表类型钮，可开启Excel内建的图表类型进一步选择副图表类型，你可以参考5-5节的说明来更换u 以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型，当你要建立图表前，可以依自己的需求来选择适当的图表。 直条图：柱形图是最普遍使用的图表类型，它很适合用来表现一段期间内数量上的变化，或是
34、比较不同项目之间的差异，各种项目放置于水平坐标轴上，而其值则以垂直的长条显示。例如各项产品在第一季每个月的销售量：折线图：显示一段时间内的连续数据，适合用来显示相等间隔（每月、每季、每年）的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况，就可以利用折线图来显示： 圆形图：饼图只能有一组数列数据，每个数据项都有唯一的色彩或是图样，饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率。例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本，就可以使用饼图来表示： 横条图：可以显示每个项目之间的比较情形，Y轴表示类别项目，X轴表示值，条形图主要是强调各项目之间的比较，不强调时间。例如你可以查看各地区的销售
35、额，或是像底下列出各项商品的人气指数。 区域图：强调一段时间的变动程度，可由值看出不同时间或类别的趋势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据，或是某个地区的销售成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。 散布图：显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标轴，会在水平轴显示一组数字数据，在垂直轴显示另一组数据，图表会将这些值合并成单一的数据点，并以不均匀间隔显示这些值。散布图通常用于科学、统计及工程数据，你也可以拿来做产品的比较，例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量，气温愈高，冷饮的销量愈好。 股票图：股票图顾名思义就是用在说明股价的波动，例如你可以
36、依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据，来当做投资的趋势分析图。 环圈图：与饼图类似，不过环圈图可以包含多个资料数列，而饼图只能包含一组数列。例如右图的例子，可以看出电器产品近三年的销售状况。 泡泡图：泡泡图和散布图类似，不过泡泡图是比较3组数值，其数据在工作表中是以栏进行排列，水平轴的数值(X轴)在第一栏中，而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子，X轴代表产品的销售量，Y轴代表产品的销售额，而泡泡的大小则是广告费。 雷达图：可以用来做多个资料数列的比较。例如右图的例子，我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目。5-2 5-2 建立图表对
37、象建立图表对象u认识Excel的图表类型后，现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象，将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化的图表，看起来也更为专业、有说服力！5-2-1 5-2-1 建立销售图建立销售图 下面以房产销售量为例子说明建立销售图。 如下图，选取A3：E7范围，切换到插入页次，在图表区中如下操作：按下柱形图按钮选择三维柱形图下的三维簇状柱形图随即在工作表中建立好图表物件若是修改了图表的来源资料，图表会自动重新修正内容，不需重新绘制图表 TIP：你也可以在选取源数据后，直接按下ALT十F1键，快速在工作表中建立图表，不过所建立的图表类型则是预设的柱形图，如
38、果你有自行修改过默认的图表类型，那么将以你设定的为主。5-2-2 5-2-2 认识认识 图表工具图表工具 页次页次p 在建立图表物件后，图表会呈选取状态，功能区还会自动出现一个图表工具页次，你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。图表工具页次图表的周围出现框线，表示图表目前为选取状态5-2-3 5-2-3 将图表建立在新工作表中将图表建立在新工作表中 刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中，最大的好处是可以对照数据源中的数据，但若是图表太大，反而容易遮住数据源，此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中： 请在选取图表对象后（在图表上单击即可选取），切换到图表工具页次下的设计页次，并
