excel基础操作技巧.ppt

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1、数据处理流程数据处理流程 数据分析数据分析建立数据表建立数据表 计算与处理计算与处理 结果展示结果展示基基础础操作操作宏宏VBA数数据据分析分析 图图表表 公式公式函函数数 ExcelEXCEL功能模块功能模块基基 础础 操操 作作n规范数据清单的要求n数据录入n编辑与格式设置n打印n数据安全规范数据清单规范数据清单 务必注意区别基本表与报表务必注意区别基本表与报表 如，记录职工基本工资情况的工资表是基本如，记录职工基本工资情况的工资表是基本表；由工资表生成的工资条是一种报表。表；由工资表生成的工资条是一种报表。l基本表一定是一份规范的数据清单基本表一定是一份规范的数据清单 创建基本表的目的是

2、为了从大量数据中提炼创建基本表的目的是为了从大量数据中提炼出有用的信息；数据清单的规范性是使用数出有用的信息；数据清单的规范性是使用数据处理工具的基本条件。据处理工具的基本条件。 需要的各种报表可以利用数据处理和分析工需要的各种报表可以利用数据处理和分析工具在基本表基础上生成。具在基本表基础上生成。规范数据清单规范数据清单 规范数据清单的要求规范数据清单的要求 应在数据清单的第一行创建列标志（字段）应在数据清单的第一行创建列标志（字段） 数据清单第一行之后的每一行就是一条记录数据清单第一行之后的每一行就是一条记录 避免在一个数据清单中出现空白行和列避免在一个数据清单中出现空白行和列 数据清单与

3、其它数据间留出空行或空列数据清单与其它数据间留出空行或空列 不提倡在一个工作表中创建多个数据清单不提倡在一个工作表中创建多个数据清单 列标志使用的格式最好与其他数据有所区别列标志使用的格式最好与其他数据有所区别 不能出现合并单元格不能出现合并单元格数据录入数据录入 减少无效的光标移动减少无效的光标移动 未选定输入区域未选定输入区域 Tab键向右键向右,Enter键向下键向下 选定区域（多列）选定区域（多列） ,Enter键键数据录入数据录入 同时输入多个数据同时输入多个数据 选定区域选定区域 输入数据输入数据 按下按下Ctrl+Enter 斜线表头的输入斜线表头的输入 ALT+Enter 强制

4、换行强制换行 自动换行 单元格格式/对齐/自动换行 二者的区别数据录入数据录入 几类特殊数据的录入几类特殊数据的录入 超过超过11位的数字序列位的数字序列 身份证号身份证号 当作文本处理当作文本处理 加加 先设置单元格格式为文本先设置单元格格式为文本 当作数值处理当作数值处理 设置单元格格式设置单元格格式 自定义自定义 0 以以0开头的数字开头的数字 如，如，0634 当作文本处理当作文本处理 加加 先设置单元格格式为文本先设置单元格格式为文本 分数分数 0 3/4如果输入数值数据的整数位数超过如果输入数值数据的整数位数超过1111位，单元格中将自动位，单元格中将自动以科学计数法的形式将其表示

5、出来以科学计数法的形式将其表示出来(1.1E+11)(1.1E+11)；若；若设置单元设置单元格格式格格式 自定义自定义 0则不会出现。则不会出现。若整数位数小于若整数位数小于1111位但单元格的宽度不够容纳其中的数字位但单元格的宽度不够容纳其中的数字时，将以时，将以“#”#”的形式表示的形式表示数据录入数据录入 输入大量含小数点的数字输入大量含小数点的数字 单击单击 开始功能区中开始功能区中“数字数字”标签，然后标签，然后在在“位数位数”微调编辑框中键入需要显示微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。在小数点右面的位数就可以了。 以后再输入带有小数点的数字时，直接以后再输入带有小