39、按下移动图表钮。选择此钮 接着会开启移动图表交谈窗，让你选择图表要建立在新工作表或是移动到其他工作表中。选择新工作表若拉下此列示窗，可选择将图表搬移到其他工作表中 设定完成后，即可在Chart1工作表中看到图表物件。p TIP：要将图表建立在独立的工作表中，除了刚才所述的方法外，还有一个更简单的方法，那就是在选取数据来源后，直接按下F11键，即可自动将图表建立在Chartl工作表中。 5-35-3调整图表对象的位置及大小调整图表对象的位置及大小5-3-1 5-3-1 移动移动图表的位置图表的位置u建立在工作表中的图表对象，也许位置和大小都不是很理想，没关系，只要稍加调整即可。直接拉曳图表对象的
40、外框，即可移动图表黑色框线代表图表物件移动后的新位置5-3-2 5-3-2 调整调整图表的图表的大小大小l 如果图表的内容没办法完整显示，或是觉得图表太小看不清楚，你可以拉曳图表对象周围的控点来调整：拉曳图表外框的控点可调整图表的宽度或高度拉曳对角控点可同步调整宽、高5-3-3 5-3-3 调整字型调整字型的的大小大小l如果调整过图表的大小后，图表中的文字变得太小或太大，那么你可以先选取要调整的文字，并切换到开始页次，在字型区拉下字号列示窗来调整：在文字上按一下即可选定文字拉下字号列示窗，调整文字大小文字变大了 TIP：在字型区中除了可调整图表中的文字大小，你还可以利用此区的工具钮来修改文字的
41、格式，例如加粗、斜体、更改字型颜色等。l 调整文字大小，图表也会自动缩放大小，如果调整文字后，图表反而变的不清楚，你可以利用刚才所教的方法，拉曳图表对象的边框，来调整图表对象的大小。5-4 5-4 认识图表的组成项目认识图表的组成项目p 从上面所建立的图表中，我们可以发现图表是由许多项目所组成，这一节我们就来认识这些图表的组成项目。 不同的图表类型其组成项目多少会有些差异，但大部份是相同的，底下我们以图表来说明图表的组成项目。图表标题绘图区格线图例图表区坐标轴p 图表区：指整个图表及所涵盖的所有项目。p 绘图区：指图表显示的区域，包含图形本身、类别名称、坐标轴等区域。绘图区p 图例：辨识图表中
42、各组数据系列的说明。图例内还包括图例项标示、图例项目。图例项目是指与图例符号对应的资料数列名称图例项标示代表数据系列的图样p 座标轴与网格线：平面图表通常有两个坐标轴：X轴和Y轴；立体图表上则有2个坐标轴：X-Y和Z轴。但并不是每种图表都有坐标轴，例如饼图就没有坐标轴。而由坐标轴的刻度记号向上或向右延伸到整个绘图区的直线便是所谓的网格线。显示网格线比较容易察看图表上数据点的实际数值。格线X轴通常为水平轴，包含类别Y轴通常是垂直轴，包含数值资料刻度符号p 图表墙和图表底板：图表墙和图表底板则是立体图表所特有的。图表底板（为了方便辨谶，我们替图表底板填上色彩）图表墙（为了方便辨识，我们替图表墙填上
43、色彩）5-5 5-5 变更图表类型变更图表类型 本章一开始我们就提过，不同的图表类型，所表达的意义也不同。若是你觉得当初建立图表时所选择的图表类型不适合，该怎么办呢？这一节我们先带你了解一下选择数据源范围与图表类型的关系，再告诉你如何替建立好的图表更换图表类型。 每一种图表类型都有自己的特色，而且绘制的方法也不尽相同，千万别以为只要任意选取了一个数据范围，就可以画出各种图表。例如，圆形图只能表达一组数据系列，所以数据范围应该只包含一组数列。5-5-15-5-1选取数据源范围与图表类型的关系选取数据源范围与图表类型的关系 若要画散布图，由于此种图表类型的X-Y轴都要是数值坐标轴（没有类别坐标轴）
44、，所以选取的范围至少包含两组有互相影响关系的数值坐标轴。 画雷达图时，每个类别都会有自己的数值坐标轴，所以数据范围最好要包含多组类别，而且至少要超过3个。 因此在选取数据范围时，你应该先考虑到这个数据范围要以什么样的图表类型来表达；或是先决定好要绘制哪一种类型的图表，再来考虑数据的选取范围。5-5-2 5-5-2 更换成其他图表类型更换成其他图表类型当图表建立好以后，若觉得原先设定的图表类型不恰当，可在选取图表后，切换到图表工具设计页次，按下类型区的变更图表类型钮来更换。选取图表切换到圈表工具设计页次，按下变更图表类型钮由此区选择要更换的图表类型由此区选择图表的样式按下确定钮5-6 5-6 变