6、数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。进行定位。当需要设置特殊的数值数据格式时，选中需要修改格式的数据单元格，当需要设置特殊的数值数据格式时，选中需要修改格式的数据单元格，通过通过【开始开始 数字数字】进入以下窗口：进入以下窗口：数据录入数据录入通过各种数值分类进行格式设置分类范例说明常规常规2007.01数值数值2,007.010设定小数点后位数设定小数点后位数设定是否千分位显示设定是否千分位显示设定负数的显示方式设定负数的显示方式货币货币￥2,007.010设定货币符号设定货币符号设定小数点后位数设定小数点后位数设定负数的显示方式设

7、定负数的显示方式会计专会计专用用￥ -2,007.010设定货币符号设定货币符号设定小数点后位数设定小数点后位数日期日期1905-6-29设定日期样式类型设定日期样式类型设定日期区域国家设定日期区域国家时间时间1905-6-29 0:14:24设定时间样式类型设定时间样式类型设定时间区域国家设定时间区域国家百分比百分比200701.00%设定百分比小数位数设定百分比小数位数。数据录入数据录入 输入日期输入日期 以以-或或/为分隔符为分隔符 设置日期格式设置日期格式 设定日期显示长度：自定义设定日期显示长度：自定义 yyyy-mm-dd 输入当天日期输入当天日期 chrl+; 输入时间输入时间

8、十二小时制十二小时制 4:30 PM 二十四小时制二十四小时制 16:30 输入当前时间输入当前时间 ctrl+: 日期和时间都与数值对应，可以进行加减日期和时间都与数值对应，可以进行加减运算运算数据录入数据录入 日期数据解读日期数据解读 输入一个日期后，单元格格式设置成常规，可以得输入一个日期后，单元格格式设置成常规，可以得到一个数值。到一个数值。 日期是数值的一种特殊格式，默认以日期是数值的一种特殊格式，默认以1900-1-1为起为起始的序列值，即始的序列值，即1900-1-1 的序列值是的序列值是1。 Excel支持的最大日期是支持的最大日期是9999-12-31，其序列值是，其序列值是

9、2958465。 因为日期是数值，所以可以参与加、减运算，但不因为日期是数值，所以可以参与加、减运算，但不能为负数。能为负数。 时间数据解读时间数据解读 时间也是数值，是日期序列号的延伸，对应小数部时间也是数值，是日期序列号的延伸，对应小数部分。分。 时间也可以参与加减运算，但不能为负数。时间也可以参与加减运算，但不能为负数。日期与数值的关系日期与数值的关系您所看到的日期与您所看到的日期与 Excel Excel 的内部日期表示是不同的。对您来说，的内部日期表示是不同的。对您来说，2005 2005 年年 8 8 月月 22 22 日是一个带有年、月、日的日期。而对日是一个带有年、月、日的日期

10、。而对 Excel Excel 来说，来说，2005 2005 年年 8 8 月月 22 22 日是序列数日是序列数 3858638586。对于对于 ExcelExcel，凌晨，凌晨 12:00 12:00 点则是点则是 0 0，而中午，而中午 12:00 12:00 点则是小数点则是小数 0.50.5。 1900年1月1日6:00 AM = ?Answer:1.25数据录入数据录入 自动填充自动填充 使用左键，配合智能标记使用左键，配合智能标记 使用右键，选择填充方式使用右键，选择填充方式 范本填充范本填充 1 2 1 2 3 4 5 1 2 ctrl 1 2 1 2 1 2 产品产品A 产

11、品产品B 产品产品C 产品产品D 产品产品E 使用菜单命令使用菜单命令 更多选项更多选项 如，填充如，填充 2011-3-10到到2011-11-31的工作日的工作日通过通过【序列序列】对话框只需输入第一个数据便可达到快速输入有规律数据的目的，下对话框只需输入第一个数据便可达到快速输入有规律数据的目的，下面仍以输入一个班级的部分学号为例，其具体操作如下：面仍以输入一个班级的部分学号为例，其具体操作如下： 在第一个单元格（如在第一个单元格（如A1A1）中输入起始数据）中输入起始数据【1 1】，选择，选择【开始开始填充填充序列序列】命令。命令。 打开打开【序列序列】对话框，在对话框，在【序列产生在

12、序列产生在】栏中选中栏中选中“列列”单选按钮，在单选按钮，在【类型类型】栏中选中栏中选中 ，默认，默认【步长值步长值】为为2 2，在，在【终止值终止值】文文本框中输入本框中输入【3232】后单击后单击【 确定确定】按钮即可。按钮即可。通过填充序列快速输入通过填充序列快速输入有有规律等比等差数据规律等比等差数据数据录入数据录入 填充规则填充规则 数值型数据，直接拖放为复制；数值型数据，直接拖放为复制； 文本型和日期型数据直接拖放为填充序文本型和日期型数据直接拖放为填充序列列 特殊序列的填充特殊序列的填充 一月一月-十二月十二月 星期一星期一-星期日星期日 自定义序列自定义序列编辑与格式设置编辑与

13、格式设置 单元格属性单元格属性 内容、格式、批注内容、格式、批注 区域选定区域选定 常规拖动常规拖动 Shift扩大选区扩大选区+方向键方向键 Ctrl+shift+方向键方向键 选中当前区域选中当前区域(连续）连续） Ctrl+A Ctrl+shift+8 不连续区域不连续区域 Ctrl 多个工作表相同区域多个工作表相同区域 特殊区域特殊区域 定位定位编辑与格式设置编辑与格式设置 快速移动与复制快速移动与复制(出现四向箭头出现四向箭头 时时配合鼠标拖动移动配合鼠标拖动移动 ctrl复制复制) 剪贴板的使用剪贴板的使用 选择性粘贴选择性粘贴 粘贴选项粘贴选项 运算运算 批量修改批量修改 数据类

14、型转换数据类型转换 跳过空单元格跳过空单元格 转置转置在制作表格时，经常需要对数据进行移动、复制或者删在制作表格时，经常需要对数据进行移动、复制或者删除等操作，下面分别介绍其操作方法除等操作，下面分别介绍其操作方法: :移动数据： 选择需移动的单元格，将鼠标指针移至单元格的边框，当鼠选择需移动的单元格，将鼠标指针移至单元格的边框，当鼠标光标变为标光标变为 形状时，按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释形状时，按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释放鼠标即可。放鼠标即可。复制数据： 在移动数据的基础上按住在移动数据的基础上按住【CtrlCtrl】键不放完成复制操作。键不放完成复制操作。移动和复制数据

15、编辑与格式设置编辑与格式设置 边框设置边框设置 底纹填充底纹填充 条件格式条件格式 值值 公式公式 条件格式比较数据条件格式比较数据 标记重复值标记重复值 =countif（$a$2:$a$50,a2)1编辑与格式设置编辑与格式设置 查找替换查找替换 快捷键快捷键 查找查找 ctrl+F 替换替换 ctrl+H 常规查找替换常规查找替换 如果只需要在某区域查找，需先选定区域；如果只需要在某区域查找，需先选定区域； 选项的使用选项的使用 注意注意“公式公式”与与”值值”的区别（的区别（查找范围“数值”和“公式”都是对含有公式的单元格而言的，查找范围“数值”我们在查找时忽略公式本身，只查找公式所得

16、到的结果，而且查找“公式”时我们查找公式本身，而忽略公式所得到的结果。对于不含公式的单元没有影响。查找范围“数值”和“公式”是互斥的，查找“数值”就忽略“公式”，查找“公式”就忽略“数值”） 单元格匹配单元格匹配 即精确查找即精确查找 模糊查找模糊查找 使用通配符使用通配符 *代表任意多个字符代表任意多个字符 ?代表任意一个字符代表任意一个字符 替换格式替换格式 注意可以从单元格选取格式注意可以从单元格选取格式编辑与格式设置编辑与格式设置 数据有效性设置（数据有效性设置（excel2010版后数版后数据验证）据验证） 已有数据的审核已有数据的审核 公式审核工具栏公式审核工具栏 创建下拉列表创建