45、更变更资料范围资料范围 在建立好图表之后，才发现当初选取的数据范围错了，想改变图表的数据源范围，你可以如下操作，不必重新建立图表。u 房产销售量为范例而言，我们只需要一到三月的销售量，而不需将第一季的总销售量也绘制成图表，所以要重新选取数据范围。多选了第一季总销量的数据 请选取图表对象后，切换到图表工具设计页次，然后按下数据区的选取数据钮，开启选取数据数据来源对话框来操作：选取第一季总量按下删除钮按下此钮，可将交谈窗缩小，到工作表中重新选取资料按下确定钮后，图表即会自动依选取范围重新绘图。只绘制一到三月的销售量 改变图表栏列方向 ：数据系列取得的方向有循栏及循列两种，接下来我们要告诉你如何改变
46、数据系列的取得方向。 接续刚才的范例，图表的数据系列是来自列，如果我们想将数据系列改成从行取得，请选取图表对象，然后切换到图表工具设计页次，按下切换列栏钮即可。数据系列来自列数据系列来自行按下此钮6 图形化数据分析n 利用“格式化条件”分析数据数据n 帮助快速了解数据的走势图6-1 6-1 利用利用“格格式化条件式化条件”分分析数据析数据u 当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。 在设定格式化的条件功能中，具有许多种数据设
47、定规则与视觉效果，请在开始页次中按下定格式化的条件钮：设定格式化的条件功能的各种资料规则每种规则中尚可选择更细的设定条件设定格式化的条件应用之一：分析全班考试成绩，标示为黄色的是90分以上，标示为红色的则是不及格的成绩，一眼就可以分辨出来u以下我们将一一利用不同的范例，来练习套用设定格式化的条件功能的各种规则。 实例1 ：分析考试成绩用“大于”规则标示90分以上的考试成绩 假设我们要找出90分以上的成绩，看看考到高分的学生大约有多少，便可利用大于规则帮我们标示出90分以上的成绩。请选取B3：G15，然后切换到开始页次，在样式区按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则大于命令：执行此命令输
48、入89按下确定钮选择符合规则的储存格要标示的格式设定时工作表会实时预览标示的结果，将90分以上的成绩都标示出来 当您在数据表中加入格式化条件后，若在选取的数据范围内，又修改了数值，标示的结果也会立即变更。原本的成续88未符合标示条件修改成绩为90之后按下Enter键，一符合条件便立即显示标示 接着，可以利用相同的方法，执行突出提示单元格规则小于命令，练习将分数小于60分的标示为红色；执行突出提示单元格规则介于命令，将介于75-89分的标示为绿色，就可在工作表中一眼看出各成绩的区间了：标示为黄色的是90分以上、红色是不及格，绿色则是介于75-89分之间TIP:按下设定格式化的条件钮，执行突出提示
49、单元格规则等于命令，则可标示特定的数值。 当数据范围内设定了不同的条件规则后，就能以个别设定的标记样式来让我们分辨特定的数据资料了。u 自定义条件规则的标示格式当我们按下设定格式化的条件钮，选择要执行的命令后，您可以从默认的格式项目中挑选要显示的格式。除了使用默认的项目外，您也可以选择自定义格式项目，即可开欧单元格格式交谈窗来自定义要使用的标示格式：预设的标示项目自定义标示格式 删除格式化条件 在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围（如上例中的B3：G15），按下设定格式化的条件钮，执行管理规则命令，在开启的交谈窗中会列出该范围已设定
50、的所有条件规则，可让我们进行删除：选取要删除的条件按下此钮删除完成后选择确定若想一次删除所有的条件，可在选取范围后，按下设定格式化的条件钮，执行清除规则命令：此项可删除选取范围内，所有已设定的条件若选择此项则会删除目前工作表中所有已设定的条件规则，不需事先选取范围实例2：分析书籍排行榜资料 以下再来练习不同的设定格式化的条件项目： 用包含下列的文字规则标示相同出版社的项目包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中，符合特定字符串或数值的数据。假设我们想查询书籍排行榜中，某作者的书大约有多少本位于榜上。我们先选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则包含下列的文字命令