17、下拉列表 输入项输入项 导入导入编辑与格式设置编辑与格式设置 数据有效性设置数据有效性设置 设置只能录入有特殊特征的数据设置只能录入有特殊特征的数据 限制输入重复数据限制输入重复数据 =countif（$a$2:$a$50,a2)=1 设定出错提示类型和提示信息设定出错提示类型和提示信息 停止停止 警告警告 信息信息 应用同样的设置变更应用同样的设置变更设置数据有效性设置数据有效性 设置数据有效性的目的设置数据有效性的目的 规范数据，减小出错几率规范数据，减小出错几率 设定日期限制设定日期限制 数据/有效性/日期 如，生产日期如，生产日期 小于等于小于等于 =today() 下拉列表下拉列表

18、数据/有效性/序列 用英文，隔开 限制文本长度限制文本长度 数据/有效性/长度 如，输入身份证号如，输入身份证号 选定区域选定区域 设置单元格格式为文本设置单元格格式为文本 自定义自定义 =OR(LEN(F8)=15,LEN(F8)=18)提高篇提高篇设置数据有效性设置数据有效性 审核录入的出错数据审核录入的出错数据 先进行数据有效性设置 公式审核工具栏 圈释无效数据提高篇提高篇编辑与格式设置编辑与格式设置 大工作表的查看大工作表的查看 窗口冻结，注意光标的位置窗口冻结，注意光标的位置 多个工作表的查看多个工作表的查看 窗口分割窗口分割 窗口重排窗口重排 同一工作簿中不同工作表同时查看同一工作

19、簿中不同工作表同时查看 新建窗口新建窗口 用工作区保存工作环境用工作区保存工作环境编辑与格式设置编辑与格式设置 名称名称 名称的作用名称的作用 创建名称创建名称 在公式中使用名称在公式中使用名称使用名称使用名称 名称名称对某个单元格或单元格区域的命名,命名后该名称就代表了这个单元格或单元格区域。命名规则： 以字母、或下划线、汉字开头，后面可以是字母、数字、下划线、汉字等。 长度不超过256个字符。 名称不能与单元格引用相同 名称内不能包括空格提高篇提高篇使用名称使用名称 创建名称创建名称方法一： 选定要命名的单元格或单元格区域 在“名称框”中填上名字后回车方法二 选定要命名的单元格或单元格区域

20、。 使用“公式-名称/定义”功能项 输入名称，单击“添加”按钮 方法二可以连续创建多个名称提高篇提高篇使用名称使用名称 创建名称创建名称方法三（使用行列标志创建名称） 选定单元格或单元格区域时选中行列标志 使用“公式/定义名称/指定”功能项 在“名称创建于”选项组中选中所需项后“确定”即可 方法三可以一次创建多个名称提高篇提高篇使用名称使用名称 在公式、函数中使用名称在公式、函数中使用名称选中名称所代表的单元格或区域时，名称会自动出现也可以在需要时直接输入名称提高篇提高篇使用名称使用名称 改变或删除名称改变或删除名称 选择“公式/名称管理器”菜单项 删除名称：选中名称， 单击“删除” 更改名称

21、： 单击需要更改的名称 键入新名称，再单击“添加”。 单击原名称，再单击“删除”。 更改由名称代表的单元格或区域 单击需要更改的名称 在“引用位置”框中更改。提高篇提高篇打打 印印 页面设置页面设置 打印预览打印预览 分页预览分页预览 与与Word共同实现套打共同实现套打 邮件合并邮件合并工作表打印常见问题工作表打印常见问题工作表内容需要打印多页，除第一页外，其它页没有工作表内容需要打印多页，除第一页外，其它页没有标题行，怎样在每页上都打印标题行？标题行，怎样在每页上都打印标题行？最后一页内容很少，能否将其压缩到其它页上？最后一页内容很少，能否将其压缩到其它页上？工作表很大，但每次需要打印的只

22、是其中固定的某一工作表很大，但每次需要打印的只是其中固定的某一部分，怎么办？部分，怎么办？需打印的内容在多张工作表上，能否合打到一张纸上需打印的内容在多张工作表上，能否合打到一张纸上并且需打印的内容能随源数据同时更改？并且需打印的内容能随源数据同时更改？能否不打印工作表中设置的不同颜色的底纹？能否不打印工作表中设置的不同颜色的底纹？某工作表行多列少，能否实现分栏打印？某工作表行多列少，能否实现分栏打印？怎样不通过编程批量打印通知书、工资条？怎样不通过编程批量打印通知书、工资条？工作表打印工作表打印 基本内容基本内容 页面设置 使用分页符 打印预览 设置打印选项 拓展内容拓展内容 与word结合

23、实现分栏 与word结合实现套打（邮件合并）页面设置页面设置 页面格式设置（文件页面格式设置（文件页面设置页面设置) (演示实例：打印实例演示实例：打印实例.xls) 打印方向 缩放比例（缩至一页） 纸张大小 页边距 页眉页脚 打印标题 单色打印 打印顺序 控制所打印的内容（文件控制所打印的内容（文件打印）打印） 整个工作簿 部分工作表 工作表的部分区域 当选定多个不连续的区域时，系统会把每个区域作为一页处理 隐藏不需要打印的行或列 选中行或列 ”格式隐藏” 同时选中多张工作表，可以实现页码连续页面设置页面设置 控制所打印的内容（文件控制所打印的内容（文件打印）打印） 某些特定的页 设置打印区

24、域 文件打印区域 人为控制分页人为控制分页 插入分页符 页面布局/插入分页符（选中新一页的第一行插入水平分页符，选中新一页的第一列插入垂直分页符） 删除分页符 选中新一页的第一行或第一列 页面布局/删除分页符 移动分页符 只有在“分页预览”视图下可用（文件打印预览分页预览）页面设置页面设置 将同一工作表不连续的多个打印区将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上，并使打印数据跟打印到同一页上，并使打印数据跟随源数据变化随源数据变化 解决方法解决方法1：用：用“照相照相”工具按钮工具按钮 文件/选项/从工具菜单命令中将照相机图标拖动到

25、工具栏上。 选定区域，按下“照相”图标 在新的工作表中合适的位置单击鼠标 注意使用“照相”复制与普通复制的区别（普通复制的数据不随源数据的改变而自动变化，而通过“照相”工具复制的数据可以。）打印内容随源数据变化打印内容随源数据变化 将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作将同一工作表不连续的多个打印区间或不同工作表中的多个打印区间打印到同一页上，并使打印表中的多个打印区间打印到同一页上，并使打印数据跟随源数据变化数据跟随源数据变化 解决方法解决方法2：用：用”选择粘贴链接选择粘贴链接” 选定区域，复制； 定位目标单元格； 单击“右键”菜单下的“粘贴链接” 注意注意“粘贴链接粘贴链接”与与“粘

26、贴粘贴”的区别的区别打印内容随源数据变化打印内容随源数据变化 与与word结合实现分栏打印结合实现分栏打印 将要打印的内容复制到word 中 在选中全部内容， “格式分栏“，设置栏目数 光标放在标题行中，使用“表格标题行重复” 实现标题行重复打印分栏打印分栏打印 与与word结合实现套打结合实现套打 使用word中的一项高级功能“邮件合并” 邮件合并三要素： 主文档 数据源 新文档 步骤 启动word,制作主文档（即包含主体内容的文档） 启用邮件合并工具栏，添加“插入合并域”按钮 打开数据源（通常是某张工作表） 在主文档的对应位置插入合并域 合并到新文档或打印机套套 打打实例一实例一批量制作录

27、取通知书批量制作录取通知书制作步骤制作步骤1、启动word,打开包含通知书模板的文档制作步骤制作步骤2、启用“邮件合并”工具栏制作步骤制作步骤3、添加“插入合并域”按钮（office2003需要，officexp不需要）制作步骤制作步骤4、打开数据源，选择工作表制作步骤制作步骤5、在主文档的对应位置插入合并域制作步骤制作步骤6、合并到新文档，并保存。 想每张纸上打印多份怎么办? 插入合并域之后，复制多份 同一页上打印的内容相同怎么办？ 插入word域中的“下一记录” 注意最后一份后面不再插入“下一记录”，因为换页时会自动跳到下条记录 若只想打印某些符合条件的记录怎么办？ 从“收件人”（邮件合并

28、工具栏中的第三个图标）中进行筛选。邮件合并常见问题邮件合并常见问题邮件合并应用案例邮件合并应用案例工资调档表格实例二实例二制作工资条制作工资条制作步骤制作步骤1、创建主文档，并设置主文档类型为“目录”（1）将保存数据源的工作表中标题行复制到word文档中，并在复制过来的表格中插入一行。（2）设置文档类型为“目录”。制作步骤制作步骤2、打开数据源，选择工作表制作步骤制作步骤3、在主文档的对应位置插入合并域制作步骤制作步骤4、合并到新文档，并保存。 Excel数据源中保留2位小数的数据，合并到word文档后，小数位数增加很多 解决方法（以解决方法（以“实发工资实发工资”、”税额税额”字段为字段为例

29、）例）插入合并域后，默认以域名方式显示 实发工资 税额使用 ALT+F9 切换到域代码状态显示 MERGEFIELD 实发工资 MERGEFIELD 税额添加格式控制 MERGEFIELD 实发工资#0.00 MERGEFIELD 税额#0.00 “”的作用是表示格式设置开始 “#”表示要预留的位数，以实际长度显示。 “.00”表示保留两位小数打印工资条可能遇到的问题打印工资条可能遇到的问题 使用函数=IF(MOD(ROW(),3),OFFSET(员工工资表!$A$1,(MOD(ROW()-1,3)0)*ROUND(ROW()/3,),COLUMN(A1)-1),)另一函数VLOOKUP()，

30、配合拖动填充柄也可实现见函数部分。 录制宏实现重复操作本例使用相对引用打印工资条的其他方法打印工资条的其他方法 邮件合并的主要用途邮件合并的主要用途需要根据大量数据信息批量制作主体内容相同的信函、信封、请柬、通知书、准考证、成绩单、毕业证、上岗证、工资条等。 使用邮件合并的目的使用邮件合并的目的避免重复性劳动，提高工作效率邮件合并小结邮件合并小结单元格格式设置单元格格式设置 自动换行自动换行 强制换行（强制换行（Alt+Enter） 合并单元格合并单元格 跨列居中跨列居中 填充填充 缩小字体填充缩小字体填充 改变文字方向改变文字方向 数字格式数字格式 边框边框管理工作表管理工作表 多个工作表的

31、选定多个工作表的选定 工作表添加、删除工作表添加、删除 工作表的移动与复制工作表的移动与复制 同一工作表中同一工作表中 不同工作表中不同工作表中 工作表标签颜色工作表标签颜色 查看代码查看代码数据安全数据安全 工作簿加密工作簿加密 工作簿保护工作簿保护 工作表保护工作表保护 单元格区域保护单元格区域保护 公式保护公式保护数据安全数据安全 隐藏工作表隐藏工作表 选定工作表选定工作表 选择选择“开始开始-格式格式/工作表工作表/隐藏隐藏” 命令命令 保护工作表保护工作表 选定工作表选定工作表 选择选择“格式格式/保护保护/保护工作表保护工作表” 命令命令 保护工作簿保护工作簿 选择选择“审阅审阅/

32、保护保护/保护工作簿保护工作簿” 命命令令 选择选择“结构结构”、“窗口窗口”复选框复选框 设置以密码方式打开工作簿设置以密码方式打开工作簿 文件文件/另存为另存为 工具工具/常规选项常规选项数据安全数据安全 快速查找包含公式的单元格快速查找包含公式的单元格 开始开始-查找替换查找替换/定位定位/定位条件定位条件/公式公式 公式的保护公式的保护 选中整个工作表，单元格格式对话框中选中整个工作表，单元格格式对话框中去掉去掉“锁定锁定”选项选项 选中所有包含公式的单元格（开始选中所有包含公式的单元格（开始/定位定位/公式），单元格格式对话框中选中公式），单元格格式对话框中选中“锁锁定定”选项（可根据需要确定是否隐藏）选项（可根据需要确定是否隐藏） 开始开始/保护保护/保护工作表保护工作表数据安全数据安全